江 琛

IT項(xiàng)目管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

江 琛

在IT項(xiàng)目管理中整個(gè)項(xiàng)目的成功與否取決于這個(gè)項(xiàng)目管理的成效。在如今快速發(fā)展的時(shí)代應(yīng)該將現(xiàn)有的理論與新技術(shù)融會(huì)貫通地應(yīng)用到項(xiàng)目管理中，這個(gè)是有一定的難度的，所以才更需要一個(gè)成功的項(xiàng)目管理。總的來(lái)說(shuō)，IT部門在一個(gè)項(xiàng)目管理上出現(xiàn)的問(wèn)題大部分是由計(jì)劃不周全和溝通不恰當(dāng)造成的。公司在眾多項(xiàng)目的管理實(shí)施當(dāng)中都會(huì)多多少少的存在以下這樣的問(wèn)題，就是這樣的問(wèn)題嚴(yán)重降低了項(xiàng)目的成功幾率。本文將會(huì)分別列舉幾個(gè)在項(xiàng)目管理實(shí)施中存在的管理失誤來(lái)進(jìn)行問(wèn)題分析，并提出個(gè)人建議。

IT項(xiàng)目管理 問(wèn)題分析 影響

近幾年隨著IT業(yè)的不斷發(fā)展，相當(dāng)多的項(xiàng)目都在逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐訧T為基礎(chǔ)，IT項(xiàng)目管理是指采用項(xiàng)目管理的辦法和專業(yè)技術(shù)，再結(jié)合IT產(chǎn)業(yè)的具體特點(diǎn)，對(duì)其實(shí)施的項(xiàng)目進(jìn)行成本、人力資源、質(zhì)量、綜合和風(fēng)險(xiǎn)等方面的管理。這些企業(yè)的管理已經(jīng)頗見(jiàn)成效，并且由更多的企業(yè)正在逐步改變，為了更好地發(fā)展和避免資源的浪費(fèi)，現(xiàn)企業(yè)還在摸索和成長(zhǎng)的階段。

一、IT項(xiàng)目管理中存在的問(wèn)題

（一）用人不當(dāng)

在現(xiàn)今IT項(xiàng)目管理方面人員流動(dòng)量特別大，缺乏專業(yè)性的人才，其實(shí)IT產(chǎn)業(yè)本身的人流量就偏大，一個(gè)項(xiàng)目是否能圓滿地完成，主要因素是在人員配備與人員技能方面，其實(shí)IT行業(yè)對(duì)于技術(shù)人員的要求特別高，而在我國(guó)現(xiàn)有的IT行業(yè)中技術(shù)人員特別稀缺，正是由于技術(shù)人員稀缺，現(xiàn)在的IT業(yè)容易造成一種重技術(shù)、輕管理的現(xiàn)象，其實(shí)在我國(guó)大部分的行業(yè)都存在這一問(wèn)題，在企業(yè)培訓(xùn)人才的時(shí)候都是本著一種只要技術(shù)過(guò)硬就可以升做管理人員的管理模式。在這樣的管理模式下，技術(shù)人員對(duì)于那些不會(huì)技術(shù)的管理人員抱有一種“沒(méi)有本事，只動(dòng)嘴皮子”的態(tài)度，造成企業(yè)管理措施不好實(shí)施的效果，其實(shí)與技術(shù)相比管理更注重于關(guān)注被管理人員的人員變化，以及人員之間的溝通協(xié)調(diào)和對(duì)下屬的工作情況的了解和關(guān)懷。所以用人不當(dāng)容易導(dǎo)致項(xiàng)目無(wú)法順利往下執(zhí)行，就算初期計(jì)劃再好也會(huì)有得到不滿意的結(jié)果。在項(xiàng)目進(jìn)行當(dāng)中必須要有一位經(jīng)驗(yàn)豐富且具有責(zé)任心的領(lǐng)導(dǎo)人，即項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目的發(fā)展需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來(lái)進(jìn)行掌舵督促執(zhí)行，如果項(xiàng)目負(fù)責(zé)人任用不當(dāng)?shù)脑挘?xiàng)目很有可能隨著發(fā)展而失去最初的控制。其實(shí)在很多的IT企業(yè)當(dāng)中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人大多是技術(shù)人員的骨干人員，在技術(shù)方面經(jīng)驗(yàn)豐富，知識(shí)深厚，不過(guò)大多缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)常會(huì)有自己的情緒摻雜在工作當(dāng)中，沒(méi)有意識(shí)到自己是這個(gè)項(xiàng)目的主導(dǎo)，無(wú)法宏觀把控項(xiàng)目的發(fā)展，有些一味地埋頭苦干，安排不好自己的工作的同時(shí)也無(wú)法安排好其他人員的任務(wù)，很多不好分配的工作都由自己親自動(dòng)手完成，造成項(xiàng)目無(wú)法合理地分配到各個(gè)相關(guān)人員手中，造成人員負(fù)載失衡。

（二）流程問(wèn)題

沒(méi)有遵循標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目管理流程是在項(xiàng)目管理中的常見(jiàn)問(wèn)題。如果沒(méi)有制定一個(gè)合理的流程會(huì)在無(wú)意識(shí)中增加項(xiàng)目執(zhí)行的風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目失敗的可能性會(huì)加大，沒(méi)有制定一個(gè)合理的流程和項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)讓所有的項(xiàng)目參與者不知道下一階段自己應(yīng)該干什么，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也沒(méi)有辦法宏觀把控項(xiàng)目的走向以及項(xiàng)目的進(jìn)展情況，最后導(dǎo)致無(wú)法按照初期的預(yù)算、時(shí)間和計(jì)劃來(lái)合理地完成項(xiàng)目。流程太多太雜的話又會(huì)讓項(xiàng)目變得死板，沒(méi)有靈活性，如果這些流程變得死板的話會(huì)讓員工自己的想法得不到支持，繼而影響工作的熱情和員工工作的積極性。在項(xiàng)目進(jìn)行中會(huì)出現(xiàn)很多的變更，在項(xiàng)目實(shí)施中會(huì)對(duì)這些變更缺乏重視，當(dāng)有變更的時(shí)候不及時(shí)記錄存檔，并根據(jù)這些變更作出相應(yīng)的項(xiàng)目計(jì)劃調(diào)整和項(xiàng)目資金計(jì)劃調(diào)整，造成預(yù)算超支或延長(zhǎng)項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)間。還有在現(xiàn)在的項(xiàng)目進(jìn)行中很容易出現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度情況不明，參與項(xiàng)目管理的人員對(duì)項(xiàng)目中存在的小問(wèn)題掉以輕心，這些看似不起眼的問(wèn)題很有可能會(huì)演變成大問(wèn)題，造成成本增加到不可控的地步。

（三）計(jì)劃問(wèn)題

計(jì)劃是IT項(xiàng)目管理進(jìn)行的關(guān)鍵問(wèn)題，現(xiàn)在很多項(xiàng)目都有這種現(xiàn)象，由于前期人員分配、技術(shù)分配的不確定造成項(xiàng)目開始實(shí)施的時(shí)候還沒(méi)有一個(gè)完善的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。項(xiàng)目管理成員以及項(xiàng)目參與人員對(duì)于項(xiàng)目完成時(shí)間和進(jìn)度沒(méi)有一個(gè)準(zhǔn)確的時(shí)間和進(jìn)度的概念，從而容易延緩項(xiàng)目整體的進(jìn)度，造成資源的浪費(fèi)和成本的增加，還會(huì)影響公司的形象等。前期商業(yè)如果沒(méi)有與IT部門進(jìn)行項(xiàng)目范圍的定義，那IT部門就會(huì)缺乏方向來(lái)完成預(yù)期所計(jì)劃的目標(biāo)，看不到應(yīng)有的成效。容易忽略項(xiàng)目之間的關(guān)聯(lián)造成資源分配失衡（比如沒(méi)有提前溝通將預(yù)備配備給A項(xiàng)目的人員配備給了B項(xiàng)目），這樣就會(huì)出現(xiàn)連鎖效應(yīng)，其他項(xiàng)目也會(huì)受到影響，影響整體的項(xiàng)目進(jìn)度。在項(xiàng)目進(jìn)行的前期都會(huì)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，大多公司對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估都會(huì)過(guò)于隨意，不夠重視，造成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估資料不準(zhǔn)確，在項(xiàng)目的后期進(jìn)行當(dāng)中很有可能會(huì)影響項(xiàng)目順利進(jìn)行甚至脫離項(xiàng)目的原有軌道。IT需要處理預(yù)料之外的一些麻煩，如在項(xiàng)目實(shí)施中會(huì)運(yùn)用一些新技術(shù)、新材料來(lái)便于施工和使用，不過(guò)用戶對(duì)這些新技術(shù)和新材料都會(huì)有一些抵觸心理，若不及時(shí)了解客戶的需求，是否能夠認(rèn)同新事物，一味地按照自己的想法來(lái)完成項(xiàng)目的話，會(huì)讓前期投入的精力與財(cái)力全部都白費(fèi)。

（四）溝通問(wèn)題

溝通其實(shí)是項(xiàng)目進(jìn)行最不可控的一個(gè)環(huán)節(jié)，在項(xiàng)目實(shí)施中對(duì)內(nèi)溝通對(duì)外溝通都是必不可少的，往往在對(duì)內(nèi)上級(jí)溝通時(shí)會(huì)對(duì)不合理的項(xiàng)目期限不做反駁，讓IT部門陷入無(wú)法按時(shí)完成的窘境?？赡苁怯捎诠境跗谟?jì)劃的項(xiàng)目期限過(guò)于嚴(yán)苛，而IT部門為完成項(xiàng)目采取一些不恰當(dāng)?shù)氖侄?，?duì)項(xiàng)目的質(zhì)量造成影響，這樣就會(huì)有損IT部門聲譽(yù)。其實(shí)如今IT業(yè)客戶的需求在不斷變化也存在一定的不準(zhǔn)確性。在后期的實(shí)施當(dāng)中客戶會(huì)根據(jù)自己的喜好提出更細(xì)致、更深入的問(wèn)題，并要求加以改善。在我們的IT系統(tǒng)里所有計(jì)劃、成本甚至人員都要隨之發(fā)生相應(yīng)的變化來(lái)滿足客戶的要求。在我們的一次實(shí)踐當(dāng)中，客戶一開始的需求內(nèi)容不是很明確，所提供的資料也不是很完善，由于實(shí)踐人員的經(jīng)驗(yàn)不足，并沒(méi)有充分重視這件事情，在可研階段并沒(méi)有很完善地和客戶溝通，只是大概了解了客戶的一些需求，對(duì)于這些需求信息沒(méi)有進(jìn)行再一次的正式確認(rèn)，僅憑自己的主觀判斷將產(chǎn)品完成，導(dǎo)致有的功能只實(shí)現(xiàn)了一半的客戶需求，并沒(méi)有達(dá)到客戶的理想要求。在我國(guó)現(xiàn)有的行業(yè)里邊，大多采用矩陣形式的管理方式，作為技術(shù)人員需要受到項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和部門負(fù)責(zé)人兩層管理層的管轄，在這樣的管理模式當(dāng)中很容易出現(xiàn)管理沖突，在項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部根據(jù)人員的技術(shù)特點(diǎn)、工作方式和工作能力不同，團(tuán)隊(duì)成員也很有可能發(fā)生沖突。根據(jù)項(xiàng)目工作內(nèi)容的不同，所面對(duì)的領(lǐng)導(dǎo)、投資、需求者都不一樣，在團(tuán)隊(duì)中也會(huì)存在利益沖突等?？傊?，在IT項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中可能會(huì)遇到很多的矛盾沖突需要解決。

二、IT項(xiàng)目管理中存在問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施

（一）對(duì)于用人不當(dāng)?shù)膽?yīng)對(duì)方法建議

公司可以聘用一名符合項(xiàng)目要求并可以出色地處理人際關(guān)系的項(xiàng)目經(jīng)理。他應(yīng)當(dāng)具有一定的對(duì)外溝通協(xié)調(diào)能力與對(duì)內(nèi)的號(hào)召力，在團(tuán)隊(duì)成員與外部參與人員起到協(xié)調(diào)作用。一名優(yōu)秀的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)具有相關(guān)的技術(shù)知識(shí)與技能，并能培養(yǎng)下一代的專業(yè)管理儲(chǔ)備人才，可以培養(yǎng)一個(gè)穩(wěn)定的管理團(tuán)隊(duì)。可以均衡一下專業(yè)管理人員的分配比例，現(xiàn)有的公司選擇管理人員的模式其實(shí)很難徹底被改變，所以可以合理地控制一下技術(shù)管理人員和專業(yè)管理人員的人數(shù)比例，讓專業(yè)性管理人員和技術(shù)性管理人員相結(jié)合來(lái)管理項(xiàng)目，既要保持項(xiàng)目技術(shù)的有效保證實(shí)施，也要保證專業(yè)管理人員在資源分配、組合方面的特長(zhǎng)，要與客戶和項(xiàng)目參與人員有效合理地溝通，讓技術(shù)性管理人員和專業(yè)性管理人員各自發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，才可以在保證質(zhì)量的前提下用最節(jié)約成本和時(shí)間的方法來(lái)完成項(xiàng)目。在項(xiàng)目實(shí)施中IT與項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)及時(shí)了解及掌控技能、資源情況、項(xiàng)目顧問(wèn)、合約承包商和外包商的評(píng)估。使用專業(yè)的項(xiàng)目管理軟件可以有效幫助項(xiàng)目經(jīng)理掌握?qǐng)F(tuán)隊(duì)成員自身的技能，來(lái)合理地進(jìn)行工作量分配。在團(tuán)隊(duì)成員了解自己的分工與職責(zé)后，IT與項(xiàng)目經(jīng)理就可以決定如何在日常工作中和項(xiàng)目中合理分配資源。指派專門的經(jīng)理來(lái)負(fù)責(zé)解決人員與資源的分配問(wèn)題。如果在項(xiàng)目人員分配上依舊有困難的話，可以先查看整個(gè)公司的項(xiàng)目組合，然后暫緩那些與商業(yè)戰(zhàn)略關(guān)系不大或非任務(wù)關(guān)鍵的項(xiàng)目，這樣就可以節(jié)約出一部分可用資源。

（二）對(duì)于流程問(wèn)題的應(yīng)對(duì)方法建議

其實(shí)制定良好的項(xiàng)目管理流程有助于提高項(xiàng)目完成的效率，可以及時(shí)了解項(xiàng)目過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)的各種問(wèn)題并及時(shí)解決，控制項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)。IT與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目前期就制定好可重復(fù)的流程來(lái)進(jìn)行資源分配、項(xiàng)目劃分和成員之間的溝通。不過(guò)要提高流程的靈活性，與項(xiàng)目參與者積極溝通，及時(shí)了解在項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程當(dāng)中所遇到的各種困難與問(wèn)題，建立一個(gè)正式的項(xiàng)目變更流程和項(xiàng)目進(jìn)度動(dòng)態(tài)流程，所有項(xiàng)目范圍內(nèi)的變更都要在變更文件上清楚地體現(xiàn)出來(lái)，并且由相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人簽字審批。使用專業(yè)的先進(jìn)軟件及時(shí)上傳和記錄，讓所有項(xiàng)目參與人員都能及時(shí)掌握項(xiàng)目的變更情況。另外，項(xiàng)目經(jīng)理也應(yīng)該及時(shí)判別出此項(xiàng)變更對(duì)預(yù)算和完成時(shí)間所產(chǎn)生的影響。對(duì)項(xiàng)目上邊出現(xiàn)的一些小問(wèn)題，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員對(duì)于項(xiàng)目完成的態(tài)度與意識(shí)，并且及早糾正錯(cuò)誤。

（三）對(duì)于項(xiàng)目計(jì)劃問(wèn)題的應(yīng)對(duì)方法建議

其實(shí)可以通過(guò)商業(yè)用例和范圍劃分來(lái)糾正錯(cuò)誤定義的項(xiàng)目。在制定項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候把相關(guān)聯(lián)的因素考慮在里邊，與項(xiàng)目的參與者多交流，也可以用繪制表格的方式來(lái)了解各項(xiàng)目之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。關(guān)于風(fēng)向評(píng)估方面，其實(shí)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)該是項(xiàng)目計(jì)劃的一個(gè)組成部分，可以在有經(jīng)驗(yàn)的團(tuán)隊(duì)隊(duì)員中調(diào)查抽問(wèn)，收集可能會(huì)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，及早制定應(yīng)對(duì)措施，這樣其實(shí)不會(huì)花費(fèi)多少時(shí)間，不過(guò)能幫助你在項(xiàng)目正式開始前就對(duì)項(xiàng)目有一個(gè)充分的了解。在項(xiàng)目計(jì)劃階段應(yīng)當(dāng)多考慮它的阻礙因素，并提前來(lái)解決這些阻礙因素，不讓這些因素成為以后的絆腳石。與用戶提前溝通本次項(xiàng)目可能要用到的新技術(shù)和新材料，讓客戶盡早地了解到這一改變，給客戶一些時(shí)間來(lái)接受這些新事物，若實(shí)在不能接受也可在項(xiàng)目進(jìn)行的前期有所準(zhǔn)備。對(duì)于項(xiàng)目完成的計(jì)劃時(shí)間上邊可以采用計(jì)劃圖的方式來(lái)標(biāo)明項(xiàng)目的類別以及計(jì)劃完成時(shí)間，使所有項(xiàng)目參與人員都能清楚地知道項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃。

（四）對(duì)于溝通問(wèn)題的應(yīng)對(duì)方法建議

在項(xiàng)目進(jìn)行中與人溝通的方式方法很重要，建議IT經(jīng)理及時(shí)向公司管理層反映項(xiàng)目的實(shí)際情況以及實(shí)際困難，讓公司管理層對(duì)于項(xiàng)目完成質(zhì)量與速度方面作出一個(gè)合理的選擇。并且要與項(xiàng)目參與者及時(shí)溝通上級(jí)的任務(wù)，適當(dāng)?shù)孛恐荛_一次例會(huì)來(lái)方便大家的交流和溝通，在這種互動(dòng)和溝通當(dāng)中，其實(shí)公司的商業(yè)分析師應(yīng)當(dāng)在用戶與IT兩者之間起到一個(gè)非常重要的協(xié)調(diào)作用。建議對(duì)項(xiàng)目參與成員提供一份具體的項(xiàng)目劃分示意（從計(jì)劃到部署），并明確指出哪些活動(dòng)要求商業(yè)人員參加互動(dòng)，以及互動(dòng)的目的?？傊?，IT應(yīng)多花一些時(shí)間來(lái)指導(dǎo)商業(yè)部門了解項(xiàng)目執(zhí)行的步驟。還有與客戶的溝通問(wèn)題上，一定要準(zhǔn)確、詳細(xì)、專業(yè)地向客戶描述自己的產(chǎn)品和服務(wù)，在客戶的需求上一定要做到全面了解，要反復(fù)的和客戶確認(rèn)好產(chǎn)品需求，努力達(dá)到令客戶滿意的效果。

三、結(jié)語(yǔ)

其實(shí)在IT項(xiàng)目管理的實(shí)際進(jìn)行當(dāng)中還存在許多其他的問(wèn)題，如資金的管理問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)的管理問(wèn)題等。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該堅(jiān)持“以人為本”的觀點(diǎn)理念，切合實(shí)際站在項(xiàng)目相關(guān)人員的角度來(lái)考慮問(wèn)題，作出合理的決斷，與項(xiàng)目合作者及時(shí)進(jìn)行溝通，努力保證出色地完成項(xiàng)目?？偠灾?，IT項(xiàng)目管理是否能夠圓滿完成，主要來(lái)自于項(xiàng)目參與者之間的互相配合，從項(xiàng)目參與者的角度來(lái)考慮問(wèn)題并分析研究，及時(shí)與客戶溝通協(xié)調(diào)好客戶的需求以及變化，了解項(xiàng)目整體的進(jìn)度情況，才能更好地順利完成項(xiàng)目。在參與項(xiàng)目管理的同時(shí)，應(yīng)該對(duì)項(xiàng)目管理上邊的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)研究，再結(jié)合實(shí)際所遇到的問(wèn)題合理解決，讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在發(fā)現(xiàn)困難、解決困難中學(xué)到新的知識(shí)，使企業(yè)資源人員能力上邊得到有效的提升，為公司發(fā)展為更好的企業(yè)做好支撐。

（作者單位為中國(guó)人民大學(xué)）

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