沈紅梅

現代信息技術日新月異、廣泛應用，加快干部人事檔案信息化建設，推動檔案信息管理數字化、網絡化、規(guī)范化已成為大勢所趨。

一、加快干部人事檔案信息化建設的重要性

加快干部人事檔案信息化建設，對于貫徹落實中央組織部《關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》（中組發(fā)﹝2014﹞9號）文件精神，全面提升干部檔案工作水平，提高干部檔案服務干部工作的質量，更好地為經濟社會發(fā)展服務具有重要意義。

一是能更好地為選拔干部提供支撐。干部人事檔案信息數據庫建立后，各級組織部門和領導依托互聯互通的網絡，通過信息管理系統(tǒng)，能夠方便快捷地了解、掌握和綜合分析領導班子的年齡結構、專業(yè)素養(yǎng)、經歷搭配、男女比例等信息，以及干部個人的人品官德、業(yè)務能力、工作實績、廉潔自律等情況，從而為領導決策提供服務。

二是能更好地保證檔案信息的完整準確性。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理屬于封閉式管理，存在信息溝通渠道不暢通、檔案內容補充和更新不及時等弊端。檔案信息的網絡化，能讓檔案管理轉變?yōu)殚_放式管理，干部可以根據權限通過網絡查詢個人的基本信息，對有誤的地方提出修改建議，干部所在單位也能根據權限及時更新干部個人的信息，從而有效避免了檔案信息的錯誤性和延時性。

三是能更好地提高工作效率。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理智能化程度低，主要靠人工，管理人員工作量大。干部人事檔案數據庫實現信息化后，檔案的查詢、利用實現了自動化、實時化和網絡化，從而把管理人員從繁瑣的事務中解放出來。

四是能更好地保護檔案實體。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理主要是管理檔案實體，查詢有關人員的基本信息是干部人事工作中的常事，工作人員經常翻閱紙制載體的原始檔案，不利于干部人事檔案的保護。干部人事檔案數據庫信息化后，數據錄入一次就可以反復查詢、利用，從而有效減少了工作人員與檔案實體的接觸。

二、干部人事檔案信息化建設當前存在的主要問題

近年來，各級不斷強化干部人事檔案信息化建設，取得了一定成效，但目前仍然還存在著一些不容忽視的問題。

一是重視不足，認識片面。有的對干部人事檔案工作的地位和作用沒有足夠的認識，認為干部人事檔案工作是一項輔助性工作，不是重點工作；有的認為干部人事檔案工作只是收收管管、翻翻找找、查查看看的資料保管工作，只要不出現錯、忘、漏就行了。這些錯誤認識，都制約著干部人事檔案管理信息化建設的順利推進。

二是方法傳統(tǒng)，效率低下。目前很多單位的人事檔案管理工作信息化程度不高，僅僅在人員基本信息、檔案目錄編輯等方面實現了計算機管理，仍采用傳統(tǒng)的工作方式進行裝訂、分類，工作效率低，為查閱上也帶來不便。 雖然檔案管理者對傳統(tǒng)檢索方式加以利用，可從目錄中找出檔案，并按照記錄到庫房里進行查找，但這樣做效率比較低下。

三是標準不一，共享較難。目前干部人事檔案信息化建設尚未形成統(tǒng)一的規(guī)劃和標準，管理軟件僅著眼于某一地區(qū)、部門或某系統(tǒng)，各級、各地、各部門開發(fā)、使用的軟件不能互通。同時，長期以來干部人事檔案管理依靠手工作業(yè)較多，形成了大量的干部人事信息，造成了各地區(qū)、各部門對干部人事信息的分散、分隔，信息形成的流程、格式不標準、不規(guī)范、不科學，難以實現資源共享。

四是信息不全，應用受限。目前檔案基礎信息收集渠道還有待疏通和拓展，缺乏從不同側面反映干部情況的渠道，造成信息更新不及時、不全面，較難全面反映干部的情況。現有的干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，查閱的大多是干部的自然情況、簡歷、職稱、工資等，在對干部年齡結構、知識結構、專業(yè)結構等情況統(tǒng)計分析時做得不夠，系統(tǒng)功能尚未得到充分發(fā)揮。

五是設施不齊，差距較大。由于經費投入不足、后期維護較差，有的單位檔案庫房、查閱室、微機室和檔案人員辦公室建設滯后，還沒有達到分開的要求，有的還沒有完全配備計算機、數據服務器、掃描儀、打印機、復印機、數碼相機、除濕機等必要硬件設備和管理系統(tǒng)軟件。

六是人才奇缺，能力不足。有的紙質檔案管理經驗比較豐富，但在掌握計算機知識、應用軟件上還比較欠缺；有的對信息化建設技術輕車熟路，但對檔案管理的理論、流程以及干部人事政策還不熟悉，管理人員的綜合能力尚需培訓提高。

三、加快干部人事檔案信息化建設的對策

各級要增強責任感和緊迫感，大力推進干部人事檔案信息化建設，實現干部人事檔案管理的規(guī)范化、科學化和制度化。

（一）強化領導，共識共為

各級要高度重視干部人事檔案信息化建設工作，專門成立工作領導小組，制定推進工作的具體措施，切實把干部人事檔案信息化建設擺在重要位置抓緊抓好。要加大宣傳力度，通過各種渠道擴大宣傳范圍，使領導和干部充分認識干部人事檔案信息化建設的重要意義，形成全員參與、相關部門齊抓共管、協(xié)調一致的良好局面。

（二）把握重點，穩(wěn)步實施

按標準加強基礎設施建設，配備數據服務器、電腦、掃描儀、復印機等設備，完善安全措施，在檔案庫房、查閱室等重要場所安裝視頻監(jiān)控設備，實現全方位、全天候不間斷監(jiān)控。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)﹝2009﹞12號）的要求，加強人事檔案信息資源建設，規(guī)范采集、充實完善干部檔案材料，落實專人對數據庫進行動態(tài)更新，確保干部信息的準確性和時效性。注重加強管理規(guī)范、業(yè)務規(guī)范和技術規(guī)范建設，建立健全與數字化相配套的檔案查借閱、鑒別、歸檔、信息采集、轉遞、保管保密、檢查核對、管理人員職責等規(guī)章制度，同時建立數字檔案文件格式、存儲壓縮格式以及軟硬件基礎設施建設技術標準等。

（三）建立體系，分級利用

在干部人事檔案數據庫建成的基礎上，加強干部人事檔案信息服務網絡建設，以組織人事部門作為信息中轉站，架起領導、各部門、各單位之間互連互通的干部信息服務系統(tǒng)。按照干部管理權限和安全性、保密性要求，分級、分單位賦予信息數據的使用權限，提供信息相關查詢、利用服務。

（四）加大投入，強化保障

各級要加大資金投入，將干部人事檔案信息化建設所需經費有步驟地，分期分批地納入當地財政預算，用于購買、維護相關軟硬件設施。要加大人力投入，選配思想政治素質好、工作作風過硬、業(yè)務能力強的中共黨員從事干部檔案工作。針對干部檔案工作政策性、專業(yè)性、保密性強的特點，加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓和保密教育，幫助他們熟悉檔案管理，了解干部政策和干部工作程序，掌握計算機基礎知識，嚴格遵守組織人事紀律和保密紀律，適應信息化時代對干部檔案工作人員綜合素質的要求。