任鑫

摘要：隨著我國機(jī)關(guān)單位管理的優(yōu)化和為人民服務(wù)意識(shí)的增強(qiáng)，機(jī)關(guān)效能建設(shè)成為提高單位工作績效的有效方法。對(duì)于檔案管理而言，不斷加強(qiáng)檔案管理，是機(jī)關(guān)效能建設(shè)工作的重要基礎(chǔ)和有力保障。本文通過對(duì)基層機(jī)關(guān)效能工作機(jī)構(gòu)優(yōu)化檔案管理服務(wù)的探討，分析了檔案管理服務(wù)在機(jī)關(guān)效能建設(shè)中的重要意義，為機(jī)關(guān)運(yùn)行機(jī)制的優(yōu)化提供了借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：效能建設(shè)；檔案服務(wù)；管理水平

隨著我國全面深化改革的不斷推進(jìn)，各級(jí)行政機(jī)關(guān)為落實(shí)“簡政放權(quán)放管結(jié)合優(yōu)化服務(wù)”的要求，不斷強(qiáng)化機(jī)關(guān)效能建設(shè)，推進(jìn)政府職能轉(zhuǎn)變。各級(jí)部門單位在檔案管理工作中，只有把握發(fā)展的方向，切實(shí)轉(zhuǎn)變自身的職能，更新服務(wù)理念，改善服務(wù)方式，解決服務(wù)問題，才能實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)管理水平的提升，推進(jìn)檔案管理在機(jī)關(guān)效能建設(shè)中的工作績效，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)效能的強(qiáng)化。

一、檔案管理在機(jī)關(guān)效能建設(shè)中的作用

機(jī)關(guān)效能建設(shè)是現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位科學(xué)管理的重要方面，是以增強(qiáng)效能為目標(biāo)，從自身職能出發(fā)，改革工作機(jī)制，完善工作方法，實(shí)現(xiàn)權(quán)力運(yùn)行的公開透明，優(yōu)化單位行政環(huán)境。其工作內(nèi)容主要包括：效能督查、效能投訴和績效管理等。

檔案服務(wù)工作是單位整體工作的重要組成部分，是對(duì)單位各項(xiàng)工作、事件、人員變動(dòng)、績效考核等的詳細(xì)記錄，檔案承載著單位各項(xiàng)工作開展的情況，承載著單位工作實(shí)踐完成的全部過程，是機(jī)關(guān)效能建設(shè)工作的重要基礎(chǔ)和有力保障。

二、機(jī)關(guān)效能建設(shè)中檔案管理存在的問題

隨著機(jī)關(guān)效能建設(shè)不斷深入，內(nèi)容和方法的不斷豐富，檔案管理方面問題也不斷凸顯。以基層機(jī)關(guān)效能工作機(jī)構(gòu)的檔案管理為例，主要存在以下問題：

（一）檔案管理方式滯后

隨著檔案管理的形式、內(nèi)容的日漸豐富，數(shù)量與日俱增。在機(jī)關(guān)效能建設(shè)工作中，對(duì)于績效考評(píng)、效能督查、效能投訴等業(yè)務(wù)的新要求逐漸增多，基層機(jī)關(guān)效能工作機(jī)構(gòu)檔案管理方式明顯滯后。一是只重文書檔案管理。當(dāng)前檔案管理重點(diǎn)仍放在文書檔案管理，而忽視照片、錄音、錄像等方面，這顯然不符合效能工作的新要求。如：效能投訴的形式多樣，有信函、來訪、來電、網(wǎng)絡(luò)等方式，對(duì)于來訪、來電、網(wǎng)絡(luò)等方式的投訴，錄音、錄像等原始記錄極為重要，往往是用筆錄登記不能替代的。二是只重結(jié)果檔案管理。目前檔案管理往往只注意某個(gè)事項(xiàng)結(jié)果的檔案管理，而不重視產(chǎn)生這個(gè)結(jié)果的過程記錄，這與機(jī)關(guān)效能工作機(jī)構(gòu)工作性質(zhì)極不相符，是經(jīng)不起檢驗(yàn)的。

（二）檔案管理流程不合理

檔案管理從材料的收集、鑒定到后期的利用，應(yīng)當(dāng)是環(huán)環(huán)相扣緊密銜接的。在基層機(jī)關(guān)效能工作機(jī)構(gòu)中，普遍存在收集材料不完善、檔案整理不規(guī)范、檔案編目不標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息不保密、檔案移交不規(guī)范等問題，缺乏科學(xué)的檔案管理流程，造成檔案工作管理難度增加，檔案安全風(fēng)險(xiǎn)增大，檔案利用依據(jù)缺乏等現(xiàn)象。

（三）檔案管理力量薄弱

在機(jī)關(guān)檔案管理工作中，由于檔案管理工作繁復(fù)，工作量大，在一定程度上造成了基礎(chǔ)管理人員的流動(dòng)，由于人員變動(dòng)影響了檔案管理的連續(xù)性和穩(wěn)定性。據(jù)調(diào)查，機(jī)關(guān)檔案管理人員中專業(yè)檔案管理人員占比不足10%，大部分檔案人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，缺乏專業(yè)檔案管理知識(shí)，且身兼數(shù)職的情況比比皆是。由于檔案管理在資料收集、整理、鑒定、編輯等環(huán)節(jié)精細(xì)化要求高，工作繁瑣，工作人員精力有限，專業(yè)知識(shí)的缺乏也造成了工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)程度低，無法保證檔案管理的質(zhì)量和效率。

三、加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，強(qiáng)化機(jī)關(guān)效能建設(shè)的對(duì)策

（一）完善制度，加快改革

檔案管理工作的優(yōu)化需要將檔案管理融入效能建設(shè)中，將檔案管理融入機(jī)關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中。機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作隨著體制改革 和社會(huì)發(fā)展而變化，檔案管理也應(yīng)加強(qiáng)前進(jìn)的腳步，做好工作規(guī)劃建設(shè)，落實(shí)檔案管理體制改革，結(jié)合內(nèi)部控制要求，加強(qiáng)“條線管理”。完善檔案管理各項(xiàng)制度，制定檔案管理每一步驟、每一環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和實(shí)施細(xì)則，建章立制，細(xì)化工作體系，推進(jìn)模式改革。

（二）優(yōu)化流程，提升效率

機(jī)關(guān)效能建設(shè)中權(quán)責(zé)運(yùn)行、職責(zé)追究、監(jiān)督評(píng)議是其重要內(nèi)容，檔案管理工作要積極引進(jìn)崗位責(zé)任制，明確工作權(quán)責(zé)，建立單位內(nèi)部聯(lián)動(dòng)機(jī)制，強(qiáng)化部門之間、業(yè)務(wù)之間的溝通協(xié)調(diào)性，在檔案移交、業(yè)務(wù)交織、規(guī)整鑒定方面提升實(shí)效。

（三）更新技術(shù)，保障有力

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，積極利用新興技術(shù)，結(jié)合信息科技能夠更加便捷開展工作。在數(shù)字化、智能化和電子化辦公中，建立信息共享平臺(tái)，提升查閱速度；建立錯(cuò)誤信息反饋系統(tǒng)，有利于檔案資源的更新和維護(hù)，為機(jī)關(guān)效能建設(shè)提供有力的檔案管理服務(wù)保障。

（四）優(yōu)化人才，增強(qiáng)動(dòng)力

在當(dāng)前條件下，基層要引進(jìn)專業(yè)檔案人才存在較大困難，為工作人員提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，成為較為現(xiàn)實(shí)的選擇。單位要積極選送檔案人員到專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行培訓(xùn)，也要請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人士對(duì)各業(yè)務(wù)部門人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高單位人員的檔案意識(shí)和能力。此外還應(yīng)通過建立工作激勵(lì)機(jī)制，明確權(quán)責(zé)且合理獎(jiǎng)懲，激發(fā)工作人員的積極性和主動(dòng)性，保證工人員的穩(wěn)定性，改變工作人員身兼數(shù)職的局面，提升工作人員績效建設(shè)意識(shí)，優(yōu)化人才隊(duì)伍，促進(jìn)機(jī)關(guān)效能建設(shè)的高效開展。

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