李心聲

摘要：領(lǐng)導(dǎo)辦公室日常工作很多是辦公室秘書(shū)完成，可以說(shuō)秘書(shū)是辦公室的重要組成部分。而在石油銷售企業(yè)新常態(tài)的發(fā)展背景下，秘書(shū)工作也面臨著更多的挑戰(zhàn)。本文就新常態(tài)下石油企業(yè)中的秘書(shū)工作內(nèi)容存在的問(wèn)題以及提升對(duì)策展開(kāi)討論。

關(guān)鍵詞：新常態(tài)；石油；秘書(shū)；提升途徑

新常態(tài)背景的形成主要是因?yàn)榻?jīng)濟(jì)已經(jīng)走進(jìn)一個(gè)新的環(huán)境下，經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度變緩、經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)在不斷的優(yōu)化中；同時(shí)還有國(guó)際油價(jià)往低價(jià)道路發(fā)展。所以，辦公室秘書(shū)要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，將公司的企劃方案起草，并制定與之相關(guān)的部門協(xié)調(diào)管理工作。秘書(shū)事務(wù)較為繁雜，具體的主要有以下幾點(diǎn)：幫助領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作的同時(shí)，還要完成領(lǐng)導(dǎo)分派的其他工作；開(kāi)會(huì)前要做好會(huì)議準(zhǔn)備，將開(kāi)會(huì)通知下達(dá)到每個(gè)將要參與會(huì)議的部門，會(huì)中做好會(huì)議報(bào)告，會(huì)后整理會(huì)議內(nèi)容并交予領(lǐng)導(dǎo)檢查；將材料收集完整，起草文書(shū)、按時(shí)做好文件發(fā)放等工作；接待來(lái)賓，負(fù)責(zé)接聽(tīng)電話，及時(shí)傳達(dá)主要的信息；幫助領(lǐng)導(dǎo)做好部門協(xié)調(diào)工作，將各部門的集體活動(dòng)合理安排，還要負(fù)責(zé)部門的晚會(huì)等。

一、石油企業(yè)秘書(shū)工作存在的問(wèn)題

（一）缺少工作熱情

秘書(shū)工作屬于辦公室職位，主要的作用是幫助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)等，往往會(huì)給人一種默默無(wú)聞的錯(cuò)覺(jué)，覺(jué)得秘書(shū)的工作就是辦公室打雜人員，不會(huì)有太多的晉升機(jī)會(huì)，導(dǎo)致秘書(shū)工作人員對(duì)秘書(shū)工作缺少熱情；同時(shí)，在工作中完成領(lǐng)導(dǎo)交代的工作，就覺(jué)得沒(méi)有事情可做，進(jìn)而形成了惰性，進(jìn)取心不高，處理工作的效率低下，自身的能力沒(méi)得到提升，難免對(duì)工作失去興趣和熱情[1]。

（二）缺少主動(dòng)性

企業(yè)加班是常態(tài)，經(jīng)常性的加班會(huì)使得工作人員身心疲憊，對(duì)自身工作能力的提升無(wú)暇顧及。除了能熟練運(yùn)用辦公室基本的操作流程，對(duì)難度較高的工作沒(méi)有挑戰(zhàn)的勇氣，無(wú)學(xué)習(xí)新技能的進(jìn)取心，常常對(duì)進(jìn)修等安排較為排斥，缺少主動(dòng)積極的參與內(nèi)部學(xué)習(xí)或者是外派學(xué)習(xí)的熱情。

（三）缺少培訓(xùn)系統(tǒng)

秘書(shū)是企業(yè)中的重要崗位，是傳達(dá)公司以及領(lǐng)導(dǎo)意志給下級(jí)員工的主要人物，在公司的運(yùn)營(yíng)中起到上傳下達(dá)的作用，秘書(shū)的工作處理順利，才能使得公司事務(wù)正常的運(yùn)轉(zhuǎn)。隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)也在不斷的變化，企業(yè)秘書(shū)也要跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，學(xué)習(xí)公司最新的產(chǎn)品知識(shí)、銷售策略，這樣才能更好更準(zhǔn)確的傳達(dá)企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)的意愿，這就需要通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)，經(jīng)過(guò)定期、具有針對(duì)性的培訓(xùn)，對(duì)企業(yè)的最新動(dòng)態(tài)進(jìn)行了解，在開(kāi)展秘書(shū)工作的時(shí)候才可能考慮到方方面面，從而更好的協(xié)調(diào)各部門的工作。而缺少培訓(xùn)系統(tǒng)，使得秘書(shū)技能只能停留在原本階段，很難處理新難題。

（四）工作缺少有序性

企業(yè)秘書(shū)工作繁瑣，日常事務(wù)多，工作內(nèi)容要在各部門間反反復(fù)復(fù)的核實(shí)進(jìn)度，直接影響自身的工作效率，工作態(tài)度不端正者應(yīng)付了事，沒(méi)能將事務(wù)的聯(lián)系性和重要性進(jìn)行交叉思考，出現(xiàn)辦公處理事務(wù)沒(méi)能從全面的角度去考慮，使得部門間事情處理不順，很難能開(kāi)展下一步的工作，進(jìn)行影響企業(yè)的工作進(jìn)度。

二、新常態(tài)下石油企業(yè)秘書(shū)工作的提升途徑

（一）端正工作態(tài)度

秘書(shū)工作繁雜艱辛，每天都要面對(duì)企業(yè)各部門的大小事務(wù)，是體力和腦力為一體的工作。所以，在工作過(guò)程中，要端正自身工作態(tài)度，要有奉獻(xiàn)精神。比如，當(dāng)其他部門的員工在休息的時(shí)候，秘書(shū)可能還要整理企業(yè)資料、文件等事務(wù)，加班更是家常便飯，這就需要秘書(shū)工作人員有吃苦耐勞、樂(lè)于服務(wù)的態(tài)度。同時(shí)，還要注意自身的言行，秘書(shū)直接代表的是整個(gè)公司的形象，所以，要在自身的言語(yǔ)和穿著上給予足夠重視，細(xì)心接待來(lái)賓，幫助引見(jiàn)，順利的完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交代的工作[2]。

（二）增加工作參與度

秘書(shū)在完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交代的工作后，在余下的時(shí)間中處理其他事務(wù)，比如進(jìn)行部門間的協(xié)調(diào)工作、集體活動(dòng)安排等，期間要與各部門的管理人進(jìn)行良好的溝通，制定每一個(gè)活動(dòng)計(jì)劃的時(shí)候，都要對(duì)各部門的基本情況以及工作進(jìn)度進(jìn)行詳細(xì)的了解，與各部門工作人員深入交流，加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)能力。主動(dòng)的向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作或者是請(qǐng)教問(wèn)題，多向公司的管理者了解企業(yè)事項(xiàng)和發(fā)展方向，有助于增加自身對(duì)企業(yè)的了解，更好的向客戶或者是來(lái)賓介紹企業(yè)文化和產(chǎn)品，增加工作參與度，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。

（三）完善培訓(xùn)系統(tǒng)

秘書(shū)在企業(yè)運(yùn)行中擔(dān)任重要的角色，各部門的正常運(yùn)行離不開(kāi)秘書(shū)工作，所以，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不能忽視他們對(duì)工作的努力，要重視對(duì)秘書(shū)部門員工的崗位培訓(xùn)。其一，這是有效提高公司內(nèi)部運(yùn)行的重要手段；其二，這是秘書(shū)努力工作應(yīng)得到的獎(jiǎng)勵(lì)，只有讓員工感受到他們是與公司共同發(fā)展、共同進(jìn)步，滿足他們對(duì)進(jìn)取的需求，才能招攬更多優(yōu)質(zhì)人才，同時(shí)這也是提升企業(yè)形象和宣傳企業(yè)文化的重要手段之一，有助于公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，建立完整的內(nèi)部培訓(xùn)系統(tǒng)，幫助秘書(shū)工作人員快速的找到自己的位置，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，是非常有必要的。

（四）提高工作效率

企業(yè)秘書(shū)要為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為公司員工服務(wù)，要在日常工作中幫忙各部門處理大小事務(wù)，起到良好的協(xié)調(diào)作用。定期參與培訓(xùn)，增強(qiáng)語(yǔ)言表達(dá)能力以及文案書(shū)寫(xiě)能力，提高自己的文筆，準(zhǔn)確的將領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)的意愿以文書(shū)表達(dá)完整，要在最短的時(shí)間內(nèi)學(xué)習(xí)到最多的辦公室知識(shí)，要具有勤勞、不恥下問(wèn)的精神，熟悉公司秘書(shū)事務(wù)流程，并懂得靈活變通，完成上級(jí)交代的任務(wù)后，對(duì)接文件要隨手處理，要快速的向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況，特別是領(lǐng)導(dǎo)容易忽視的問(wèn)題要善意的提醒，實(shí)時(shí)的提升自身的辦公能力。

三、結(jié)束語(yǔ)

關(guān)于新常態(tài)下石油企業(yè)秘書(shū)工作的提升對(duì)策，主要針對(duì)目前石油企業(yè)秘書(shū)工作存在的幾點(diǎn)問(wèn)題提出相關(guān)的措施，幫助秘書(shū)快速的提升自身價(jià)值。綜上所述，主要先從自身角度出發(fā)分析，要端正工作態(tài)度，將服務(wù)精神貫穿在秘書(shū)工作中，提高公司形象；要積極參與工作，提高工作的積極性；最后，提高自身的工作效率，重點(diǎn)在于多溝通。使得秘書(shū)在工作中找到實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的方式，為企業(yè)服務(wù)，確保新常態(tài)下石油企業(yè)工作內(nèi)部的正常運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]田寧.淺談新形勢(shì)下石油企業(yè)職工培訓(xùn)[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2015，08：2.

[2]張斌.關(guān)于在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下如何做好油田企業(yè)文秘工作的探討[J].企業(yè)文化（中旬刊），2016，8（3）：147.