陳衛(wèi)軍

煤炭集團型企業(yè)下屬層級較多，各子公司之間快速、高效的業(yè)務協(xié)同需要借助現(xiàn)代信息技術構建一個統(tǒng)一、面向企業(yè)所有管理員工的協(xié)同工作平臺，實現(xiàn)安全有效的公文和各種項目的流轉、審批、會簽、監(jiān)控、實現(xiàn)文檔管理一體化；實現(xiàn)各業(yè)務層級的個性化需求和分級授權管理；實現(xiàn)整個集團內(nèi)的信息互換和發(fā)布平臺，集團內(nèi)部各子公司之間電子公文的安全分發(fā)和企業(yè)信息的快速發(fā)布；實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)與集團業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資料整合，建立集團內(nèi)部便捷統(tǒng)一的大辦公平臺。辦公自動化系統(tǒng)應用平臺將分權限、層級覆蓋集團總部和各子公司所有管理人員，實現(xiàn)異地人員在同一平臺上辦公，這是大型煤炭集團管控目標的有效途徑和必然選擇。

一、系統(tǒng)應具備的技術特點

煤炭集團型企業(yè)自動化辦公目標應是業(yè)務型、智能型、集成型和集團型架構統(tǒng)一的自動化辦公系統(tǒng)。無論是在業(yè)務需求、結構，還是在性能、靈活性等方面，都更加穩(wěn)健有力，而且功能更加完善。應具備以下幾個方面：

（一）流程引擎包括駁回直送，同處理人跳過，溝通，轉辦，知會，并發(fā)審批，超時自動處理等功能。

（二）自動統(tǒng)計各部門業(yè)務流轉的件數(shù)、辦事周期，可以查看相應辦理效率，以便高質(zhì)量、高效率地完成工作任務。

（三）當某些業(yè)務數(shù)據(jù)庫文檔數(shù)量過多后，可以將歷史文檔通過分庫存儲庫進行簡單的分庫歸檔，以提高當前業(yè)務庫的使用效率。

（四）將系統(tǒng)中重要的操作記錄到日志中。分別記錄登錄日志，刪除日志和存取控制日志。

（五）表單域、IDX可編輯分開控制，提高了公文處理權限分配的靈活性。

（六）在流程提交時，增加了默認處理人、選擇范圍支持按部門過濾，對流程進行了固化，減少手動選擇操作。

（七）支持條件判斷，系統(tǒng)根據(jù)判斷條件自動選擇流程。例如，費用審批100萬以內(nèi)和超過100萬的審批流程不一樣，通過設定系統(tǒng)會自動選擇。

（八）會簽改進?？梢赃x擇終止某幾個或者全部的部門、個人；完善了會簽登記單記錄的反饋、接收、終止等信息，會簽反饋提交時可以另外輸入意見匯總。

（九）委托辦理改進。流轉過程中記錄委托辦理信息，被委托人辦理后，在相應位置會留下記錄。

（十）實現(xiàn)對word文檔的重復套打，多文件上傳與下載，手寫批示保留用戶最近一次使用的字號和顏色。

二、固網(wǎng)與移動辦公的融合

隨著4G網(wǎng)絡的覆蓋，以及企業(yè)人性化管理需要和4G網(wǎng)絡的全面建設，整個IT信息產(chǎn)業(yè)的移動化應用趨勢日益明顯，“手機永遠在線”的時代已經(jīng)到來。建設一個與固定網(wǎng)絡辦公自動化相融合的移動辦公系統(tǒng)顯得日益重要，移動辦公系統(tǒng)充分利用了手機等移動終端上網(wǎng)便捷、移動性強、覆蓋范圍廣等特點，其與傳統(tǒng)局域網(wǎng)的結合，打破這些時空上的信息束縛限制，跳出固化的信息化建設路線，切實有效解決了因“出差”、“會議”等原因造成的辦公滯后現(xiàn)象，可以隨時、隨地進行網(wǎng)上辦公，再次大幅度提升了辦公效率。移動辦公應具備以下幾個方面：

（一）用戶能夠隨時隨地收發(fā)OA系統(tǒng)中的郵件、瀏覽附件，并能夠在附件中查看word、excel、PowerPoint、pdf、jpg、gif、png等多種常用格式的文件。當有新郵件時，服務器會將該郵件直接推送到手機上來，用戶使用起來就像使用短信一樣方便。

（二）通過公司新聞功能，用戶可以在這里任意查看公司新聞。如企業(yè)介紹、新聞、產(chǎn)品介紹、期刊、大事記、規(guī)章制度、公告等。

（三）通訊錄功能模塊實現(xiàn)快速通訊以及個人信息查詢功能。用戶進入資訊中的單位通訊錄分別可查看內(nèi)部通訊錄和外部通訊錄。

（四）移動辦公系統(tǒng)具有完善的管理功能，提供系統(tǒng)設置與維護功能，使企業(yè)可以維護本系統(tǒng)相關信息。

三、成立系統(tǒng)建設工作組

為提高辦公自動化系統(tǒng)建設效率，保證系統(tǒng)按計劃、高質(zhì)量完成，及時解決實施過程中出現(xiàn)的各種問題，需成立工作小組。前期工作是先進行調(diào)研，主要從公司技術實力、辦公自動化項目實施經(jīng)驗和典型應用案例等幾個方面進行考察?？疾旃疽?guī)模， 整體實力，有無相關資質(zhì)， 在項目實施方面的成功經(jīng)驗等。重點了解應用案例單位使用情況， 聽取用戶的意見和建議。對調(diào)研結果認真分析、總結， 為實施自己的OA 項目在技術和管理上提供了寶貴的經(jīng)驗和參照，最后選擇項目實施商

工作組要有技術、使用等多部門組成，技術部門、系統(tǒng)最終使用部門都應參與整個系統(tǒng)的設計建設過程，保證系統(tǒng)實施過程中的實用性、高效性。工作小組職責：組織制定公文流轉管理系統(tǒng)實施計劃、人員培訓計劃并遵照執(zhí)行；嚴格監(jiān)督項目實施的進度，系統(tǒng)測試、上線運行等工作；定期通報項目實施進度，研究解決實施過程中出現(xiàn)的有關問題；編寫公文流轉管理系統(tǒng)文檔，并存檔。

四、操作培訓

最后，也是非常重要的一個環(huán)節(jié)就是培訓，再好的系統(tǒng)也要有好的人員操作，所有人員培訓環(huán)節(jié)及其重要，所以，需要根據(jù)各部分人員特點制定計劃，這樣才能達到非常好的效果，為系統(tǒng)高效運行提供了最好保證。

首先，企業(yè)領導積極參與，并主動帶頭使用，促進內(nèi)部系統(tǒng)使用人員不斷使用辦公系統(tǒng)，領導培訓除要完成必要的使用培訓外，更多的是與領導進行溝通，充分體會領導對辦公系統(tǒng)提出的要求，并將這種要求貫徹到系統(tǒng)的建設過程中；其次，面對各子公司中系統(tǒng)維護及中間使用環(huán)節(jié)人員進行培訓，例如文秘人員，是系統(tǒng)主要使用及具體操作成員，為這類人員提供上大課的形式，配合培訓教材，使其初步掌握系統(tǒng)的使用方法，在具體的工作中，可以由各單位、部門的文秘人員作為“應用系統(tǒng)管理員”言傳身教，為其解決具體的操作問題，實踐證明，這種培訓模式得到很好的培訓效果。再者，是技術培訓由于辦公平臺最終運行在企業(yè)內(nèi)部，企業(yè)的技術人員需要對整個系統(tǒng)有比較深入的了解，以便能夠自主完成對系統(tǒng)的日常維護工作，并在需要的時候，可以在系統(tǒng)的標準體系框架下，開發(fā)新的系統(tǒng)模塊，豐富系統(tǒng)的功能。