華 榕

學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)問題探討

華 榕

檔案管理是任何單位部門都無法缺少的工作之一，而對(duì)于學(xué)校來說，檔案管理工作對(duì)學(xué)校的發(fā)展也起到一定的影響，然而傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理方式已經(jīng)出現(xiàn)了太多的漏洞和不足。本文針對(duì)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)問題進(jìn)行分析。

信息化建設(shè) 學(xué)校檔案管理 有效運(yùn)用

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)、科技的不斷發(fā)展，各種先進(jìn)技術(shù)已經(jīng)逐漸的應(yīng)用到各行各業(yè)以及各個(gè)家庭中。先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對(duì)我們的生活和工作起到了巨大的變化，對(duì)于學(xué)校檔案管理中來說，信息技術(shù)就對(duì)其工作起到了重要的影響。

一、檔案信息化的概念和主要內(nèi)容

檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，使檔案管理模式從過去的以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向以檔案實(shí)體這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過程。

檔案信息化的內(nèi)容包括：第一，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要是通過推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高各級(jí)各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高學(xué)校檔案管理信息化水平；第二，數(shù)字檔案信息資源建設(shè)，包括加強(qiáng)數(shù)字檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和目錄中心建設(shè)、推進(jìn)數(shù)字檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、開展電子文件歸檔管理等措施；第三，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范建設(shè)，包括管理性標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)；第四，檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)工作，著力打造一批既熟悉檔案業(yè)務(wù)，又熟悉計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)的綜合型人才；第五，檔案信息安全保障體系建設(shè)，必須組織建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件真實(shí)、完整、有效；加強(qiáng)身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩浴?/p>

二、檔案管理信息化建設(shè)問題探析

（一）檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足

首先，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到教職工，甚至從事檔案管理的工作人員對(duì)學(xué)校檔案管理工作在思想上不夠重視。一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)片面地把精力和眼光投入到學(xué)校的經(jīng)濟(jì)效益和教學(xué)管理上，對(duì)學(xué)校檔案管理工作關(guān)心甚少，支持不夠。其次，一些人沒有正確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，錯(cuò)誤地認(rèn)為信息化即單純的數(shù)字化。

（二）檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)有待加強(qiáng)

在我國(guó)，檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還相對(duì)處于較低水平，檔案信息的服務(wù)能力和共享性較差。我國(guó)的高校檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，行政主管部門之間缺少協(xié)調(diào)，多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的障礙。各機(jī)構(gòu)之間各自為政，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式不一，通用性低。由于應(yīng)用技術(shù)系統(tǒng)不斷更新、換代和標(biāo)準(zhǔn)不斷變化加大了檔案管理信息化建設(shè)的難度。

（三）檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)保障相對(duì)缺乏

首先，學(xué)校檔案信息化建設(shè)偏向于簡(jiǎn)單的檔案載體的轉(zhuǎn)換，很多學(xué)?；ㄙM(fèi)大量人力、物力、財(cái)力對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描存儲(chǔ)，而不考慮或者很少考慮有效的歸檔管理，造成嚴(yán)重的檔案積壓。其次，檔案管理信息化構(gòu)建在國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上，電子文件信息的安全、保密問題，維護(hù)電子文件原始性和真實(shí)性的問題，電子簽名的認(rèn)定問題，電子檔案的數(shù)據(jù)備份、事故應(yīng)急響應(yīng)和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)等都需要強(qiáng)有力的技術(shù)保障。

（四）檔案管理信息化人員素質(zhì)有待提高

在檔案管理人員配置上，目前很多學(xué)校沒有規(guī)范的章程和標(biāo)準(zhǔn)，工作人員偏少。一些學(xué)校甚至沒有配備專門的檔案管理人員，由從事其他工作的教職工兼管檔案。在人才結(jié)構(gòu)上，既具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，又能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)的綜合型人才所占比例偏低。

三、檔案管理信息化建設(shè)問題的對(duì)策

針對(duì)信息化建設(shè)過程中存在的諸多方面的問題，學(xué)校應(yīng)當(dāng)認(rèn)清檔案管理信息化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)和目標(biāo)，按照國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)的總體要求開展工作。

（一）面向未來，提高認(rèn)識(shí)

大力宣傳檔案管理信息化建設(shè)的重要性，轉(zhuǎn)變觀念，積極為信息化建設(shè)提供服務(wù)。首先，領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步重視檔案信息化工作，檔案工作人員也要主動(dòng)積極地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和問題，宣傳學(xué)校檔案的重要性，爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，把檔案管理工作納入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃。加大對(duì)檔案管理工作的投入力度，改善檔案管理工作的環(huán)境。同時(shí)，增強(qiáng)廣大師生的檔案意識(shí)，利用各種各樣的方式和途徑宣傳檔案，介紹檔案和檔案法規(guī)，從而擴(kuò)大檔案工作的影響力。其次，要切實(shí)加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，配置計(jì)算機(jī)設(shè)備和信息采集設(shè)備；遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則選擇符合檔案部門實(shí)際工作需要的檔案管理軟件，建起網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)；保證網(wǎng)絡(luò)支持，以滿足信息化建設(shè)的需要。

（二）統(tǒng)籌發(fā)展，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

第一，宏觀調(diào)控。檔案行政管理部門要立足于大局和長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，在已有檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)并加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，使檔案信息化建設(shè)有章可循，這樣從宏觀上避免了各單位之間的不協(xié)調(diào)性。第二，內(nèi)部協(xié)調(diào)。學(xué)校檔案部門要積極參與電子校務(wù)建設(shè)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)在電子校務(wù)建設(shè)的過程中注意檔案關(guān)系系統(tǒng)和其他系統(tǒng)之間的有效銜接，這樣既可以方便電子檔案信息的收集，也可以借助網(wǎng)絡(luò)共享為其他部門提供高效率的服務(wù)。要達(dá)成這樣的功能，離不開標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。因此，學(xué)校在內(nèi)部的各部門之間要切實(shí)按照國(guó)家已經(jīng)頒布并執(zhí)行的檔案信息建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定相關(guān)的數(shù)據(jù)編碼標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)傳遞標(biāo)準(zhǔn)等。

（三）加強(qiáng)技術(shù)支撐和安全保障

首先，檔案工作人員不但要加大檔案編研力度，滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，同時(shí)要深化檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，豐富室藏資源。要通過加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，建立資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。其次，為了確保檔案的安全性，檔案管理人員在認(rèn)真地對(duì)檔案信息作出鑒定，確定檔案的密級(jí)和開放范圍的同時(shí)，必須嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)主管部門制定的規(guī)章、制度、標(biāo)準(zhǔn)，使用通過國(guó)家認(rèn)證的技術(shù)、管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等進(jìn)行嚴(yán)格管理。此外，檔案管理人員還應(yīng)樹立高度的安全意識(shí)，注意防護(hù)黑客攻擊，注意防毒殺毒，確保計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全，以維護(hù)檔案的安全。再次，要做好硬件保護(hù)和數(shù)據(jù)備份工作，做到處理故障后能快速恢復(fù)工作。最后，還必須重視培養(yǎng)電腦技術(shù)開發(fā)人才，解決技術(shù)上的障礙。

（四）努力培養(yǎng)信息化的檔案管理人才

學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)專、兼職檔案人員的在職培訓(xùn)，使他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)水平能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)發(fā)展需要。為此，必須努力提高檔案管理人員的專業(yè)技能，鼓勵(lì)在職檔案管理人員進(jìn)行深造學(xué)習(xí)，提高專業(yè)素質(zhì)；加強(qiáng)和同行之間的經(jīng)驗(yàn)交流；引入鼓勵(lì)和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案工作人員刻苦鉆研，努力提升自己的業(yè)務(wù)水平。學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)為學(xué)校檔案管理工作開辟了新的視野和平臺(tái)，但是也對(duì)學(xué)校管理提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。要做好學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，必須要提高認(rèn)識(shí)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，從軟件和硬件等方面著手，為檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程提供充足的動(dòng)力。

四、結(jié)語

科技是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的主要?jiǎng)恿Γ鴮W(xué)校也要充分利用現(xiàn)代技術(shù)，除了學(xué)校檔案管理工作之外，對(duì)于其他方面的工作，也要充分意識(shí)到科技在其中的影響。所以身為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層要時(shí)刻接受新鮮思想，做出正確的決策，通過不斷的創(chuàng)新和研究將教育工作推上新的高峰。

（作者單位為咸陽師范學(xué)院）

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［2］ 王穎.檔案信息化建設(shè)相關(guān)問題的探討［J］.黑河學(xué)刊，2015（04）.

［3］ 陶蘭.信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用及其作用［J］.山西檔案，2015（8）.