黃思欣

摘要：人事檔案管理作為人事管理的重要內(nèi)容之一，對(duì)于單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)意義重大。近年來(lái)社會(huì)的發(fā)展和人事制度改革的深化，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。因此，我們必須認(rèn)清社會(huì)發(fā)展形勢(shì)和人事檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)，認(rèn)真分析現(xiàn)階段人事檔案管理工作的現(xiàn)狀和不足，立足新形勢(shì)不斷改進(jìn)和完善檔案管理工作思路和內(nèi)容，更好地為單位的發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有功能。

關(guān)鍵詞：人事檔案;檔案管理;發(fā)展對(duì)策

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）歸檔材料內(nèi)容和形式不夠規(guī)范

人事檔案歸檔材料的完整性是檔案管理的重要基礎(chǔ)，但是長(zhǎng)期以來(lái)由于部分檔案材料未按照人事檔案歸檔要求進(jìn)行整理，造成歸檔材料的不完整，以及歸檔不及時(shí)，這種情況下很容易出現(xiàn)檔案材料遺漏、歸檔形式錯(cuò)誤等現(xiàn)象，難以全方位系統(tǒng)的反映客觀真實(shí)情況。這種不規(guī)范現(xiàn)象長(zhǎng)期得不到改善，將會(huì)直接影響人事管理工作的有效性。目前主要存在的問(wèn)題有以下幾點(diǎn)，內(nèi)容填寫(xiě)格式不規(guī)范，書(shū)寫(xiě)字跡潦草、模糊，不易辨認(rèn);書(shū)寫(xiě)用筆不規(guī)范，有的部分用圓珠筆書(shū)寫(xiě)，甚至存在鉛筆代替;歸檔材料紙張規(guī)格不統(tǒng)一，同一檔案材料中存在多種規(guī)格，造成后期人為的裁剪，部分內(nèi)容還要通過(guò)裱糊來(lái)進(jìn)行完善，影響了檔案材料的原始性，造成不必要的人力物力的浪費(fèi)。

（二）檔案管理現(xiàn)代化、信息化程度有待改善

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，人事檔案信息管理系統(tǒng)逐步被廣泛應(yīng)用，盡管如此有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，人事檔案管理的現(xiàn)代化程度和信息化水平仍有很大的改善空間。目前有的單位只是將個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，在資料檢索、調(diào)閱檔案等工作程序上仍然采取的是手工操作，未能充分利用。由于收集和鑒定工作不到位，所以導(dǎo)致檔案信息的可用性低。這樣既不利于檔案的保管，還影響了工作效率。

（三）人事檔案管理人員專業(yè)水平需要提高

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，要求工作人員具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和能力，而且還要適應(yīng)檔案管理工作的單調(diào)性、枯燥性，以及具備細(xì)心、耐心等心理素質(zhì)。目前由于部分單位對(duì)認(rèn)識(shí)檔案管理工作缺乏必要的重視，造成一些人事檔案管理人員身兼多職，甚至缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)文件資料的歸置、整理、保管等業(yè)務(wù)操作不規(guī)范，極大的影響了檔案管理工作效率，對(duì)于單位檔案查閱帶來(lái)不便。

二、新形勢(shì)下完善人事檔案管理的對(duì)策

（一）規(guī)范人事檔案管理工作流程

人事檔案的利用帶有一定的預(yù)見(jiàn)性，人事檔案集中利用的時(shí)段相對(duì)固定，除日常性查閱使用外，在人事調(diào)整前后，檔案的調(diào)閱和歸檔是日常管理的重點(diǎn)，進(jìn)一步明確對(duì)人事檔案的材料完整性、歸檔及時(shí)性的要求，避免出現(xiàn)在人員調(diào)動(dòng)或者退休時(shí)才對(duì)檔案材料進(jìn)行全面的整理，平時(shí)大量的任免考核材料都擠壓留存在一起，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔等不良現(xiàn)象的發(fā)生。此外，在人事檔案材料的整理中，頁(yè)面規(guī)格、書(shū)寫(xiě)筆跡等都要嚴(yán)格執(zhí)行歸檔要求，便于以后單位進(jìn)行人事檔案的查閱、調(diào)取。

（二）進(jìn)一步提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平

對(duì)于人事檔案管理而言，必須要建立科學(xué)性、系統(tǒng)性的管理制度，保證管理工作的有序開(kāi)展，促進(jìn)人事檔案管理工作規(guī)范化、法制化和制度化建設(shè)。完善人事檔案的保存、歸檔、保密、轉(zhuǎn)遞及鑒別等制度，對(duì)人事檔案材料不斷進(jìn)行完善、更新和補(bǔ)充。要求管理人員對(duì)收集到的檔案材料認(rèn)真檢查鑒別，確保檔案材料表述的準(zhǔn)確性和手續(xù)的完備性，保證人事檔案材料內(nèi)容的真實(shí)與客觀。

（三）重視人事檔案管理的信息化建設(shè)

隨著信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人事檔案管理工作中的信息化建設(shè)也迫在眉睫。通過(guò)建立全面系統(tǒng)的信息化系統(tǒng)，能夠使人事檔案查閱更加的方便、快捷，節(jié)約了查閱資料花費(fèi)的時(shí)間。計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)在人事檔案管理中的引入能夠有效地提高人事檔案管理工作的效率，信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，但同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致管理風(fēng)險(xiǎn)的提升，因此信息化管理系統(tǒng)建立的通知，也必須要建立相應(yīng)的信息化安全維護(hù)系統(tǒng)，確保人事檔案資料的機(jī)密性與安全性。

（四）全面提高人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

單位應(yīng)注重人事檔案管理人才的培養(yǎng)，注重管理隊(duì)伍的建設(shè)，提升檔案管理水平。首先，人事檔案管理工作者要具備良好的政治素質(zhì)和保密意識(shí)，所以應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想學(xué)習(xí)，提高其思想認(rèn)識(shí)和政治水平。其次，要保持和維護(hù)固定的人事檔案管理人員，檔案管理工作的熟練自于長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)的積累，檔案管理人員固定，才能不斷積累和提高其業(yè)務(wù)能力，提高檔案管理工作效率。再次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案管理人員通過(guò)參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流，掌握?qǐng)?jiān)實(shí)的檔案管理的論知識(shí)、學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法，提升管理水平和技術(shù)能力，推動(dòng)本單位人事檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理工作是單位進(jìn)行內(nèi)部管理的重要基石，因此必須實(shí)事求是，與時(shí)俱進(jìn)。作為人事檔案管理人員，要?jiǎng)?chuàng)新思想觀念，不斷提升人事檔案管理方式方法，全面提高服務(wù)水平。檔案管理是企業(yè)管理工作的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期發(fā)展的需要，樹(shù)立新的觀念，建立新的體制，實(shí)行新的管理制度，用求實(shí)創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，勇于探索和實(shí)踐，更好地發(fā)揮應(yīng)有功能。

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