季垚

摘 要：基層專業(yè)檔案是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，其并不僅僅指一類檔案，其包含了基層形成的具有專業(yè)性質的所有檔案類型，立足在社會的基層部分，是為上一層檔案提供有力信息支持的堅實基礎。在現(xiàn)階段的基礎專業(yè)檔案管理中，由于其分類復雜，管理規(guī)范缺失，給管理工作造成了極大的困難。本文主要對于基層專業(yè)檔案管理存在問題進行了分析，并提出了解決的對策。

關鍵詞：基層專業(yè)檔案；管理問題；對策

基層專業(yè)檔案的存在，是檔案工作直接服務于基層的基礎環(huán)節(jié)，對其進行合理的管理，可以很好地實現(xiàn)對于基層的了解，更好的將信息進行合理的利用，保證其存在的意義。在基層的專業(yè)檔案管理工作中，如果想要更好的將其存在意義進行合理的發(fā)揮，就要首先對于其管理中存在的主要問題進行分析，有針對性的制定解決策略，進而實現(xiàn)對于基層專業(yè)檔案的管理和利用，更好的實現(xiàn)其存在價值。

1 基層專業(yè)檔案管理混亂的原因分析

1.1 普遍原因分析

基層專業(yè)檔案主要是基層的單位之間生成的檔案，其在管理中，管理人員的素質差距較大，在管理制度上也沒有進行統(tǒng)一，導致基層專業(yè)檔案管理方法多種多樣，而且有一些基層領導，并沒有對于基層專業(yè)檔案的存在進行重視，存在對于檔案的隨意篡改問題，甚至造成了基層檔案的嚴重破壞，并且由于沒有專業(yè)的管理以及規(guī)范，對于基層專業(yè)檔案出現(xiàn)的問題，并沒有辦法追根揭底，管理的職責沒有進行明確化的制定，管理力度很弱。這些問題的存在都在一定程度上影響了基層專業(yè)檔案管理工作的進行，給檔案管理工作的混亂提供了契機。

1.2 稅收檔案管理問題分析

稅收檔案主要是指各個國家機關、政府以及村鎮(zhèn)之間與稅收有關的各個環(huán)節(jié)形成的資料，稅收檔案主要有兩種，一種是稅收的管理機關在進行管理工作的過程中形成的稅收檔案，這種檔案中包含了個人的納稅所有信息；另一種是政府在行使稅收權利時形成的稅收檔案，主要包含的人口統(tǒng)計以及企業(yè)納稅監(jiān)管過程中，形成的稅收檔案資料。在稅收檔案的管理過程中，存在的主要問題如下：

（1）第一類檔案在管理過程中，信息泄露以及檔案隨意進行篡改的問題較為嚴重，對數(shù)的問題出現(xiàn)是由于受到個人利益驅使，是為了增加個人的經濟利益，做出的損害國家利益的行為。

（2）在第二類檔案的管理過程中，由于其形成的過程中不是由直接的監(jiān)管部門進行管理的，所以分布較為雜亂，而且在進行的過程中，并沒有設置專門的記錄管理人員，所以很容易造成丟失以及泄露問題的出現(xiàn)，在進行交接的時候，往往沒有辦法進行正常的交接。

1.3 綜合性行政單位管理檔案問題分析

行政單位有單一職能的單位，也有復雜功能的單位，他們經政府授權以后，從事的都是政府某一項專門職能，因此這些部門的管理往往相對專業(yè)，也能夠實現(xiàn)專事專管和條線交流的目的，所以很少出現(xiàn)專業(yè)檔案積壓和隨意毀棄的現(xiàn)象。而對于綜合性辦公機構，比如政府辦、發(fā)改委等這樣的機構，管理的往往是一個地區(qū)的綜合性事務，這些事務多數(shù)是政策性事務，一項工作結束以后很少具有連續(xù)性，所以有些政策性工作結束以后形成的工作檔案不能夠傳接下去，很多檔案無法歸結到某一門類而移送到檔案管理部門進行管理。因此，在實務中出現(xiàn)了混亂放置甚至隨意丟棄的現(xiàn)象。

1.4 法律檔案問題分析

（1）就第一部分檔案來說，司法檔案、檢察檔案、紀律檢查檔案、刑事檔案等等，都屬于專業(yè)的法律機關形成的檔案，由于這些檔案的所有人是行政專門機關，因此在管理上能夠具有系統(tǒng)性和規(guī)范性。但是盡管如此，在一些基層部門也會產生諸多問題，比如刑事檔案，就有人可以通過各種關系進行篡改，還有人可以對公安機關從事的戶籍管理檔案進篡改，嚴重影響了社會秩序。

（2）行政部門和自治機關形成的檔案，如戒毒檔案、精神病人檔案以及社區(qū)矯正檔案，由于其管理人員和管理部門多是基層機構，從事管理的人員多為社區(qū)人員或者普通的社區(qū)民警，他們往往缺少責任意識和管理的保密意識，會造成毀損檔案、丟失檔案或者泄露檔案內容的情況。

1.5 病歷檔案的管理問題分析

病歷檔案是指一個人在就醫(yī)等活動的過程中形成的記載和反映，病歷檔案是基層專業(yè)檔案的重要部分，也是近些年產生糾紛的主要檔案形式。在目前的規(guī)范體系下，病歷檔案的管理責任屬于醫(yī)院，但是并沒有規(guī)范具體的執(zhí)行主體，由于病歷檔案的復雜形式和形成環(huán)節(jié)的多樣性，其保管責任更加不清晰。在當前，病歷檔案管理主要由醫(yī)生和出具專業(yè)檔案的人員進行，然而，由于這些人都是從事醫(yī)療一線的人員，將主要精力都放在了醫(yī)療上，因此不能對病歷檔案進行有效的管理，出現(xiàn)了一些諸如檔案遺失、事后改動等問題，甚至還有些地方發(fā)生了出賣病歷檔案的情況。

2 做好基層檔案管理工作的對策分析

2.1 做好宣傳教育工作

發(fā)揮現(xiàn)代新媒體通訊渠道對于宣傳教育工作的積極作用，以微博、微信等作為平臺，開展宣傳教育活動，使檔案管理工作人員能夠提高對檔案管理工作的重視，并切實發(fā)揮自身積極作用，做好檔案管理本職工作，樹立服務理念，基層單位其他部門及人員，應積極配合檔案管理人員做好檔案管理工作，及時主動的送交相關檔案材料，在檔案資料借閱和使用過程中，應做到自覺保護檔案完整與安全，并在用后及時歸還。

2.2 加強檔案管理的法制化

一方面，應全面樹立依法治檔的理念，加強檔案管理人員對于《檔案法》的學習與掌握，并要以《檔案法》為依據(jù)，建立完善的檔案管理制度體系，規(guī)范檔案管理工作中的各項行為，明確對檔案管理違規(guī)違法行為的處罰辦法，對于嚴重失責的行為應堅決以制度予以追責，從而在法律與制度的約束與指導下，保證檔案管理工作的良好開展。

2.3 加強檔案管理信息化建設

應結合時代發(fā)展的趨勢，加強對檔案管理信息化的建設，加大投入完善信息化管理軟硬件系統(tǒng)，利用信息化技術的優(yōu)勢，提高檔案管理工作的效率與檔案資料的有效利用率，同時也要加強對信息化檔案管理人才的培養(yǎng)，加強對現(xiàn)有工作隊伍的信息化技術培訓，提高檔案管理隊伍成員的綜合素質與管理能力，并要加強對檔案管理綜合型人才的引進，提高人才在檔案管理隊伍中的比重，以保證檔案管理信息化水平的提升以及信息化系統(tǒng)功能優(yōu)勢的良好發(fā)揮。

3 結論

基層的專業(yè)檔案包含種類較多，所以在管理中較為復雜，其分布面太廣，給統(tǒng)一的管理造成了很大的困難，并且在目前階段，我國對于基層檔案的分類以及管理并沒有制定規(guī)范的流程以及模式，所以在進行管理的時候，很多管理人員會由于無據(jù)可依，在管理中態(tài)度敷衍，最后給基層的專業(yè)檔案管理帶來很不好的負面影響，隨意泄露以及丟失問題嚴重影響了管理工作的有序、穩(wěn)定進行，并且給社會以及公民信息安全造成了嚴重的不良影響。所以在對于基礎專業(yè)檔案進行管理的時候，要不斷的加強管理的力度，盡快的增強基層專業(yè)管理的規(guī)范合理化，盡可能的將負面的影響進行消除，保證檔案存在的意義，確保檔案安全以及利用率。

參考文獻

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