趙海英

摘 要：對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講，檔案管理是非常重要的一項(xiàng)工作，繁瑣而沉重，我國(guó)人社局檔案管理工作更是重中之重，隨著信息化和現(xiàn)代化迅猛發(fā)展的趨勢(shì)，如何確保事業(yè)單位規(guī)范化管理檔案成為目前需要積極研究的課題。本文就以人社局這一事業(yè)單位為重點(diǎn)研究對(duì)象，先介紹其檔案管理的具體情況，在此基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)問題，并有針對(duì)性地解決問題。

關(guān)鍵詞：人社局；事業(yè)單位；檔案管理

科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化的普及應(yīng)用，我國(guó)人社局檔案管理日漸現(xiàn)代化，檔案類型多元化，管理工作日漸繁瑣、艱巨，工作指標(biāo)也越來(lái)越高要求、高標(biāo)準(zhǔn)。目前，人社局各部門都要對(duì)檔案管理工作保持嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作態(tài)度，重視其發(fā)展過程。因?yàn)槿松缇值臋n案管理作業(yè)發(fā)展起步時(shí)間較為落后，且其服務(wù)對(duì)象寬泛、復(fù)雜，信息儲(chǔ)存量巨大，使得人社局事業(yè)單位的檔案管理工作發(fā)展遲緩，問題多多。

一、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）事業(yè)單位部門分散，檔案管理作業(yè)不協(xié)調(diào)

人社局本身所需管轄的分支部門較多，包括人事人才、社會(huì)保險(xiǎn)、監(jiān)督管理、勞動(dòng)關(guān)系等等，其中社會(huì)保險(xiǎn)就分養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療、工傷等，由此可見，檔案資料工作量巨大，管理繁瑣復(fù)雜。通常事業(yè)單位都是分各個(gè)部門各個(gè)崗位去展開檔案管理工作，各自成為獨(dú)立個(gè)體，溝通交流很少，互相配合運(yùn)作更是不常存在，使得檔案管理根本不能統(tǒng)一運(yùn)作。就我國(guó)人社局來(lái)看，檔案管理部門完全隸屬于內(nèi)部機(jī)構(gòu)，管理內(nèi)容過于片面，難以構(gòu)建完善的檔案管理體系。由于檔案資料分散性管理，使得資源共享不方便，管理體系不可統(tǒng)一兼容，讓管理檔案工作變得異常艱巨，也不便于發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。

（二）檔案管理設(shè)施不夠先進(jìn)

人社局所包含的檔案數(shù)據(jù)成千上萬(wàn)，管理作繁雜、瑣碎，需要投入大量人力、物力及精力、財(cái)力去管理，可目前很多事業(yè)單位的管理模式都是傳統(tǒng)模式，設(shè)施相應(yīng)落后。再加上，人社局檔案管理起步晚，發(fā)展慢，工作量巨大，使得很多檔案管理相關(guān)設(shè)施配置不全或更新補(bǔ)充不及時(shí)，硬件資源欠佳，在一定程度上影響了檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。容易使得檔案管理工作更加混亂，出現(xiàn)延遲、錯(cuò)誤歸檔的情況，更嚴(yán)重地會(huì)造成重要的檔案資源丟失，后悔不堪設(shè)想。除此之外，分立的檔案管理部門較多，設(shè)備重復(fù)采購(gòu)，較為浪費(fèi)。還有的事業(yè)單位根本就不存在檔案管理部門，毫無(wú)規(guī)范制度可言。

（三）檔案管理機(jī)制不完善

一般情況下，人社局所涉及的檔案資源范圍廣、對(duì)象多而雜、類別科目多，在歸檔管理時(shí)，需要各個(gè)部門協(xié)調(diào)配合工作。可遺憾的是，目前檔案管理機(jī)制根本不夠完善，存在一系列不容忽視的漏洞。而且檔案管理部門多、分支多，加大了檔案管理本身的工作難度。在這種管理機(jī)制下，管理人員壓力劇增，工作負(fù)擔(dān)承重，降低了檔案管理工作的便捷性、靈活性。

（四）檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)未達(dá)成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用

現(xiàn)代信息化的檔案管理模式，都是構(gòu)建了電子化的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。傳統(tǒng)的手工錄入、檢索早已被淘汰?？上в捎诤芏嗳松缇止ぷ髀毠ぷ陨砺殬I(yè)素養(yǎng)不高，或計(jì)算機(jī)技術(shù)水平一般，使得很少人自愿使用電子化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。使得信息數(shù)據(jù)庫(kù)未達(dá)成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用，整體的信息化管理模式仍未被廣泛普及、規(guī)范應(yīng)用。

二、針對(duì)上述問題，提出一系列規(guī)范化的有效措施

（一）完善檔案管理機(jī)制，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

為了確保事業(yè)單位規(guī)范化管理檔案資料，提高工作效率，就要優(yōu)化、整合各管理部門，運(yùn)用統(tǒng)一的檔案管理機(jī)制，去約束各部門按照規(guī)定的制度去實(shí)施、落實(shí)管理工作，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。合理分配管理檔案的相關(guān)資源，從而盡可能地達(dá)到資源共享的目標(biāo)。另一方面，要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層的管理、監(jiān)督力度，積極重視檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，強(qiáng)化檔案管理培訓(xùn)教學(xué)的宣傳力度，確保工作人員做到有章可循、有理可依的規(guī)范化管理檔案模式。

（二）分工明確，互相協(xié)作

由于社會(huì)保障局分支機(jī)構(gòu)繁多，檔案管理工作任務(wù)艱巨，工作人員需要人手充足，分工明確、各司其職，且在工作過程中，不斷提高自身職業(yè)素養(yǎng)。通過培訓(xùn)，吸收先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，提高計(jì)算機(jī)專業(yè)水平，認(rèn)真負(fù)責(zé)、互相協(xié)作、嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待每一份檔案資料。除此之外，要確保檔案管理工作的有條不紊，每個(gè)階段都要規(guī)范化管理到位，不遺留一絲一毫的漏洞。

（三） 提高信息化的檔案管理技術(shù)

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位早已將信息化應(yīng)用到檔案管理工作中。換句話說，檔案管理的資源共享就是通過信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)的。在人社局的檔案管理過程中，合理應(yīng)用信息化，可以提高檔案管理工作的高效性，發(fā)揮檔案資料的使用價(jià)值。因此，提高信息化管理技術(shù)可以有效規(guī)范檔案管理工作。首先收集檔案資料時(shí)，可以通過將檔案更形象化、具體化儲(chǔ)存，其次在歸檔過程中，工作人員科學(xué)歸類、合理優(yōu)化，使圖片、視頻、文字都能有效并存，進(jìn)一步對(duì)機(jī)密檔案做好高效的保密工作避免電子檔案發(fā)生泄露、丟失的現(xiàn)象，而針對(duì)可以對(duì)外公開的檔案資料，則可以通過網(wǎng)絡(luò)達(dá)到資源共享，服務(wù)于檔案使用者。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，需要確保人社局規(guī)范化管理檔案，積極優(yōu)化檔案管理工作，進(jìn)一步提高事業(yè)單位工作效率。而想要確保檔案管理工作的效率，就要在管理檔案的過程中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，讓各部門通力協(xié)作、互相配合，分配檔案資源，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理體系，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理和諧可持續(xù)發(fā)展，為個(gè)人、為集體、為社會(huì)提供便利，貢獻(xiàn)出一份力量。

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