文/中興財務云

財務共享服務規(guī)劃與設計

文/中興財務云

規(guī)劃與設計是開展財務共享服務中心建設項目的第二階段，也是共享項目得以順利實施的關鍵階段，這一階段的核心工作是設計符合業(yè)務方案目標的詳細操作模型，規(guī)劃財務共享服務中心未來的運作藍圖。

充分的項目準備是項目順利推進的重要保證，項目的具體規(guī)劃建立在完備的項目管理、充分的現(xiàn)狀調研和積極協(xié)作的項目團隊的基礎之上。在準備工作完善之后，項目團隊就進入了整個項目的主體部分，即財務共享服務的規(guī)劃與設計階段。

財務共享服務整體規(guī)劃

財務共享服務的整體規(guī)劃是在項目組織、項目調研的基礎上，梳理項目脈絡，明確項目范圍，勾勒共享項目的基本框架。財務共享服務項目整體規(guī)劃主要包括四大模塊，即戰(zhàn)略定位、業(yè)務流程、組織人力和信息系統(tǒng)。

戰(zhàn)略定位

戰(zhàn)略定位是財務共享服務中心未來工作的目標及為達成目標而采取的行動，是共享項目的方向指引。項目團隊需要在充分了解企業(yè)戰(zhàn)略目標、發(fā)展方向的基礎上，結合企業(yè)實際情況，明確財務共享服務中心的戰(zhàn)略定位和未來發(fā)展。

圖1　財務共享服務戰(zhàn)略定位方案示例

圖2　財務共享服務流程設計方案示例

戰(zhàn)略定位工作主要包括：戰(zhàn)略結構；戰(zhàn)略定位；戰(zhàn)略職能規(guī)劃；財務共享服務中心中長期規(guī)劃。

業(yè)務流程

業(yè)務流程模塊的工作，主要回答如何去做、怎樣做好的問題。本模塊的主要工作有：業(yè)務前提確認、主流程設計，及流程框架制定。

財務共享服務中心的業(yè)務前提是流程設計的起點，該環(huán)節(jié)將明確共享后流程設計的前提，是共享流程設計的基礎和背景，會影響到共享后的流程規(guī)范。業(yè)務前提的確定主要包括業(yè)務、系統(tǒng)、管理等多個方面：業(yè)務層面，例如共享納入的業(yè)務范圍、會計檔案集中或分散、支付入賬的先后順序等；系統(tǒng)層面，例如影像系統(tǒng)的采用與否、電子檔案系統(tǒng)的引入及系統(tǒng)的整合范圍等；管理層面，例如內控管理的規(guī)則、業(yè)務審批權責的劃分、審批流程的設計、審批環(huán)節(jié)是否見影像等。

主流程設計是業(yè)務前提、流程基礎等相關信息的載體，對共享實施后業(yè)務的主要形式進行描述和展示，簡單的呈現(xiàn)整體業(yè)務流程的信息傳遞過程和相關業(yè)務接口，為詳細方案設計階段中的業(yè)務流程編寫提供依據。

流程框架是財務共享服務納入業(yè)務的流程全集，包含了所有共享涉及的具體流程。在流程框架設計中，可以使用不同的劃分辦法，比較常用的一般是按照業(yè)務角度劃分，例如分為總賬、費用審核、資金支付等流程，或是按照會計角度劃分，例如主營業(yè)務收入、主營業(yè)務成本、內部往來核算等流程。

流程框架的勾勒在目前階段來說，僅僅是業(yè)務大范圍的設計，沒有具體進行詳細流程的設計，很多小的分支流程會不夠全面，因此它既是流程設計的指引，也會在流程設計中不斷進行更新和完善，并在不斷的變化中趨于完備。

組織人力

戰(zhàn)略定位明確后，接下來要解決的問題，就是要做什么、由什么人來做。這一階段的主要工作，是財務共享組織在集團整體中的組織地位，與其他部門、分子公司的組織架構關系及職能界面、內部組織的劃分、人員崗位設置以及人力需求測算。

財務共享服務中心的職能劃分和界定需要合理進行財務工作的分配，規(guī)劃財務共享服務中心和其他各財務組織的職責劃分，信息支撐、管理方式，以及明細的具體工作內容、相關接口信息和途徑。

財務共享服務中心的組織設計可以參照介紹的其中一種方法進行規(guī)劃，或者是結合多種方法同時運用，目前較多的財務共享服務中心采用的是以職能為主、人數為輔的方法進行架構劃分。

人員測算工作需要根據財務共享服務中心的業(yè)務范圍和不同崗位的業(yè)務性質，選擇科學合理的測評方法，測算出各崗位的人員需求數量。不同的業(yè)務崗位，人員需求測算的方法會略有不同，需要進行合理的選擇或組合。常用的測算方法主要有：業(yè)務分析法、數據測算法、對標測評法。

財務共享服務中心的內部組織架構并非是一成不變的，它是由共享中心的戰(zhàn)略定位、職能劃分、業(yè)務范圍等共同決定的。沒有最優(yōu)秀的組織設計，只有最合適的組織架構。當部門處于業(yè)務的初創(chuàng)期時，人員較少、業(yè)務單一，簡單緊湊的組織結構所帶來的直接的匯報層級、快速的反應能力、良好的溝通和學習環(huán)境，更適合共享中心的內部交流和成長。而當一個財務共享服務中心壯大而穩(wěn)定后，較多的層級結構，可以更為細化部門的標準工作，減少管理跨度，這也是培養(yǎng)員工、為未來業(yè)務拓展進行人才儲備的好方法。

在財務共享服務中心發(fā)展的不同階段，敏銳的識別階段性需求，進行組織架構的適當性調整，是共享領導者必須具備的專業(yè)能力。

信息系統(tǒng)

信息技術高速發(fā)展的今天，計算機技術已經成為人類工作生活不可或缺的一部分，充分利用信息系統(tǒng)，加強系統(tǒng)數據的互聯(lián)和共享，達到工作效率的大幅度提升，減少人為操作所可能帶來的差錯，是財務共享服務中心獲得成功的關鍵。

財務共享服務中心的系統(tǒng)現(xiàn)狀診斷是建立于共享模式的前提下，以財務共享服務統(tǒng)一信息平臺為標桿，以企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)設置為依據，在系統(tǒng)現(xiàn)狀及完備性基礎上進行診斷。系統(tǒng)現(xiàn)狀診斷的主要工作包括：各業(yè)務、財務系統(tǒng)現(xiàn)有功能、接口及數據信息的分析；與共享模式需求相比，需調整、增設及引入的信息系統(tǒng)、功能及需求。

圖3　財務共享服務組織人力方案示例

圖4　財務共享服務信息系統(tǒng)規(guī)劃示例

信息系統(tǒng)方案設計的主要工作包括：系統(tǒng)的層級結構、各層級的主要功能、包含的信息系統(tǒng)或系統(tǒng)模塊；各層級、信息系統(tǒng)和模塊間系統(tǒng)數據的流轉、各系統(tǒng)輸入和輸出的信息。

財務共享服務詳細方案設計

整體規(guī)劃的構建搭設了財務共享服務的良好框架，但是想要真正落實到具體實施中，還需要在整體規(guī)劃基礎上，進行更具有可操作性的詳細方案設計。

業(yè)務流程

業(yè)務流程是財務共享服務中心詳細方案設計的重要環(huán)節(jié)，共享中心的各項業(yè)務都將在此環(huán)節(jié)中加以流程化、標準化，設計縝密、周全、高效的各項業(yè)務流程是共享中心未來順暢運營的關鍵保障。

財務共享服務中心的流程設計應以文檔的形式，詳細闡述各業(yè)務流程的概要說明、流程圖、流程描述以及一些流程中的關注點、業(yè)務或系統(tǒng)需求點等內容。業(yè)務流程應包含流程框架中的各個子流程，以業(yè)務角度劃分流程為例，應包含：費用報銷流程、成本核算流程、收入核算流程、資產核算流程、總賬核算流程、稅金計繳流程、資金支付流程、實物單據管理流程、會計檔案管理流程等。

崗位操作手冊需要根據各崗位的工作內容、工作性質、工作方式予以分別闡述。崗位操作手冊應為掃描崗、歸檔崗、費用審核崗、資產管理崗、收入成本崗、總賬報表崗、資金支付崗、運營管理崗、共享中心負責人等各個崗位進行編制。以費用審核崗為例，其崗位操作手冊需包含：審批制度要求、報銷發(fā)票要求、資金管理要求；審核要點、操作步驟、操作規(guī)范等。

組織人力

組織人力的詳細方案一般包括崗位職責說明、人員發(fā)展與績效，培訓體系設計及外包資源協(xié)調等主要方面。

為了使人員安置后更好地了解各自的崗位職責，能夠對轉型后分配的新工作或新流程有所了解，應為每一個設置的崗位編制詳細的崗位說明，這是組織人力詳細方案的重要工作。崗位職責說明書一般包括以下四方面內容：工作內容簡介；上下級匯報層級，包括崗位工作中相關的上下游關系，匯報層級，本崗位業(yè)務的輸入和輸出；崗位職責，涵蓋崗位的業(yè)務操作要求，管理職責范圍；任職要求，對崗位任職的工作經驗，技能，和其他相關特殊素質要求的說明等。

圖5　財務共享服務人員發(fā)展通道設計示例

圖6　財務共享服務培訓體系建設示例

財務共享服務中心作為一個新興的財務組織，需要重新規(guī)劃和制定共享成員的發(fā)展通道。人員發(fā)展通道方案主要內容包括：各崗位的發(fā)展路徑及層級介紹；各層級工作經驗、專業(yè)能力及人員素質要求等。

績效考核指標，需盡量以定量的方式，闡明績效考核的各項測評內容。績效方案主要內容包括：績效考核維度、考核指標、計算公式、數據獲取途徑及考核對象；考核頻率、考核方式、考核激勵辦法等。

培訓體系建設的工作主要包括：培訓管理團隊的建設、管理標準的制定；培訓資源的引進、培訓方式的設計；培訓的具體開展和組織、培訓實施的效果評估；培訓文檔的規(guī)范及培訓課程的設計與安排等。

財務共享服務中心的發(fā)展通道、績效方案、培訓平臺搭建等方案的設計，目的是讓共享服務中心的員工可以清晰的了解組織的發(fā)展前景，以及本崗位的需求、發(fā)展和提升，明確組織和自我成長的方向。從而促使共享中心成員始終保持積極進取、競爭向上、團結奮進的心態(tài)，實現(xiàn)將共享中心建設成為一個學習型、創(chuàng)新型組織的初衷。

財務共享服務中心的各項業(yè)務并不一定需要完全由共享中心員工獨立完成，一些低附加、高度重復的工作，也可以考慮通過外包方式進行處理。例如單據掃描及檔案信息的系統(tǒng)錄入等工作，技術要求較低、重復性極高，此種情況下，如果外包處理的成本低于財務共享服務中心獨立處理的成本時，可以考慮將此類業(yè)務進行外包。

信息系統(tǒng)

信息系統(tǒng)平臺的建設涉及到企業(yè)的多個系統(tǒng)，包括業(yè)務系統(tǒng)及財務系統(tǒng)，因而在信息系統(tǒng)的設計階段，完善的信息系統(tǒng)架構設計、明晰的系統(tǒng)需求說明書，是系統(tǒng)平臺搭設的重要依據。

系統(tǒng)架構設計的整理，是對財務共享服務項目規(guī)劃設計中準備引入的系統(tǒng)的規(guī)劃和設計，包括電子報賬系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)等相關新增系統(tǒng)，及系統(tǒng)間為搭建整體平臺而產生的接口系統(tǒng)布局、接口需求。系統(tǒng)架構方案一般包括以下主要內容：系統(tǒng)布局、技術平臺、系統(tǒng)安全、環(huán)境部署、系統(tǒng)框架、系統(tǒng)性能、內外部接口、數據庫及應用服務器選擇、技術安全風險及應對方案等。

系統(tǒng)需求說明書的編寫，是將業(yè)務語言轉變?yōu)橄到y(tǒng)語言，指導系統(tǒng)開發(fā)團隊的實際開發(fā)工作，以實現(xiàn)各方協(xié)調確認的系統(tǒng)業(yè)務需求。系統(tǒng)需求說明書一般包括以下主要內容：背景和目標、適用范圍、系統(tǒng)功能需求、系統(tǒng)接口等。

場地設備

硬件設施的到位和齊備是財務共享服務中心開始進行測試和運行的先決條件，在財務共享服務規(guī)劃與設計的最后環(huán)節(jié)，根據前期業(yè)務流程、組織人力以及信息系統(tǒng)的詳細設計方案，就可以啟動硬件設施的設計和規(guī)劃工作。

硬件設施主要分為兩大部分：一是財務共享服務中心的場地規(guī)劃；二是財務共享服務中心內部的配套設備規(guī)劃。

財務共享服務中心的場地規(guī)劃主要需解決兩個問題，即共享中心的選址和辦公中心設計。財務共享服務中心的選址，需綜合考慮成本、交通、人力資源、城市基礎建設，業(yè)務需求、組織定位和規(guī)劃等因素后進行確定。財務共享服務中心是一個高效協(xié)作的組織，工作區(qū)域設置應盡量集中，辦公中心設計應包含各小組、人員的辦公座位安排，辦公區(qū)、會議室的位置劃分，及共享中心檔案室的規(guī)劃與設計。

設備需求方案應包含所需的各設備數量、品牌、型號等相關信息。設備需求主要包括電腦、顯示屏、掃描儀、檔案裝訂機、復印機及打印機等。

綜上所述，規(guī)劃與設計方案是財務共享服務中心的大綱指導，包含兩大階段的具體工作，一是財務共享服務中心的整體規(guī)劃，通過在戰(zhàn)略定位、業(yè)務流程、組織人力及信息系統(tǒng)四大模塊進行框架搭建和整體設計，對共享中心的主體方向與內容進行明確，另一方面需在本階段工作完成后，在此基礎上進行詳細方案的設計，針對業(yè)務流程、組織人力、信息系統(tǒng)和場地設備等細節(jié)方面予以設計、評審與確定，并輔以相應的管理制度、績效考核等設計。精心設計、全員評審、反饋總結、優(yōu)化提升，以全面支撐財務共享服務中心后續(xù)的上線實施，最大程度防范和減少初期推進的問題和阻礙。