牟艷艷

摘 要：高校學(xué)籍檔案作為高校檔案的重要組成部分，不僅高校學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活等的真實(shí)寫照，更是高校教學(xué)活動(dòng)、管理活動(dòng)的真實(shí)寫照?，F(xiàn)在隨著社會(huì)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及，高校學(xué)生的學(xué)籍檔案管理正在由手工管理模式向電子計(jì)算機(jī)管理模式過渡。筆者在本文主要是根據(jù)現(xiàn)在高校學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)以及規(guī)律，對(duì)如何提升高校學(xué)籍檔案管理的科學(xué)化途徑進(jìn)行了研究，希望能夠給相關(guān)的工作者一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)籍 檔案管理 管理科學(xué)化 信息化

高校學(xué)籍檔案指的是從學(xué)生辦理學(xué)籍一直到畢業(yè)資格審查認(rèn)定的過程，通俗的將就是對(duì)學(xué)生在校期間的表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績(jī)等全方面的考察審核過程，也是學(xué)生成長(zhǎng)的真實(shí)記錄。高校學(xué)籍檔案客觀的反應(yīng)了學(xué)生在校期間德智體美勞全面發(fā)展情況，也是學(xué)生接受教育的真實(shí)憑證，可以在學(xué)生進(jìn)入社會(huì)參加工作時(shí)為社會(huì)提供的真實(shí)的信息證明，可以說高校學(xué)籍檔案與學(xué)生的個(gè)人利益息息相關(guān)。但是由于高校學(xué)籍檔案涉及到的學(xué)校的部門較多，所以在日常的管理活動(dòng)中有一定的難度。那么如何實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案的科學(xué)管理正是筆者在本文中研究的內(nèi)容。[1]

一、高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀

1.規(guī)章制度不完善，管理模式落后

高校學(xué)籍檔案在管理的過程中，由于學(xué)籍檔案自身的特點(diǎn)，導(dǎo)致了管理過程太過隨意，沒有固定的符合要求的管理模式，結(jié)果就是學(xué)籍檔案自身沒有規(guī)范性、材料整理的雜亂無章，并且在整理的過程中浪費(fèi)了大量的人力物力。今年來，隨著國家經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的快速發(fā)展，國家對(duì)于教育越來越重視，教學(xué)模式也在不斷改革。部分高校通過多樣化的手段，比如：招生、招班以及社會(huì)力量和教育局聯(lián)合辦學(xué)等，這些都增加了高校學(xué)籍檔案在管理過程中的難度。并且在學(xué)籍檔案的處理過程中涉及的部門較多，造成了多部門管理的局面。最常見的就是教務(wù)處管理學(xué)生學(xué)籍的變動(dòng)情況，政教處負(fù)責(zé)學(xué)生的獎(jiǎng)懲制度，學(xué)生在校的具體表現(xiàn)有各個(gè)院系輔導(dǎo)員具體負(fù)責(zé)。在高校內(nèi)部，各個(gè)部門之間缺乏交流溝通，就造成了學(xué)生在校期間的一些具體表現(xiàn)不能夠完全在學(xué)籍檔案中體現(xiàn)出來，降低了高校學(xué)籍檔案的真實(shí)性。[2]

2.檔案意識(shí)淡薄

由于人們?cè)谏钪芯唧w到接觸到檔案的機(jī)會(huì)不是特別多，所以一般都對(duì)檔案意識(shí)比較淡薄，造就了學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案管理的認(rèn)識(shí)有所偏波，尤其是對(duì)高校學(xué)籍檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠。高校中最為常見的錯(cuò)誤就是過分的重視教務(wù)活動(dòng)，而忽略了對(duì)學(xué)籍檔案的管理。

3.學(xué)籍檔案材料收集不及時(shí)

高校學(xué)生的學(xué)籍主要是有教務(wù)處、學(xué)工處、招生就業(yè)指導(dǎo)中心、黨團(tuán)部門等部門形成的，具有很強(qiáng)的分散性，但是高校學(xué)籍檔案的參考價(jià)值就在于它的真實(shí)性、原始性和完整性。對(duì)于高校學(xué)籍檔案來說，手機(jī)原始信息是最基本也是最重要的工作，只有將學(xué)校各個(gè)管理學(xué)籍檔案的信息收集完整，才能夠?qū)Ω咝W(xué)籍檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理。部分高校經(jīng)常由于補(bǔ)錄、擴(kuò)招等造成了學(xué)籍信息材料不能及時(shí)收集，這也是高校學(xué)籍檔案難以管理的原因之一。

4.檔案管理不規(guī)范

高校學(xué)籍檔案的管理就是講收集到的原始材料進(jìn)行分類排序，要求在整理的過程中做到目錄清晰、裝訂有序，并且需要進(jìn)行編號(hào)按照順序排列。但是在整理的過程中，存在學(xué)籍檔案材料是在不同的時(shí)間段內(nèi)形成的，最常見的畢業(yè)生信息材料、新生信息材料的形成時(shí)間不同，而學(xué)生平時(shí)的學(xué)習(xí)成績(jī)管理有分別產(chǎn)生于不同的年份，所以在管理的過程中有一定的難度。高校學(xué)籍檔案管理的不規(guī)范的地方主要有以下幾個(gè)方面：一、時(shí)間和材料比較混亂，有的學(xué)生的學(xué)籍檔案是按照畢業(yè)年度編制的，有的是按照入學(xué)年度編制的，編制的時(shí)間都沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，所以比較混亂。二、學(xué)籍檔案質(zhì)量較低，由于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，檔案意識(shí)不強(qiáng)，所以在編制學(xué)籍檔案的時(shí)候字跡潦草不清，書寫也不規(guī)范，有的使用黑色簽字筆，有的用的藍(lán)色圓珠筆，還有的使用的是鋼筆。三、學(xué)籍檔案裝訂不規(guī)范，有的學(xué)籍檔案是按照幾個(gè)班的裝訂在一起，有的則是按照專業(yè)裝訂在一起，還有的是按照年級(jí)裝訂在一起，比較混亂，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，隨意性較大。

二、實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理科學(xué)化的途徑

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，積極宣傳，增強(qiáng)檔案意識(shí)

高校內(nèi)部管理學(xué)籍檔案的人員應(yīng)該系統(tǒng)的學(xué)習(xí)《檔案法》，尤其是有細(xì)致認(rèn)真的學(xué)習(xí)最新于二零零八年修訂的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，不斷的提高宣傳力度，是高校的學(xué)籍檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理工作的重要性。因?yàn)閷W(xué)籍檔案管理材料收集工作對(duì)于檔案管理至關(guān)重要，材料的真實(shí)性和完整性影響著學(xué)生的整體情況考核，進(jìn)入社會(huì)以后也關(guān)系著學(xué)生找工作，以及用人單位對(duì)于應(yīng)聘人員的考察。[3]

2.健全機(jī)構(gòu)，建章立制，事項(xiàng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化

高校學(xué)籍檔案管理工作必須要健全機(jī)構(gòu)，建章立制，根據(jù)最新修訂的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，由高校親自領(lǐng)導(dǎo)指揮，并且有專門的部門進(jìn)行監(jiān)督。學(xué)校方面應(yīng)該對(duì)學(xué)籍檔案管理的各個(gè)部門進(jìn)行明確分工，保證遞交的學(xué)籍檔案材料的真實(shí)性。而且學(xué)校應(yīng)該要改變高校學(xué)籍檔案管理分散的現(xiàn)狀，將學(xué)籍信息檔案進(jìn)行集中管理，學(xué)校可以設(shè)立專職的高校學(xué)籍檔案管理部門，對(duì)于各個(gè)院校、專業(yè)、班級(jí)配備兼職的學(xué)籍方案管理部門，整個(gè)高校內(nèi)部建立系統(tǒng)、完整的學(xué)籍檔案管理體系。

3.堅(jiān)持紙質(zhì)學(xué)籍檔案與電子學(xué)籍檔案共存的管理辦法

盡管現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)非常發(fā)達(dá)，網(wǎng)絡(luò)信息已經(jīng)成為了一種發(fā)展趨勢(shì)，高校的學(xué)籍檔案也形成了大量的電子檔案，但是電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的局面一直存在，并且在未來也要不斷的進(jìn)行下去。因?yàn)楸M管電子檔案使用方便，便于檢索和查找，但是紙質(zhì)檔案確實(shí)最好的法律憑證，能夠便于永久保存。所以高校內(nèi)部的學(xué)籍管理不僅要重視建設(shè)化工作，也要重視具有法律效益的紙質(zhì)檔案。

結(jié)語

總而言之，高校學(xué)籍檔案管理不論是對(duì)于高校內(nèi)部的檔案管理工作，還是對(duì)于學(xué)生以后的發(fā)展都是至關(guān)重要的，因此高校內(nèi)部的學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該充分意識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性，學(xué)校內(nèi)部應(yīng)該不斷的提升學(xué)籍檔案管理科化學(xué)的途徑，促進(jìn)我國學(xué)籍檔案管理的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李萍.高校學(xué)籍檔案管理存在的問題與對(duì)策[J].株洲師范高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2005，（5）

[2]中華人名共和國教育部第27號(hào)令.高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].2008-09-01

[3]趙秀英.高校學(xué)籍檔案管理改革的必要性及對(duì)策[J].綏化學(xué)院學(xué)報(bào)，2005（4）