文/濰坊市大中專畢業(yè)生就業(yè)指導中心 高建明；濰坊市高新區(qū)北海學校 劉欣

離校未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案管理工作存在的問題及對策
——以山東省濰坊市為例

文/濰坊市大中專畢業(yè)生就業(yè)指導中心 高建明；濰坊市高新區(qū)北海學校 劉欣

以山東省濰坊市為例，根據工作實際，分析當前離校未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問題，提出了解決相關存在問題的對策，以期推進離校未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

離校未就業(yè)；畢業(yè)生；檔案管理；問題 ；對策

一、引言

自1999年以來，我國高等院校招生規(guī)模不斷擴大，隨之高校畢業(yè)生數量逐年增加，至2016年全國高校畢業(yè)生數量已達到765萬人。然而，由于我國就業(yè)形勢日益嚴峻，導致許多畢業(yè)生在離校前仍未找到合適的就業(yè)單位，從而成了本文所關注的“離校未就業(yè)高校畢業(yè)生”（以下簡稱“未就業(yè)畢業(yè)生”）這一群體。畢業(yè)后，已落實就業(yè)單位的畢業(yè)生檔案，即由學校發(fā)往就業(yè)單位或相關人才服務機構，而未就業(yè)畢業(yè)生的檔案管理問題隨之產生，做好這一群體的檔案管理工作，對促進未就業(yè)畢業(yè)生盡快實現(xiàn)就業(yè)意義重大。

二、濰坊未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理工作情況

濰坊是山東省所轄的一個地級市，作為一個生源大市，近幾年年均輸送?？埔陨蠈W生6萬人左右，從濰坊生源未就業(yè)畢業(yè)生數量來看，這一數據也一直居山東省首位。僅2014年1月至2016年7月，濰坊市已累計接收濰坊市共接收未就業(yè)畢業(yè)生檔案85875份，其中，2014年接收26831份，2015年接收33132份，2016年（截至7月）接收25912份，全年估計可接收30000份左右，目前，濰坊市未就業(yè)畢業(yè)生檔案室現(xiàn)存檔案已達123162份，數量多，管理任務繁重。

鑒于未就業(yè)畢業(yè)生檔案的重要性，濰坊市相關部門高度重視此項工作，于2010年依托濰坊市大中專畢業(yè)生就業(yè)指導中心成立了離校未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案管理中心，配備專職工作人員6名，按照有關要求設立了標準的檔案室，建立了規(guī)范的管理制度，自主開發(fā)了檔案管理軟件，購置了必需的硬件設備，為未就業(yè)畢業(yè)生提供檔案管理方面的相關服務。自檔案中心成立以來，累計接待各類閱檔人員8635人次，為升學、入伍、出國留學、各類考生等人員開具檔案存放證明15000余人次，轉出檔案82549份，周到的服務，細致的工作，贏得了廣大未就業(yè)畢業(yè)生和用人單位的贊譽，中心多次榮獲檔案系統(tǒng)先進單位，多人次獲得相關部門表彰。

三、未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理工作存在的問題

（一）畢業(yè)生本人對檔案不重視。由于我國高校畢業(yè)生就業(yè)制度的不斷改革，加上高等學校在學生檔案管理方面的逐步弱化等因素，導致高校學生檔案的重要性認識不足，體現(xiàn)在未就業(yè)畢業(yè)生身上尤為明顯，有些未就業(yè)畢業(yè)生甚至離校前不辦理檔案轉遞手續(xù)，更不關心自己檔案的去向，檔案任憑學校“發(fā)落”，離校后又對檔案不理不睬，形成了人檔分離、無人問津的尷尬局面，不僅增加了學校檔案管理的工作量，而且很容易造成要使用檔案時而找不到檔案的情況，尤其是給工作后的轉正、定級、繳納保險、工資調整等問題帶來了不必要的麻煩。

（二）高等學校在檔案管理工作方面不規(guī)范。由于高等學校存在學生檔案管理隊伍薄弱、工作人員專業(yè)水平不高等普遍情況，從而致使高等學校在檔案管理工作方面產生一系列問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是對檔案不負責任，讓未就業(yè)畢業(yè)生自帶檔案離校，然而為了謹慎起見，很多檔案管理機構拒絕接收個人自帶的檔案，這就給自帶檔案的未就業(yè)畢業(yè)生下一步順利辦理就業(yè)手續(xù)帶來了隱患；二是各高等學校的檔案袋信息標注內容多少不一，有的高等學校甚至只標注了畢業(yè)生的姓名，沒有任何其他畢業(yè)生相關信息，為了保證后期檔案查詢的準確性，地方檔案管理部門人員須開封檔案獲取相關信息，無形中增加了許多不必要的工作量；三是有些高等學校檔案轉遞方式存在不安全因素，2014年12月10日頒布的《中共中央組織部人力資源社會保障部等五部門關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》（人社部發(fā)〔2014〕90號）明確要求：“（流動人員人事檔案）通過機要交通或派專人送取，嚴禁個人自帶檔案轉遞?！?，但是有些高等學校貪圖自己方便，依然通過郵局、快遞等郵寄方式轉遞檔案，這不僅會增加地方檔案管理工作人員的工作量，而且很容易造成檔案丟失。

（三）生源地檔案管理存在弊端。畢業(yè)后，未就業(yè)畢業(yè)生的檔案由學校轉遞回生源地，生源地在檔案管理方面存在著諸多弊端：一是沒有專門的畢業(yè)生檔案管理部門，以山東省各地級市為例，只有濰坊市和青島市有專門的畢業(yè)生就業(yè)主管部門管理畢業(yè)生檔案，其他地市則由各市人力資源和社會保障局所屬的就業(yè)促進科、人才服務中心、人力資源管理服務中心等綜合部門管理，一定程度上使畢業(yè)生檔案的管理相對比較混亂；二是檔案管理人員水平參差不齊，有些檔案管理人員既不專業(yè)對口也未經過系統(tǒng)檔案管理培訓，業(yè)務水平偏低，造成檔案管理人員隊伍薄弱，檔案管理標準要求較低；三是檔案管理不規(guī)范，《干部檔案工作條例》和《中共中央組織部人力資源社會保障部等五部門關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》等對檔案的管理做了標準化的規(guī)定，但是有些地方的檔案管理條件、管理方法等都與標準相差甚遠；四是地方檔案管理工作缺乏有效的監(jiān)督管理機制，造成了檔案管理出現(xiàn)問題后無處追責、無法追責的尷尬局面。

四、做好未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理的對策

（一）加強畢業(yè)生檔案意識教育。良好的檔案意識，是做好畢業(yè)生檔案管理工作的基礎，而畢業(yè)生檔案意識的養(yǎng)成是一個循序漸進的過程。高校相關部門要積極引導，不斷加強檔案教育和宣傳力度，通過開設選修課、舉辦講座、短期培訓班等方式，讓畢業(yè)生主動走近檔案、認識檔案，從主觀上認識檔案的重要性，讓畢業(yè)生明確自己的檔案里都有什么材料，這些材料的重要性有大多，建立起個人檔案一旦丟失，會導致阻礙相關就業(yè)手續(xù)辦理的隱患思維，同時，要幫助學生建立良好的檔案意識，用發(fā)展的眼光正確對待檔案，讓檔案助力自身發(fā)展。

（二）提高高校畢業(yè)生檔案管理服務水平。

1.學生檔案管理服務要精細化。高等學校要建立專門機構承擔學生檔案管理工作，不斷改善學生檔案管理條件，探索更加合理的工作方法，完善學生檔案管理工作機制；不斷加強檔案管理人員隊伍建設，強化檔案管理工作人員的服務意識，將思想水平高、業(yè)務素質強的人員吸納進檔案管理隊伍，從而逐步建立起一支專業(yè)、專職檔案管理隊伍，使學生檔案管理服務更加精細化。

2.未就業(yè)畢業(yè)生檔案信息整理要標準化。高等學校檔案管理部門整理完成未就業(yè)畢業(yè)生的檔案后，為了更加方便檔案的轉遞接收，應在檔案袋上將畢業(yè)生的關鍵信息按照統(tǒng)一格式（如姓名、性別、畢業(yè)年度、所學專業(yè)、生源地等）進行清晰的標注，同時將相關信息整理成電子文件。2012年，山東省人力資源和社會保障廳下發(fā)通知，要求各高校按照統(tǒng)一的格式制作標簽粘貼到檔案袋上，如圖1所示。另外，在信息化高度發(fā)達的今天，利用條形碼、二維碼等電子標簽幫助轉遞檔案必會很快得以實現(xiàn)。

圖1 山東省檔案袋標簽統(tǒng)一格式

3.畢業(yè)生檔案轉遞形式要規(guī)范化。高等學校要自覺根據《中共中央組織部人力資源社會保障部等五部門關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》有關要求，通過機要交通或者專人送達的方式將未就業(yè)畢業(yè)生的檔案轉遞到生源地檔案管理機構。生源地檔案管理機構也要堅決拒絕通過郵局、快遞、物流等非規(guī)定渠道轉遞的檔案，假以時日，更加規(guī)范化的檔案轉遞體制自然就會形成。

（三）有針對性的提高地方未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理服務能力。

1.建立健全未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理機制。未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理工作是一項紛繁復雜的工作，需有專門部門來承擔，可推廣借鑒有關地市先進經驗，成立專門的未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理機構，建章立制，逐步建立健全未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理機制。按照有關要求建設標準檔案室，購置相關設備，配齊軟硬件。與有關部門、高校多聯(lián)系、勤對接，利用未就業(yè)畢業(yè)生求職報到高峰期，廣泛宣傳檔案業(yè)務及知識，摸清服務對象所想所需，建立起未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理工作新模式。

2.建立高素質的未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理隊伍。檔案管理是一項專業(yè)性非常強的工作，要盡量吸收專業(yè)人員從事檔案管理工作，這是基本要求。同時，未就業(yè)畢業(yè)生檔案來源都為高校，單位性質雖較為單一，但單位數量較多，面對的情況也較多。因此，地方未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理部門在建設檔案管理人員隊伍時，不僅要注重工作人員的思想素質、專業(yè)對口，而且還要具備對外交往和協(xié)調能力，便于更針對性服務于畢業(yè)生檔案管理工作。

五、結束語

做好未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理工作，高校和地方都應認真解決當前工作中存在的突出問題，逐步完善未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理體系，努力推動未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理工作向更加精細化、標準化和規(guī)范化的方向發(fā)展。同時，要充分發(fā)揮信息化技術在檔案管理工作中的作用，提高工作效率，推動檔案管理工作向信息化、智能化發(fā)展，為未就業(yè)畢業(yè)生提供更加便利化的服務。

［1］山東省人力資源和社會保障廳.關于規(guī)范山東省非師范類大中專學校畢業(yè)生檔案轉遞程序的通知［Z］.2012.

［2］中共中央組織部，人力資源社會保障部，國家發(fā)展和改革委員會，財政部，國家檔案局.中共中央組織部人力資源社會保障部等五部門關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知［Z］.2014.

［3］呂志東.貴州省黔南州流動人員人事檔案管理中存在問題集對策研究［D］.云南大學，2011.

［4］童玲.高校畢業(yè)生就業(yè)中的檔案轉遞［J］.蘭臺世界，2008（7）.