周月陽(yáng)

[摘 要]隨著現(xiàn)代社會(huì)的迅猛發(fā)展，專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館已成為各大科研院所科技情報(bào)的重要來(lái)源地。因此以加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館對(duì)文獻(xiàn)資料和科研項(xiàng)目情報(bào)的管理為研究對(duì)象，以有利于信息資源的共享及創(chuàng)新、提高情報(bào)利用率為目的，使科研項(xiàng)目在研發(fā)和生產(chǎn)的過(guò)程中得到信息技術(shù)的支撐和保障，促進(jìn)項(xiàng)目成果的順利產(chǎn)生，為科研項(xiàng)目研發(fā)及生產(chǎn)過(guò)程提供有力的信息技術(shù)支撐和保障。

[關(guān)鍵詞]專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館；科技情報(bào)管理；項(xiàng)目管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.06.127

[中圖分類(lèi)號(hào)]G351.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）06-0-02

圖書(shū)館，作為一個(gè)交流各類(lèi)信息資源的服務(wù)機(jī)構(gòu)，是推動(dòng)社會(huì)向前發(fā)展的動(dòng)力之一。而各大科研院所設(shè)置的圖書(shū)館，往往與所在單位的信息中心一體化，根據(jù)其性質(zhì)不同，均劃分為專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館。這是一個(gè)依靠專(zhuān)業(yè)人才，用科學(xué)的方法搜集、整理、保存、提供信息資料的一種新型的圖書(shū)館模式，其目的是針對(duì)所在單位的專(zhuān)業(yè)信息需求，提供國(guó)內(nèi)外的科技文獻(xiàn)，為科研工作提供服務(wù)。因此，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館對(duì)科技情報(bào)的管理，有利于科研決策和科研項(xiàng)目的順利制定和開(kāi)展。

1 管理目的

1.1 開(kāi)發(fā)文獻(xiàn)資料研究，為本單位日?？蒲泄ぷ鞣?wù)

隨著科技情報(bào)的需求增加，專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館日常的管理就是將各種來(lái)源的信息資料，通過(guò)收集、整理、加工、組織并創(chuàng)造成為情報(bào)，并讓其所產(chǎn)生的情報(bào)知識(shí)得以獲取利用。作為國(guó)家創(chuàng)新生產(chǎn)的主體，科研院所是情報(bào)知識(shí)生產(chǎn)、情報(bào)知識(shí)創(chuàng)新的重要研發(fā)場(chǎng)所，同時(shí)也是交流與傳播情報(bào)的主要環(huán)境。

因此對(duì)館藏文獻(xiàn)資料的開(kāi)發(fā)需要包含以下幾點(diǎn)。第一，結(jié)合內(nèi)部調(diào)研，判斷本單位發(fā)展方向所需情報(bào)，聽(tīng)取專(zhuān)家分析建議，制訂科技情報(bào)內(nèi)容，并整理館藏或傳遞給相應(yīng)崗位的科研人員。第二，加強(qiáng)與外部情報(bào)來(lái)源中心的交流，通過(guò)高效的學(xué)習(xí)方法和途徑，增強(qiáng)情報(bào)分析的能力，提高獲取情報(bào)的效率，以館藏情報(bào)的數(shù)量和準(zhǔn)確性來(lái)增加專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館實(shí)用性的價(jià)值。第三，根據(jù)現(xiàn)有的情報(bào)知識(shí)再次進(jìn)行創(chuàng)新應(yīng)用。

1.2 開(kāi)發(fā)科技情報(bào)信息研究，為本單位科研決策服務(wù)

科研院所的科研方向和科研目標(biāo)不能憑空而論，這些是需要決策部門(mén)通過(guò)專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館對(duì)科技情報(bào)信息的收集、整理、分析、研究、評(píng)估后，以真實(shí)的科技情報(bào)來(lái)引導(dǎo)、檢測(cè)、指揮、調(diào)節(jié)科學(xué)研究工作，從而最終明確科研目標(biāo)。同時(shí)，了解政府的政策方向，分析和國(guó)外先進(jìn)科技成果的影響力，以科學(xué)、可靠的依據(jù)來(lái)支撐科研決策。

2 管理分類(lèi)

科技情報(bào)工作是一門(mén)學(xué)科技術(shù)，其中包含兩個(gè)方面：一方面是把資料收集起來(lái)，建立資料庫(kù)和檢索系統(tǒng)，以便于查看使用；另一方面是把這些資料活化、激活了以后變成情報(bào)，這就需要分析、研究（如圖1所示）。因此，對(duì)于專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館而言，科技情報(bào)的管理是集目的性、系統(tǒng)性、深入性、專(zhuān)業(yè)性、及時(shí)性于一體的管理工作。

圖1 專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館對(duì)于情報(bào)管理的分類(lèi)

2.1 館藏文獻(xiàn)及日常情報(bào)管理

專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館是一個(gè)專(zhuān)門(mén)為科研工作者服務(wù)的部門(mén)機(jī)構(gòu)，利用各種方法，通過(guò)各種途徑，并付出大量復(fù)雜的科學(xué)勞動(dòng)來(lái)滿足科研生產(chǎn)對(duì)科技情報(bào)和文獻(xiàn)資料的需求。這一管理周期相對(duì)較長(zhǎng)，因?yàn)楦鞔罂蒲性核膶?zhuān)業(yè)圖書(shū)館的主要工作就是根據(jù)世界科技的發(fā)展趨勢(shì)、政府政策實(shí)施的發(fā)展方向、行業(yè)內(nèi)技術(shù)的發(fā)展提升等方面，館內(nèi)情報(bào)人員的工作重點(diǎn)就是收集整理大量與本專(zhuān)業(yè)相關(guān)的文獻(xiàn)資料，從中提取出有幫助的情報(bào)資料，并加以分析，最終傳遞交換或歸檔儲(chǔ)存，形成各自館藏的科研資料并加以利用。所以也可以簡(jiǎn)單理解為文獻(xiàn)資料是科技情報(bào)的基礎(chǔ)來(lái)源，科技情報(bào)則是文獻(xiàn)資料的活化應(yīng)用，這就是一個(gè)科技知識(shí)從量化到質(zhì)化的過(guò)程，如圖2所示。

2.2 科研項(xiàng)目情報(bào)管理

眾所周知，PMBOK把項(xiàng)目管理分為了五大過(guò)程組和九大知識(shí)領(lǐng)域。實(shí)際上，在一個(gè)項(xiàng)目的啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制和結(jié)束的過(guò)程中，科技情報(bào)管理是能夠參與到項(xiàng)目的全過(guò)程管理的，并且在整個(gè)科研生產(chǎn)項(xiàng)目信息化管理中也起到了重要作用，

見(jiàn)表1。

2.2.1 科研項(xiàng)目需求識(shí)別

專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館自建立之初，就應(yīng)長(zhǎng)期與外界情報(bào)機(jī)構(gòu)或科研院所的信息中心等保持溝通聯(lián)系，以奠定科研項(xiàng)目在立項(xiàng)之前就能有一定的項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)情報(bào)基礎(chǔ)。因此在項(xiàng)目啟動(dòng)之前，館內(nèi)情報(bào)人員應(yīng)及時(shí)與項(xiàng)目管理人員進(jìn)行溝通交流，迅速識(shí)別判斷出項(xiàng)目所需情報(bào)資料，并協(xié)同項(xiàng)目科研人員進(jìn)行立項(xiàng)調(diào)查、市場(chǎng)調(diào)研、反復(fù)產(chǎn)品構(gòu)思、深入可行性分析，最終以書(shū)面形式向機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)提交《立項(xiàng)調(diào)查報(bào)告》和《立項(xiàng)可行性分析報(bào)告》等，最終進(jìn)行申請(qǐng)立項(xiàng)。

2.2.2 科研項(xiàng)目情報(bào)分析

科研項(xiàng)目立項(xiàng)之后，對(duì)于項(xiàng)目情報(bào)的分析在這個(gè)時(shí)候就顯得尤為重要。因?yàn)闊o(wú)論是什么項(xiàng)目，總會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)存在。所以，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的目的是在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，合理規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)或?qū)⒚媾R的風(fēng)險(xiǎn)損失降至最低，而項(xiàng)目情報(bào)的分析則是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的重點(diǎn)之一，提前加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警和防范研究，建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)和防范機(jī)制，完善風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)，這些都需要館內(nèi)情報(bào)人員根據(jù)大量收集整理而成的情報(bào)資料，進(jìn)行系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)量化之后，提出符合該科研項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)控制和風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督。因此，專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館會(huì)根據(jù)科研項(xiàng)目的需求，組織項(xiàng)目相關(guān)人員收集項(xiàng)目干系人的需求文件，制訂需求管理計(jì)劃，列出需求跟蹤矩陣，界定項(xiàng)目范圍，還要與其他信息中心進(jìn)行項(xiàng)目系統(tǒng)科技信息交流，以及時(shí)接收并掌握此項(xiàng)目中國(guó)內(nèi)外的最新科學(xué)理論和技術(shù)動(dòng)態(tài)，并協(xié)調(diào)項(xiàng)目系統(tǒng)文獻(xiàn)信息刊物的編譯工作，預(yù)見(jiàn)項(xiàng)目在實(shí)施工程中可能面臨或不可避免的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，收集相關(guān)信息資料分類(lèi)存檔，建立系統(tǒng)完整的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理體制。

2.2.3 科研項(xiàng)目技術(shù)分析

科研項(xiàng)目一旦開(kāi)始執(zhí)行，實(shí)施過(guò)程是需要嚴(yán)格按照計(jì)劃定制的階段來(lái)進(jìn)行。這是一個(gè)占用大量資源的階段，因此專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館在之前的項(xiàng)目計(jì)劃中所創(chuàng)建的需求管理計(jì)劃，科研項(xiàng)目人員在項(xiàng)目的進(jìn)程中會(huì)制定詳細(xì)的工作包分解圖，而館內(nèi)情報(bào)人員則會(huì)根據(jù)分解后的甘特圖進(jìn)度來(lái)配合并加強(qiáng)情報(bào)信息工作對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)度上的協(xié)作組織工作、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的分析工作和項(xiàng)目業(yè)務(wù)日常的輔導(dǎo)工作。

2.2.4 科研項(xiàng)目情報(bào)反饋

眾所周知，項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中的一切活動(dòng)都是相關(guān)聯(lián)的。因此，針對(duì)科研項(xiàng)目過(guò)程中所產(chǎn)生的情報(bào)具有臨時(shí)性和通用性的特點(diǎn)，專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館在科研項(xiàng)目中可按技術(shù)類(lèi)別或功能不同的子項(xiàng)目進(jìn)行情報(bào)管理工作。情報(bào)人員則需組織項(xiàng)目專(zhuān)家階段性驗(yàn)收，征求科研人員工作中的反饋意見(jiàn)，以便及時(shí)修正改進(jìn)科研項(xiàng)目情報(bào)質(zhì)量，使其更有針對(duì)性地發(fā)揮作用。

2.2.5 科研項(xiàng)目情報(bào)歸檔

項(xiàng)目的收尾也是一個(gè)很重要的階段，專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館會(huì)根據(jù)科研項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中所產(chǎn)生的各種文檔、技術(shù)資料等進(jìn)行整理與編輯，歸納總結(jié)科研項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中的有益經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的記錄，協(xié)同項(xiàng)目管理人員編制《項(xiàng)目工程總結(jié)報(bào)告》，交由項(xiàng)目項(xiàng)目管理者和領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)，同時(shí)開(kāi)展科研項(xiàng)目信息理論創(chuàng)新，用現(xiàn)代化手段的研究，整理存檔，以供后續(xù)查看使用。

3 結(jié) 語(yǔ)

情報(bào)管理是一個(gè)橫向變化、縱向深化的系統(tǒng)。而科研院所專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館對(duì)科技情報(bào)的管理，基于對(duì)專(zhuān)業(yè)信息的要求，應(yīng)該對(duì)本單位的項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程進(jìn)行必要的分析和總結(jié)，并歸納總結(jié)出自己的項(xiàng)目階段化管理方法。因?yàn)榫湍壳扒闆r來(lái)看，大部分科研院所都有自己的核心業(yè)務(wù)范圍，在發(fā)展其核心項(xiàng)目的同時(shí)，需要有一定的預(yù)見(jiàn)性，相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展信息也需要及時(shí)收集、整理、保管、交流。應(yīng)重視外部環(huán)境對(duì)專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館管理的制約和促進(jìn)作用，與此同時(shí)，加強(qiáng)內(nèi)部環(huán)境對(duì)信息質(zhì)量的控制和科研人員的反饋，只有做到這一點(diǎn)，專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館對(duì)科技情報(bào)的管理才能做到理論與實(shí)踐、短期與民期、動(dòng)態(tài)與靜態(tài)、自身領(lǐng)域與相關(guān)領(lǐng)域、內(nèi)部環(huán)境與外部環(huán)境的系統(tǒng)結(jié)合。

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