續(xù)小寧

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)的普及與運(yùn)用，學(xué)校檔案管理工作也逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、自動化。由于電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的不同，使得檔案管理方法也需要相應(yīng)改變。作者就多年學(xué)校電子檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，談?wù)務(wù)剬W(xué)校檔案管理方法，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；方法

隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，學(xué)校檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)了自動化，檔案信息的輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞，以及檔案的編目和檢索基本上也都依靠計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)。由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有很大區(qū)別，因此學(xué)校檔案管理的工作技術(shù)和方法也有了相應(yīng)改變。

一、學(xué)校電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案是紙質(zhì)檔案的另一種儲存形式，它是系統(tǒng)化了的電子文件，是經(jīng)鑒定后有保存價(jià)值的且已經(jīng)歸檔的電子文件。電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，因此電子檔案除了具備紙質(zhì)檔案的一般性特點(diǎn)以外，還具有自身特性：

（一）人不能直接讀出電子檔案所載信息，必須使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行解碼后才能轉(zhuǎn)變?yōu)槿藗兛勺R讀的信息。電子檔案必須在計(jì)算機(jī)軟硬件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都齊全的環(huán)境下才能發(fā)揮作用。

（二）電子檔案存儲密度極高，所需存儲空間小，電子檔案顯得小巧的多，可以大大節(jié)約電子檔案存儲空間。

（三）電子檔案的信息可以輕松實(shí)現(xiàn)復(fù)制和傳輸，便于異地調(diào)閱或形成文件。因此便于共享。但電子檔案還具有信息的不穩(wěn)定性，信息的不安全性。

二、學(xué)校紙質(zhì)檔案的管理方法

學(xué)校電子檔案管理要做到集中、專人、規(guī)范。即各學(xué)校在各類工作中形成的全部檔案，由學(xué)校檔案室統(tǒng)一集中管理；要明確專人負(fù)責(zé)，完善檔案的收集、管理使用制度，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化、科學(xué)化。

（一）學(xué)校檔案管理要求。學(xué)校檔案管理不但要求檔案柜位置合理、規(guī)格統(tǒng)一、分類清楚、案柜整潔美觀以外，還要求檔案盒規(guī)格要統(tǒng)一、標(biāo)簽大小一致、字體規(guī)范。做到檔案首頁有目錄索引、一目了然、便于查尋，文字材料要統(tǒng)一、規(guī)范。

（二）學(xué)校檔案要分類管理。具體可分為文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、教師檔案、德育檔案、音體美勞衛(wèi)檔案、特色建設(shè)檔案、特色建設(shè)和其他檔案，每類檔案還要根據(jù)存放的內(nèi)容進(jìn)行分項(xiàng)存放。比如教師檔案可分為：領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人成長檔案、骨干教師個(gè)人成長檔案、培養(yǎng)對象個(gè)人成長檔案、教師個(gè)人成長檔案、教師基本情況統(tǒng)計(jì)表、骨干教師基本情況、課改典型教師檔案、教師獎懲情況、教師業(yè)績考核資料、教師基本功訓(xùn)練比賽材料和教師學(xué)歷復(fù)印件等11項(xiàng)。

三、學(xué)校電子檔案的管理方法

電子檔案的管理也可以按照紙質(zhì)檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行，只是具體方法上有所不同。

（一）信息收集。電子檔案信息通?？梢苑譃槿悾?、與紙質(zhì)檔案內(nèi)容相同的信息。在收集這類信息時(shí)，要注意與紙質(zhì)等文件之間相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系，建立統(tǒng)一文件編號。2、在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的信息。應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或拷貝件保留。

（二）信息整理。電子檔案信息整理就是將第一步收集到的信息進(jìn)行組盤，按一定規(guī)律，將相關(guān)文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上，也就是整理接收來的軟盤、磁帶和光盤。

（三）檔案保管。電子檔案的保管要確保電子檔案載體的安全。需要定期維護(hù)和檢測，并適當(dāng)進(jìn)行備份；并嚴(yán)格禁止使用封存盤來提供檔案利用，電子檔案入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用，防止利用過程中的泄密和損傷信息。

（四）檔案鑒定。電子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕跡，電子文件從形成到歸檔有一段較長的時(shí)間，所以，在歸檔時(shí)，鑒別歸檔的電子文件是否就是形成時(shí)的、有效的電子文件，即確認(rèn)歸檔的電子文件的原始性、真實(shí)性則是首要任務(wù)。再者，電子文件具有易逝性、易更改性，因而電子檔案必須在文件形成之前就決定其是否需要保存及保存時(shí)間長短，因此，電子文件的鑒定需超前，也就是必須在文件形成之初就開始進(jìn)行。鑒定的內(nèi)容與紙質(zhì)檔案一樣，是對其保存價(jià)值進(jìn)行判斷和預(yù)測，不同的是在判斷過程中要對文件的內(nèi)容及某些形式特征進(jìn)行充分的分析。

（五）檔案利用。電子檔案的利用一般有三種形式：直接查詢，拷貝，傳輸。為保證信息安全和版權(quán)，做好電子檔案利用管理工作很重要。主要分為四個(gè)方面：1、對用戶的管理和檔案管理人員的管理。主要是進(jìn)行使用權(quán)限的審核，首先是根據(jù)人員身份進(jìn)行系統(tǒng)注冊登錄，由系統(tǒng)自動判定使用者身份的合法性及使用權(quán)限，并進(jìn)行跟蹤記錄；其次電子檔案的內(nèi)容應(yīng)設(shè)置保密級別和開放程度。2、對檔案載體的管理。一是采用雙套制的存儲模式，一套保留原始格式，作為歸檔用途，另一套轉(zhuǎn)換成不可編輯的文件格式作為利用用途，確保電子檔案在利用過程中不發(fā)生內(nèi)容的篡改。二是建立一套技術(shù)驗(yàn)證機(jī)制保證原始電子檔案的真實(shí)性。3、安全保密措施。網(wǎng)絡(luò)傳輸安全采取的主要方法是物理隔離、應(yīng)用防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。根據(jù)電子檔案的保密級別，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)傳輸保障體系。按照密級，將電子檔案利用范圍劃分為不可用、內(nèi)部使用和公眾使用。還可以采取斷點(diǎn)續(xù)傳的技術(shù)，確保電子檔案在發(fā)生傳輸中斷的情況下，最終獲取的電子檔案副本保持完整性。

四、學(xué)校檔案存放和查閱要求

1、學(xué)校檔案存放要以類別和時(shí)間為序，每學(xué)期裝訂一次，左側(cè)裝訂，標(biāo)清頁碼，便于查閱。每次裝丁應(yīng)按內(nèi)容分類裝訂。

2、要做好防火、防潮、防盜、防蛀工作。

3、查閱檔案要經(jīng)校長批準(zhǔn)。

4、檔案的保存期限、更新和銷毀，按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5、將教職工的人事檔案和其他檔案的目錄及時(shí)輸入微機(jī)進(jìn)行電子檔案管理，便于管理和查閱。

總之，電子檔案與紙質(zhì)檔案既有區(qū)別又有聯(lián)系，電子檔案管理工作涉及到信息的搜集、整理、存儲和利用等諸多方面，既需要計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)輔助實(shí)現(xiàn)，同時(shí)又對工作人員提出了更高要求。只有通過制度、技術(shù)、人員素質(zhì)等多方面共同努力才能保證電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠，保證電子檔案在存貯、傳輸過程中的安全、保密，最終實(shí)現(xiàn)電子檔案的優(yōu)勢。

為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校的規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)，更好地發(fā)揮檔案在教育教學(xué)中的作用，特制定檔案管理辦法。