蔣艷華

“云”時代的到來，推進了社會分工的不斷細化，各個行業(yè)也呈現(xiàn)出專業(yè)化、技術化的趨勢。在這樣的大背景下，一些檔案機構加快了與其他技術部門的合作，實行工程外包，將一些保密程度低的工作交給有經(jīng)驗的機構去做，以期盡快完成數(shù)字檔案建設。這樣不僅加快了數(shù)字檔案建設的進程，更確保了數(shù)字檔案建設的質(zhì)量和進度。這種嘗試雖然還處于探索階段，但是這種模式為數(shù)字檔案建設指明了發(fā)展的方向。

1 數(shù)字檔案建設對外承包內(nèi)涵

業(yè)務外包是一種常見的企業(yè)經(jīng)營模式，它起源于二戰(zhàn)后的發(fā)達資本主義國家。一些效益好的企業(yè)，為節(jié)約勞動成本、減少能耗和污染等，將一些非保密或保密級別低的工作外包給其他企業(yè)，以減少和壓縮不必要的人工消耗，從而實現(xiàn)利潤最大化。這種經(jīng)營管理的主要特點是保密強、成本低、效益高等。數(shù)字檔案業(yè)務外包則是將即將建設的數(shù)字檔案工程中的部分工作承包給有經(jīng)驗、有資質(zhì)、要價低的企業(yè)，以加快數(shù)字檔案建設的步伐。數(shù)字檔案對外承包工程主要包括：數(shù)字檔案軟件開發(fā)與利用、紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理、數(shù)字檔案區(qū)域共享、日常維護等內(nèi)容。

2 “云”時代視域中的數(shù)字檔案建設策略

專業(yè)化的數(shù)字檔案建設公司是實現(xiàn)“云”時代數(shù)字檔案建設的重要前提。“云”時代把人們帶向了專業(yè)化、精細化。因此，數(shù)字檔案的建設要求“專業(yè)發(fā)展”，在外包過程中要尋找資質(zhì)好、專業(yè)過硬、經(jīng)驗豐富的公司合作。主管部門在考慮合作對象時，不僅要聽取專家的意見，更重要的是要根據(jù)自身的實際需要，對外包公司的情況有一個全面細致的了解，如：技術能力、財務狀況、創(chuàng)新與研發(fā)能力、服務能力等。具體做法是：首先要對承包公司的相關資質(zhì)進行審核，如證書證明、資質(zhì)級別、資質(zhì)種類以及國家允許其承接業(yè)務范圍等。其次，要審核外包公司以前的業(yè)績，了解其技術、服務態(tài)度、后續(xù)管理等各方面的情況。再次，要對承包公司的相關能力進行調(diào)查。筆者認為，不僅要調(diào)查其數(shù)字檔案建設能力，也要對其駕馭設備、后續(xù)管理、開發(fā)研究的能力進行調(diào)查，看其是否滿足相關要求。最后，還要考察承包公司的品牌實力。品牌文化是一個公司長期積淀形成的，通過對公司近幾年的工作業(yè)績的考察，鑒定其管理、技術、成本控制、工具設備等全面品牌實力。

加強對數(shù)字檔案建設外包企業(yè)的管理是做好“云”時代數(shù)字檔案建設的重要保障。“云”時代的內(nèi)涵要求全面滿足客戶的需要，加強管理則是實現(xiàn)滿足客戶需求的重要途徑。我國數(shù)字檔案的建設規(guī)模大、范圍廣、難度大，采取對外承包部分業(yè)務的做法是必要的。對外承包是一個繁復的過程，簡而言之，就是要實現(xiàn)由業(yè)務的承辦者向業(yè)務的管理者轉(zhuǎn)變。首先，要制定數(shù)字檔案建設對外承包業(yè)務合同，規(guī)范和明確雙方的權利和義務。合同要堅持原則性與靈活性并重，既要強調(diào)在服務范圍內(nèi)雙方的責任，又要靈活處理在管理過程中出現(xiàn)的各種問題；既要相互充分信任，又要按照合同在規(guī)定時間內(nèi)完成任務；既要明確賠償制度，又要制定解決爭端的辦法。另外，合同年限也不必太長，以三到五年為宜。其次，要加大對外承包業(yè)務的監(jiān)督力度，主管單位或企業(yè)應組建對外承包業(yè)務督導小組，聘請專家擔任小組負責人，定期對外包公司進行技術、業(yè)務、財務等方面的督查，并及時向主管單位反饋，如匯報一段時間內(nèi)承包公司的業(yè)務進度、調(diào)查承包公司的滿意程度、在公司外圍開展公司信譽評價；也可以將承包公司的各項能力與其他公司進行對比，以期發(fā)現(xiàn)問題，減少不必要的風險。

加強與承包公司的溝通和聯(lián)系是推進“云”時代數(shù)字檔案建設的有效方法。溝通與協(xié)調(diào)是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的強大助力，數(shù)字檔案建設外包業(yè)務的溝通與協(xié)調(diào)工作的主要形式是召開協(xié)調(diào)會議，可以明確外包的階段性任務，強調(diào)總?cè)蝿眨瑥娀瘜?jīng)費以及人員的調(diào)配，優(yōu)化工作進度。同時，數(shù)字檔案建設外包業(yè)務并不意味著主管單位或企業(yè)可以放手不管，而是要時常注意發(fā)現(xiàn)數(shù)字檔案建設過程中的不足，如及時發(fā)現(xiàn)頁碼錯誤、信息輸入錯誤等。

總之，“云”時代是滿足人們對數(shù)字化需要的時代，而數(shù)字檔案的建設是實現(xiàn)人們對數(shù)字檔案的需要。數(shù)字檔案的建設是一項長期而復雜的工程，整體工程的不斷推進是實現(xiàn)檔案資源共享的第一步。相信隨著這項工程的穩(wěn)步推進，將來一定能為網(wǎng)絡檔案資源共享創(chuàng)造良好的條件。