吳穎坤，張　健，沈　烽，劉　艷

（上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬新華醫(yī)院藥學(xué)部，上海　200092）

我院藥品采購(gòu)管理模塊的改進(jìn)與應(yīng)用

吳穎坤＊，張健，沈烽，劉艷

（上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬新華醫(yī)院藥學(xué)部，上海200092）

目的：提高藥品周轉(zhuǎn)率和藥庫(kù)工作效率，降低藥品庫(kù)存成本。方法：在對(duì)我院藥品進(jìn)行ABC分類法的基礎(chǔ)上，改進(jìn)原有醫(yī)院信息系統(tǒng)中的藥品采購(gòu)管理模塊。通過(guò)在模塊中增設(shè)采購(gòu)比例系數(shù)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)生成科學(xué)、精確、合理的藥品采購(gòu)計(jì)劃；通過(guò)增加分類篩選功能，結(jié)合配送方式以及藥品屬性分類結(jié)果，實(shí)現(xiàn)藥品分類采購(gòu)；通過(guò)對(duì)改進(jìn)前、后相關(guān)指標(biāo)進(jìn)行比較，評(píng)價(jià)改進(jìn)效果。結(jié)果：與改進(jìn)前比較，改進(jìn)后我院藥品月平均庫(kù)存金額下降6.44%，周轉(zhuǎn)率提高47.13%（由4.18%升至6.15%），每次采購(gòu)計(jì)劃制訂時(shí)間下降75.00%（由8 h下降為2 h）。結(jié)論：藥品采購(gòu)管理模塊經(jīng)改進(jìn)后，有效減少了藥品庫(kù)存量，提高了藥品周轉(zhuǎn)率和藥庫(kù)工作效率。

藥品采購(gòu)管理模塊；藥品采購(gòu)計(jì)劃；信息化管理；藥品分類；周轉(zhuǎn)率；庫(kù)存金額

隨著我國(guó)醫(yī)療改革逐步的推進(jìn)和深化，公立醫(yī)院將逐步取消藥品加成，破除“以藥補(bǔ)醫(yī)”機(jī)制，并通過(guò)調(diào)整醫(yī)療服務(wù)價(jià)格、加大政府投入、改革支付方式、降低醫(yī)院運(yùn)行成本等，建立科學(xué)合理的補(bǔ)償機(jī)制［1］。而藥品作為主要儲(chǔ)存物資占據(jù)了醫(yī)院大部分運(yùn)行資金，如果能夠在保障臨床需要的前提下將藥品庫(kù)存降至最低，可有效降低藥品管理成本，同時(shí)也會(huì)釋放出大量被占用的資金［2］，達(dá)到降低醫(yī)院運(yùn)行成本的目的。為了提高藥品庫(kù)存管理的準(zhǔn)確性和效率，2014年10月，筆者通過(guò)在我院醫(yī)院信息系統(tǒng)（Hospital information system，HIS）藥品采購(gòu)管理模塊中建立合理的藥品分類體系，增加采購(gòu)比例系數(shù)的相關(guān)功能設(shè)置，成功將我院采購(gòu)管理模塊升級(jí)。升級(jí)后由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)生成合理的采購(gòu)計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)了有效降低藥品庫(kù)存、提高工作效率的目的。現(xiàn)將我院藥品采購(gòu)管理模塊的改進(jìn)與應(yīng)用介紹如下。

圖1　采購(gòu)管理模塊原有界面圖示Fig 1　Interface of original procurement management module

1　原藥品采購(gòu)管理模塊的不足

我院原藥品采購(gòu)管理模塊信息界面見圖1。

在使用過(guò)程中，筆者發(fā)現(xiàn)原模塊中存在以下不足：（1）無(wú)藥品分類功能。只能通過(guò)操作人員的經(jīng)驗(yàn)去判斷各藥品對(duì)采購(gòu)資金大致的占用情況，再?zèng)Q定藥品采購(gòu)天數(shù)。（2）無(wú)藥品篩選功能。需要人工逐個(gè)制訂采購(gòu)計(jì)劃，由于采購(gòu)目錄品種繁多，存在制訂計(jì)劃耗時(shí)且易發(fā)生遺漏的缺點(diǎn)。（3）無(wú)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)采購(gòu)數(shù)量功能。需要工作人員根據(jù)出庫(kù)數(shù)量結(jié)合當(dāng)前庫(kù)存量人工統(tǒng)計(jì)采購(gòu)數(shù)量，存在耗時(shí)長(zhǎng)且人為因素影響較多等缺點(diǎn)，容易導(dǎo)致藥品庫(kù)存積壓等問(wèn)題。故該模塊功能已不符合目前形勢(shì)下的藥庫(kù)管理需求，需要改進(jìn)。

2　藥品采購(gòu)管理模塊的改進(jìn)

2.1以ABC分類為基礎(chǔ)

藥品ABC分類是將庫(kù)存藥品按品種和占用資金的多少分為重要的A類、一般重要的B類和不重要的C類3個(gè)等級(jí)，針對(duì)不同等級(jí)進(jìn)行管理和控制的一種方法［3］。將ABC分類法運(yùn)用于藥庫(kù)管理工作，可以使醫(yī)院藥品采購(gòu)、存儲(chǔ)、配送逐步走向社會(huì)化和專業(yè)化，使各個(gè)工作程序高效、有序運(yùn)行，提高工作質(zhì)量和工作效率［4］。筆者選取我院2014年1-6月采購(gòu)藥品總數(shù)和金額為樣本進(jìn)行ABC分類法分析，詳見表1。

表12014　年1-6月藥品采購(gòu)數(shù)據(jù)分析Tab 1　Analysis of drug procurement data from Jan.to Jun.2014

按藥品采購(gòu)金額由高到低排序后進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)20%的藥品占75.54%的金額，65%的藥品占24.31%的金額，15%的藥品占0.15%的金額。依據(jù)該權(quán)重比例，通過(guò)設(shè)置參考月數(shù)（通常設(shè)置為3個(gè)月），即選定采購(gòu)計(jì)劃制訂前3個(gè)月的數(shù)據(jù)為樣本將我院藥品分為A、B、C 3類。

2.2設(shè)定A、B、C類藥品采購(gòu)天數(shù)

依據(jù)《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則（2011年版）》［5］中對(duì)庫(kù)存管理的規(guī)定：“定期評(píng)估藥品儲(chǔ)備情況，85%以上藥品庫(kù)存周轉(zhuǎn)率少于10～15 d，定期評(píng)估，有分析報(bào)告和提出改進(jìn)措施”。為了減少對(duì)資金的占用、提高周轉(zhuǎn)率，A類藥品嚴(yán)格按10 d采購(gòu)量采購(gòu)，增加采購(gòu)頻次，加速該類藥品的周轉(zhuǎn)；B類藥品用量穩(wěn)定，對(duì)采購(gòu)金額影響小，通常按10～15 d采購(gòu)量采購(gòu)，增加采購(gòu)數(shù)量，減少采購(gòu)頻次；C類藥品臨床消耗量很小，貯備較長(zhǎng)時(shí)間的消耗量對(duì)資金的占用也不會(huì)太多［6］，且C類藥品包含搶救藥品，通常按15～30 d的采購(gòu)量采購(gòu)。在采購(gòu)計(jì)劃中直接填寫采購(gòu)天數(shù)，操作簡(jiǎn)便、直觀。

2.3藥品采購(gòu)計(jì)劃的確定

2.3.1計(jì)算藥品預(yù)采購(gòu)數(shù)量根據(jù)公式P1=Ni×Dj/D，計(jì)算出每種藥品采購(gòu)天數(shù)內(nèi)的預(yù)采購(gòu)數(shù)量。其中，P1為預(yù)采購(gòu)計(jì)劃數(shù)量，Ni為上月或本月藥品出庫(kù)數(shù)量，Dj為各類別藥品的采購(gòu)天數(shù)，D為當(dāng)月天數(shù)。每月前2周采購(gòu)計(jì)劃中可將上月出庫(kù)數(shù)量作為參考標(biāo)準(zhǔn)，后幾周則以本月出庫(kù)數(shù)量作為參考標(biāo)準(zhǔn)，可以避免上月出庫(kù)量大、本月出庫(kù)量驟減造成的庫(kù)存積壓?jiǎn)栴}。2.3.2藥品采購(gòu)計(jì)劃數(shù)量的確定①采購(gòu)比例系數(shù)的設(shè)定。“2.3.1”項(xiàng)下生成的采購(gòu)計(jì)劃單中部分藥品是不需要采購(gòu)的，如現(xiàn)有庫(kù)存量已滿足預(yù)采購(gòu)數(shù)量的95%時(shí)，可以不采購(gòu)。這樣的設(shè)置可以在保證藥品供應(yīng)的前提下減少藥品的驗(yàn)收、發(fā)票錄入以及養(yǎng)護(hù)成本。其計(jì)算程序如下：“If（P1＞S×X1）P1=0 else P2=P1-S”。其中，S為庫(kù)存量，X1為采購(gòu)比例系數(shù)。X1通常設(shè)置為0.95～1，該系數(shù)值越大，藥品采購(gòu)量越小。②將預(yù)采購(gòu)數(shù)量除余數(shù)后判斷中大包裝的取整。其計(jì)算程序如下：“T1=（P2%B）%M，P3=P2-T1，If（T1＞M×X2）P4=P3+M；T2= P4%B，If（T2＞B×X3）P=P4+B-T2”，其中，T1～T2為中間變量，B為大包裝量，M為中包裝量；X2為中包裝取整系數(shù)，通常設(shè)置為0.7～1；X3為大包裝取整系數(shù)，通常設(shè)置為0.8～1；P為采購(gòu)計(jì)劃數(shù)量，P2～P4為預(yù)采購(gòu)計(jì)劃數(shù)量的中間變量。通過(guò)相關(guān)藥品采購(gòu)比例系數(shù)的設(shè)置可以使系統(tǒng)自動(dòng)生成的計(jì)劃數(shù)量更科學(xué)、合理。

2.4增加分類篩選功能

模塊中增加“全選”和各分類選項(xiàng)。在勾選“全選”條件下，勾選相應(yīng)分類選項(xiàng)，可以使分類選項(xiàng)對(duì)應(yīng)的品種從采購(gòu)計(jì)劃訂單中濾除；單獨(dú)勾選分類選項(xiàng)，則可直接生成該分類品種的采購(gòu)計(jì)劃訂單。如采購(gòu)目錄中的化學(xué)試劑、特批藥品及原料藥等在采購(gòu)中無(wú)需生成計(jì)劃，操作人員勾選“全選”的同時(shí)再選擇相應(yīng)分類選項(xiàng)即可濾除，使采購(gòu)計(jì)劃更精準(zhǔn)。

3　實(shí)現(xiàn)藥品分類采購(gòu)

3.1可按配送方式分類采購(gòu)

本系統(tǒng)可細(xì)分直送和直銷模式。對(duì)于供應(yīng)情況較穩(wěn)定、配送藥房較集中的藥品，可以按直送模式采購(gòu)。采購(gòu)管理模塊中顯示為“直送”，操作人員只需每周1次在采購(gòu)計(jì)劃模塊中勾選“直送”，可以由計(jì)算機(jī)生成直送藥品采購(gòu)計(jì)劃，快捷準(zhǔn)確。該模塊功能界面見圖2。

圖2　直送藥品采購(gòu)計(jì)劃界面Fig 2　Procurement plan interface of direct delivering drugs

根據(jù)預(yù)先經(jīng)接口導(dǎo)入ePS（Electronic pharmaceutical supplies）［7］的信息進(jìn)行核銷出庫(kù)，由藥庫(kù)藥輔人員陪同供應(yīng)商配送人員直接運(yùn)送至各領(lǐng)用藥房，可有效緩解藥庫(kù)物流配送的壓力；對(duì)于供應(yīng)情況穩(wěn)定、配送藥房分散、質(zhì)量重、用量大的藥品如輸液等，按直銷模式采購(gòu)。該類藥品由二級(jí)藥房賬務(wù)管理員按約定時(shí)間制訂計(jì)劃，供應(yīng)商直接配送至藥房。直銷到部門的采購(gòu)模式具有每周多次采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)，可以有效節(jié)約各藥房倉(cāng)庫(kù)面積，減少輸液在養(yǎng)護(hù)、配送等環(huán)節(jié)的人力成本［8］。在藥庫(kù)采購(gòu)計(jì)劃制訂過(guò)程中，操作人員勾選“全選”的同時(shí)再選擇“直銷”可濾除該部分藥品，不生成計(jì)劃。由此，通過(guò)直銷直送采購(gòu)模式的應(yīng)用進(jìn)一步減少了藥庫(kù)的庫(kù)存。

3.2可按屬性分類采購(gòu)

將特殊藥品實(shí)行分類采購(gòu)是確保該類藥品可在單獨(dú)時(shí)間配送、到貨即驗(yàn)的必要條件，而本系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對(duì)特殊藥品的分類采購(gòu)。將麻醉藥品、Ⅰ類精神藥品、Ⅱ類精神藥品以及毒性藥品分類并顯示，操作人員勾選相應(yīng)分類選項(xiàng)即可生成采購(gòu)計(jì)劃。該模塊功能界面見圖3。

圖3　特殊藥品采購(gòu)計(jì)劃界面Fig 3　Procurement plan interface of special drugs

4　改進(jìn)藥品采購(gòu)管理模塊后的效果與評(píng)價(jià)

4.1庫(kù)存管理評(píng)價(jià)指標(biāo)比較

改進(jìn)后的采購(gòu)管理模塊于2014年10月上線使用，每周制訂1次采購(gòu)計(jì)劃。為了保證數(shù)據(jù)完整性，筆者選取了2013年與2015年的全年數(shù)據(jù)進(jìn)行分析比較。通過(guò)周轉(zhuǎn)率［本月出庫(kù)金額數(shù)/（上月結(jié)存金額數(shù)+本月結(jié)存金額數(shù)）/2］計(jì)算得出2013年和2015年的月平均周轉(zhuǎn)率。改進(jìn)模塊后，各項(xiàng)指標(biāo)都有明顯改善，2015年在采購(gòu)品種數(shù)增加11.14%的情況下，月平均庫(kù)存金額較2013年減少了6.44%；平均周轉(zhuǎn)率提高了47.13%；每次采購(gòu)計(jì)劃制訂所需時(shí)間下降了75.00%；庫(kù)存值明顯降低，有效降低了醫(yī)院藥品運(yùn)行成本，詳見表2。

表2　改進(jìn)前、后庫(kù)存管理評(píng)價(jià)指標(biāo)比較Tab 2　Comparison of inventory management evaluation indexes before and after the improvement

4.2優(yōu)化了藥庫(kù)物流配送結(jié)構(gòu)

通過(guò)對(duì)藥品實(shí)施特定的物流配送分類進(jìn)行采購(gòu)，使我院藥庫(kù)局部“零庫(kù)存”［9］的管理得以實(shí)現(xiàn)。我院2015年通過(guò)直送、直銷出庫(kù)藥品已達(dá)到全院藥品出庫(kù)總箱數(shù)的54%，且由供應(yīng)商物流直接配送至二級(jí)藥房，很大程度上減少了藥庫(kù)物流配送的壓力，優(yōu)化了我院物流配送結(jié)構(gòu)。

5　結(jié)語(yǔ)

建立合理的藥品分類體系，并借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)將其引入到采購(gòu)計(jì)劃模塊中，再通過(guò)采購(gòu)系數(shù)的設(shè)置由信息系統(tǒng)自動(dòng)制訂采購(gòu)計(jì)劃的方法突破了傳統(tǒng)ABC分類制訂計(jì)劃的局限性，是一種動(dòng)態(tài)性的管理方式。我院2015年采用了該采購(gòu)模塊后，有效地提高了藥庫(kù)工作效率，減少了人為差錯(cuò)，優(yōu)化了藥品庫(kù)存，使醫(yī)院有限資金使用最大化；同時(shí)，也將藥學(xué)技術(shù)人員從大量的事務(wù)性工作中解脫出來(lái)，從而投入到醫(yī)保、價(jià)格、招標(biāo)等政策的執(zhí)行工作中去。

當(dāng)然，目前的采購(gòu)模塊也存在不足：（1）前期缺貨藥品、新進(jìn)藥品以及部分隨季節(jié)性變化增減較大的藥品，由于無(wú)充分的支出數(shù)據(jù)參考依據(jù)，還需要通過(guò)人工判斷來(lái)制訂計(jì)劃。（2）由于直送、直銷藥品采購(gòu)天數(shù)的縮短和庫(kù)存量的減少，供應(yīng)商若缺貨則容易出現(xiàn)藥品缺貨的情況。（3）藥品用量驟減和驟增時(shí)容易造成庫(kù)存積壓和缺貨情況。（4）由于藥品采購(gòu)天數(shù)的縮短以及部分藥品大包裝數(shù)量的增加，入庫(kù)時(shí)藥品非整箱情況增多，增加了驗(yàn)收的難度。針對(duì)以上不足，我科人員努力優(yōu)化、完善方法，包括：（1）通過(guò)對(duì)前期缺貨藥品、新進(jìn)藥品以及部分隨季節(jié)性變化增減量較大的藥品進(jìn)行標(biāo)記，方便操作人員識(shí)別，由操作人員進(jìn)行該類藥品采購(gòu)計(jì)劃數(shù)量的調(diào)整。（2）做好缺貨藥品信息的溝通工作，及時(shí)通過(guò)院內(nèi)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（Office automation system）將藥品供應(yīng)信息提供給全院人員知曉，使臨床使用部門了解藥品的缺貨情況以及可替代使用藥品的信息。（3）加強(qiáng)藥品監(jiān)控管理，每月將用量異常波動(dòng)的品種提交臨床藥師，由臨床藥師對(duì)這類品種的處方用藥合理性進(jìn)行點(diǎn)評(píng)分析，判別用量驟增原因，對(duì)于不合理用藥情況及時(shí)給予干預(yù)措施，促進(jìn)合理用藥。（4）加強(qiáng)專業(yè)人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高職業(yè)素養(yǎng)。通過(guò)精細(xì)化的過(guò)程管理，持續(xù)改進(jìn)。

在公立性醫(yī)院藥品去利潤(rùn)化的趨勢(shì)下，筆者認(rèn)為該采購(gòu)管理模塊亦可引入到二級(jí)藥房的采購(gòu)管理中去，通過(guò)對(duì)各藥房藥品目錄進(jìn)行分類，設(shè)置相關(guān)采購(gòu)系數(shù)，由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)測(cè)算出合理的采購(gòu)上限和下限數(shù)量，采取以銷代進(jìn)模式制訂采購(gòu)計(jì)劃，使藥品最大限度地處于周轉(zhuǎn)而非存儲(chǔ)狀態(tài)［10］，從而實(shí)現(xiàn)藥庫(kù)的“零庫(kù)存”管理，實(shí)現(xiàn)藥庫(kù)由藥品存儲(chǔ)中心向藥品政策、賬務(wù)數(shù)據(jù)處理中心的轉(zhuǎn)型。當(dāng)然，對(duì)于有特殊要求的藥品如需冷鏈配送的藥品，其配送模式必須建立在有全程溫濕度監(jiān)控的物流條件下實(shí)施，以保證藥品質(zhì)量和安全。

［1］國(guó)務(wù)院辦公廳.國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于城市公立醫(yī)院綜合改革試點(diǎn)的指導(dǎo)意見［S］.2015-05-17.

［2］曹吉龍.醫(yī)院HIS藥品采購(gòu)過(guò)程管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［D］.沈陽(yáng)：東北大學(xué)，2012.

［3］張亞芳，閆素英，王育琴，等.關(guān)于三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)中藥品庫(kù)存周轉(zhuǎn)率定義的解讀與計(jì)算方法探討［J］.中國(guó)藥房，2014，25（37）：3 545.

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［5］衛(wèi)生部醫(yī)療服務(wù)監(jiān)管司.衛(wèi)生部醫(yī)院評(píng)審評(píng)價(jià)工作文件匯編［M］.北京：人民衛(wèi)生出版社，2012：137.

［6］王詩(shī)華，范開華，林芝蘭，等.我院藥品自動(dòng)補(bǔ)貨流程的改進(jìn)及供應(yīng)鏈管理平臺(tái)的建立與應(yīng)用［J］.中國(guó)藥房，2014，25（29）：2 722.

［7］沈烽，張健，黃源，等.ePS供應(yīng)商評(píng)分系統(tǒng)在醫(yī)院藥品采購(gòu)管理體系中的應(yīng)用［J］.中國(guó)藥房，2014，25（1）：31.

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［9］彭必新，張玉星，黃芳.對(duì)醫(yī)院藥品采購(gòu)上實(shí)施零庫(kù)存的探討［J］.中國(guó)醫(yī)藥指南，2012，10（12）：382.

［10］宋毅斐，鹿巖，孫世光.基于庫(kù)存模型法的藥品采購(gòu)與庫(kù)存控制策略［J］.中國(guó)藥房，2016，27（1）：70.

（編輯：劉萍）

Improvement and Application of Drug Procurement Management Module in Our Hospital

WU Yingkun，ZHANG Jian，SHEN Feng，LIU Yan
（Dept.of Pharmacy，Xinhua Hospital Affiliated to School of Medicine，Shanghai Jiaotong University，Shanghai 200092，China）

OBJECTIVE：To improve the drug turnover rate and the work efficiency of drug storehouse，and to reduce the cost of drug storage.METHODS：Based on ABC dynamic classification，original drug procurement management module in HIS was improved.Scientific，accurate and reasonable drug procurement plan was generated by the system automatically through setting procurement proportion coefficient.Drug procurement by type was achieved through adding classification scanning function，based on distribution mode and drug property classification.Related index were compared before and after improvement to evaluate the effects of the improvement.RESULTS：Compared with before improvement，average monthly inventory amount of drugs in our hospital reduced by 6.44%，turnover rate increased by 47.13%（increasing from 4.18%to 6.15%），and the time for developing procurement plan decreased by 75.00%（decreasing from 8 h to 2 h）.CONCLUSIONS：The improvement of drug procurement management module effectively reduce drug inventory and improve turnover rate of drugs and work efficiency.

Drug procurement management module；Drug procurement plan；Information management；Drug classification；Turnover rate；Inventory amount

R95

A

1001-0408（2016）22-3099-03

10.6039/j.issn.1001-0408.2016.22.22

＊主管藥師。研究方向：醫(yī)院藥事管理。電話：021-25077186。E-mail：wyk_6161@126.com

2016-02-18

2016-04-15）