李萍（南京市第二醫(yī)院、江蘇省傳染病醫(yī)院，江蘇南京，210003）

淺談突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的收集與利用

李萍
（南京市第二醫(yī)院、江蘇省傳染病醫(yī)院，江蘇南京，210003）

突發(fā)公共衛(wèi)生事件是指發(fā)生急驟的對(duì)社會(huì)大眾的安全健康構(gòu)成嚴(yán)重威脅的重大衛(wèi)生安全事件，這個(gè)概念一般寬泛，包括重大傳染病或疫情、重大食物及職業(yè)中毒、集體性原因不明疾病以及其它嚴(yán)重?fù)p害大眾健康的衛(wèi)生事件［1］，如引起巨大恐慌的2003年“非典”事件便是一個(gè)典型的例子。而就突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案而言，其“突發(fā)”二字就決定了收集工作的非程序化性，往往是常規(guī)工作模式所不能完成的［2］。因此，積極思考突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案收集工作的策略，重視對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的研究與利用，具有深刻的現(xiàn)實(shí)意義。

一、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案收集的重要性

近些年來(lái)我國(guó)經(jīng)濟(jì)騰飛，而隨之帶來(lái)的環(huán)境污染也日趨嚴(yán)重，突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生次數(shù)漸趨頻繁，這也為檔案管理工作新增了門(mén)類(lèi)。作為新興檔案門(mén)類(lèi)之一，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案無(wú)論就其管理理論還是管理方法，都值得逐步深入探究。其重要性主要體現(xiàn)在如下幾點(diǎn)：

1.為預(yù)警預(yù)測(cè)突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供全面的信息。通過(guò)檔案記載回顧突發(fā)公共衛(wèi)生事件歷史，為突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生、預(yù)案及防治提供參考依據(jù)，尋找突發(fā)公共衛(wèi)生事件疫情發(fā)生的聯(lián)系規(guī)律，以得出科學(xué)性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而加強(qiáng)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)對(duì)工作［3］。

2.為衛(wèi)生政策的咨詢(xún)決策提供有效依據(jù)。通過(guò)文字、圖像、聲音等多種載體真實(shí)地記敘突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生過(guò)程，生成具有重要利用價(jià)值的檔案材料，累積經(jīng)驗(yàn)，為今后突發(fā)公共衛(wèi)生事件的決策及應(yīng)對(duì)，以及為各級(jí)政府制定衛(wèi)生政策提供規(guī)律性、科學(xué)性的依據(jù)，同時(shí)還可便利于衛(wèi)生行政部門(mén)為社會(huì)健康提供咨詢(xún)服務(wù)。

3.以史為鑒，開(kāi)展突發(fā)公共衛(wèi)生事件教育。近些年突發(fā)公共衛(wèi)生事件可謂漸趨頻繁，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案受到了社會(huì)各方的高度重視，以利于后事借鑒［4］，并且促使公共衛(wèi)生危機(jī)事件教育能夠在社會(huì)大眾中廣泛開(kāi)展起來(lái)，促進(jìn)大眾對(duì)公共衛(wèi)生危機(jī)事件的科學(xué)防范意識(shí)的提高。

二、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的管理方法

南京市第二醫(yī)院作為江蘇省傳染病醫(yī)院，經(jīng)歷了2003年的“非典”（SARS）、2005年的“人感染高致病性禽流感”、2009年的“甲型H1N1流感”、2013年的“人感染H7N9禽流感”等多次重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件救治，檔案部門(mén)采取主動(dòng)上門(mén)收集、跟蹤收集相結(jié)合的方法，以保證突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案收集齊全，保留了圖片、音頻資料、會(huì)議記錄等大量的重要管理資料，同時(shí)還保留了很多詳盡的病例資料，極大豐富了醫(yī)院檔案的內(nèi)涵。對(duì)于這些重要的信息，我院根據(jù)實(shí)物檔案、聲像檔案、文書(shū)檔案等各類(lèi)檔案的分類(lèi)原則進(jìn)行收集管理。具體方法為：

1.實(shí)物檔案的管理。按照實(shí)物檔案的特點(diǎn)與種類(lèi)分門(mén)別類(lèi)，主要從下面幾點(diǎn)入手：（1）分類(lèi)登記；（2）分別立卷，執(zhí)行一物一卷的原則［5］；（3）對(duì)錦旗等軟物品卷盒存放，保護(hù)原件的完整性；（4）對(duì)獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等重件實(shí)物檔案在登記表上編寫(xiě)同一檔號(hào)，并注明具體的數(shù)量；（5）所有實(shí)物檔案要完整加蓋檔號(hào)章，對(duì)加蓋不方便的實(shí)物檔案，先于不明顯處粘貼不粘膠紙?jiān)偌由w檔號(hào)章；（6）對(duì)于信件檔案，以地區(qū)為單位進(jìn)行組卷，并對(duì)卷與件進(jìn)行序號(hào)編寫(xiě)，按照順序號(hào)排放整齊，歸入文書(shū)檔案保存；（7）按實(shí)物檔案登記表明確錄入各項(xiàng)相關(guān)數(shù)據(jù)。

2.聲像檔案的管理。主要指的是在突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生時(shí)，黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人以及上級(jí)部門(mén)發(fā)布的各項(xiàng)命令與指示、視察工作的圖片、音像等資料的收集。如對(duì)“非典”期間所形成的檔案，我們將有價(jià)值的照片根據(jù)內(nèi)容及種類(lèi)逐一歸檔：（1）將重要會(huì)議、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察工作以及重大的學(xué)術(shù)交流等照片與光盤(pán)進(jìn)行專(zhuān)題整理，逐一編碼后存檔保管。（2）將體現(xiàn)政府以及社會(huì)各方予以支持的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理。如在歷次重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件中，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)親自接見(jiàn)了奮力抗戰(zhàn)在一線的醫(yī)護(hù)工作人員以及專(zhuān)家，聽(tīng)取了匯報(bào)并作了重要部署工作。2015年，組建了以南京市第二醫(yī)院為主體的第四批援塞抗疫醫(yī)療隊(duì)，承擔(dān)援塞拉利昂埃博拉出血熱醫(yī)療任務(wù)，二院榮獲國(guó)家埃博拉出血熱疫情防控先進(jìn)集體，并得到國(guó)務(wù)院副總理劉延?xùn)|的親切接見(jiàn)等等。我院對(duì)這類(lèi)珍貴照片、音頻資料進(jìn)行了專(zhuān)門(mén)整理歸檔。（3）積極聯(lián)絡(luò)攝影師配合完成單位的各種大事記，并對(duì)照片作了特別的編寫(xiě)說(shuō)明。（4）按照事件發(fā)生的時(shí)間順序以及照片資料的重要程度進(jìn)行歸檔。（5）對(duì)照片進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，并對(duì)照片的底片進(jìn)行整理歸檔。

3.文書(shū)檔案的管理。（1）鑒定收集來(lái)的文書(shū)，分出永久保存、長(zhǎng)期保存以及短期保存。（2）根據(jù)永久保存檔案的性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，主要包括突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急機(jī)構(gòu)的編制、臨時(shí)黨委組成、人員名冊(cè)、人員任命、職責(zé)要求、人員調(diào)遣等，對(duì)于各項(xiàng)重要會(huì)議的記錄、紀(jì)要以及其他電子文件，要按照實(shí)際的問(wèn)題按件整理。（3）對(duì)黨中央、各級(jí)政府、各級(jí)衛(wèi)生部門(mén)發(fā)布的與突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關(guān)的文件長(zhǎng)期保存，進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)后歸入文書(shū)檔案。（4）對(duì)本單位在突發(fā)公共衛(wèi)生事件期間所生成的文書(shū)檔案，如應(yīng)急處置、組織保障、醫(yī)療救治、護(hù)理工作、感染控制、實(shí)驗(yàn)室安全、全員培訓(xùn)、模范人物事跡等文件進(jìn)行了分類(lèi)保存。

4.病案檔案的管理。病案檔案不僅是一種重要的憑據(jù)，同時(shí)還存在極高的參考意義。就拿SARS患者來(lái)講，其病案檔案能夠幫助流行病學(xué)調(diào)查人員分析、掌握SARS的起病時(shí)間、病情發(fā)展情況，同時(shí)還可及時(shí)將與潛伏期內(nèi)SARS患者有過(guò)接觸的人員進(jìn)行隔離觀察，進(jìn)而更及時(shí)、有效地切斷傳染源。在對(duì)這類(lèi)重大疫情病例檔案進(jìn)行整理時(shí)，要將患者的姓名、性別、發(fā)病時(shí)間、發(fā)病地點(diǎn)以及潛伏期內(nèi)接觸人群等信息完整地裝訂成冊(cè)，并且根據(jù)地區(qū)以及時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)編碼，存檔保存。

對(duì)這些真實(shí)記錄突發(fā)公共衛(wèi)生事件的珍貴檔案，我們?cè)谡磉^(guò)程中懷著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，遵循“寧寬勿嚴(yán)，寧多勿少”的原則［6］，認(rèn)真對(duì)其進(jìn)行了分類(lèi)整理，以使突發(fā)公共衛(wèi)生事件的“歷史”能夠最大化地完整保存下來(lái)。

三、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的利用

檔案部門(mén)應(yīng)積極開(kāi)展突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案征集工作，而非僅限于傳統(tǒng)的被動(dòng)接受模式；應(yīng)從實(shí)際的工作需要出發(fā)，分清主次，充分挖掘突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的潛在價(jià)值，具有針對(duì)性地開(kāi)展編研工作，以滿(mǎn)足利用者的不同需要。

在檔案編研工作中，要不斷加強(qiáng)編研質(zhì)量，實(shí)事求是地精選編研主題，把握檔案利用需求的趨向。在制訂年度編研計(jì)劃之前，檔案人員應(yīng)主動(dòng)深入到科室，與相關(guān)人員展開(kāi)廣泛有效的交流，掌握科室的具體工作職能，熟悉業(yè)務(wù)流程，摸清科室人員的利用需求，在保證編研選題的專(zhuān)業(yè)性的同時(shí)，也要與實(shí)際的業(yè)務(wù)需求相適應(yīng)。

檔案管理人員既要通過(guò)多途徑、多形式為相關(guān)科室提供周到的服務(wù)，積極主動(dòng)地開(kāi)展專(zhuān)題檔案展覽，同時(shí)又要將整理的檔案資料最大程度地利用起來(lái)，為流行病學(xué)的分析與決策提供真實(shí)可靠的依據(jù)［7］?？梢哉f(shuō)，掌握到如何有效利用突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的方法，對(duì)于提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平及處理能力具有積極的影響。

綜上所述，切實(shí)做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的收集與利用工作，對(duì)進(jìn)一步豐富突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的內(nèi)涵，推進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的全面發(fā)展具有積極意義。

［1］潘紅梅，鞏建廠.突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案收集工作的意義與方法［J］.社區(qū)醫(yī)學(xué)雜志，2012（18）：62-63.

［2］張華紅.突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案編研工作的實(shí)踐與思考［J］.科技檔案，2011（4）：9-11.

［3］范敏，冉朝陽(yáng)，宋慧蓉.論重大突發(fā)事件檔案收集的困境與策略［J］.檔案管理，2015（4）：52-53.

［4］韓俊鋒.安陽(yáng)市學(xué)校傳染病突發(fā)公共衛(wèi)生事件預(yù)防控制研究［D］.中國(guó)疾病預(yù)防控制中心，2010.

［5］張曉麗.我國(guó)公共衛(wèi)生事件檔案的管理與利用淺議［J］.蘭臺(tái)世界，2014 （5）：12-13.

［6］韓光春.我國(guó)公共衛(wèi)生事件檔案的管理與利用淺議［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2015（18）：66-67.

［7］王小雨.醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的特點(diǎn)與管理初探［J］.現(xiàn)代醫(yī)院管理，2009（1）：58-60.