文/北京市中倫（上海）律師事務(wù)所　周月萍

建筑企業(yè)簽證管理的主要問題及應(yīng)對(duì)策略

文/北京市中倫（上海）律師事務(wù)所周月萍

簽證并不是一個(gè)法律術(shù)語，簽證是在工程實(shí)務(wù)中形成的行業(yè)術(shù)語，其一般指的是承發(fā)包雙方在施工過程中按合同約定對(duì)支付各種費(fèi)用、順延工期、賠償損失所達(dá)成的雙方意思表示一致的補(bǔ)充協(xié)議，互相書面確認(rèn)的簽證即成為工程結(jié)算或最終結(jié)算增減工程造價(jià)的憑據(jù)?！妒┕ず贤痉ń忉尅罚ǚㄡ孾2004]14號(hào)）第十九條首次使用了“簽證”一詞，即“當(dāng)事人對(duì)工程量有爭(zhēng)議的，按照施工過程中形成的簽證等書面文件確認(rèn)。承包人能夠證明發(fā)包人同意其施工，但未能提供簽證文件證明工程量發(fā)生的，可以按照當(dāng)事人提供的其他證據(jù)確認(rèn)實(shí)際發(fā)生的工程量”，使得“簽證”有了明確的法律依據(jù)。

一、建筑企業(yè)在簽證管理中存在的主要問題

（一）未全面認(rèn)識(shí)到簽證的重要性

簽證是對(duì)當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)厥录目陀^情況的反應(yīng)，即使簽證的內(nèi)容未得到監(jiān)理人或發(fā)包人的確認(rèn)，只要承包人嚴(yán)格按照合同約定的簽證程序進(jìn)行，并通過拍照、攝影等有形形式固定現(xiàn)場(chǎng)證據(jù)的，涉訴后仍有充分的書面證據(jù)還原事實(shí)，據(jù)以獲得相應(yīng)的賠償。而實(shí)踐中，不少建筑企業(yè)考慮到與發(fā)包人、監(jiān)理單位的下一步合作或者人情關(guān)系，或是項(xiàng)目經(jīng)理和技術(shù)負(fù)責(zé)人的缺乏索賠意識(shí)，施工過程中不簽證，對(duì)出現(xiàn)的索賠事件也不提，事后產(chǎn)生爭(zhēng)議主張賠償時(shí)又無相應(yīng)的證據(jù)支撐，在法庭上也只是“啞巴吃黃連，有苦說不出”。

（二）應(yīng)當(dāng)簽證的未及時(shí)簽證

有的發(fā)包人代表在施工過程中經(jīng)常通過口頭形式向承包人發(fā)指令，比如新增零星工作、設(shè)計(jì)變更、臨時(shí)清理非承包人施工范圍內(nèi)的垃圾等，并與承包人通過口頭協(xié)商費(fèi)用，事后也未以書面指令覆蓋口頭指令。承包人只顧著按照指令完成相應(yīng)工作，既沒有像發(fā)包人發(fā)出書面簽證單，也沒有對(duì)固定現(xiàn)場(chǎng)證據(jù)，結(jié)算時(shí)才發(fā)現(xiàn)需要補(bǔ)辦簽證。而工程進(jìn)入結(jié)算階段，項(xiàng)目部的大多數(shù)人員已撤換，補(bǔ)簽是非常麻煩的，而且易造成偽造簽證的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）簽證不符合規(guī)范

如前所述，簽證的本質(zhì)就是一份補(bǔ)充協(xié)議，即一份合同。因此，一份有效的簽證單必須符合前述四個(gè)構(gòu)成要件。實(shí)踐中，有的簽證單上確認(rèn)人不是合同約定經(jīng)委托授權(quán)的特定人員；有的簽證單載明的簽證事由及要求含糊不清，如簽證金額不確定、工期順延起止日期不明確等，導(dǎo)致無法將其直接作為結(jié)算依據(jù)。

（四）違法違規(guī)的簽證

有的項(xiàng)目經(jīng)理或相關(guān)技術(shù)負(fù)責(zé)人在施工過程中與監(jiān)理單位串通，惡意進(jìn)行簽證，比如虛報(bào)工程量、虛報(bào)停窩工人數(shù)等，以此向發(fā)包人騙取多得利益。這樣的簽證背離了合同當(dāng)事人雙方，即發(fā)包人與建筑企業(yè)之間的真實(shí)意思表示，是違法違規(guī)簽證。建筑企業(yè)要注重項(xiàng)目管理，杜絕出現(xiàn)此類行為。一旦出現(xiàn)違法違規(guī)簽證，將會(huì)破壞發(fā)包人與建筑企業(yè)之間的信任基礎(chǔ)，對(duì)正常的簽證產(chǎn)生不利影響。

二、建筑企業(yè)如何做好簽證

（一）組建簽證專項(xiàng)管理團(tuán)隊(duì)

建筑企業(yè)要組建一支簽證專項(xiàng)管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)項(xiàng)目中的簽證工作進(jìn)行專項(xiàng)管理。團(tuán)隊(duì)成員中應(yīng)至少配備一名造價(jià)人員、技術(shù)人員、法務(wù)專員，分別從施工技術(shù)、工程造價(jià)、法律規(guī)定及合同約定等四個(gè)角度對(duì)簽證進(jìn)行全面把關(guān)，確保每一份經(jīng)過監(jiān)理單位及發(fā)包人審核確認(rèn)的簽證都是一份有效簽證，可直接作為結(jié)算程序，同時(shí)避免過期補(bǔ)簽、簽而無效的情形出現(xiàn)。

（二）建立合同培訓(xùn)及交底制度

建筑企業(yè)可根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)、規(guī)模及合同價(jià)款情況，就大中型項(xiàng)目設(shè)立合同培訓(xùn)及交底制度，可聘請(qǐng)專業(yè)律師團(tuán)隊(duì)對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行全面解讀，并對(duì)項(xiàng)目人員進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)，將合同的有利條款和風(fēng)險(xiǎn)條款、操作注意事項(xiàng)通過合同培訓(xùn)及交底的方式明確告知合同履約人員，讓每一個(gè)參與項(xiàng)目的技術(shù)、供應(yīng)、預(yù)算、財(cái)務(wù)等管理人員對(duì)合同內(nèi)容都有所了解，對(duì)自己的工作職責(zé)也做到心中有數(shù)。如此，建筑企業(yè)的簽證單質(zhì)量才可不斷提高。只有項(xiàng)目部人員的簽證和索賠的意識(shí)轉(zhuǎn)化成實(shí)際行動(dòng)，才能為建筑企業(yè)預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)，開創(chuàng)效益。

（三）嚴(yán)守合約，及時(shí)簽證

實(shí)際施工過程中，不少發(fā)包人代表經(jīng)常在工程例會(huì)上提出變更等要求，事后又不及時(shí)補(bǔ)發(fā)書面通知；還有不少項(xiàng)目經(jīng)理在出現(xiàn)可簽證情形時(shí)不及時(shí)簽，只顧埋頭苦干，而缺乏書面簽字確認(rèn)意識(shí)，導(dǎo)致很多簽證未及時(shí)辦理。因此，建筑企業(yè)應(yīng)更新“服從甲方，不辦簽證”等舊觀念，嚴(yán)格按照合同約定，該簽則簽，刻不容緩。建筑企業(yè)該應(yīng)重點(diǎn)注意的是，根據(jù)2013版施工合同第19款的相關(guān)規(guī)定，承包人不按合同約定的期限向發(fā)包人提出索賠的，則喪失索賠權(quán)利。

（四）簽證時(shí)的注意要點(diǎn)

1以合同約定為準(zhǔn)：即注意審查簽證內(nèi)容是否屬于合同約定的工程范圍，對(duì)于簽證格式是否有明確約定；

2簽證的文字措辭恰當(dāng)，依據(jù)要充分，要求發(fā)包人確認(rèn)的意思表示明確；

3注意監(jiān)理人及發(fā)包人在簽證單上批注“簽收”與“同意”的區(qū)別；

4對(duì)于發(fā)包人或其代表發(fā)出的口頭指令，應(yīng)及時(shí)以書面形式要求發(fā)包人或監(jiān)理補(bǔ)充確認(rèn)；

5依據(jù)約定由發(fā)包人授權(quán)代表簽證：

第一，約定必須由多方共同簽字確認(rèn)才能生效的，應(yīng)遵照辦理；

第二，約定蓋章才能生效的，應(yīng)及時(shí)提請(qǐng)發(fā)包人加蓋公章；

第三，對(duì)于各代表人有權(quán)限分工的情形，簽證應(yīng)遵照辦理；

第四，發(fā)現(xiàn)授權(quán)文件授權(quán)不明時(shí)應(yīng)及時(shí)發(fā)函要求發(fā)包人澄清。

6重視甲供材料簽證：

第一，甲供料改為乙供料時(shí)，應(yīng)要求甲方發(fā)出書面指令，并明確乙供料計(jì)價(jià)方式等事項(xiàng)；

第二，甲供料范圍、損耗、計(jì)價(jià)方式等結(jié)算依據(jù)應(yīng)約定明確；

第三，涉及到設(shè)計(jì)變更等事實(shí)導(dǎo)致甲供料用量增加的，也應(yīng)及時(shí)簽證。

7積極與監(jiān)理、發(fā)包人等相關(guān)方溝通，創(chuàng)造良好的簽證氛圍；

8在發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，應(yīng)按照合同約定的索賠期限及時(shí)發(fā)出索賠意向通知書，否則將面臨逾期失權(quán)的不利后果。

（五）規(guī)范簽證的送達(dá)方式

1結(jié)合簽證單的具體內(nèi)容，向發(fā)包人發(fā)出簽證單的同時(shí)抄送監(jiān)理、設(shè)計(jì)單位、勘察單位、指定分包商等相關(guān)方。設(shè)立收發(fā)文登記簿，對(duì)于不愿在文件上簽字的，可要求其在登記簿上簽收；

2建議采用EMS快遞（及時(shí)查詢簽收）或者雙掛號(hào)信的郵寄送達(dá)形式，建筑企業(yè)應(yīng)在EMS快遞單或掛號(hào)信上注明內(nèi)部文件詳細(xì)名稱及內(nèi)容，同時(shí)復(fù)印所寄文件，會(huì)同郵寄憑證和簽收證明一并保存。郵寄送達(dá)后，建筑企業(yè)應(yīng)及時(shí)到郵局復(fù)印收件人的簽收單原件，同時(shí)在EMS官網(wǎng)打印EMS送達(dá)記錄，并郵局加蓋查詢章后予以保存。

3采用E-mail、傳真等電子數(shù)據(jù)形式送達(dá)時(shí)，應(yīng)注意與其他證據(jù)形式結(jié)合使用。

4對(duì)于重要的簽證文件資料，諸如涉及到重大設(shè)計(jì)變更、工期順延等簽證，建筑企業(yè)亦可采用公證送達(dá)的方式，讓公證部門對(duì)送達(dá)資料內(nèi)容、送達(dá)過程進(jìn)行公證，增強(qiáng)證明效力。

此外，建筑企業(yè)還應(yīng)當(dāng)做好工程簽證的歸檔工作，即安排專員對(duì)簽證進(jìn)行分類管理，并保留好每一份簽證的原件以及與之對(duì)應(yīng)的發(fā)文記錄、簽收記錄及審核結(jié)果。

本文作者周月萍（左）

建筑企業(yè)簽證管理的主要問題及應(yīng)對(duì)策略

責(zé)任編輯：陳生庚