來偉偉

圖書館是在社會(huì)意識(shí)基礎(chǔ)上組建的社會(huì)組織形式，其發(fā)展路徑需要指向更高層次，緊跟時(shí)代步伐，全面適應(yīng)社會(huì)生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系的要求，按照時(shí)代發(fā)展規(guī)律和社會(huì)主旋律，向社會(huì)公眾提供精神食糧。對(duì)公共圖書館來說，在多種因素的影響下，其管理工作中出現(xiàn)的問題和薄弱環(huán)節(jié)并未因時(shí)代的進(jìn)步而得到妥善解決。為了更好地滿足社會(huì)公眾對(duì)精神文化的訴求，公共圖書館需要扮演越來越重要的角色。而如何優(yōu)化圖書館的管理成效，最大限度地提升服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮其教育與信息服務(wù)功能，成為圖書館工作者需要關(guān)注的重要課題。在這種情況下，有必要強(qiáng)化公共圖書館的內(nèi)部控制工作，通過審計(jì)活動(dòng)改善圖書館的管理素質(zhì)，提高其綜合管理水平，推動(dòng)公共圖書館各個(gè)部門與分館能夠?qū)τ欣剡M(jìn)行更好整合，以強(qiáng)化圖書館的整體凝聚力，提升圖書館的服務(wù)層次。

一、公共圖書館內(nèi)部控制的主要內(nèi)容

（一）信息與溝通

在對(duì)公共圖書館的運(yùn)營(yíng)過程進(jìn)行內(nèi)部控制的過程中，通常要發(fā)揮其社會(huì)服務(wù)的職能，通過對(duì)相關(guān)信息的系統(tǒng)記錄，能夠逐漸建立起圖書館內(nèi)部的控制管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)能夠向圖書館內(nèi)的相關(guān)管理部門和有關(guān)人員、圖書館外的有關(guān)部門等，傳遞與圖書館內(nèi)部控制相關(guān)的資訊，在彼此的溝通過程中發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的問題和解決的途徑。借助這一系統(tǒng)，公共圖書館員工可以更為清楚地了解圖書館的控制制度和控制水平，了解自身所承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，及時(shí)有效地與相關(guān)方面取得信息聯(lián)系和交換信息，以便能夠在向社會(huì)提供服務(wù)時(shí)，提升內(nèi)部控制的效率與效果。

（二）監(jiān)督與審計(jì)

為了提升公共圖書館的管理績(jī)效，通常要借助檢查控制行為完成對(duì)其內(nèi)部控制系統(tǒng)的監(jiān)控。在這一過程中，內(nèi)部審計(jì)工作就顯得十分重要，并且其發(fā)揮的作用也會(huì)越來越關(guān)鍵。對(duì)公共圖書館的內(nèi)部審計(jì)工作，借助監(jiān)督控制環(huán)境的有效性，對(duì)圖書館內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進(jìn)行把控，將獲取的信息及時(shí)向上級(jí)反饋，尤其是與執(zhí)行結(jié)果相關(guān)的信息，能夠協(xié)助公共圖書館更好地實(shí)現(xiàn)預(yù)期管理目標(biāo)。

（三）環(huán)境與質(zhì)量

對(duì)公共圖書館來說，控制環(huán)境指的是在對(duì)圖書館控制的過程中，對(duì)其建設(shè)與實(shí)施產(chǎn)生重大影響或者起到基礎(chǔ)性作用的相關(guān)因素的總和。這里面涉及到管理哲學(xué)與管理理念、管理方式和組織架構(gòu)以及人力資源的管理手段和實(shí)踐等。對(duì)公共圖書館的管理者和決策者來說，需要形成現(xiàn)代管理觀念和自覺進(jìn)行內(nèi)部控制的意識(shí)，把相關(guān)意識(shí)直接轉(zhuǎn)化成圖書館工作人員的行為準(zhǔn)則，為其價(jià)值觀的塑造和圖書館的管理創(chuàng)新提供不竭動(dòng)力。實(shí)際上，伴隨著社會(huì)公眾對(duì)精神文化需求越來越高，公共圖書館的內(nèi)部控制和管理工作最終會(huì)成為維持其生存和發(fā)展的重要途徑，公共圖書館的內(nèi)部控制效率和效果將直接影響到其既定的戰(zhàn)略目標(biāo)。

（四）控制活動(dòng)

控制活動(dòng)是公共圖書館最為常見的管理行為，分布在各個(gè)階層和各個(gè)職能部門。在控制過程中，控制客體涉及到人力資源、財(cái)力資源和物力資源等多個(gè)層面。在公共圖書館中建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)部控制制度，不但能全方位、系統(tǒng)化地將公共圖書館的相關(guān)活動(dòng)圈定在既定的監(jiān)控范圍之內(nèi)，還能進(jìn)一步提升管理工作的績(jī)效。當(dāng)然，在一般情況下，公共圖書館會(huì)對(duì)其中的重要環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)控制，將面的控制和點(diǎn)的控制結(jié)合在一起，使內(nèi)部控制可以發(fā)揮更好的效益。通常而言，公共圖書館的內(nèi)部控制的點(diǎn)主要有部門的分工情況、人員的協(xié)調(diào)情況以及權(quán)利的分配情況等。

二、公共圖書館內(nèi)部審計(jì)的現(xiàn)狀分析

公共圖書館是我國(guó)文化事業(yè)的重要組成部分，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的空前發(fā)展，其迎來了難得的歷史機(jī)遇。不可否認(rèn)，由于歷史和現(xiàn)實(shí)的原因，我國(guó)公共圖書館的內(nèi)部審計(jì)工作遲遲沒有得到應(yīng)有的重視，審計(jì)部門對(duì)公共圖書館開展的審計(jì)工作長(zhǎng)期以來一直存在一些亟待解決的問題。

（一）審計(jì)信息化難度較大

隨著公共財(cái)政信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，適用于公共圖書館的審計(jì)信息化系統(tǒng)軟件不斷涌現(xiàn)，但是因?yàn)椴煌N類的軟件彼此之間缺少必要的關(guān)聯(lián)，使得審計(jì)工作信息化的難度不斷加大。對(duì)公共圖書館的內(nèi)部審計(jì)人員來說，由于對(duì)不同軟件開發(fā)商開發(fā)設(shè)計(jì)的審計(jì)軟件無法做到全部熟悉，使得在使用軟件的過程中，經(jīng)常會(huì)因?yàn)閷徲?jì)所需數(shù)據(jù)接口的不一致性，導(dǎo)致所需的信息和所要上傳的信息難以兼容，系審計(jì)流程層面上的信息和不同審計(jì)人員搜集到的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)，給內(nèi)部審計(jì)的完整性與有效性造成了很大的負(fù)面影響。

（二）內(nèi)部控制缺位

因?yàn)閷?duì)審計(jì)工作的重視程度不夠，較長(zhǎng)一段時(shí)間以來，我國(guó)公共圖書館較少有成型的內(nèi)部審計(jì)體制，在獨(dú)立的內(nèi)審部門建設(shè)方面也明顯缺乏經(jīng)驗(yàn)。有些公共圖書館雖然有內(nèi)部審計(jì)程序，但在執(zhí)行過程中卻存在較多問題：一是一些公共圖書館的內(nèi)部審計(jì)意識(shí)較差，未能形成內(nèi)部審計(jì)的常態(tài)化思維。在業(yè)務(wù)發(fā)展管理和后勤保障管理之間，公共圖書館的管理者和決策者更傾向于前者，很多將管理人員放置在圖書館業(yè)務(wù)的前沿崗位，內(nèi)部審計(jì)的預(yù)見性不足，當(dāng)出現(xiàn)問題滯后再進(jìn)行審計(jì)活動(dòng)時(shí)，這種本末倒置的做法就會(huì)嚴(yán)重影響審計(jì)績(jī)效和圖書館的發(fā)展和進(jìn)步。二是即便一些公共圖書館的內(nèi)部審計(jì)人員能夠從事與之相關(guān)的工作，但是由于系統(tǒng)化審計(jì)培訓(xùn)與繼續(xù)教育的欠缺，使得這些人員只能借助傳統(tǒng)的審計(jì)方法對(duì)圖書館的資金進(jìn)行監(jiān)督，無法借助計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)在信息化環(huán)境里從事審計(jì)工作，而這無形中增加了審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。三是很多公共圖書館內(nèi)部審計(jì)的內(nèi)容主要放在對(duì)財(cái)務(wù)運(yùn)作的監(jiān)督方面，有些圖書館還注重專業(yè)業(yè)務(wù)的運(yùn)作和控制等。但是，很多公共圖書館的內(nèi)審人員都不具有“獨(dú)立性”，大多是由領(lǐng)導(dǎo)兼任，“內(nèi)部人審計(jì)內(nèi)部人”。這些人不僅不具備專業(yè)的財(cái)務(wù)和審計(jì)知識(shí)，也缺乏客觀獨(dú)立的審計(jì)意識(shí)和審計(jì)常識(shí)。這種內(nèi)部審計(jì)方式在源頭上就已經(jīng)存在缺陷，對(duì)公共圖書館的審計(jì)監(jiān)管也就形同虛設(shè)。

（三）審計(jì)手段滯后

近年來，在信息化和網(wǎng)絡(luò)化的沖擊下，公共圖書館的數(shù)字化建設(shè)越來越緊迫。而隨著建設(shè)工作的持續(xù)深入，延伸和隱藏的內(nèi)部控制和審計(jì)問題被暴露出來，對(duì)相關(guān)問題的審計(jì)工作也顯得捉襟見肘。比如，由于審計(jì)手段滯后，一些數(shù)字資源被重復(fù)購買，在紙質(zhì)版本和數(shù)字版本之間存在交叉購置的問題，極大地浪費(fèi)了圖書館的有限資源。同時(shí)，由于審計(jì)手段還停留在傳統(tǒng)社會(huì)中，無法對(duì)數(shù)字資源使用權(quán)和所有權(quán)不同所產(chǎn)生的固定資產(chǎn)入賬問題進(jìn)行明確界定，導(dǎo)致圖書館的審計(jì)績(jī)效無法得到有效提升。

三、公共圖書館審計(jì)困境的對(duì)策：基于內(nèi)部控制的視角

在信息化程度越來越高的今天，加強(qiáng)公共圖書館審計(jì)工作變得越來越重要、越來越緊迫。但是，隨著環(huán)境的變化，單純依靠傳統(tǒng)審計(jì)辦法已難以滿足當(dāng)前審計(jì)工作的需要。筆者認(rèn)為，為了破解當(dāng)前公共圖書館審計(jì)的困境，需要以內(nèi)部控制為視角，在針對(duì)重點(diǎn)崗位開展績(jī)效審計(jì)的同時(shí)，強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性，并進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)專項(xiàng)資金使用項(xiàng)目的審計(jì)和圖書館資產(chǎn)的安全審計(jì)等。

（一）針對(duì)重點(diǎn)崗位開展績(jī)效審計(jì)

對(duì)公共圖書館進(jìn)行審計(jì)的一個(gè)重要目的就是審查其管理組織的合理性、管理機(jī)構(gòu)的健全和完備程度，以及一些相關(guān)管理職能的有效性等。比如決策、計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)、控制等活動(dòng)開展的效率和效果。因此，在對(duì)公共圖書館進(jìn)行審計(jì)時(shí)，應(yīng)針對(duì)重點(diǎn)崗位開展績(jī)效審計(jì)，其內(nèi)容主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)層面：一是當(dāng)審計(jì)報(bào)告送交上級(jí)主管部門之后，要強(qiáng)化圖書館內(nèi)部組織之間的關(guān)聯(lián)，以便在此基礎(chǔ)上作出正確的決策。二是審計(jì)圖書館相關(guān)法規(guī)、規(guī)章與政策的執(zhí)行情況，對(duì)其中可能存在或者已經(jīng)存在的浪費(fèi)、以權(quán)謀私等行為要及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正。三是對(duì)相關(guān)審計(jì)工作的指標(biāo)完成情況進(jìn)行監(jiān)督，尤其要對(duì)部門的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行綜合分析，看其是否在追求利益的同時(shí)，真正的為社會(huì)公眾提供必要的服務(wù)。

（二）強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性

對(duì)公共圖書館而言，在對(duì)其進(jìn)行審計(jì)的過程中，要在其內(nèi)部從上而下強(qiáng)化對(duì)審計(jì)和內(nèi)部控制的正確認(rèn)識(shí)，使每一位員工都清醒地認(rèn)識(shí)到審計(jì)和控制工作對(duì)于圖書館發(fā)展的意義，并借此進(jìn)一步完善其內(nèi)部控制和審計(jì)制度。一是加強(qiáng)對(duì)審計(jì)人員的再教育和技能培訓(xùn)，及時(shí)更新審計(jì)和圖書館專業(yè)的知識(shí)和技能，通過進(jìn)一步提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和審計(jì)能力，不斷提升審計(jì)工作的成效，最大限度地避免審計(jì)人員因?yàn)橹R(shí)和技能的局限而導(dǎo)致更大的控制漏洞，降低圖書館的運(yùn)營(yíng)水平。二是建立健全圖書館內(nèi)部審計(jì)制度，為審計(jì)工作的開展提供制度保障，保證內(nèi)部審計(jì)工作能夠有序進(jìn)行。三是強(qiáng)化內(nèi)部控制和審計(jì)工作的獨(dú)立性，使之能夠獨(dú)立客觀地監(jiān)督和評(píng)價(jià)圖書館的各項(xiàng)活動(dòng)，借助審查與評(píng)價(jià)工作，讓圖書館的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和內(nèi)部控制行為能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

（三）強(qiáng)化對(duì)專項(xiàng)資金使用項(xiàng)目的審計(jì)

借助財(cái)務(wù)收支、基建工程和采購書籍等相關(guān)審計(jì)工作，保證會(huì)計(jì)信息能夠真實(shí)可靠，預(yù)防與杜絕相關(guān)損失與浪費(fèi)，提升資金的使用效率。借助認(rèn)真核實(shí)和披露相關(guān)財(cái)務(wù)信息，真誠(chéng)地提出與審計(jì)相關(guān)的意見與建議，使得公共圖書館能夠在客觀公正的情形下完成審計(jì)評(píng)價(jià)，為圖書館管理層提供全面信息，使之能夠了解與掌握有關(guān)圖書館經(jīng)濟(jì)狀況的相關(guān)數(shù)據(jù)，為后續(xù)的決策提供必要的支撐。

（四）注重圖書館資產(chǎn)的安全審計(jì)

在資產(chǎn)安全審計(jì)方面，主要內(nèi)容涉及到以下方面：一是經(jīng)費(fèi)預(yù)算的管理和控制。在公共圖書館的預(yù)算管理層面上，應(yīng)要求所有收支都要納入到圖書館的整體預(yù)算之后，并以此為基礎(chǔ)構(gòu)建具有強(qiáng)約束力的預(yù)算支出體系，對(duì)預(yù)算執(zhí)行的情況加以考核分析、評(píng)價(jià)與監(jiān)督。二是不同的管理人員應(yīng)具有不同的職責(zé)范圍與業(yè)務(wù)處理權(quán)限。公共圖書館的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都要經(jīng)過必要的授權(quán)才可以執(zhí)行，所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理過程都不允許由個(gè)人包辦，不相容的職務(wù)之間要分離開來，以保證不同的環(huán)節(jié)和崗位之間能夠權(quán)責(zé)明確。三是為了提升公共圖書館的審計(jì)績(jī)效，其會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)程序要記錄明確，對(duì)于那些合法的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，在發(fā)生之后，要按照其業(yè)務(wù)特征，遵從相關(guān)的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則與制度，借助授權(quán)、主辦、核準(zhǔn)、執(zhí)行與記錄等程序，完成對(duì)審計(jì)信息的錄入。

四、結(jié)語

人民群眾對(duì)精神文化的訴求不斷提升，各地區(qū)對(duì)公共文化事業(yè)的投入也持續(xù)增大，公共圖書館作為地方政府精神文明建設(shè)的關(guān)鍵窗口，在各種力量的共同作用下實(shí)現(xiàn)了快速發(fā)展。但由于資金使用規(guī)模不斷上升，對(duì)資金和圖書館的運(yùn)營(yíng)的審計(jì)工作相對(duì)滯后。為此，需要借助審計(jì)和內(nèi)部控制等手段，提升公共圖書館的運(yùn)營(yíng)效率和效果，為社會(huì)公眾的文化訴求服務(wù)。

（作者單位：南陽師范學(xué)院圖書館）