田軍

[摘 要]隨著我國信息技術(shù)不斷進(jìn)步，信息系統(tǒng)項目管理得到了極大程度地發(fā)展，并在眾多大型項目建設(shè)上日益廣泛地應(yīng)用。由于大型項目建設(shè)中所涉及人員、技術(shù)以及材料設(shè)備等眾多，因而要想確保其高效率與高質(zhì)量的建設(shè)做好溝通管理就顯得至關(guān)重要。為此，本文重點圍繞于信息系統(tǒng)項目管理中的溝通管理進(jìn)行探究，以供廣大同行參考。

[關(guān)鍵詞]信息系統(tǒng)；項目管理；溝通計劃；反饋機(jī)制

中圖分類號：TP311.5 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）17-0113-01

一、信息系統(tǒng)項目管理的溝通管理含義及其特征

加強(qiáng)項目的溝通管理在信息系統(tǒng)中非常重要，溝通渠道是否順暢，溝通結(jié)果是否有效直接關(guān)系到項目的成敗。影響項目成功的三個主要因素，即用戶參與、高層支持、清晰的需求，都依賴于擁有良好的溝通技能。項目溝通管理主要包括溝通規(guī)劃、信息發(fā)布、績效報告、以及干系人管理等過程。通過建立良好的溝通機(jī)制能夠給項目管理帶來的不僅僅是信息的順暢流動，更能為項目領(lǐng)導(dǎo)層的決策與執(zhí)行力提供最為基本的保障。

（1）信息系統(tǒng)項目管理的溝通管理含義

一般情況下，信息系統(tǒng)項目的溝通管理主要包括編制溝通計劃、分發(fā)信息、績效管理以及干系人管理這幾個過程。其中這幾個過程是不可分割、相輔相成的。溝通管理目的在于確保相關(guān)項目信息能夠快速、及時的收集、提取、儲存、傳播以及最終處置，從而確保信息系統(tǒng)信息的通暢。這里說的信息通常不單單指的是自上而下的通暢，而且還應(yīng)確保做到自下而上的暢通，確保每次發(fā)送信息均有所反饋，對反饋的信息的再反饋等，以構(gòu)建一個良好、暢通的信息溝通氛圍。

（2）信息系統(tǒng)項目溝通管理的特征

結(jié)合筆者實踐來看，信息系統(tǒng)項目溝通管理主要存在復(fù)雜性與系統(tǒng)性兩方面特征。其中，復(fù)雜性主要是因為大部分公司與人員均與各個大型信息系統(tǒng)項目的建立息息相關(guān)，所以這也決定了其有關(guān)項目干系人員存在一定的復(fù)雜性。此外，系統(tǒng)性主要是因為信息系統(tǒng)項目涉及較多的部門與人員，且情況復(fù)雜多變。因此，溝通管理應(yīng)當(dāng)著眼于全體利益，并采用系統(tǒng)化的方法與思想，來進(jìn)行系統(tǒng)、全面的管理。

二、信息系統(tǒng)項目管理中的溝通管理意義

大型項目建設(shè)中所涉及人員、技術(shù)以及材料設(shè)備等眾多，因而要想確保信息系統(tǒng)項目管理得以科學(xué)合理地組織、指揮以及協(xié)調(diào)控制，溝通管理應(yīng)用具有極其重要的意義，這主要體現(xiàn)在三個方面：

第一，對信息系統(tǒng)項目管理來說，溝通管理是其決策與計劃制定執(zhí)行的基礎(chǔ)；

第二，溝通管理是大型項目建設(shè)中組織與控制管理實施的必要手段；

第三，溝通管理地應(yīng)用是保障大型項目建設(shè)得以高效率、高質(zhì)量完成的重要依托。

三、信息系統(tǒng)項目管理中的溝通管理

由上文所述我們可以得知，信息系統(tǒng)項目管理中的溝通管理主要有編制溝通計劃、分發(fā)信息、績效管理以及干系人管理這四方面，對此筆者將逐一對它們進(jìn)行論述。

（1）信息系統(tǒng)項目溝通計劃編制

結(jié)合實踐來看，由于項目中涉及到的干系人對項目的期望和項目結(jié)果的關(guān)注度不同，這就需要我們首先針對項目干系人進(jìn)行分類，針對不同的分類人員，設(shè)置各自的溝通計劃。溝通計劃編制是信息系統(tǒng)項目溝通管理首要環(huán)節(jié)，其具有兩方面作用：首先，編制溝通計劃有助于滿足項目干系人溝通需要。其次，通過嚴(yán)格依據(jù)信息項目溝通需要所編制而成的溝通計劃是保障大型項目建設(shè)有效開展的重要支撐。根據(jù)筆者研究可知，由于大型項目建設(shè)中應(yīng)用信息系統(tǒng)項目管理所涉及干系人以及信息眾多，編制溝通計劃的重點在如何準(zhǔn)確辨別出重要干系人、信息需求以及采取何種方式將相關(guān)信息傳達(dá)。因而在編制溝通計劃中，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)從兩方面著手：首先，項目經(jīng)理必須充分利用其諸如項目章程、管理計劃以及說明書等文件資料作為編制基礎(chǔ)。其次。在結(jié)合文件資料基礎(chǔ)上利用項目干系人、分析溝通技術(shù)以及需求作為工具編制出一份科學(xué)合理的溝通管理計劃，這其中應(yīng)包含諸如內(nèi)外干系人類別、信息需求情況以及傳達(dá)方式等內(nèi)容。

（2）信息的分發(fā)

信息發(fā)布主要針對項目溝通管理中涉及到的所有干系人，采用不同的方式盡心信息發(fā)布，定期定時進(jìn)行項目信息分發(fā)的過程。要想充分發(fā)揮信息的作用就需要確保信息可以準(zhǔn)確、及時的分發(fā)到需要該類信息的干系人上。除此之外，信息分發(fā)的過程還包括了對意外信息的需求的應(yīng)對策略以及溝通管理計劃的實施。在分發(fā)信息過程中，項目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)結(jié)合計劃階段制定好的溝通管理計劃以及工作績效信息來當(dāng)作實施的參考依據(jù)。在此過程中，必須認(rèn)真分析信息分發(fā)的方式與技術(shù)。通常情況下，溝通的方法主要包括了口頭法與書面法、正式法與非正式法、橫向法與縱向法、外部法與內(nèi)部法等。主要用于系統(tǒng)的檢索以及收集信息。此外，信息分發(fā)方法主要包括了電子郵件、書面分發(fā)、移動互聯(lián)、項目管理軟件以及項目會議等方法。主要用于對組織過程進(jìn)行更新，并實現(xiàn)在最佳的時間內(nèi)采用最為適合的方法來把合理的語言、合適信息發(fā)送到合適的人。

（3）績效報告

績效報告主要指的是將與項目相關(guān)的績效信息收集并分發(fā)給項目干系人，主要目的是為了定時進(jìn)行工作的匯報，與指定的進(jìn)度、質(zhì)量、范圍等基準(zhǔn)進(jìn)行對比分析，找出項目管理中的實際進(jìn)度與計劃進(jìn)度之間的偏差。針對項目中不同的干系人，績效報告的方式也不同。通常需要完成以下兩個步驟來利用信息資源來完成項目目標(biāo)。第一，采用數(shù)種方式來將項目組的進(jìn)度情況進(jìn)行記錄。如，預(yù)算與計劃的完成、硬件采購的百分比、預(yù)訂工作完成的百分比、工作完成情況等。第二，對項目實施情況進(jìn)行合理預(yù)測，其通常是和成本計劃、進(jìn)度計劃以及范圍計劃等結(jié)合研究。該階段的輸入主要包含了項目管理預(yù)測、計劃、工作績效信息、可交付物、已批準(zhǔn)的變更請求等。

（4）項目干系人管理

項目干系人管理作為信息系統(tǒng)項目管理最后一個過程，同時也是出了難度最大的一個。結(jié)合實踐來看，項目干系人員管理難點在于如何有效地估計其預(yù)期需求以及將具有相同方向的需求予以擬合發(fā)送，從而達(dá)到最大程度地滿足項目干系人溝通需求。對此，筆者認(rèn)為在項目干系人管理上應(yīng)將溝通管理計劃與項目管理技術(shù)充分運(yùn)用起來，并在其管理實施過程中使用相關(guān)資源將所遇到問題予以解決。需要特別注意的是，為了實現(xiàn)更好的項目干系人管理成效，我們在應(yīng)用溝通管理時要充分結(jié)合項目干系人不同而采取適宜的溝通方法，并利用問題日志將其所反映問題詳細(xì)記錄，隨后對問題進(jìn)行分析制定出針對性的解決措施。

四、結(jié)束語

總而言之，項目的圓滿成功離不開項目的信息溝通管理，由于信息系統(tǒng)項目溝通管理具有復(fù)雜性與系統(tǒng)性的特點，在進(jìn)行溝通管理時應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真的總結(jié)與分析，以便于今后項目溝通管理工作得以有序、高效的進(jìn)行。比如，加強(qiáng)全員溝通技巧的培訓(xùn)，特別是沖突處理方面的培訓(xùn)；加強(qiáng)和客戶方溝通，確保和每個對接人對接獲得的情報都一致。在這些方面，我們在今后的項目要中不斷努力和改進(jìn)，為信息化建設(shè)盡一份錦帛之力。

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