郭梅

（中國政法大學科學技術(shù)教學部　北京　102249）

高效編輯辦公事務中的長篇文檔

郭梅

（中國政法大學科學技術(shù)教學部北京102249）

長篇文檔的編輯是辦公事務中常見的問題，本文從實用角度出發(fā)，介紹高效編輯方式，以便提升工作效率。

大綱樣式目錄

一、引言

辦公事務中，不可避免會涉及長篇文檔的編輯問題，如：新年計劃、年終總結(jié)、設計方案、規(guī)劃報告，等等。對于長篇文檔，需要總體把握邏輯結(jié)構(gòu)、統(tǒng)一規(guī)范文檔的排版格式，利用大綱視圖確定總體框架、自定義樣式規(guī)范文本格式、使用導航窗格橫縱瀏覽全文、自動提取生成文檔目錄，能夠高效編輯長篇文檔，達到事半功倍的效果。

二、設置文檔大綱各級標題

公務文檔需要敘述具體情況，分析客觀實際，提出解決問題的辦法，行文要求結(jié)構(gòu)嚴謹，起承轉(zhuǎn)合適當，具有系統(tǒng)性和邏輯性。大綱是作者動筆行文前的必要準備，也是作者構(gòu)思謀篇的具體體現(xiàn)。一個好的大綱，能夠提綱挈領(lǐng)，把握文檔脈絡，展示文檔的框架結(jié)構(gòu)，也便于作者調(diào)整思路，重新布局，合理有機地組織材料，最終使讀者清晰領(lǐng)會文檔的主體思想。

以Word 2013為例，使用“開始”/“樣式”組，打開“樣式”窗格，在“選項”中設置“選擇要顯示的樣式”為“所有樣式”，即可顯示所有樣式，如圖1所示。

分別使用標題1至標題9對文檔標題的級別進行設置，如圖2所示。如若使用“編號”功能在標題之前添加自動編號，將使以后段落結(jié)構(gòu)的調(diào)整變得更加高效便捷，如圖3所示。

使用相同方式將各級標題設置為“標題2”、“標題3”……等樣式，并設置自動編號，如圖4所示。各級標題設置完成，即可輸入文本內(nèi)容。

三、大綱視圖確定總體框架

大綱視圖是瀏覽、調(diào)整文檔總體框架的非常好的視圖模式，使用“視圖/大綱視圖”命令即可打開。

設置了不同“標題”樣式后，在大綱視圖中，“大綱工具”欄優(yōu)勢凸顯，可以非常方便地使用“顯示級別”按鈕將當前文檔顯示到指定標題級別，使文檔展示出層次結(jié)構(gòu)，其邏輯關(guān)系也一目了然，便于作者把握文檔整體布局；“大綱級別”按鈕有助于調(diào)整或重新設置大綱級別；使用▲按鈕調(diào)整文檔段落排列的順序關(guān)系，使用+-按鈕展開或折疊所選標題及內(nèi)容。

四、自定義樣式規(guī)范文本格式

Word中內(nèi)置的標題和正文樣式不一定完全符合文檔要求，可以對其進行修改，包括字體、段落、邊框、編號等，如圖5所示。修改的樣式，系統(tǒng)將自動應用到所有已使用該樣式的段落中，無需再逐項修改，編輯效率顯著增加。

五、導航窗格橫縱瀏覽全文

“導航窗格”能夠清晰地顯示文檔的整體結(jié)構(gòu)，如圖6所示，使用“視圖/顯示/導航窗格”命令即可將其打開。單擊標題左側(cè)的三角按鈕，可以展開或折疊下級標題；單擊標題，可以在右窗格顯示對應文本內(nèi)容。使作者既能夠縱觀全局，把握文檔的脈絡思路，同時也能夠瀏覽細節(jié)并進行構(gòu)思，使之更好地表達主題思想。

六、自動高效提取目錄

目錄是揭示文檔內(nèi)容，指導閱讀的重要工具。目錄向讀者展示了文檔的主體綱目，使讀者能夠有目的地選擇閱讀相應內(nèi)容。

在電子文檔中，若是已經(jīng)設置了標題樣式，目錄的生成只需使用“引用/目錄”命令，即可自動生成目錄，包含指定級別的標題及對應的頁號，如圖7所示。每一目錄標題均是鏈接點，單擊可以直接定位到相應內(nèi)容進行閱讀。

編輯過程中，由于文檔內(nèi)容可能發(fā)生變化，也就使得原來生成的目錄需要進行相應調(diào)整。電子文檔的目錄調(diào)整方便快捷，只需右擊目錄，選擇“更新域”，選擇相應參數(shù)即可。

七、結(jié)語

長篇文檔的編輯從大綱著手，靈活運用大綱視圖和導航窗格調(diào)整大綱與正文的邏輯結(jié)構(gòu)及詳細內(nèi)容，使用樣式高效統(tǒng)一標題及正文格式，最終自動生成文檔目錄，能夠極大提高公務文檔的編輯效率。

［1］吳新元.公文正文寫作格式規(guī)范新論［J］.應用寫作. 2011（9）.

［2］許貽斌.調(diào)查報告寫作技巧談［J］.哈爾濱職業(yè)技術(shù)學院學報，2011（5）.

［3］黃都培，李國新.大學計算機應用基礎(chǔ)［M］.北京：中國鐵道出版社，2010.9.

郭 梅（1968～），女，漢族，四川，副教授，從事計算機教學研究工作。

Efficient Editing of Long Documents in Office Affairs

Guo Mei
（Teaching Dept.of Sci.&Tech，China University of Political Science and LawBeijing102249）

The editing of the long document is a common problem in the office affairs.In this paper，we introduce an efficient editing method in order to improve the efficiency of the work.

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TP391.12；C931.46

B

160605-7302