馬金玉

[摘 要] 隨著改革開(kāi)放的不斷發(fā)展，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈，企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，使得檔案信息量不斷增長(zhǎng)， 檔案管理系統(tǒng)對(duì)一個(gè)國(guó)家的信息化和人才資源的管理具有非常重要的作用，因此必須提高檔案管理信息化的重視，創(chuàng)新檔案管理的理念，在管理人員、管理技術(shù)、管理制度等方面進(jìn)行創(chuàng)造性的改變，完善相關(guān)制度，通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新帶動(dòng)管理創(chuàng)新，以理念創(chuàng)新影響管理創(chuàng)新。把握信息化管理的大趨勢(shì)，讓更多的行業(yè)受益于檔案管理信息化。

[關(guān) 鍵 詞] 檔案管理；信息化；改進(jìn)措施

[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2016）24-0095-01

一、企業(yè)檔案管理信息化的必要性

（一）有利于提高檔案管理效率

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及，為檔案管理方式提高了技術(shù)保證，擺脫了傳統(tǒng)的人工管理檔案管理方式，創(chuàng)新管理方式，實(shí)現(xiàn)管理的信息化。實(shí)行檔案管理信息化后只需要在計(jì)算機(jī)上輸入，就可以錄入和找尋到檔案信息，十分快捷，這樣不僅提高了檔案管理的效率，而且節(jié)省了人力、物力和財(cái)力。

（二）資源共享更加方便和快捷

新的檔案管理方式也使資源共享更加方便，想要搜索檔案只要在網(wǎng)絡(luò)上搜索就可以找到檔案信息。而且可以實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)查閱檔案信息，人們運(yùn)用資料和查找資料也更加方便，檔案管理部門(mén)將現(xiàn)有的檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理，并且不斷提高管理系統(tǒng)的完善性，同時(shí)將檔案管理系統(tǒng)利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源的共享，提高了檔案資源的利用率，同時(shí)可以通過(guò)共享平臺(tái)來(lái)完善目前自己現(xiàn)有的檔案資源，提高了資源的共享效果。

（三）信息保存更加持久穩(wěn)定

傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)檔案，隨著時(shí)間的增加，紙質(zhì)保存起來(lái)比較困難，一定時(shí)間后還需要修復(fù)，而檔案管理的信息化可以解決這個(gè)問(wèn)題，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的存儲(chǔ)為檔案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存時(shí)間的限制。

（四）增加檔案管理的安全性

傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行傳送時(shí)可能會(huì)損害或者丟失，這樣補(bǔ)救比較困難，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸為檔案信息的傳輸安全提供了保障，使傳輸跨越了地域，計(jì)算機(jī)管理也提高了信息的安全性。

二、企業(yè)檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)

（一）網(wǎng)絡(luò)媒介影響檔案管理的保密性

網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，為信息共享帶來(lái)方便的同時(shí)，也對(duì)檔案管理的保密性和安全性提出了挑戰(zhàn)。由于檔案管理人員信息管理的安全意識(shí)不夠以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的不成熟和黑客的惡意攻擊，使檔案管理的安全受到了極大挑戰(zhàn)，因此必須從管理人員與管理技術(shù)方面尋求改進(jìn)措施。

（二）檔案管理部門(mén)之間合作意識(shí)不高

檔案管理工作中，由于競(jìng)爭(zhēng)激烈使內(nèi)部工作人員缺少合作意識(shí)，影響了管理檔案的溝通與交流。檔案管理人員互相協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)信息處理自動(dòng)化，提高信息管理效率和技術(shù)是現(xiàn)階段檔案管理信息化需要處理的關(guān)鍵問(wèn)題。因此，提高檔案管理部門(mén)之間的合作意識(shí)十分重要，這關(guān)系到檔案管理的安全與效率。

（三）電子檔案的管理方式有待提高

電子檔案的大量存在使人們必須認(rèn)真地思考其管理方式，從電子檔案的數(shù)據(jù)處理方式和數(shù)據(jù)保存方式及如何保證網(wǎng)絡(luò)流通中的安全進(jìn)行創(chuàng)新。因此，要建立一個(gè)正確完整的科學(xué)管理方式，使檔案管理朝著更加快捷、安全的未來(lái)前進(jìn)。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行文件的傳輸，可以有效地縮短傳輸?shù)臅r(shí)間，保障了檔案資源的安全性，提高了檔案管理工作的效果。

三、企業(yè)檔案信息化管理的解決措施探討

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)并統(tǒng)一管理

一個(gè)企業(yè)中有著許多不同職責(zé)的部門(mén)，但由于部門(mén)太多，企業(yè)始終沒(méi)有一套完整的檔案資料，導(dǎo)致企業(yè)改革的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，所以企業(yè)要把現(xiàn)代檔案信息化管理工作作為一項(xiàng)重要任務(wù)，并進(jìn)行實(shí)際的操作。

（二）加強(qiáng)建立符合企業(yè)信息化內(nèi)容的檔案管理體系

大中型企業(yè)檔案信息化管理的最基本條件就是建立和企業(yè)有關(guān)管理體系相連接的檔案管理體系。檔案管理體系的文件存儲(chǔ)格式、支持功能要多樣化，并能完美銜接紙質(zhì)檔案管理的各個(gè)流程，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案一體化管理。

（三）加強(qiáng)培養(yǎng)企業(yè)檔案信息化管理的人才

企業(yè)檔案信息化進(jìn)程是由檔案管理人員的素質(zhì)直接決定的，檔案管理部門(mén)要積極開(kāi)展培訓(xùn)課程，加強(qiáng)培養(yǎng)復(fù)合型的信息化管理人才。不僅要加強(qiáng)理論知識(shí)的培訓(xùn)，還要加強(qiáng)實(shí)踐技能的培訓(xùn)，更要加強(qiáng)理論與實(shí)際相結(jié)合的培訓(xùn)。

（四）加強(qiáng)防護(hù)企業(yè)檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)

為保證網(wǎng)絡(luò)的安全，企業(yè)檔案信息化管理要使用僅內(nèi)部工作人員能使用的封閉式網(wǎng)絡(luò)，并在聯(lián)網(wǎng)時(shí)進(jìn)行物理隔離。同時(shí)，為了在根本上保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全，企業(yè)要建立檔案信息化網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度。

總之，電子信息技術(shù)不斷得到進(jìn)步和發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作要以信息化管理為發(fā)展方向。企業(yè)檔案信息化管理過(guò)程中，信息技術(shù)的支持、管理工作者潛能的充分發(fā)揮，都是企業(yè)檔案信息化管理工作順利進(jìn)行的必要條件。

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