洪素容

摘 要：結(jié)合在工程局基層施工單位辦公室工作的經(jīng)歷，初探基層項(xiàng)目辦公室無紙化辦公的變化過程。

關(guān)鍵詞：施工企業(yè)；基層項(xiàng)目；無紙化辦公

記得剛上班時(shí)，我們辦公室主任老是形象比喻在他上班工作方式：“剪貼抄寫，跑斷腿，累倒人”。然而短短十余年后的今天，信息技術(shù)的訊猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，已經(jīng)完全顛覆了基層辦公室人員當(dāng)初對工作的印象，我們通過信息系統(tǒng)的應(yīng)用，使辦公室方式發(fā)生翻天覆地的變化。辦公室大部分業(yè)務(wù)通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，基層項(xiàng)目剛上場辦公室立即申請OA帳戶（OA全稱：Office Automation System）、建立電子郵箱、QQ群、微信平臺。個(gè)別各部室根據(jù)部室需要建立定制內(nèi)部信息平臺。現(xiàn)在各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，已成為基層項(xiàng)目辦公人員工作中不可或缺的工具和助手。無紙化辦公、遠(yuǎn)程辦公、即時(shí)即辦等等，各種各樣的現(xiàn)代化辦公方式層出不窮，為辦公工作帶來前所未有的方便。

一、基層無紙化辦公的概論

所謂基層無紙化辦公室是指，基層單位基于完善的辦公室自動化系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目與上級單位，項(xiàng)目各部室、領(lǐng)導(dǎo)與部員、部員與部員之間的信息傳遞以及業(yè)務(wù)溝通，從而達(dá)到高效辦公。

二、基層無紙化辦公的優(yōu)點(diǎn)

以往，施工企業(yè)基層項(xiàng)目行政管理部室每次制定新的管理辦法、實(shí)施細(xì)則、指導(dǎo)意見以及通知，都要印刷大量的紙質(zhì)文件，分發(fā)到項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)、各部室、下屬單位。無疑，這種信息發(fā)布方式既繁重落后又浪費(fèi)人力、財(cái)力、物力，不能適應(yīng)目前項(xiàng)目快節(jié)奏、高效率的要求。無紙辦公方式可以節(jié)約大量的人力、財(cái)力、物力，節(jié)省信息傳達(dá)時(shí)間，更具有提高辦公效率、規(guī)范辦公流程、便于信息保存與查詢的優(yōu)點(diǎn)。

（一）簡化辦公流程

通過無紙化辦公，使用OA系統(tǒng)建立緊密、協(xié)調(diào)、高效、安全的管理機(jī)制。基層項(xiàng)目文件的擬文、發(fā)文、辦文流程以及業(yè)主、地方政府、集團(tuán)公司來文的傳閱，可以直接在OA系統(tǒng)中的各模塊進(jìn)行辦公。項(xiàng)目辦公室文員可根據(jù)文件內(nèi)容，進(jìn)行選擇呈閱方式直接辦公。簡化了行政流程，節(jié)約了時(shí)間。同時(shí)，使大家養(yǎng)成了及時(shí)查閱文件和辦公室文件的良好習(xí)慣。

（二）提高工作效率

無紙化辦公具有傳輸速度快、傳播面廣、信息能夠同時(shí)到達(dá)多個(gè)終端，不受時(shí)間地點(diǎn)的限制等功能和特點(diǎn)。特別是隨著電腦軟硬件的持續(xù)升級、WIFI無線網(wǎng)絡(luò)的普及及手機(jī)帶寬的持續(xù)擴(kuò)容，通過手機(jī)、平板電腦實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的辦公，尤其是因在外出差的領(lǐng)導(dǎo)、施工現(xiàn)場技術(shù)人員或因工作需要不在辦公室辦公的協(xié)調(diào)人員不需要等待當(dāng)面批示、讀閱。通過各種信息平臺將項(xiàng)目文件、通知、公告存放于平臺上，只要有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境就可通過信息平臺進(jìn)批示和閱知。避免了因不同文件需不同執(zhí)行人員不在辦公室而出現(xiàn)的一次次無功而返，一天天的等待，一回回的催問現(xiàn)象。實(shí)質(zhì)上的節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率。

（三）降低辦公成本

以基層項(xiàng)目辦公室為例，作為下發(fā)文件的部室，從來文擬辦開始，到下發(fā)的文件，需要耗費(fèi)大量的紙張和印刷材料。特別是基層項(xiàng)目剛上場，各項(xiàng)管理辦法的印發(fā)，管理辦法必須發(fā)至項(xiàng)目各位領(lǐng)導(dǎo)、各部室、各分部、各施工隊(duì)。耗費(fèi)的紙張、墨粉以整箱、整件為單位，浪費(fèi)有限資源很大。自從使用信息平臺OA系統(tǒng)后，發(fā)文、收文、批閱等所有步驟完全通過無紙化辦公來實(shí)現(xiàn)，以月計(jì)算，紙張和印刷材料的使用率大幅度減少，不但節(jié)省了能源，降低了辦公成本，還提高經(jīng)濟(jì)效率。

（四）便于信息檢索

在手工辦公的情況下，文件的查閱存在非常大的難度。使用OA系統(tǒng)辦理過的文件，通過條件查詢。例如流水號、工作名稱、辦理范圍、流程辦閱時(shí)間等，很夠快速、便捷的查詢到文件。同時(shí)，還可以在此平臺上閱讀集團(tuán)公司的其它信息。例：企業(yè)新聞、在建項(xiàng)目工程進(jìn)展、招標(biāo)、中標(biāo)信息以及在文件柜查詢集團(tuán)公司各部室下發(fā)的文件資料。

三、基層無紙化辦公面臨的挑戰(zhàn)

（一）基層領(lǐng)導(dǎo)重視是前提

信息化對于施工企業(yè)基層是一場傳統(tǒng)管理模式、管理理念的根本性變革，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，沒有項(xiàng)目“一把手”或是項(xiàng)目其它領(lǐng)導(dǎo)班子成員的認(rèn)可和參與，難以運(yùn)行和有效的實(shí)施。因基層單位有部分領(lǐng)導(dǎo)或是部室負(fù)責(zé)人是90時(shí)年代的老同志，還是習(xí)慣于紙質(zhì)辦公。這就需要項(xiàng)目年輕領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力支持，基層項(xiàng)目全體人員對信息化建設(shè)的認(rèn)識不斷提高，并積極參與或制定考核辦法強(qiáng)制執(zhí)行，有效推動基層信息化無紙辦公。

（二）全體員工參與是基礎(chǔ)

在基層項(xiàng)目信息化初期，大家有一種模糊認(rèn)識：信息化是個(gè)別職能部門的事、是年輕人的事，對自己無關(guān)緊要。信息化的使用若是停留在某一個(gè)角落、一個(gè)部室或是某個(gè)人，那將失去信息化的真正的優(yōu)勢和實(shí)際效應(yīng)。必須全員參與、全員使用，才能適應(yīng)如今基層項(xiàng)目的快節(jié)奏、高效益。

（三）齊配軟硬件設(shè)備是關(guān)健

電腦的配置、有線網(wǎng)絡(luò)的流量值、無線網(wǎng)絡(luò)的覆蓋是前提。軟硬件設(shè)施的升級是保障。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是基層信息化建設(shè)是關(guān)健。不乏現(xiàn)在基層項(xiàng)目還有些單位電腦配置的不夠足，網(wǎng)絡(luò)的覆蓋面不廣，更無從談信息化的使用了。只有解決了軟硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)的覆蓋，基層信息化才有生命力、持久性。

（四）加強(qiáng)專項(xiàng)培訓(xùn)是保障

基層信息化平臺建好了，不等于信息水平就提高了，能否持續(xù)有效地發(fā)揮信息系統(tǒng)的應(yīng)有功能，基層項(xiàng)目辦公人員對信息化的掌握水平，直接決定著信息化在此項(xiàng)目的推廣面。為增強(qiáng)全員信息化意識和能力，必須加強(qiáng)專項(xiàng)培訓(xùn)。首先集中基層項(xiàng)目全體人員宣傳講解信息化帶來的巨大便利，轉(zhuǎn)變以前的傳統(tǒng)觀念。再挑選各部室綜合素質(zhì)高、熟悉計(jì)算機(jī)應(yīng)用、協(xié)作能力強(qiáng)的人員，先對部分人進(jìn)行一對一的培訓(xùn)，通過的培訓(xùn)人員再對各部室進(jìn)行再傳授，循序漸進(jìn)帶動基層項(xiàng)目其它人員執(zhí)行信息化系統(tǒng)的使用。從而真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、無紙化查詢、辦公，節(jié)約辦公資源，規(guī)范制度流程，提高工作效率，取得較好的基層項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益。更為基層辦公人員通過信息化平臺，輕點(diǎn)鼠標(biāo)就能完成系列文件的流轉(zhuǎn)、信息的傳遞、業(yè)務(wù)的交流、事項(xiàng)的審批，在忙碌工作中快樂享受現(xiàn)代信息技術(shù)為基層人員工作帶來的巨大便利。