趙閩麗

摘要：人事檔案的管理不僅僅是對(duì)人事檔案進(jìn)行保存，還有相關(guān)數(shù)據(jù)的整理、統(tǒng)計(jì)和提供可利用的整個(gè)活動(dòng)。目前，我國(guó)在人事檔案管理方面還存在著一些問(wèn)題，需要不斷完善。本文主要對(duì)人事檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析，然后對(duì)檔案的管理提出合理化的建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案 檔案管理 館員素質(zhì)

目前，人才是社會(huì)發(fā)展的最佳助力，只有加強(qiáng)對(duì)人才的開(kāi)發(fā)和利用，才能做到人盡其才，在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮自己的職責(zé)。人事檔案是組織人事部門(mén)按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。但是，雖然已經(jīng)加強(qiáng)了對(duì)人才的重視程度，但是，對(duì)人事檔案的管理意識(shí)還不夠重視，尤其是在人事檔案的管理上存在著一些弊端和問(wèn)題，如果這些問(wèn)題沒(méi)有得到很好的解決，就會(huì)導(dǎo)致人才發(fā)掘與人才利用上不能健康全面的發(fā)展。要想保證社會(huì)的人才可以得到最好的應(yīng)用，首先就要正視人事檔案的管理問(wèn)題。

一、目前，我國(guó)在人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.入檔材料不全

由于人們對(duì)于人事檔案的不重視，覺(jué)得自己記錄在冊(cè)的履歷與每年的考核等相關(guān)信息并不是非常重要，能省則?。挥械娜嗽谶M(jìn)行表格填寫(xiě)的時(shí)候，也沒(méi)有按照要求正確填寫(xiě)，很多項(xiàng)目能簡(jiǎn)則間，有的人還認(rèn)為這涉及到了個(gè)人隱私的問(wèn)題，在一些非常關(guān)鍵的材料填寫(xiě)上，甚至連自己的家庭成員和社會(huì)關(guān)系都不填，有的直接在這一欄上填上的是無(wú)，讓人無(wú)跡可尋；還有人沒(méi)有將自己的學(xué)歷、培訓(xùn)資格、職稱(chēng)證書(shū)等材料放入自己的檔案中，而單位也沒(méi)有起到督促的作用，沒(méi)有及時(shí)把需要?dú)w檔的材料整理收集送到檔案管理部門(mén)，使這些證件放在個(gè)人手中，有的就會(huì)導(dǎo)致材料不全甚至有丟失的現(xiàn)象，這樣到退休時(shí)沒(méi)有辦法按照正確年限計(jì)算工齡，對(duì)個(gè)人也會(huì)造成非常大的損失。例如，在某地的人事檔案管理部門(mén)在對(duì)手中的人事檔案進(jìn)行微機(jī)管理登記時(shí)發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)人的材料都不全面，很多人的年度考核表都有一定年限的缺失，檔案管理人員沒(méi)有辦法全面、正確的對(duì)所有的人員信息進(jìn)行管理，在以后的查詢(xún)中也會(huì)存在著問(wèn)題。

2.人事檔案內(nèi)容失真

還有的人在進(jìn)行檔案填寫(xiě)時(shí)，忽略了檔案的真實(shí)性，在人事檔案的材料中沒(méi)有按照真實(shí)的情況如實(shí)填寫(xiě)。例如，出生年月有的按照公歷有的按照農(nóng)歷隨便填寫(xiě)，甚至有的還出現(xiàn)了隨意篡改的情況，沒(méi)有按照身份證上的信息認(rèn)真對(duì)待，影響了檔案質(zhì)量；還有的人員在進(jìn)行工作年限填寫(xiě)時(shí)，每一次填寫(xiě)的工作時(shí)間都不相同，因?yàn)樽约旱墓ぷ髂晗夼c自己的工作經(jīng)歷和工齡有關(guān)，所以，很多人把自己的工作年限延長(zhǎng)，甚至把幾個(gè)工作經(jīng)歷捏在了一塊，這樣就會(huì)導(dǎo)致有關(guān)部門(mén)沒(méi)有辦法對(duì)該人的實(shí)際工作能力和工齡進(jìn)行判斷，如果出現(xiàn)問(wèn)題，則需要相關(guān)部門(mén)化更多的人力、財(cái)力去調(diào)查真正的情況，對(duì)相關(guān)部門(mén)不負(fù)責(zé)任，同時(shí)也帶來(lái)了非常大的不便。

3.單位檔案館員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

由于傳統(tǒng)單位對(duì)檔案管理不重視，很多檔案管理人員都不是正規(guī)的檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，對(duì)于如何正確、規(guī)范的整理和歸納檔案不是特別清晰；并且，對(duì)于檔案的重視程度不高，一些需要?dú)w個(gè)人檔案的材料不及時(shí)整理歸檔，還有的人因?yàn)楣g或者是其他原因，對(duì)檔案進(jìn)行更改、涂抹，這樣對(duì)其他部門(mén)的正常工作帶來(lái)影響。檔案員工對(duì)于檔案的管理疏忽，不利于人事檔案的健康發(fā)展。

4.缺乏對(duì)人事檔案的重視

一直以來(lái)，很多單位認(rèn)為人事檔案只是對(duì)材料的一個(gè)整理和保存，沒(méi)有特別大的意義和貢獻(xiàn)，還有檔案人員的不專(zhuān)業(yè)，沒(méi)有通過(guò)檔案提出對(duì)社會(huì)發(fā)展有益的數(shù)據(jù)來(lái)，檔案管理一直得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視。這樣就不會(huì)加大對(duì)檔案管理方面的投入，人員與制度都不完善，只是被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，起不到人事檔案的關(guān)鍵作用。

二、優(yōu)化人事檔案管理的建議

1.提高人事檔案管理人員素質(zhì)

在現(xiàn)今社會(huì)中，檔案管理對(duì)社會(huì)的發(fā)展起到非常重要的作用，尤其是信息社會(huì)中，人事檔案能夠提供非常寶貴的信息資源，是社會(huì)的無(wú)形資產(chǎn)，檔案管理是一項(xiàng)非常重要的、有意義的工作。由于檔案管理是一項(xiàng)非常特殊的工作，社會(huì)上并沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，很多單位也沒(méi)有獨(dú)立的崗位來(lái)進(jìn)行人事檔案的管理工作。在這種情況之下，為了能夠讓人事檔案管理走上正規(guī)化道路，必須要培養(yǎng)一批批有較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，同時(shí)還有高原則、高素質(zhì)的檔案管理人才，對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)證把關(guān)，鑒別材料的真?zhèn)?，保證材料的完整性，認(rèn)真嚴(yán)肅的處理好每一分人事檔案，保證期有效性。同時(shí)，人事檔案的管理人員也要不斷進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)方面的分析，給領(lǐng)導(dǎo)提供重要的人事方面的數(shù)據(jù)，尤其是在領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行用人、選拔的時(shí)候，能夠用數(shù)據(jù)說(shuō)話(huà)起到參謀的作用，為人才的建設(shè)搭起一道堅(jiān)實(shí)的橋梁，同時(shí)也是對(duì)自己工作效果的檢驗(yàn)，讓領(lǐng)導(dǎo)可以關(guān)注到檔案管理的重要性。領(lǐng)導(dǎo)也需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，為檔案管理人員提供更多的幫助和良好的工作環(huán)境，并且?guī)椭麄兘⒖茖W(xué)有效的檔案管理方法，使檔案管理人員可以更加有干勁。隨著社會(huì)的變革，在人事檔案管理方面也要有所突破和變化，根據(jù)社會(huì)的要求和信息的發(fā)展，找到現(xiàn)在的檔案管理的局限性，打破常規(guī)，使檔案管理工作更加高效、規(guī)范。

2.加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的宏觀(guān)控制與業(yè)務(wù)指導(dǎo)

由于每個(gè)單位對(duì)于人事檔案的管理上都有不同的模式，所以，在管理的要求和管理方式上都有很大的區(qū)別，并沒(méi)有統(tǒng)一的制度進(jìn)行約束，對(duì)于檔案管理的效果也是參差不齊，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。所以，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的規(guī)范化與法制化，利用宏觀(guān)調(diào)控加強(qiáng)對(duì)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，達(dá)到國(guó)家統(tǒng)一的人事管理制度，這樣對(duì)檔案管理實(shí)行強(qiáng)制化的管理，達(dá)到相同的管理標(biāo)準(zhǔn)，幫助認(rèn)識(shí)檔案管理水平和人事檔案管理質(zhì)量有質(zhì)的飛躍。

3.運(yùn)用先進(jìn)的管理辦法

目前，我國(guó)在人事檔案管理中，還存在著管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)能力不高、管理資金投入不到位、管理制度不完善、管理意識(shí)薄弱等方面的問(wèn)題，這些問(wèn)題如果不能改變，那么人事檔案的管理問(wèn)題會(huì)始終存在。所以，必須要加強(qiáng)對(duì)認(rèn)識(shí)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程，培養(yǎng)合格的檔案管理人員，加強(qiáng)對(duì)檔案管理方面的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，依靠現(xiàn)代的信息管理手段建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，把陳舊的管理設(shè)備進(jìn)行升級(jí)改造，運(yùn)用新的管理模式，提升對(duì)檔案管理的水平，改善管理過(guò)程中的不足之處，為我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)提供有利的數(shù)據(jù)支持。

4.開(kāi)展對(duì)人事檔案正確使用的宣傳

人事檔案涉及到個(gè)人的隱私問(wèn)題，所以，必須要加強(qiáng)對(duì)人事檔案的保密性管理，并且制定有效的管理制度，對(duì)檔案的借閱、提取等都要有嚴(yán)格的管理。并且，還要加強(qiáng)單位及個(gè)人對(duì)檔案的重視，嚴(yán)謹(jǐn)出現(xiàn)涂抹勾畫(huà)的情況，實(shí)事求是的進(jìn)行檔案填寫(xiě)，不丟項(xiàng)拉項(xiàng)，自覺(jué)遵守人事檔案的填寫(xiě)規(guī)則，保證檔案的真實(shí)性、有效性。

在今后的工作中應(yīng)按照人事檔案的管理?xiàng)l例，積極致力于建立干部人事檔案工作長(zhǎng)效機(jī)制，完善干部人事檔案材料收集，強(qiáng)化人事檔案日常動(dòng)態(tài)管理，加快信息化進(jìn)程，使干部人事檔案管理工作再上新水平，再登新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：

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