陶俊秀

隨著我國(guó)政治和經(jīng)濟(jì)體制改革的推進(jìn)，尤其是人事制度改革的深化，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)很難適應(yīng)新時(shí)期的客觀要求，新時(shí)期人事檔案管理也要更新觀念、與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，將自身資源優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為人才優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)和推動(dòng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展。

一、當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的不足

1.人事檔案的內(nèi)容缺乏真實(shí)性和實(shí)用性。人事檔案中的材料如“三齡一歷”等，一般都是由本人填寫(xiě)的，由于缺乏嚴(yán)格的鑒定審查，個(gè)別人事檔案不實(shí)不準(zhǔn)，給組織人事工作帶來(lái)了很多麻煩。有些基層單位檔案意識(shí)淡薄，檔案材料收集不齊，不能及時(shí)補(bǔ)充，導(dǎo)致部分檔案材料內(nèi)容不完整，不能跟上個(gè)人經(jīng)歷的變化，給工作帶來(lái)諸多不便?，F(xiàn)存檔案存放內(nèi)容十幾年不變，千人一面，無(wú)法反映一個(gè)人具體的能力、素質(zhì)及信用等，而這些恰恰是用人單位最需要了解的。

2.檔案管理分散多頭。一是保管分散。人事檔案有的保存在當(dāng)前的用人單位，有的保存在過(guò)去的單位，還有的保存在人才交流中心，甚至保存在私人手中，使得一個(gè)單位的人事檔案處于一種分散狀態(tài)。二是隸屬混亂。參加主管人事檔案的有組織部門(mén)、人事部門(mén)、勞動(dòng)部門(mén)等，甚至一些無(wú)權(quán)保存或管理人事檔案的科室、部門(mén)和單位也來(lái)保存和管理人事檔案，出現(xiàn)多頭管理狀態(tài)。

3.人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用滯后，未能發(fā)揮應(yīng)有作用。傳統(tǒng)人事檔案實(shí)行封閉管理、保密終身制，人事檔案利用工作大多是被動(dòng)服務(wù)，只是等待領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員來(lái)查閱，缺乏主動(dòng)精神，而且利用材料主要是黨團(tuán)材料和調(diào)資等方面的，真正用于人才選拔，培養(yǎng)開(kāi)發(fā)等方面的較少，沒(méi)有發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。且人事檔案檢索工具單一，查找方式落后，案卷質(zhì)量不高，嚴(yán)重限制了其信息服務(wù)和交流作用的發(fā)揮。

4.對(duì)人事檔案管理的重要性普遍認(rèn)識(shí)不夠。長(zhǎng)期以來(lái)， 相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)未能充分認(rèn)識(shí)到人事檔案潛在的人才信息價(jià)值，認(rèn)為人事檔案工作就是保管性的事務(wù)工作， 只要不丟失， 不泄密， 能夠應(yīng)付外調(diào)、查檔就行，對(duì)檔案工作不重視、不研究， 存在的檔案問(wèn)題長(zhǎng)期得不到解決；而人事檔案管理人員“看堆守?cái)偂?，被?dòng)服務(wù)也很普遍，隊(duì)伍穩(wěn)定性不強(qiáng)。

5.社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)進(jìn)程中呈現(xiàn)“棄檔族”。伴隨社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，市場(chǎng)機(jī)制成了調(diào)節(jié)人才流動(dòng)的指揮棒，加之人事制度改革的深入，企事業(yè)單位的優(yōu)勝劣汰，畢業(yè)生的自主擇業(yè)和出國(guó)熱潮的沖擊及人們就業(yè)觀念的轉(zhuǎn)變，人員流動(dòng)愈加頻繁，這些人員大多認(rèn)為檔案在求職及職業(yè)發(fā)展中作用不大，越是年輕人，越不重視檔案。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)中心代管理保存的三四百萬(wàn)份人事檔案中，至少有60多萬(wàn)份與主人失去聯(lián)系。越來(lái)越多被遺棄的人事檔案沉睡在人才中心無(wú)人問(wèn)津，己成為檔案代管機(jī)構(gòu)必須面對(duì)的問(wèn)題。

6.在非公企業(yè)，不關(guān)心員工人事檔案。與部分人自動(dòng)棄檔相應(yīng)的是許多非公企業(yè)在招聘員工時(shí)也并不關(guān)心人事檔案。企業(yè)經(jīng)理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評(píng)價(jià)聘用員工。目前，眾多非公企業(yè)越來(lái)越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對(duì)人事檔案基本上都處于越來(lái)越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時(shí)，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個(gè)人員的新“人事檔案”，只不過(guò)這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式：有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”；然而這些都處于各自為政的狀況，不具備集人才信息與信用的現(xiàn)行人事檔案管理制度的社會(huì)公信力。

二、新時(shí)期人事檔案管理的對(duì)策

1.人事檔案管理走向社會(huì)化管理。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，我國(guó)的人事檔案由用人單位管理，干部檔案工作由組織、人事部門(mén)管理，工人檔案由勞動(dòng)部門(mén)管理。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，各單位用人制度改革的深入，打破了傳統(tǒng)干部、工人的身份界限，傳統(tǒng)的干部檔案、工人檔案正逐漸被以職業(yè)特點(diǎn)為標(biāo)志的國(guó)家公務(wù)員檔案、教師檔案、醫(yī)生檔案、職工檔案等所替代，且人員流動(dòng)越來(lái)越頻繁，各行業(yè)的人事檔案也都處于不斷轉(zhuǎn)換變化之中。傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)迅速轉(zhuǎn)化的人員角色的需要，可以按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的模式，將政府人事部門(mén)所屬人才流動(dòng)機(jī)構(gòu)、勞動(dòng)部門(mén)所屬就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、教育部門(mén)所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)以及政府其它部門(mén)所屬的相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)的人事檔案管理職能剝離出來(lái)，將國(guó)有企事業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統(tǒng)一的人事檔案管理中心，除公務(wù)員身份的人事檔案仍由黨委組織部門(mén)管理外，企事業(yè)單位人員、大中專(zhuān)畢業(yè)生、非公有制單位的人員以及其他社會(huì)流動(dòng)人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心管理，逐步建立成社會(huì)公信力強(qiáng)的人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)，讓人事檔案在不損害國(guó)家、單位機(jī)密和利益及不侵犯他人隱私權(quán)的基礎(chǔ)上走出單位，走向社會(huì)，實(shí)行社會(huì)化管理，使人事工作從粗放型服務(wù)向集約型服務(wù)轉(zhuǎn)變。

2.提高檔案管理人員素質(zhì)。人事檔案管理的好壞，很大程度上取決于檔案工作人員素質(zhì)。作為人事檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，減少工作中的失誤和差錯(cuò)，提高檔案質(zhì)量；積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用。

3.完善人事檔案管理制度。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，要建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，及時(shí)存真去假、查漏補(bǔ)缺；遵循《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，保障人事檔案的安全；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。人事檔案要以制度來(lái)維護(hù)管理，以管理來(lái)保證質(zhì)量，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。

4.人事檔案管理內(nèi)容要與時(shí)俱進(jìn)。為了使人事檔案具有最新的信息內(nèi)容，應(yīng)盡快建立和完善人事檔案身份追蹤系統(tǒng)，定期對(duì)現(xiàn)管人事檔案進(jìn)行檢查核對(duì)，隨時(shí)收集和補(bǔ)充新的人事檔案材料，加快人事檔案信息更新的速度，使之與人員流轉(zhuǎn)的速度相協(xié)調(diào)。對(duì)人事檔案的收集和補(bǔ)充要注意增加反映人員綜合素質(zhì)的材料，比如個(gè)人業(yè)績(jī)、信用記錄、素質(zhì)能力、職業(yè)生涯、個(gè)性特點(diǎn)和社會(huì)責(zé)任等內(nèi)容，同時(shí)要做好登記、核對(duì)、鑒定審查工作，確保檔案材料真實(shí)有效，更好地為人事工作服務(wù)。

5.利用信息化管理手段，強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)功能。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)人事檔案工作提出了新的要求，那就是將信息技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理中，將原有的紙質(zhì)型檔案進(jìn)行電子型檔案轉(zhuǎn)化，依托信息技術(shù)構(gòu)建個(gè)人信息系統(tǒng)，建立更加完備的人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)。在遵循檔案保密規(guī)定的前提下，利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的異地共享，實(shí)現(xiàn)人事檔案更加高效的管理。同時(shí)還應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化服務(wù)功能，主動(dòng)了解各單位對(duì)人才信息的需求狀況，積極做好人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為人事決策提供全面準(zhǔn)確而且有一定深度的服務(wù)項(xiàng)目，變被動(dòng)為主動(dòng)，更好地為社會(huì)主義人才市場(chǎng)服務(wù)。

新時(shí)期人事檔案管理工作應(yīng)以創(chuàng)新為核心，提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平為標(biāo)準(zhǔn)，以適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展為目標(biāo)。實(shí)現(xiàn)新時(shí)期人事檔案管理的新發(fā)展，不會(huì)一蹴而就，需要我們?cè)趯?shí)踐中共同探索和努力。