貢亦軍，毛翔，柏鳳云，黃雪飛

(湖北醫(yī)藥學院附屬東風醫(yī)院，湖北省十堰市 442000)

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5S管理法在醫(yī)院二級庫房中的應用

貢亦軍，毛翔，柏鳳云，黃雪飛

(湖北醫(yī)藥學院附屬東風醫(yī)院，湖北省十堰市 442000)

【摘要】目的探討“5S”管理法在醫(yī)院二級庫房管理中的應用效果。方法在醫(yī)院的二級庫房管理中實施“5S”管理法，通過對實施前后的庫房管理情況調查，比較取物次數(shù)，取物時間，過期物品數(shù)量，物資非計劃領取次數(shù)的數(shù)據(jù)，評價實施前后的差異性。結果在二級庫房實施“5S”管理后，減少了護士去庫房取物次數(shù)，取物時更加便捷，降低了物資的損耗和非計劃領物次數(shù)。結論在醫(yī)院二級庫房管理中實施“5S”管理方法，是一項有效的管理方法。

【關鍵詞】庫房管理;二級庫房;5S管理法；醫(yī)療安全；醫(yī)院管理

“5S”活動最早起源于日本，指的是日文 SEIRI(整理)、SEITON(整頓)、SEISO(清掃)、SEIKTSU(清潔)、SHITSUKE(素養(yǎng))這五個單詞。因五個單詞前面發(fā)音都是“S”，故統(tǒng)稱為“5S”[1]。病區(qū)的二級庫房是存放各種物資的場地，合理利用庫房是臨床醫(yī)療護理工作正常運行的保障[2]。一般護士長掌握著病區(qū)二級庫房物資領取、使用、保管的自主權，其管理的好壞直接影響到物資的流通及效能的發(fā)揮[3]。東風醫(yī)院于2015年在病區(qū)二級庫房管理中實施“5S”管理法，解決了在二級庫房管理中存在的物資積壓、過期、丟失、浪費的管理問題[4]，為迎接醫(yī)院等級評審奠定基礎。

1對象

東風醫(yī)院是一所三級甲等綜合性教學醫(yī)院，由54個臨床科室組成。本研究以54個臨床科室為調查對象，其庫房面積在10～15平方米，各科室根據(jù)?？铺匦晕镔Y種類為35～50種，庫房均配有標準貨架和儲物盒。

2方法

2.1調查評價方法

采用自行設計的評價調查表，對2014年1月至11月實施前和2015年1月至11月實施“5S”管理法后，各科室二級庫房的環(huán)境、收納情況、每天取物次數(shù)、平均每次取物時間、每月非計劃領物次數(shù)進行調查和評價。二級庫房的環(huán)境和收納情況數(shù)據(jù)來自每月一次的護理部病房管理質控單，庫房環(huán)境總分值為5分，4分以上為優(yōu)秀，3分為合格，2分及以下為不合格。物品過期情況由護士長在進行“5S”活動前整理后填報，填報時實施無懲罰上報；實施后數(shù)據(jù)為年終檢查時獲得。每天取物次數(shù)，每次取物時間的數(shù)據(jù)為對各科室調查時護士長填寫；每月非計劃領物次數(shù)的數(shù)據(jù)來自一級庫房的非計劃領物單。

2.2實施方法

2.2.1實施前的準備。2015年初在全院護理人員中進行“5S”相關知識、內容的培訓，組織護士長參觀“5S”管理的醫(yī)院及場所并在各科室進行培訓。制定二級庫房的管理制度、章程；各科室制定常用物資目錄，物品擺放示意圖。使全體護理人員能掌握 5S 相關知識、理念及方法。

2.2.2整理。即區(qū)分要與不要的物品，保留要的物品，將不要的物品堅決清除出工作現(xiàn)場，是改善生產(chǎn)現(xiàn)場的第一步，即“要與不要，一留一棄”。物品的整理是庫房不可缺少的工作之一[5]。(1)在清理過程中，將過期、破損、受潮、變質的物品清理出來，丟棄或者維修；超過6個月未使用的物品清理出庫房。整理出?？频某Ｒ?guī)領物清單。(2)清理庫房貨架，按照病區(qū)常用物資5大類劃分區(qū)域：一次性耗材類、低值耗材類、 高值耗材類、?？坪牟念?、辦公用品類，并加標識以方便任何人取用。

2.2.3整頓。對工作現(xiàn)場內需要留下的物品分類擺放、科學定量、規(guī)范定置，并明確標識，最大限度的縮短尋找時間，即“科學布局， 取用快捷”[5]。(1)物品擺放的位置要合理，符合物資儲存和就近取用的原則，常用的物資放置在取用最方便的地方。庫房內設置溫濕度表，監(jiān)測并記錄每日的溫濕度情況，保證物資的儲存符合條件。(2)物資擺放進行目視化管理，用不同顏色區(qū)分5大區(qū)域，取用物品一目了然。(3)運用帕累托曲線[6]，選取科室的5個月領取物資計劃，運用帕累托曲線繪制影響的因素圖(見圖1)。根據(jù)帕累托法則，影響因素通常分為三類，A 類為關鍵的少數(shù)，是主要因素，其影響程度的累計百分數(shù)在0%～80%范圍內。B類是一般因素，其影響程度的累計百分數(shù)在80%～90%范圍內，C類為次要因素，其影響程度的累計百分數(shù)僅在90%～100%范圍內。如此，將醫(yī)用耗材按A、B、C三類進行控制管理，稱為“ABC 存貨管理法”。A類醫(yī)用耗材使用率高，占物品種類比例 60%～ 70%，B類醫(yī)用耗材使用頻率中等，占物品種類比例 30%，C類醫(yī)用耗材使用頻率低，占物品種類比例 10%。根據(jù)“ABC 存貨管理法”，統(tǒng)籌各科室二級庫房醫(yī)用材料物品基數(shù)、使用頻率，根據(jù)各護理單元的不同需求，一次性耗材以3天周轉為基數(shù)，其他耗材以一個月周轉為基數(shù); 配送的頻率及基數(shù)可以相對固定，但隨著工作量的上升或下降可以調整。(4)所有耗材均需定容管理，在目視標識牌上標注定容數(shù)量并設置預警線，提醒達到警戒線的物品需及時補充，方便物資領取。(5)對于有效期要求的物資，按照效期先后擺放，使用時遵循“近期先用”的原則。

2.2.4清掃。將清掃工作制度化，保持干凈、整潔、有序的現(xiàn)場環(huán)境，即：“潔凈環(huán)境，清爽安全”[5]：(1)初次的清掃為搬家式大掃除，徹底清掃包括儲物柜頂、底，二級庫房內外的整體環(huán)境，修建防蠅防鼠設施，為貫徹“5S”活動奠定基礎。(2)將日常清掃列入工作制度，確立每日、每周的清掃責任人，建立清掃維護登記記錄表，放置在庫房門口方便工作落實，做到管理留痕。

2.2.5清潔。將整理、整頓、清掃工作制度化、規(guī)范化、 標準化，持續(xù)檢查，加強整改，即“形成制度，檢查落實”的三不要原則，即不要不用'的物品；不要把物品弄亂；不要把物品弄臟[5]。(1)每日責任人進行庫房物資清理、打掃，遵循“三不要”原則。每月護士長盤點庫房，根據(jù)科室工作量和常規(guī)物資的定容領量進行網(wǎng)報物資請領。(2)每周護士長按照病房管理質量標準進行一級質控，每月科室進行二級質控，每季度護理部進行三級質控。存在的問題在護理質量例會中進行反饋并督促科室整改，每年進行“5S”活動匯報和表彰。

2.2.6素養(yǎng)。人人養(yǎng)成良好習慣，依規(guī)定行事，培養(yǎng)積極進取精神。素養(yǎng)是“5S”的核心，也是“5S”活動的最終目的，即“依規(guī)行事， 養(yǎng)成習慣”[5]。(1)在科室二級庫房內實行“5S”管理法，是東風醫(yī)院在全院實行“5S”活動的一部分，環(huán)境和工作現(xiàn)場的明顯改變促使大家對于制度和規(guī)章的認識進一步提高。(2)開展一些醫(yī)護共同參與的活動，例如，一起動手整理環(huán)境，分區(qū)評比承包區(qū)域環(huán)境，一起撿煙頭等趣味活動。促使大家自覺維護整潔環(huán)境，形成團隊凝聚力。(3)領導重視是提升素養(yǎng)最大的推動力，從領導到員工全體自覺遵守規(guī)章規(guī)則，自覺維護“5S”活動成果，近一年時間大家均已養(yǎng)成良好的行為習慣。

2.3統(tǒng)計學方法

3結果

在醫(yī)院二級庫房中實施“5S”管理的效果見表1。庫房環(huán)境和物品過期現(xiàn)象明顯改善，護士每日去庫房取物次數(shù)和每次取物的時間縮短，護士長每月非計劃領物次數(shù)明顯減少，P<0.01，具有統(tǒng)計學意義。

4討論

由于對二級庫房管理意識缺乏，且臨床護理工作繁忙、 瑣碎， 為減少不必要的時間浪費和方便科室使用，部分護士長每月領取物資時，習慣多領或從節(jié)約出發(fā)少領、 不領必需物資或一味強調節(jié)約成本， 導致臨床使用不便等，甚至物資領取與臨床需求脫節(jié)，醫(yī)用物資分配和使用不合理，二級庫房物資保管維護不當[6]。直接影響到醫(yī)療護理質量、效率及患者安全[7]。為解決此問題，在二級庫房管理中實施“5S”管理法。

4.1改善庫房環(huán)境，把護士的時間還給患者

在護理質量評價指標中，庫房環(huán)境通常不作為病房管理的評價項目，造成科室的二級庫房成為管理死角。東風醫(yī)院在2013年底學習等級醫(yī)院評審標準時關注到二級庫房的評審要求，改良了護理質量標準，增加了二級庫房的評價指標。但護士長經(jīng)常以庫房面積太小，物資種類繁多，收納工具有限等理由疏于管理。實施“5S”管理后，通過整理、整頓、清掃、清理工作，統(tǒng)一規(guī)范二級庫房的環(huán)境布局，減少不必要的物品。從表1可以看出庫房環(huán)境的改變十分顯著，庫房由原來臟、亂、差的環(huán)境變?yōu)檎麧嵰?guī)范的儲物場所；整潔有序的置物環(huán)境，帶給護士工作更多的便利，護士去庫房取物的次數(shù)和取物時間明顯縮短，有更多的時間為患者服務。

圖1　某院某科室5個月二級庫房領物帕累托圖

項目庫房環(huán)境(分)物資過期、受潮破損數(shù)量(個)每天取物次數(shù)(次)每次取物時間(min)每月非計劃領物次數(shù)(次)實施前2.06±0.131.17±0.0125.56±0.255.20±0.243.69±0.27實施后3.75±0.120.30±0.634.61±0.204.24±0.161.87±0.21t值8.5645.9092.9133.5564.903P值0.0000.0000.0050.0010.000

4.2增加庫房設施，保障醫(yī)療安全

在過去的醫(yī)院建設中二級庫房并不作為基礎建設用房考慮，所以存在庫房無防鼠措施，無通風設施，無溫濕度監(jiān)測設備等問題。二級庫房中儲備的器材會因為潮濕、鼠咬或者溫度過高而造成不必要的浪費，加大了醫(yī)療風險[8]。在“5S”活動中，醫(yī)院在二級庫房增加了防鼠防蠅措施，庫房搬入通風良好的房間，安裝了溫濕度監(jiān)測表并進行每日監(jiān)測。在整理過程中，將不常用物資清理出去，庫房物資按照工作量進行定容管理，有效地減少物資過多儲備的情況，有利于使用者更便捷的清點物資，減少積壓而造成的浪費。如表1所示，年終檢查發(fā)現(xiàn)物資過期、受潮、破損現(xiàn)象明顯減少。

4.3減少非計劃領物次數(shù)，提高管理水平

在“5S”活動中，醫(yī)院借鑒使用了帕累托曲線，將物資按照使用頻率分為ABC三類，幫助護士長科學進行物資請領，有計劃地進行庫存管理。如表1所示，經(jīng)過“5S”活動，每月非計劃領物的次數(shù)減少，有效地扭轉了憑經(jīng)驗憑感覺的領物習慣，由粗放式管理向精細型管理轉變。

綜上所述，在醫(yī)院二級庫房的管理中使用“5S”管理法，具有改善置物環(huán)境，減少物資浪費，縮短使用者的取物頻次和時間，減少非計劃領物次數(shù)，提高管理水平的作用，是一項行之有效的管理方法。

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修回日期：2016-01-22

(編輯馬蘭)

【中圖分類號】R197

【文獻標識碼】A

【文章編號】1672-4232(2016)02-0042-03

【DOI編碼】10.3969/j.issn.1672-4232.2016.02.015

通信作者：毛翔(1981-)，女，大學本科，主管護師，護士長；研究方向：護理管理。

收稿日期：2016-01-08

Application of Management Law in Second-class Warehouse of Hospitals

GONG Yi-jun,MAO Xiang,BAI Feng-yun,HUANG Xue-fei

(Dongfeng Hospital Affiliated to Hubei Medical College,Shiyan,Hubei 442000,China)

【Abstract】Objective:In order to discuss the applied results of “5S” managerial methods in the second-class warehouse management.Method:The authors invest warehouse management before and after “5S” practice,and compare pickup times,time,the number of overdue articles,data of unplanned pickup times and the differences before and after the implementation.Result:“5S” management reduces pickup times for nurses,makes pickup more convenient,which lowers material dissipation and unplanned pickup.Conclusion:“5S” management in the second-class warehouse is an effective method.

【Key words】warehouse management;the second-class warehouse;5S managerial method;medical safety;hospital management