秦勝友

（南寧交通投資集團(tuán)有限責(zé)任公司 廣西南寧 530021）

企業(yè)采購成本內(nèi)部控制有效性探究

秦勝友

（南寧交通投資集團(tuán)有限責(zé)任公司 廣西南寧 530021）

采購成本是影響企業(yè)成本的重要組成部分，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視、采購人員的專業(yè)化、采購制度的規(guī)范完善、內(nèi)控流程有效監(jiān)督下才能最大化降低，為企業(yè)創(chuàng)造更多利潤。本文首先綜述了采購成本內(nèi)部控制及其重要性，之后分析了當(dāng)前企業(yè)采購成本內(nèi)部控制中存在的問題，并提出了解決對策。

內(nèi)部控制；采購成本；有效性

1 前言

采購環(huán)節(jié)是企業(yè)運(yùn)營的起點(diǎn)，是企業(yè)獲取資源的重要方式，可以說采購環(huán)節(jié)的工作對企業(yè)整體運(yùn)營發(fā)展都具有十分重要的意義。因此，在企業(yè)采購環(huán)節(jié)中，需要加強(qiáng)對采購成本的內(nèi)部控制，提高采購成本內(nèi)部控制的有效性，以確保企業(yè)的經(jīng)營效益，提升企業(yè)的市場競爭力，促進(jìn)企業(yè)健康長遠(yuǎn)的發(fā)展。

2 綜述采購成本內(nèi)部控制及其重要性

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營主要包括三個環(huán)節(jié)：供應(yīng)、生產(chǎn)和銷售，采購就是供應(yīng)環(huán)節(jié)的主要內(nèi)容。物資采購的工作質(zhì)量和工作效率對企業(yè)整合內(nèi)外資源、降低經(jīng)營成本、加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控乃至維持企業(yè)可持續(xù)發(fā)展都具有重大意義。要降低采購環(huán)節(jié)的費(fèi)用支出，首先要遵循物資采購成本控制的原則（見表1），采購成本的內(nèi)部控制就是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需物資采購的過程加以指導(dǎo)、調(diào)節(jié)和監(jiān)督，并且對反饋信息進(jìn)行全面的分析與掌握。企業(yè)在進(jìn)行采購時都會事先制定一個成本目標(biāo)，成本控制就是在預(yù)定的成本目標(biāo)范圍內(nèi)進(jìn)行調(diào)控，通過對生產(chǎn)材料及資源耗費(fèi)程度的計算、監(jiān)督和考察，及時發(fā)現(xiàn)采購成本中不合理的地方，予以正確的指導(dǎo)并加以限制，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)降低生產(chǎn)成本、提高經(jīng)營效益的目的。

表1 企業(yè)采購成本控制應(yīng)遵循的原則

2.1 規(guī)避風(fēng)險

在我國市場經(jīng)濟(jì)不斷深入的背景下，企業(yè)外部環(huán)境越來越復(fù)雜，在采購過程中由于市場價格、市場環(huán)境、市場競爭等因素的影響，會形成一定的采購風(fēng)險。加強(qiáng)對企業(yè)采購成本的內(nèi)部控制，能實(shí)現(xiàn)對采購環(huán)節(jié)的全程監(jiān)督，對規(guī)避采購風(fēng)險具有重要作用。

2.2 避免出現(xiàn)腐敗現(xiàn)象

企業(yè)采購成本在企業(yè)運(yùn)營成本中占有很大的比重，是企業(yè)成本管理中的重點(diǎn)，同時采購也是最容易發(fā)生腐敗的企業(yè)運(yùn)營環(huán)節(jié)。加強(qiáng)對企業(yè)采購成本的內(nèi)部控制，很大程度上增強(qiáng)了對采購各個環(huán)節(jié)工作的監(jiān)督、審批，提高了采購信息的透明度，在一定程度上限制了采購腐敗行為，提高了采購成本的安全性。

2.3 提升效率

對企業(yè)采購成本進(jìn)行內(nèi)部控制，能夠規(guī)范企業(yè)采購行為，確保企業(yè)采購物資供應(yīng)的及時性，提高采購的效率，為企業(yè)正常運(yùn)營提供物質(zhì)保障。

3 企業(yè)采購成本內(nèi)部控制中現(xiàn)階段存在的問題

3.1 職權(quán)分配不合理，采購內(nèi)部控制制度不完善

目前，許多企業(yè)都存在著企業(yè)采購職權(quán)分配不清晰或是不合理的情況，采購成本內(nèi)部控制制度的建設(shè)尚不到位。因?yàn)槠髽I(yè)采購成本內(nèi)部控制體系的不完善，導(dǎo)致企業(yè)在進(jìn)行采購時缺乏有效的約束和依據(jù)，因而采購成本無法得到合理有效的控制，加重了企業(yè)的費(fèi)用支出。再加之不少企業(yè)采購環(huán)節(jié)中負(fù)責(zé)采購的專職人員職權(quán)分配存在不合理的地方，沒有對不相容的崗位進(jìn)行分離，給企業(yè)采購環(huán)節(jié)滋生腐敗現(xiàn)象提供了溫床，大大影響了企業(yè)采購成本內(nèi)部控制的有效性。

3.2 采購預(yù)算不完善，沒有健全的供應(yīng)商管理體系

企業(yè)采購成本內(nèi)部控制的有效性與采購價格以及供應(yīng)商管理工作的質(zhì)量有直接的關(guān)系。部分企業(yè)采購預(yù)算并不完善，對于采購成本的預(yù)算管理執(zhí)行力度明顯不夠，缺乏對采購產(chǎn)品價格、質(zhì)量、時效性等關(guān)鍵因素的掌控，企業(yè)中沒有形成健全的供應(yīng)商管理體系，也沒有建立起相應(yīng)的供應(yīng)商管理機(jī)制，這種供求關(guān)系的不穩(wěn)定給企業(yè)采購帶來一定的風(fēng)險，同時也不很利于企業(yè)對采購成本的內(nèi)部控制與管理。

3.3 審查監(jiān)督不到位，采購工作績效考核質(zhì)量低

雖然不少企業(yè)已經(jīng)逐步意識到了采購成本內(nèi)部管理的重要性，也對采購工作的內(nèi)部監(jiān)督環(huán)節(jié)和績效考核制度制定了一系列的標(biāo)準(zhǔn)，但是企業(yè)采購的內(nèi)部監(jiān)督力度仍然不高，相關(guān)流程也沒有得到進(jìn)一步的完善與落實(shí)，甚至某些企業(yè)為了圖方便直接省略掉了采購環(huán)節(jié)的簽字審批過程。除此之外，還有一個明顯的問題在于多數(shù)企業(yè)對采購工作的績效考核指標(biāo)還停留在采購產(chǎn)品的價格、質(zhì)量和及時性等方面，缺乏對采購工作的內(nèi)部控制指標(biāo)的考評，這就導(dǎo)致企業(yè)采購環(huán)節(jié)的執(zhí)行部門和監(jiān)管部門職責(zé)模糊，采購監(jiān)管審查機(jī)制效力不大，采購成本無法得到有效的控制。

4 企業(yè)加強(qiáng)采購成本內(nèi)部控制的策略

4.1 落實(shí)采購內(nèi)部控制管理制度

企業(yè)應(yīng)建立起完善的采購成本內(nèi)部控制制度，從采購預(yù)算機(jī)制、采購定價機(jī)制、采購供應(yīng)機(jī)制等方面切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)對采購成本內(nèi)部控制的有效性。通過對產(chǎn)品采購質(zhì)量、價格、標(biāo)準(zhǔn)的層層把關(guān)，有效杜絕采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯漏和貪污現(xiàn)象。對采購價格要進(jìn)行嚴(yán)格的管理和監(jiān)督，確保采購成本的合理性。對金額較大的采購項目進(jìn)行公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判，將采購的范圍擴(kuò)寬，爭取實(shí)現(xiàn)采購商品質(zhì)量和價格的最優(yōu)化，同時避免不正當(dāng)?shù)慕灰捉o企業(yè)帶來損失，從根本上降低企業(yè)的采購成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

4.2 強(qiáng)化企業(yè)采購內(nèi)部控制意識

針對采購人員缺乏必要的內(nèi)部控制意識，在采購過程中往往會出現(xiàn)不規(guī)范的采購行為，需要企業(yè)加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn)與教育。每年要求從業(yè)人員進(jìn)行與本崗位相關(guān)的繼續(xù)教育，并且作為個人考核的一部分，與個人利益掛鉤，利用這種手段，來引導(dǎo)普及內(nèi)部控制知識，使企業(yè)的采購部門相關(guān)人員意識到內(nèi)部控制的重要性，同時注意發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，使企業(yè)采購成本內(nèi)部控制工作得到有效的執(zhí)行。

4.3 強(qiáng)化采購人員的職業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)的物資采購成本，往往數(shù)量龐大。對于任何一位采購人員來說，如果控制不好自己的欲望，都是很大的誘惑。因此，必須加強(qiáng)對采購人員的思想教育和廉政教育，保證采購人員能夠在各種利益的誘惑下，都能夠規(guī)范自身的職業(yè)操守。企業(yè)可以采取樹立典型、思想整頓或者開展道德討論等方式，來幫助采購人員進(jìn)一步強(qiáng)化自身的職業(yè)素養(yǎng)。另外，企業(yè)還應(yīng)該把好采購人員選拔關(guān)，在選拔人才時，盡量以道德質(zhì)量和業(yè)務(wù)素質(zhì)作為首要的考核標(biāo)準(zhǔn)。

4.4 加大采購成本內(nèi)部控制監(jiān)管力度

對采購職權(quán)進(jìn)行合理、明確的分配，將市場采購權(quán)、價格控制權(quán)及質(zhì)量驗(yàn)收權(quán)三權(quán)分離，各職權(quán)負(fù)責(zé)人都嚴(yán)格按照采購成本內(nèi)部控制體系的相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行本職工作。其次，對所有所有外購材料要統(tǒng)一采購驗(yàn)收，統(tǒng)一審核結(jié)算，統(tǒng)一轉(zhuǎn)賬付款，但是對這三個模塊采購費(fèi)用的要分開控制，避免財務(wù)上出現(xiàn)漏洞。最后，對采購產(chǎn)品的品種、數(shù)量及質(zhì)量等硬件指標(biāo)進(jìn)行透明處理，產(chǎn)品供應(yīng)商之間的價格競爭程序公開，采購?fù)瓿珊蠼Y(jié)果也要公開，對整個采購過程涉及到的合同簽訂一定要精準(zhǔn)到位，確保手續(xù)與簽字齊全，保證采購成本的真實(shí)性和可靠性，將企業(yè)采購成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化。要建立健全與采購成本內(nèi)部控制體系相適應(yīng)的懲戒措施，對采購過程中出現(xiàn)的腐敗現(xiàn)象一定要依法依規(guī)嚴(yán)肅處理，以制度要求采購人員廉潔奉公，杜絕采購腐敗滋生。

4.5 提高采購計劃的準(zhǔn)確性

采購計劃的準(zhǔn)確與否對企業(yè)的采購成本會產(chǎn)生直接影響。采購計劃不準(zhǔn)確、不合理，出現(xiàn)大量的庫存或供應(yīng)不足，都會使企業(yè)承擔(dān)較大的經(jīng)營風(fēng)險，甚至?xí)霈F(xiàn)暫時性的生產(chǎn)停滯問題。因此，企業(yè)必須提高采購計劃的準(zhǔn)確性，制訂科學(xué)合理的采購計劃。此外，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，不可避免的會遇到一些突發(fā)狀況，會對采購成本造成影響，導(dǎo)致采購成本增加。如果儲存成本高于采購成本的話，就應(yīng)該考慮采取措施來減少庫存，以降低儲存成本的方式，來控制企業(yè)整體的采購成本。

5 結(jié)束語

作為企業(yè)運(yùn)營管理的起點(diǎn)和源動力，企業(yè)采購成本內(nèi)部控制的提高是企業(yè)改革與發(fā)展的要求，也是企業(yè)在激烈的市場競爭中始終保持優(yōu)勢，得到長足發(fā)展的必然前提。因此，企業(yè)在開展采購工作時，必須建立起完善的采購成本內(nèi)部控制體系，并建立與之相適應(yīng)的懲戒機(jī)制，確保企業(yè)采購全過程都處于受控狀態(tài)，讓采購工作有章可循，有法可依，促進(jìn)企業(yè)采購工作規(guī)范化運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營效益的最大化。

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F275

A

1004-7344（2016）03-0227-02

2016-1-7

秦勝友（1973-），男，會計中級，本科，主要從事財務(wù)融資、內(nèi)部審計等方面研究。