◎李宇敏

做好辦公室工作對石化企業(yè)管理的意義

◎李宇敏

隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，“辦公室”已經(jīng)在企業(yè)管理中取得不可或缺的地位，其作為整個組織的調(diào)節(jié)和管理系統(tǒng)，對支撐企業(yè)的發(fā)展具有重大意義?；诖?，本文分析了辦公室工作對石化企業(yè)管理的意義，并提出加強石化企業(yè)辦公室管理的幾點策略，以期為辦公室從業(yè)人員提供借鑒和參考。

辦公室作為企業(yè)管理的中樞，是企業(yè)領(lǐng)導的參謀和助手，經(jīng)常需要對來自企業(yè)內(nèi)外的信息做出敏銳判斷，并及時制定出戰(zhàn)略性決策以應(yīng)對各方面挑戰(zhàn)和威脅。石化企業(yè)作為我國經(jīng)濟結(jié)構(gòu)中不可或缺的重要組成部分，其穩(wěn)定發(fā)展對于我國經(jīng)濟進步以及國民生活物資供應(yīng)都起著重要的作用，而這也對石化企業(yè)辦公室管理工作提出了更高的要求。

辦公室工作對石化企業(yè)管理的意義

石化企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)龐大，日常事務(wù)繁多，管理工作量較大。且隨著社會形式的不斷變化以及企業(yè)發(fā)展改革的不斷深入，尤其是高油價和宏觀經(jīng)濟增速放緩的新常態(tài)下，石化企業(yè)更面臨著新的挑戰(zhàn)，企業(yè)管理層需耗費更多的精力于企業(yè)的前瞻性決策上，而公司內(nèi)部正常秩序的維護工作則落在辦公室的肩上。一方面，辦公室要為領(lǐng)導的工作提供支持和輔助，適時提出寶貴意見，想方設(shè)法為其工作創(chuàng)造便利；另一方面，辦公室應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導管理好企業(yè)下屬部門，幫助領(lǐng)導在基層中樹立威信，為其打造一支高素質(zhì)的作業(yè)團隊，以確保企業(yè)健康運轉(zhuǎn)，維持企業(yè)穩(wěn)健的前進步調(diào)?？梢姡k公室工作在提高石化企業(yè)管理的過程中有著重大的意義。

加強石化企業(yè)辦公室管理的有效對策

明確職能定位，科學制定計劃。目前，由于歷史很多因素，我國石化企業(yè)在辦公室的管理機制上還存在不少問題，亟需進行管理機制的改革，而改革的關(guān)鍵之處就在于理順機制，明確職能定位。石化企業(yè)要重新定位辦公室的職能，根據(jù)改革后的管理目標和要求，明確新時期背景下辦公室應(yīng)在石化企業(yè)的日常工作中發(fā)揮怎樣的作用。同時，企業(yè)要根據(jù)自身管理特點，進一步明確辦公室的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容，以及每個辦公室職員所應(yīng)當承擔的責任和義務(wù)。要持續(xù)精簡員工，做到該換崗的換崗，不斷充實新人才，使石化企業(yè)的一線辦公室充滿激情和活力。

企業(yè)還要科學合理地制定辦公室工作計劃，形成具有石化企業(yè)特點的管理目標體系。一些企業(yè)的管理者通常會給業(yè)務(wù)部門，特別是銷售部門，按照日、周、月、季的時間順序來制定相應(yīng)的工作或銷售計劃。這些計劃在制定之初要經(jīng)過詳細的市場調(diào)查和分析，最終形成職責明確、目標統(tǒng)一的管理計劃體系。由于該體系處于動態(tài)之中，可以隨著內(nèi)外部的條件和環(huán)境來做出改變，這樣即保證了企業(yè)的效率和活力，又促進了企業(yè)管理質(zhì)量的進一步提高。但當前我國許多石化企業(yè)的管理者不太重視辦公室的工作目標制定，導致石化企業(yè)的辦公室在工作時通常會表現(xiàn)出計劃性不夠、目標性不強的現(xiàn)象。對此，石化企業(yè)應(yīng)該規(guī)劃業(yè)務(wù)部門目標、計劃一樣，借鑒其采用的計劃工作方法和理論，并結(jié)合石化企業(yè)自身特點，完善企業(yè)辦公室的工作計劃和目標體系。

建立考核激勵的長效機制?？茖W完善的考核激勵機制對辦公室人員工作業(yè)績與工作積極性的提高有著重要的意義。石化企業(yè)應(yīng)當高度重視對辦公室的管理工作，盡快建立一套完善的考核激勵制度。一方面，企業(yè)要加強對辦公室工作人員的業(yè)績考核，并盡可能地將考核指標量化，對員工在日常工作中的業(yè)績表現(xiàn)進行準確評價。企業(yè)在制定考核標準時，要注意將員工的工作積極性、辦事效率、以及是否能為企業(yè)的領(lǐng)導者提供有效意見等納入日常工作考核的范疇，從而更加全面地判斷員工的日常工作質(zhì)量。另一方面，石化企業(yè)還要完善獎懲激勵制度。對于那些工作積極性強、辦事效率高的員工要給予一定的經(jīng)濟和精神獎勵，并給予這部分員工更多的上升空間。而對于一些在工作中經(jīng)常出錯，工作態(tài)度不端正的員工，也要給予相應(yīng)的處罰。只有做到獎懲有道，提高辦公室的工作效率。

提高辦公室人員的職業(yè)素質(zhì)?，F(xiàn)代企業(yè)競爭的核心是人才，人是企業(yè)不斷發(fā)展和進步的根本保障。辦公室人員的素質(zhì)高低將直接影響其工作的效率和企業(yè)的經(jīng)營成果，甚至會進一步影響企業(yè)的未來發(fā)展方向。所以，要高度關(guān)注辦公室人員的綜合素質(zhì)，積極加強對辦公室人員的素質(zhì)培養(yǎng)。具體而言，企業(yè)要做到以下幾點：一是要嚴抓“入口關(guān)”，設(shè)置嚴格標準的應(yīng)聘程序，通過嚴格的篩選來發(fā)現(xiàn)更多具有更高工作能力和工作積極性的員工。二是加強對辦公室人員的職業(yè)培訓和道德教育。在企業(yè)中設(shè)立專門的培訓部門，定期對辦公室人員進行培訓，包括寫作知識、待人接物的禮儀等等，并將培訓結(jié)果納入對其工作的日?？己酥?。最后，企業(yè)還要通過有效的物質(zhì)激勵方式，鼓勵辦公室人員根據(jù)自身需求，自覺進行繼續(xù)教育，不斷提高自身水平以獲得更多的上升空間。

加強辦公室的信息系統(tǒng)建設(shè)。近幾年來，計算機信息技術(shù)不斷進步，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)是信息傳遞的快捷工具，且被逐漸應(yīng)用到現(xiàn)代企業(yè)的日常管理工作中。信息的流通能夠大大提高企業(yè)的辦公室管理水平，因此，石化企業(yè)想要提高辦公室的管理質(zhì)量，就必須提高信息系統(tǒng)建設(shè)水平。信息化管理水平的提高，并不單單指信息化辦公設(shè)備的增加和網(wǎng)絡(luò)傳送速度的提升，而是有效地運用一些先進的信息技術(shù)以及信息化管理手段、管理經(jīng)驗等，實現(xiàn)更加及時高效地掌握企業(yè)內(nèi)外的管理信息。辦公室的信息系統(tǒng)建設(shè)要做到能夠及時掌握企業(yè)周邊的環(huán)境和信息，并能夠準確把握管理中出現(xiàn)的問題，然后通過信息交流，將這些資源信息在石化企業(yè)辦公室內(nèi)部進行流通，這種做法能夠及時處理辦公室中存在的管理問題，奠定石化企業(yè)內(nèi)部管理的基礎(chǔ)。

辦公室是作為企業(yè)的管理樞紐，對企業(yè)的日常經(jīng)營有著直接的影響作用，其工作效率與企業(yè)的經(jīng)營效率緊密相關(guān)。因此，做好辦公室管理工作對石化企業(yè)提高內(nèi)部管理質(zhì)量、進一步推動自身發(fā)展有著重要的意義。面對辦公室管理中存在的一些問題和困難，石化企業(yè)應(yīng)該及時采取有效策略以解決問題，充分發(fā)揮辦公室在石化企業(yè)管理中的積極作用，進而提高石化企業(yè)的市場競爭力。

（作者單位：中國石化催化劑有限公司）