王偉娜
摘 要:檔案管理工作是企業(yè)以及單位針對內(nèi)部工作管理所展開的一系列整理、保管、收集、統(tǒng)計、鑒定工作過程的一項活動。具有非常重要的參考意義和價值,同時也是企業(yè)以及單位中的基礎(chǔ)性工作。建設(shè)信息化檔案管理,能夠確保當前基礎(chǔ)性工作更加規(guī)范、標準。從當前檔案管理信息化建設(shè)立場而言,本文首先概述了信息化檔案管理的含義;而后介紹了信息化檔案管理的具體步驟,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念和方法,創(chuàng)建高效網(wǎng)絡(luò)檔案,規(guī)范文檔類型,做好電子文檔的保存工作;最后在安全性管理方面,著重從信息錄入、信息公開、信息準確方面進行了探討。
關(guān)鍵詞:信息化;檔案管理;安全性
1 信息化檔案管理概述
通過相關(guān)信息部門統(tǒng)一計劃、指導(dǎo),采用信息化軟件開展一系列相關(guān)活動,處理且管理信息檔案以及資源,從而促進服務(wù)水平、質(zhì)量的提升。換言之,建設(shè)信息化檔案管理,旨在以保存信息資源為主實施信息化檔案管理建設(shè),在此根基之上,從多方面的來利用信息軟件強化檔案管理。建設(shè)信息化檔案管理,其要求主要體現(xiàn)在以下幾點:第一,要確保檔案信息的保管、接收、利用的一致性;第二,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的信息化管理模式和手段,不斷進行深化革新;第三,實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息檔案管理;第四,實現(xiàn)信息共享。
2 信息化檔案管理建設(shè)的具體程序
(一)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的檔案系統(tǒng)
第一,要健全網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息系統(tǒng),為檔案管理創(chuàng)建良好的技術(shù)平臺,然后在創(chuàng)建一個服務(wù)于公眾的平臺以及服務(wù)于內(nèi)部檔案管理的平臺;第二,通過現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù),在所創(chuàng)建的網(wǎng)絡(luò)平臺上,創(chuàng)建服務(wù)咨詢欄目以及宣傳欄目,使得各種信息數(shù)據(jù)能夠被內(nèi)部檔案服務(wù)系統(tǒng)所接收,各類信息資源共享問題可以通過宣傳欄目來進行,服務(wù)咨詢欄目可以作為信息收集的地方,將所有有利用價值的信息整理出來;第三,強化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的安全性,確保信息資料的準確性。
(二)結(jié)合部門與檔案部門及計算機信息管理部門形成電子文檔形式
在電子文檔形式當中,檔案部門以及其他各個部門應(yīng)當熟悉各自的信息資料,要對自己上報的各項信息資料負責;檔案部門接收電子文檔形式的信息資源時,要以相關(guān)標準規(guī)范制度為原則,辨別、分析、歸類各項信息資料,最終存儲有參考意義和價值的信息;之后,通過計算機想信息管理部門,使用計算機信息技術(shù)來處理相關(guān)信息文檔,最終實現(xiàn)有價值的信息檔案管理工作。各個部門及信息部門以及計算機信息管理部門,三者的存在都有各自的優(yōu)勢,同時也是電子文檔形成、存儲、管理以及使用價值的整體。
(三)處理歸類的信息檔案
做好文檔信息的歸置工作之后,需要信息檔案管理部門來甄別、確定信息資料的準確性以及價值,等待確定價值之后,采用計算機信息軟件技術(shù),對該類文檔進行保密設(shè)置,這樣有利于避免被人篡改信息,確保信息資料的完整性和原始性,能夠與初始紙質(zhì)文檔高度一致。
(四)信息檔案的存儲工作
創(chuàng)建信息化檔案管理,最后一步就是要做好信息檔案的存儲工作。使用計算機信息軟件,保存信息檔案,其主要優(yōu)勢在于:具有高度的安全性,不容易被人破壞和篡改,同時與紙質(zhì)檔案管理相比,電子文檔管理可以節(jié)約紙質(zhì)材料,具有防塵、防潮、防濕等特性。因為使用電子技術(shù)介質(zhì)來實現(xiàn)信息存儲,有利于保障信息的完整性,避免長時間存放造成信息丟失。
3 提升信息化檔案管理安全性的策略
(一)重視安全化建設(shè),防止信息篡改、利用
建設(shè)信息化檔案管理,必定會考慮到信息安全問題,因此要高度重視信息化檔案管理的安全性,進一步強化網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù),設(shè)置監(jiān)控掃描系統(tǒng),避免信息被利用,設(shè)置防火墻系統(tǒng),防止信息被篡改。而該網(wǎng)絡(luò)平臺上的用戶,應(yīng)當創(chuàng)建實名制驗證方式,才得以允許進入,不然拒絕訪問。根據(jù)用戶分類情況,設(shè)置用戶的訪問權(quán)限,對于一些比較重要的信息檔案而言,比如敏感檔案、機密檔案等,確保其檔案的高度安全,應(yīng)當建議隔離存儲。
(二)提升信息化檔案管理人員的綜合素養(yǎng)
創(chuàng)建信息化檔案管理,需要相關(guān)工作人員具備一定的計算機軟件應(yīng)用知識,要想順利開展、建設(shè)信息化檔案管理工作,就必須要不斷加強管理力度,因此提升信息化檔案管理人員的綜合素養(yǎng)是非常有必要的。任何領(lǐng)域的應(yīng)用以及技術(shù)的研發(fā)工作都需要依靠人來進行,因此,要強化工作人員的相關(guān)技術(shù)教育,宣傳檔案管理知識,通過獎懲制度以及考核機制來調(diào)動工作人員工作的積極性,進而提升工作人員的整體素質(zhì),同時還需要為員工們提供機遇,在信息化技術(shù)環(huán)境下,激發(fā)工作人員的創(chuàng)新精神,促進信息化檔案管理工作效率的提升。
(三)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的信息管理手段和觀念,實現(xiàn)資源共享
為了促進檔案信息化應(yīng)用效率的提升,就必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的信息管理手段和觀念,強化服務(wù)意識以及反應(yīng)能力,促進服務(wù)質(zhì)量提升?,F(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下,信息技術(shù)得到了進一步的發(fā)展,相關(guān)工作人員應(yīng)當革新自己的觀念,不斷整合熱點信息,通過信息軟件、網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源共享,積極主動的分享資源,實現(xiàn)現(xiàn)代化的信息檔案管理,為人們、為社會、為領(lǐng)導(dǎo)提供有參考意義和價值的資源信息。此外,在管理方面,還要不斷加強信息檢索功能的研發(fā),保證信息檢索的準確性、有效性、規(guī)范性。
(四)規(guī)范錄入信息,確保檔案信息的真實性
在錄入電子檔案信息時,一旦出錯,將會影響到整個業(yè)務(wù)活動,甚至還會為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供錯誤的決策信息,因此,為了避免經(jīng)濟損失,有必要規(guī)范錄入信息。因此,在錄入電子檔案信息時,要仔細校對所錄入的單子檔案信息內(nèi)容,進行嚴格的審核,避免出現(xiàn)錯誤的電子檔案信息,確保檔案信息的真實性和準確性。為了順利實施電子檔案信息的錄入工作以及審核工作,信息檔案管理部門應(yīng)當制定相應(yīng)的標準要求,明確信息錄入的標準化以及信息模板格式。
(五)不斷投入,提高認識,確保良好的信息化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)性工作
在建設(shè)信息化檔案管理方面,相關(guān)單位以及企業(yè)應(yīng)當不斷加大人力財力物力的投入,通過宣傳教育讓檔案工作人員清楚明確的認識到建設(shè)信息化檔案管理的重要性以及必要性。為了順利開展建設(shè)工作,單位、企業(yè)決策者應(yīng)當要積極轉(zhuǎn)變自己的觀念,從觀念方面提升信息化檔案管理建設(shè)的重要性,將信息化檔案管理任務(wù)作為重中之重,不斷建立健全信息化管理平臺。在硬件方面,要確保充足資金,主要有信息管理軟件、傳真機、攝像機、掃描儀、計算機、打印機、存儲器等等,如果單位或企業(yè)資金有限,可以按照信息化檔案管理建設(shè)的要求,先采購一些必備品,而后剩下所需要的設(shè)備則通過逐年增購的方式來進行補缺,不斷完善信息化檔案管理所需要的硬件條件。
4 總結(jié)
信息化檔案管理的創(chuàng)建,有利于提升信息檔案管理的水平。通過現(xiàn)金的計算機信息軟件,提升信息收集以及檔案整理的效率,同時也可以確保檔案信息與紙質(zhì)文檔的高度一致。通過 信息化的建設(shè),使得檔案管理工作效率得到了大幅度提升,所提供的信息資源也更有價值和參考意義,為相關(guān)人員的借閱提供了方便。為了更好更快發(fā)展信息化檔案管理工作,必須要不斷提升檔案工作人員的綜合素養(yǎng);重視安全化建設(shè),防止信息篡改、利用;規(guī)范錄入信息,確保檔案信息的真實性;不斷投入,提高認識,確保良好的信息化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)性工作,從而保障檔案信息化快速的發(fā)展。
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