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        大學(xué)生就業(yè)檔案管理問(wèn)題研究

        2016-08-02 08:41:56周建軍
        卷宗 2016年6期
        關(guān)鍵詞:用人單位畢業(yè)生材料

        周建軍

        摘 要:高校學(xué)生檔案的現(xiàn)狀已無(wú)法滿足大學(xué)生求職和學(xué)校就業(yè)服務(wù)的需求,因此,迫切需要建立適應(yīng)大學(xué)生就業(yè)實(shí)際的專業(yè)檔案。通過(guò)建立開放、信息化的就業(yè)檔案管理體系,充分發(fā)揮就業(yè)檔案的功能,助推大學(xué)生實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量就業(yè)。

        關(guān)鍵詞:就業(yè)檔案;問(wèn)題

        課題:本文系本文系河南省高等院校哲學(xué)社會(huì)科學(xué)創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)(研究方向:大學(xué)生專業(yè)技能與崗位對(duì)接模式研究,編號(hào):2013-CXTD-09)部分成果。

        大學(xué)生就業(yè)檔案是指大學(xué)生在校期間直接形成的、能夠反映其就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、具有參考和保存價(jià)值的各種信息資料,是大學(xué)生就業(yè)能力的重要佐證,是畢業(yè)生建立勞務(wù)關(guān)系的重要媒介。由于目前高校學(xué)生檔案存在[1]:內(nèi)容不全、利用滯后、管理落后等問(wèn)題,不能很好地為招聘單位提供及時(shí)全面的參考依據(jù),甚至阻礙大學(xué)生就業(yè)。為此,高校在招聘活動(dòng)中普遍采用向用人單位提供《畢業(yè)生就業(yè)推薦表》、《畢業(yè)生成績(jī)單》、《求職簡(jiǎn)歷》等專門實(shí)證材料,對(duì)學(xué)生在校期間的思想品德、學(xué)業(yè)成績(jī)、平時(shí)表現(xiàn)等進(jìn)行綜合性評(píng)價(jià)和鑒定,供用人單位參考。但是,這些材料無(wú)論在內(nèi)容上還是在可信度方面都難以滿足用人單位考察的需要。因此,建立大學(xué)生就業(yè)檔案,已成為大學(xué)生就業(yè)服務(wù)實(shí)現(xiàn)“全程化、全員化、信息化、專業(yè)化”的重要環(huán)節(jié)。

        1 建立大學(xué)生就業(yè)檔案的必要性

        1.人力資源市場(chǎng)急需就業(yè)檔案

        本世紀(jì)以來(lái),我國(guó)普通高校畢業(yè)生就業(yè)實(shí)現(xiàn)了由“計(jì)劃分配”到“市場(chǎng)調(diào)配”的根本性轉(zhuǎn)變,實(shí)施勞務(wù)雙方互相選擇(簡(jiǎn)稱“雙選”)達(dá)成勞務(wù)協(xié)議已成為當(dāng)前高校畢業(yè)生就業(yè)的主渠道。在此過(guò)程中,作為勞資方的用人單位,需要深度的了解、考察畢業(yè)生的特質(zhì)、素養(yǎng)、能力、成績(jī)、個(gè)人需求等諸多方面的因素;同時(shí),作為勞務(wù)方的畢業(yè)生也需要向用人單位展現(xiàn)自我特長(zhǎng)、優(yōu)勢(shì)、愛好、經(jīng)歷、職業(yè)價(jià)值觀、職業(yè)認(rèn)知等,以達(dá)到雙方深度了解。因此,建立反映大學(xué)生個(gè)人就業(yè)力狀況的專業(yè)檔案,已成為求職“雙選”過(guò)程中不可缺少的重要載體。

        2.高校學(xué)生檔案無(wú)法滿足求職的需要

        ⑴檔案內(nèi)容無(wú)法滿足“雙選”的需要

        根據(jù)教育部和國(guó)家檔案局《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定(第27號(hào)令),高校學(xué)生類檔案:主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。是以入學(xué)資格、畢業(yè)資格審查為重點(diǎn)的實(shí)證材料,不能涵蓋學(xué)生的素質(zhì)全貌,更不能滿足用人單位對(duì)畢業(yè)生全面考察的要求。

        ⑵管理機(jī)制上無(wú)法滿足學(xué)生求職的需要

        目前我國(guó)高校大學(xué)生檔案管理仍然沿用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下的傳統(tǒng)管理模式,實(shí)施“檔隨人走”原則,往往在學(xué)生畢業(yè)后檔案才能整理完備。而高校對(duì)畢業(yè)生開展就業(yè)服務(wù)是從大學(xué)生畢業(yè)的前半年開始,學(xué)生檔案在時(shí)間上節(jié)點(diǎn)上無(wú)法保證畢業(yè)生“雙選活動(dòng)”的需要。同時(shí),高校對(duì)大學(xué)生開展“全員化”就業(yè)服務(wù),實(shí)施“請(qǐng)進(jìn)來(lái),走出去”的就業(yè)推介辦法,需要對(duì)學(xué)生檔案不斷的進(jìn)行“出入流轉(zhuǎn)”。而當(dāng)前高校檔案信息服務(wù)缺乏主動(dòng)性、系統(tǒng)性與有效性[2],仍以“保管”和“保密”為重點(diǎn)的檔案管理機(jī)制也無(wú)法滿足高校多形式就業(yè)服務(wù)的需要。

        2 大學(xué)生就業(yè)檔案內(nèi)容

        大學(xué)生就業(yè)檔案是以記錄反映大學(xué)生職業(yè)成熟度以及就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力為主要內(nèi)容的信息集合體。主要包括:個(gè)人基本信息、就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力信息、求職意愿記錄等三個(gè)部分。具體如下:

        1.個(gè)人基本信息

        個(gè)人基本信息是用人單位了解學(xué)生的最基本材料,主要包括:個(gè)人介紹(姓名、年齡、籍貫、民族、政治面貌、高中階段情況等)、家庭情況(家庭住址、父母及家庭成員基本情況、主要社會(huì)關(guān)系基本情況)、健康狀況(身體狀況、以往病史等)。由于在招聘過(guò)程中,用人單位往往會(huì)從從行業(yè)需求和選好用好人才出發(fā),十分重視學(xué)生個(gè)人政治面貌、戶籍來(lái)源、父母職業(yè)、健康狀況等。如:食品行業(yè)對(duì)健康特別關(guān)注;招聘鄉(xiāng)村教師往往喜歡招收本地的學(xué)生;高校招聘輔導(dǎo)員一般要求是中共黨員;某些行業(yè)招聘還十分關(guān)注學(xué)生父母是否是系統(tǒng)內(nèi)員工等。因此,準(zhǔn)確、完整的個(gè)人信息對(duì)大學(xué)生就業(yè)具有重要的參考價(jià)值。

        2.就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力信息

        ⑴個(gè)人特質(zhì)記錄

        “人職匹配”和“人崗適合”是用人單位選人以及大學(xué)生選擇職業(yè)(崗位)的基本原則。這就要求大學(xué)生就業(yè)檔案中要詳細(xì)記錄大學(xué)生個(gè)人特質(zhì),包括:職業(yè)興趣的霍蘭德代碼、性格測(cè)評(píng)結(jié)果、職業(yè)價(jià)值觀測(cè)評(píng)結(jié)果、職業(yè)能力測(cè)評(píng)結(jié)果等。由于上述材料有一定的動(dòng)態(tài)性,應(yīng)以畢業(yè)前的最后一次測(cè)評(píng)為準(zhǔn),并輔以就業(yè)指導(dǎo)課程教師鑒定意見,保證測(cè)評(píng)結(jié)果的信度和準(zhǔn)度。便于用人單位從職業(yè)特質(zhì)和職業(yè)認(rèn)知上去考察了解求職大學(xué)生,提高選人的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

        ⑵見習(xí)實(shí)習(xí)記錄

        是否具有實(shí)際工作體驗(yàn),是用人單位所關(guān)注的重點(diǎn)之一。因此,就業(yè)檔案要如實(shí)記錄大學(xué)生的職業(yè)體驗(yàn)過(guò)程的相關(guān)信息。包括:見習(xí)實(shí)習(xí)崗位、實(shí)踐過(guò)程、生產(chǎn)效率、主要收獲、單位評(píng)價(jià)等。要對(duì)職業(yè)體驗(yàn)過(guò)程實(shí)施定性與定量相結(jié)合記錄辦法,強(qiáng)化可量化因素的記錄,增強(qiáng)信息的參考價(jià)值。

        ⑶ 職業(yè)技能狀態(tài)記錄

        大學(xué)生就業(yè)能力主要包括三個(gè)方面:通用職業(yè)技能、專業(yè)知識(shí)應(yīng)用技能、自我管理技能等三個(gè)方面。通用職業(yè)技能材料主要包括:擔(dān)任學(xué)生干部材料、英語(yǔ)等級(jí)證書、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書等;專業(yè)技能實(shí)證材料包括:學(xué)業(yè)成績(jī),專業(yè)(崗位)技能證書,實(shí)習(xí)實(shí)踐材料,競(jìng)賽榮譽(yù)證書等;自我管理技能(品質(zhì))實(shí)證材料主要包括:誠(chéng)信記錄、優(yōu)秀黨員、優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀學(xué)生、愛心捐獻(xiàn)、誠(chéng)信記錄等資料。需要指出的是當(dāng)前大學(xué)生的學(xué)業(yè)成績(jī),只記錄了學(xué)業(yè)絕對(duì)成績(jī),沒(méi)有記錄學(xué)生成績(jī)?cè)谕瑢I(yè)、年級(jí)中的相對(duì)位次,因而難以進(jìn)行同類橫向比較。因此,在學(xué)業(yè)成績(jī)信息記錄中,既要記錄絕對(duì)數(shù)據(jù),也要記錄相對(duì)數(shù)據(jù)[3]。便于用人單位按照自己的要求進(jìn)行篩選。

        ⑷ 其他相關(guān)記錄

        不屬于以上內(nèi)容范疇但又能夠間接體現(xiàn)大學(xué)生就業(yè)力的信息,應(yīng)計(jì)入相關(guān)記錄當(dāng)中,有可能對(duì)大學(xué)生就業(yè)起到參考作用。如:休閑活動(dòng)、體育比賽、文學(xué)、音樂(lè)等方面的成績(jī)等。

        3.就業(yè)推薦材料

        《畢業(yè)生就業(yè)推薦表》是學(xué)校向用人單位推薦畢業(yè)生的書面材料。一般包涵:個(gè)人簡(jiǎn)歷、畢業(yè)專業(yè)、政治面貌、學(xué)制、任職情況、社會(huì)實(shí)踐、獎(jiǎng)懲情況等學(xué)生在校期間表現(xiàn)情況的信息?!懂厴I(yè)生就業(yè)推薦表》由院(系)負(fù)責(zé)人根據(jù)畢業(yè)生日常表現(xiàn),對(duì)畢業(yè)生做出綜合評(píng)價(jià),提出推薦意見并蓋章確認(rèn),交學(xué)校招生就業(yè)處審核蓋章。

        4. 高校畢業(yè)生就業(yè)去向資料

        按照大學(xué)生就業(yè)統(tǒng)計(jì)辦法,大學(xué)生就業(yè)可分為協(xié)議就業(yè)和靈活就業(yè),因此大學(xué)生就業(yè)去向的實(shí)證材料主要有三種。⑴《高校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》,也稱謂“三方協(xié)議書”。⑵《靈活就業(yè)合同》,是由省教育主管部門統(tǒng)一印制的勞務(wù)雙方簽訂的有法律約束力的短期(六個(gè)月以上)就業(yè)合同文本,由畢業(yè)生與用人單位直接簽訂。⑶就業(yè)證明,是因故未能簽訂規(guī)范協(xié)議(合同)而由用人單位出具的工作證明,也是學(xué)生就業(yè)的實(shí)證材料之一。

        3 大學(xué)生就業(yè)檔案運(yùn)行模式構(gòu)建

        就業(yè)檔案運(yùn)行模式是檔案主體、檔案管理者、檔案使用者緊密聯(lián)系并相互作用的過(guò)程。主要包括資料收集→歸類整理→鑒別鑒定→開放利用等四個(gè)環(huán)節(jié)。運(yùn)行模式見圖示1

        1.資料收集

        資料收集是建立就業(yè)檔案的“基石”。檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性直接確定檔案信息的可利用價(jià)值。由于就業(yè)檔案資料涉及校內(nèi)多個(gè)部門和校外許多單位,具有來(lái)源渠道多、技術(shù)性強(qiáng)的特點(diǎn)。為此,一要明確就業(yè)檔案材料收集的范圍,做到收集有“據(jù)”。二要建立完善的就業(yè)檔案材料收集機(jī)制,做到收集有“序”。

        首先要依據(jù)相關(guān)性原則、實(shí)用性和客觀性原則,明確就業(yè)檔案材料所包含的范圍,依照前面所述的就業(yè)檔案內(nèi)容來(lái)逐一進(jìn)行收集。同時(shí),既要注意收集結(jié)論性原始材料,也要收集“中間材料”,以便對(duì)采集材料的鑒別鑒定。材料收集要堅(jiān)持客觀性、完整性原則,既要收集正面性資料,也要收集負(fù)面性材料。

        其次,建立檔案資料收集機(jī)制。檔案收集可以分為三個(gè)階段進(jìn)行。第一階段為分散采集階段。由學(xué)院(系)就業(yè)專干(輔導(dǎo)員)按照就業(yè)檔案材料目錄,在大學(xué)生進(jìn)入最后一學(xué)年初,采集相關(guān)信息,收集原始材料。第二階段為匯總階段。各學(xué)院(系)將收集的材料匯總起來(lái),并對(duì)學(xué)生逐一建立相應(yīng)的信息資料。第三階段為移交階段。各學(xué)院(系)將匯總的紙質(zhì)材料和電子檔案材料移交學(xué)校就業(yè)中心。

        2.資料整理

        高校建立大學(xué)生就業(yè)檔案的根本目的在于服務(wù)大學(xué)生充分就業(yè),檔案管理必須做到編排有序,使用查找方便。由于就業(yè)檔案內(nèi)容形式多、來(lái)源復(fù)雜、周期性較長(zhǎng)、有一定的動(dòng)態(tài)性,必須建立檔案整理機(jī)制,對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類和整理。根據(jù)學(xué)校實(shí)際,可以建立:“檔案館(室)+就業(yè)中心”聯(lián)動(dòng)機(jī)制,即在學(xué)校檔案館(室)的指導(dǎo)下由就業(yè)中心負(fù)責(zé)整理和臨時(shí)代管,通過(guò)驗(yàn)收后最終移交檔案館(室)統(tǒng)一管理。

        3.鑒別鑒定工作

        就業(yè)檔案材料鑒定識(shí)別既要去偽存真,又要進(jìn)行價(jià)值判斷。由于就業(yè)檔案內(nèi)容幾乎涵蓋大學(xué)生在校期間的所有活動(dòng),內(nèi)容多,涉及面廣,因而檔案材料識(shí)別量大。應(yīng)根據(jù)有無(wú)價(jià)值和價(jià)值的大小的原則,確定檔案材料的存毀。鑒定工作要遵循嚴(yán)格的鑒定程序,首先確定檔案材料是否屬于就業(yè)檔案的內(nèi)容,以確定其存留。第二,判斷材料的真實(shí)性、可靠性、完整性和準(zhǔn)確性,保證真實(shí)可靠,同時(shí)既要審核單項(xiàng)材料的完整性,也要審核材料之間的邏輯系統(tǒng)性,使檔案實(shí)體成為有機(jī)聯(lián)系的整體。 。

        檔案鑒別鑒定工作需要相關(guān)部門的配合,要爭(zhēng)取材料源地單位部門的支持,做到“追根溯源”。學(xué)校教務(wù)部門、學(xué)生管理部門、團(tuán)委、招生就業(yè)部門、實(shí)習(xí)就業(yè)基地、學(xué)校紀(jì)委等都是材料鑒定的協(xié)作單位。

        4.就業(yè)檔案的開發(fā)利用

        建立大學(xué)生就業(yè)檔案,是檔案工作的創(chuàng)新??梢詮囊韵氯齻€(gè)方面提供檔案服務(wù)。第一,運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段,形成系統(tǒng)性綜合化就業(yè)檔案信息資源,建立網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)平臺(tái),為學(xué)生個(gè)人、用人單位以及社會(huì)及時(shí)、全面了解求職大學(xué)生就業(yè)需求和就業(yè)現(xiàn)狀提供有效服務(wù),提高求職效率,降低求職成本。第二,主動(dòng)向人才市場(chǎng)提供畢業(yè)生就業(yè)信息,推介畢業(yè)生,促進(jìn)大學(xué)生充分就業(yè)。從根本上實(shí)現(xiàn)高校就業(yè)工作的“全員化、信息化、專業(yè)化”。第三,為高校開展人才培養(yǎng)質(zhì)量跟蹤調(diào)查提供必要的信息。通過(guò)就業(yè)檔案提供的畢業(yè)生就業(yè)去向,實(shí)施就業(yè)跟蹤調(diào)查分析,可以了解高校畢業(yè)生的崗位流向,查找高校人才培養(yǎng)的優(yōu)勢(shì)與不足,促進(jìn)學(xué)校開展以就業(yè)為導(dǎo)向的高校教育教學(xué)改革,提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。需要指出的是,畢業(yè)生離校后的2年擇業(yè)期仍是高校大學(xué)生就業(yè)檔案服務(wù)重點(diǎn)時(shí)期,擇業(yè)期過(guò)后學(xué)??梢躁P(guān)閉就業(yè)檔案信息化服務(wù)平臺(tái),轉(zhuǎn)入紙質(zhì)檔案服務(wù)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]金鑫.檔案管理在大學(xué)生就業(yè)中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].前沿.2004(5):100-102。

        [2]倪麗娟.信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究[J].檔案學(xué)通訊.2011(5):92-93。

        [3]姜元.淺談以就業(yè)為導(dǎo)向的大學(xué)生檔案信息化建設(shè)[J].職業(yè).2011(2):29。

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