趙梅

摘 要：作為單位管理中最基本服務(wù)性工作，文書檔案管理工作能夠以客觀記錄的形式有效反映單位各項(xiàng)活動(dòng)，也通常被視為單位管理水平高低的衡量標(biāo)準(zhǔn)。伴隨經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速發(fā)展，文書檔案管理工作也被賦予新的要求以適應(yīng)現(xiàn)代化單位管理工作，積極面對(duì)該項(xiàng)工作中存在的問題，并予以解決，進(jìn)而推動(dòng)單位發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；問題；對(duì)策

文書檔案以客觀記錄的形式反映出單位各項(xiàng)活動(dòng)，是單位成長(zhǎng)、運(yùn)行及發(fā)展的客觀見證者和記錄者，是一項(xiàng)寶貴的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)及信息依據(jù)，也是衡量單位管理水平高低的現(xiàn)實(shí)標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范、有效而標(biāo)準(zhǔn)的文書檔案管理工作是實(shí)現(xiàn)單位建設(shè)良好發(fā)展的重要保障，對(duì)此，需要有關(guān)部門重視該項(xiàng)工作，將文書檔案管理工作劃定為一項(xiàng)新的工作要點(diǎn)。

1 文書檔案管理的特點(diǎn)

1.1 側(cè)重收集、保存與記載

文書檔案管理的重點(diǎn)主要在于收集信息、保存資料與記載歷史，多以發(fā)生過的人事、事件及其過程進(jìn)行記錄，以文件、書籍、報(bào)刊及物品存檔為管理對(duì)象，以紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)檔案為管理載體，將具體的人事及事件內(nèi)容進(jìn)行記錄存檔。該過程的管理重點(diǎn)即“收集”、“管理”、“編目編冊(cè)”、“保存”、“借閱”等工作，同時(shí)強(qiáng)調(diào)保留資料的完整性及安全性。檔案管理工作的主旨即記載歷史，以供后人參考借鑒。

1.2 與文書工作緊密相聯(lián)

文書工作全過程即檔案形成過程，包括文件的收集、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦、承辦及文件 收集、整理、立卷與歸檔。檔案工作是以文書工作為基礎(chǔ)，對(duì)檔案予以收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研及利用。文書工作與檔案工作的具體聯(lián)系即：文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)與前提，檔案的記錄形成來源于文書。相關(guān)部門將單位具有保留價(jià)值的活動(dòng)進(jìn)行記錄，將文件材料通過整理立卷定期歸檔。文書檔案質(zhì)量（如格式、材料內(nèi)容、資料完整度等）直接影響檔案質(zhì)量與檔案工作。

1.3 文書檔案內(nèi)容多樣，載體豐富

作為單位工作各方現(xiàn)實(shí)反映與記錄，文書檔案涉及多方面內(nèi)容，包括行政管理、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等。同時(shí)，文書檔案載體也豐富多樣，主要由于其包含了相關(guān)單位及上級(jí)部門印發(fā)的各種“紅頭文件”，單位簽訂的合同、責(zé)任書、協(xié)議等書面材料及照片、錄像、錄音等影像電子檔案。

2 文書檔案管理中存在的問題

2.1 文書工作與檔案工作銜接問題

文書工作既相聯(lián)于檔案工作，又區(qū)別于檔案工作，二者既相互統(tǒng)一，又相互獨(dú)立。在實(shí)際單位工作中，文書工作往往和檔案工作相互配合，進(jìn)而形成一個(gè)分體式的管理體系。文書與檔案在實(shí)際工作中實(shí)行一種高效、科學(xué)的分塊管理制度，但該項(xiàng)體制在一定程度上將文書工作與檔案工作分界距離拉大。此外，由于部分文書工作人員檔案管理意識(shí)薄弱，忽視文秘工作，綜合種種原因，導(dǎo)致文書工作與檔案工作銜接過程中出現(xiàn)了部分脫節(jié)。

2.2 需加強(qiáng)檔案員培訓(xùn)工作

部分單位檔案管理者在工作前過工作過程中從未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案的立卷、分類等工作并未掌握專業(yè)知識(shí)，綜合素質(zhì)較低。部分檔案管理者雖持有上崗證，但由于缺乏專業(yè)繼續(xù)教育，在實(shí)際工作中常會(huì)出現(xiàn)專業(yè)性錯(cuò)誤。隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)輔助技術(shù)也逐漸被廣泛關(guān)注，而一些檔案管理者無法適應(yīng)高科技、現(xiàn)代化設(shè)備更新，管理理念和手段還停留在傳統(tǒng)階段，致使檔案管理工作效率低下，無法為單位進(jìn)一步發(fā)展提供有價(jià)值的幫助。

3 提高文書檔案管理水平的相關(guān)對(duì)策

當(dāng)前保證檔案工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)的前提即領(lǐng)導(dǎo)層的重視，單位層面由上至下積極做好檔案工作的宣傳及匯報(bào)環(huán)節(jié)，通過各種形式向各層人員傳達(dá)《中華人民共和國檔案法》等國家文件規(guī)范內(nèi)容，從理念上提高所有人員對(duì)檔案工作的重視度。加大檔案管理設(shè)施資金及技術(shù)投入，使檔案管理工作邁向現(xiàn)代化、規(guī)?；?、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展模式，以適應(yīng)現(xiàn)代科技發(fā)展，服務(wù)單位建設(shè)。做好部門間、環(huán)節(jié)間協(xié)調(diào)，使各部門、各環(huán)節(jié)均衡穩(wěn)定發(fā)展。具體措施如下：

3.1 做好文書工作及檔案工作銜接工作

檔案來源于文件，文書工作是檔案工作的前提和基礎(chǔ)，文件質(zhì)量的高低直接影響檔案質(zhì)量，一項(xiàng)高水平、高效率的檔案管理體系是以文書工作規(guī)范體制為基礎(chǔ)和前提的。因此要求相關(guān)部門要足夠重視文書工作，做好二者規(guī)范性銜接工作。文書人員要提高檔案意識(shí)，規(guī)范文書材料的立卷和歸檔，處理文件時(shí)要充分考慮其與檔案工作的銜接，實(shí)現(xiàn)二者一體化，對(duì)文書質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)，如文件紙張的規(guī)格、文件材料的文體、格式等各方面內(nèi)容，保證其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、統(tǒng)一化，書寫筆跡要干凈清晰，嚴(yán)禁使用紅墨水、圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙等非正規(guī)用品。此外，要保證文件及時(shí)、準(zhǔn)確處理，對(duì)每一次收發(fā)文件都要予以及時(shí)詳細(xì)登記記錄，一旦發(fā)現(xiàn)紕漏要及時(shí)核查解決，不忽視任何細(xì)節(jié)，同時(shí)要注意資料的實(shí)時(shí)性收集整理，確保第一時(shí)間收錄資料，并保持其完整規(guī)范。

3.2 強(qiáng)化部門協(xié)調(diào)，共同做好檔案收集工作

檔案的結(jié)構(gòu)和質(zhì)量是決定文書檔案利用價(jià)值的重要因素和參照標(biāo)準(zhǔn)，只有質(zhì)量高、結(jié)構(gòu)嚴(yán)的檔案才能被文書檔案錄入并具有較高的實(shí)際利用價(jià)值。因此，文書檔案管理部門要求相關(guān)工作人員做到以下幾點(diǎn)：①嘴勤。即保證經(jīng)常性主動(dòng)了解各部門開展的各項(xiàng)新活動(dòng)、新工作，對(duì)有價(jià)值的活動(dòng)事件進(jìn)行及時(shí)記錄和整理，經(jīng)過相關(guān)工作程序后整理成檔，歸檔保存。②腳勤。即多到業(yè)務(wù)部門走訪調(diào)查，以及時(shí)獲得最新、最準(zhǔn)確信息，對(duì)各類信息進(jìn)行系統(tǒng)性篩選，保留有價(jià)值信息，進(jìn)而整理成檔案進(jìn)行保存。③腦勤。即多結(jié)合單位實(shí)際工作情況，對(duì)檔案工作如何為單位中心工作提供服務(wù)做出詳細(xì)思考，如何做好高質(zhì)有效的檔案整理工作，以促進(jìn)單位發(fā)展。加強(qiáng)檔案管理部門和單位各部門之間的聯(lián)系和協(xié)調(diào)，保證其與各部門的溝通及時(shí)與暢通，以此保證檔案資料信息收集渠道的多樣和便捷。

3.3 建立長(zhǎng)效管理制度，規(guī)范辦公秩序

文書檔案管理工作中的程序要注意細(xì)化，但又要保證其簡(jiǎn)潔明了，具有高操作性。對(duì)公文規(guī)定予以嚴(yán)格遵守和執(zhí)行，嚴(yán)審簽發(fā)制度，嚴(yán)控文件濫發(fā)和無效無用文件外發(fā)的情況。在每一項(xiàng)公文正式印發(fā)前都要對(duì)其嚴(yán)格審核，保證其手續(xù)齊全、附件完整、格式規(guī)范，確認(rèn)無誤后方可進(jìn)行印制，印制完成后要再次予以審核，所有細(xì)節(jié)均無差錯(cuò)后才允許進(jìn)行下發(fā)傳達(dá)。

3.4 加強(qiáng)文書檔案收集工作

加強(qiáng)文書檔案收集工作是保證其高質(zhì)量、高效率、高價(jià)值的必要條件，具體應(yīng)包含以下內(nèi)容：①明確范圍。對(duì)文書檔案文件進(jìn)行分類收集，明確收集范圍，以類目為分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)應(yīng)整理、組卷，保證案卷的規(guī)范性和專業(yè)性。②統(tǒng)一管理。對(duì)文件的收集、組卷程序嚴(yán)格把關(guān)，統(tǒng)一規(guī)定文件格式，包括文號(hào)編發(fā)、標(biāo)題制作、正文提煉、文字字形等。③應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)。逐漸完善計(jì)算機(jī)、光盤等信息化高科技檢索工具的使用，利用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)拓寬信息來源，豐富信息渠道，共同服務(wù)于檔案管理工作。

4 結(jié)語

文書檔案管理作為單位檔案管理水平的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)，該項(xiàng)工作水平的高低直接影響單位檔案管理的規(guī)范性，進(jìn)而影響單位發(fā)展。及時(shí)總結(jié)文書檔案管理工作中存在的各項(xiàng)問題并予以解決，能夠有效提高該項(xiàng)工作的工作效率，為單位發(fā)展提供參考和借鑒，促進(jìn)單位

建設(shè)。

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