摘 要：由于信息化技術(shù)不斷發(fā)展，人們的生活與工作由于該技術(shù)不斷純熟化提升了相關(guān)效率與品質(zhì)。事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理正是在信息化技術(shù)不斷成熟的基礎(chǔ)下發(fā)展而來，有效的節(jié)省了檔案管理所需時間，提升檔案查詢使用效率，打破檔案使用時空局限性，提升了事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益，提升了行政工作效率，是檔案管理的主流趨勢。

關(guān)鍵詞：新時期；事業(yè)單位檔案；數(shù)字化管理；策略

事業(yè)單位檔案管理主要包括基建、人事與文書相關(guān)部分，是保證事業(yè)單位有效做出科學(xué)判斷決策的前提條件。由于當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展，有效的促進(jìn)了檔案數(shù)字化管理。數(shù)字化管理可以有效的提升信息查詢效率與準(zhǔn)確性，充分發(fā)揮檔案所具有的使用價值與利用頻率，同時有助于單位顯著的提升經(jīng)濟(jì)效益。而傳統(tǒng)的檔案管理相對而言會耗費(fèi)相對較多的管理費(fèi)用，同時會占用更多的存儲空間，無法有效資源共享利用，查詢較為困難。在新時期網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理有效的提升行政工作效率，有效的利用更多時間做檔案研究工作，充分挖掘檔案價值。

1 新時期背景下事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理價值

（一）經(jīng)濟(jì)效益

當(dāng)下事業(yè)單位信息量逐步增多，傳統(tǒng)滯后的辦公與管理無法有效的高效管理大量信息，造成信息在儲存與管理方面存在較多困難。一般傳統(tǒng)檔案管理多采用紙質(zhì)信息呈現(xiàn)形式，屬于粗放型管理狀態(tài)，需要耗費(fèi)更多的管理費(fèi)用與人力資源投入才能保證檔案管理工作的應(yīng)有效率，在一定程度上提升了檔案管理成本。而在新時期檔案管理上采用數(shù)字化處理方式，可以有效的提升管理效率，在機(jī)讀檔案操作下節(jié)省了管理費(fèi)用，同時減少所需空間，查閱更便捷。如果需立即使用檔案，可以快速的做好檔案通過網(wǎng)絡(luò)化平臺調(diào)取檔案并使用，不需要進(jìn)行復(fù)印等操作，減少了紙質(zhì)成本，同時還提升了使用效率，提升了其產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）充分發(fā)揮檔案利用率

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存管理中，一般需要在固定空間中做資料的收集整理歸檔，但是這種保存形式與方式具有較大的局限性。由于檔案數(shù)量大，在查閱上有更高的工作量，同時需要限定在固定的時空條件下，當(dāng)緊急需要調(diào)取檔案時，不能得到精確與較快查找的效果。但是如果使用數(shù)字化管理，可以通過信息技術(shù)有效快速的查詢檔案資料，同時也避免了時空局限性，可以進(jìn)行遠(yuǎn)距離的資料利用，提升了信息獲取效率，也節(jié)省了信息存儲空間，有效的提升了檔案利用率。

（三）提升辦公效率

由于數(shù)字化管理有效的打破檔案管理時空局限性，提升檔案調(diào)取使用效率，有效的促使檔案更科學(xué)合理的歸檔，提升了檔案管理的工作效率。由于是事業(yè)單位工作人員流動量大，可以通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)動態(tài)性的了解工作人員的入職、辭職、調(diào)動與退休等有關(guān)信息，快速有效的獲取到精確信息內(nèi)容。這種數(shù)字化管理操作有效的達(dá)到檔案信息動態(tài)性掌握，同時可以精確的查找具體信息內(nèi)容，有效的縮減了信息查找時間，提升工作效率，在一定程度上為工作人員提高了辦公效率。

2 新時期背景下事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理常見問題

（一）缺乏應(yīng)有的檔案數(shù)字化管理所需軟件與硬件投入

檔案數(shù)字化管理需要保證硬件與軟件支持，兩者均不可缺少。當(dāng)下事業(yè)單位多具有較好的硬件設(shè)備支持，但是也有部分單位缺乏重視程度而導(dǎo)致硬件設(shè)備配備不完善，甚至部分設(shè)備存在嚴(yán)重老化，影響檔案管理工作的有效開展，設(shè)備沒有得到及時更新升級。而軟件支持也同樣存在配備不完善，建設(shè)投入水平不高等問題。檔案數(shù)字化管理需要做好檔案數(shù)據(jù)庫的健全完善，需要依據(jù)情況設(shè)立不同檔案查詢與錄入的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)設(shè)置，同時由于數(shù)據(jù)庫自身的設(shè)置會存在絕對的穩(wěn)定性，有一定系統(tǒng)漏洞，因此會存檔案丟失或外泄的可能，甚至因此造成對國家發(fā)展的影響。

（二）缺乏專業(yè)人才支持

檔案數(shù)字化管理需要配備專業(yè)的操作人員，需要在檔案數(shù)字化管理技術(shù)上與意識上有充分的能力，有效的在相對復(fù)雜的情況快速有效的處理相關(guān)檔案問題。各單位依據(jù)實(shí)際情況不同，檔案資料錄入、整合、審核、使用的情況有一定差異，同時也會存工作量較大的情況，部分檔案存在的時間長，對單位發(fā)展有著重要價值，甚至對國家與民眾的生命財產(chǎn)安全產(chǎn)生一定影響。但是在部分單位中，由于檔案管理人員缺乏專業(yè)的數(shù)字化檔案管理實(shí)際能力，在信息的錄入與使用方面缺乏應(yīng)有的效率，甚至?xí)驗(yàn)閭€人的不規(guī)范操作導(dǎo)致信息差錯。同時對于相關(guān)軟件與硬件使用能力不足，當(dāng)出現(xiàn)一定故障時無法有效實(shí)際處理，從而導(dǎo)致工作無法有序進(jìn)行。

3 新時期背景下的事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理策略

（一）強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理意識

在檔案數(shù)字化檔案管理意識上要從單位的基層到高層都具有較高的認(rèn)可意識，并積極的達(dá)到執(zhí)行與配合。各相關(guān)人員要積極的學(xué)習(xí)信息化處理技術(shù)，純熟的掌握數(shù)字化管理所需的計算機(jī)硬件與軟件操作技巧，同時領(lǐng)導(dǎo)層要注重對相關(guān)硬件與軟件資源的配備，建立完善檔案數(shù)據(jù)庫，保證其良好的運(yùn)作效率與使用安全，確保日常檔案數(shù)字化管理工作有效正常的開展。

（二）完善管理體制

為了達(dá)到檔案數(shù)字化管理高效性，需要建立完善相關(guān)管理體制，確定相關(guān)管理制度，確保單位管理人員對于檔案數(shù)字化管理有充分的保密意識，同時依照流程與規(guī)范做對應(yīng)的檔案數(shù)字化管理工作，確保檔案安全性，做好對應(yīng)的檔案數(shù)字化管理應(yīng)有的人員引入標(biāo)準(zhǔn)與日常培訓(xùn)管理，強(qiáng)化工作人員專業(yè)素養(yǎng)。調(diào)動相關(guān)人員進(jìn)行檔案數(shù)字化管理錄入與使用的配合工作，保證檔案使用的規(guī)范性與有效性。

（三）重視檔案安全管理

數(shù)字化檔案管理提供了較多的便捷性，同時也為檔案泄露與丟失提供了便捷性，因此要做好相關(guān)系統(tǒng)監(jiān)管，避免非內(nèi)部人員對檔案數(shù)據(jù)庫資料的調(diào)取使用，為相關(guān)軟件平臺做對應(yīng)的安全防護(hù)措施，避免檔案資料外泄。同時檔案管理人員由于掌握較多的信息內(nèi)容，要做好保密性。日常要做好黑客入侵防范，避免丟失受損，提升檔案資源安全性管理。相關(guān)安全教育需要貫穿在日常工作中，做好相關(guān)問題的總結(jié)分析，達(dá)到經(jīng)驗(yàn)的有效積累傳遞，避免同樣安全問題的反復(fù)產(chǎn)生。

4 結(jié)束語

事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理是未來趨勢，數(shù)字化管理有效的提升了檔案使用率與使用便捷性，為行政工作的開展提供了方便，即便其存在一定安全問題以及工作人員缺乏專業(yè)技能素養(yǎng)，但是隨著時間的推移，相關(guān)問題會有更為全面的保證，問題可以有效得到防護(hù)解除，實(shí)際的運(yùn)用價值會更為凸顯。

參考文獻(xiàn)

[1] 張巍.談事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理[J].黑龍江檔案，2014，（2）：134.

[2] 張倩.事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理研究[J].才智，2014，（20）：328-328.

[3] 梁景秀，張婧.新時期行政事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].東方企業(yè)文化，2014，（17）：370-370.

[4] 孫寧寧.檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)問題研究[J].黑龍江史志，2014，（3）：121-121，

作者簡介

王志偉（1980-），男，漢族，河南省上蔡縣勞動就業(yè)服務(wù)中心。