劉洋
摘 要:電子檔案是現(xiàn)代計算機技術(shù)和信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果。隨著計算機技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展和普及,電子檔案已成為檔案管理發(fā)展的最新趨勢,并在一定程度上取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。本文結(jié)合電子檔案的起源和發(fā)展以及科研院所科技檔案管理的現(xiàn)狀,對建立電子檔案在科研院所科技檔案管理中的意義進(jìn)行分析,具體論述電子檔案在科研院所科技檔案管理中的重要作用。
關(guān)鍵字:電子檔案;科研院所;科技;檔案管理
檔案管理的本質(zhì)屬性是原始的歷史記錄。檔案管理的目的是保證檔案的完整和安全,并進(jìn)行保存,其目的主要是為了開發(fā)和使用檔案,所以能否很好的開發(fā)與利用檔案就是衡量檔案管理能力的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。那么如何提升檔案管理的質(zhì)量和保密性,就成了檔案管理人員必須要解決的問題。電子檔案的出現(xiàn),很好的解決了這一問題,給人們提供了一種更加便捷、快速、大容量、快捷共享的檔案管理方式。
1 電子檔案的起源和發(fā)展
電子檔案,簡言之就是指對電子文件進(jìn)行的檔案管理。美國聯(lián)邦管理法規(guī)將其解釋為“包括數(shù)字的、圖形的以及文本的信息,可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上,并且符合文件的定義。”在電子檔案出現(xiàn)一段時間之后,我國也對其表現(xiàn)出了極高的興趣和重視。1996年6月,我國成立了電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組,而在同年12月,國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議。1998年8月11-13日,我國國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會,對電子檔案的相關(guān)議題內(nèi)容進(jìn)行了意見征求、修補和完善。
2 科研院所科技檔案管理現(xiàn)狀
當(dāng)前,一部分科研院所的檔案管理還屬于傳統(tǒng)型,即管理者與用戶交流模式的服務(wù)方式,管理者的工作主要是提供文獻(xiàn)資料。而對于農(nóng)科院來說,科研資料大多還以紙質(zhì)資料的形式儲存,特別對于年份較早的檔案資料來說,某些文獻(xiàn)資料可能已經(jīng)受到不同程度的損壞,日后研究時調(diào)用相關(guān)檔案便會面臨諸多不便。而在某些科研院所當(dāng)中,已經(jīng)開始使用電子檔案進(jìn)行檔案管理,使用范圍也開始逐漸擴展。而且在電子檔案方面的研究也在不斷深入,開始大力開拓現(xiàn)代電子型檔案信息服務(wù),也就是人機對話的程序化服務(wù),憑借計算機和數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)作為基本條件,將文字、圖像、聲音和動畫等科技檔案信息存儲在光和磁等載體之中,再依靠計算機、網(wǎng)絡(luò)以及終端來實現(xiàn)與用戶之間的共享服務(wù),這樣便提升了資料的利用率。
3 建立電子檔案在科研院所科技檔案管理中的意義
3.1 可實現(xiàn)辦公自動化、無紙化,革新檔案的生成和存儲方式
相較于傳統(tǒng)的紙張檔案管理來說,電子檔案不需要利用紙張,直接用計算機生成,并直接存儲在移動設(shè)備中,如光盤、U盤和磁盤等。此外,檔案的表現(xiàn)形式更為豐富了,除了文字和圖畫,還可以使用動畫、視頻、幻燈片等形式來記錄整個研究過程。這樣記錄下來的實驗經(jīng)過更加完整、連貫和精確,可以有效保證農(nóng)業(yè)科技檔案的完整性和連貫性。無紙化的實現(xiàn),使得檔案的儲存時間變得更加長,管理人員不用擔(dān)心由于長時間的保存或者頻繁的查閱而導(dǎo)致檔案損壞。檔案的備份方式也得到了革新,以往的檔案資料若想備份,就只能選擇手抄或者復(fù)印的方式,備份所花的時間較長,而且若使用手抄的方式,容易出現(xiàn)偏差。另外,某些資料難以完全用文字的方式敘述,可能需要用到圖畫來進(jìn)行記錄,手繪圖畫更易產(chǎn)生誤差,不利于維持檔案的準(zhǔn)確性。而電子檔案的出現(xiàn)完全解決了這一問題,在進(jìn)行備份時,無論是文字、聲音,還是圖畫、動畫,都可以百分之百相同的備份下來,而且所需時間可能只是動動手指幾分鐘的事情。
3.2 信息保存期限長,存取便利,共享方便,檔案利用率更高
在使用紙質(zhì)形式保存檔案的過程中,紙質(zhì)資料在空氣中,受到空氣的氧化和水汽的濕潤,以及陽光的照射之后,容易出現(xiàn)脆化、變色、損壞的現(xiàn)象,特別對于查閱頻率較高的檔案來說,磨損程度會更加嚴(yán)重,不利于檔案的長期保存。要想長期保存紙質(zhì)檔案,就需要特殊的保存條件,如防蟲、防水、防高溫和防物理以及化學(xué)損傷,這對很多科研院所來說都是一項巨大的開支,而有的科研院所很難達(dá)到這樣高的保存條件。而且紙質(zhì)檔案的體積和重量較大,在查閱資料時可能會有諸多不便,特別對于需要運輸和移動的時候而言,那就更不利于檔案資料的共享。以往,在共享時要么選擇直接借閱檔案(可以是備份也可以是原檔),或者單獨備份一份的方式,但是這兩種共享方式都需要花費一定的時間和精力。而電子檔案可以長期保存,不需要較高的保存條件,投入資本較少,存儲容量大,調(diào)取方便,可以在檔案庫中直接搜索相關(guān)資料,只需進(jìn)行復(fù)制即可得到備份,也可以通過網(wǎng)絡(luò)共享,提升了共享效率,節(jié)約了大量的時間和精力。
3.3 保密性較好
在使用電子檔案過程中,檔案管理員可以設(shè)立權(quán)限,通過密鑰來管理電子檔案,用以加強檔案的保密性。為了避免無關(guān)人員進(jìn)入檔案系統(tǒng)對電子檔案和資料進(jìn)行訪問,可以設(shè)置系統(tǒng)對訪問者進(jìn)行身份驗證,如密碼某些文件管理系統(tǒng)使用的管理員代碼驗證等。最常用的就是給每個用戶都設(shè)置一個通行證,代表該用戶的身份。而通行證可以由特殊的數(shù)字、字母或者特定的符號組成。當(dāng)系統(tǒng)承認(rèn)的合法用戶請求訪問系統(tǒng)時,首先需要輸入自己的通行證,而計算機則自動將與這個通行證有關(guān)的、存儲在系統(tǒng)內(nèi)的資料進(jìn)行驗證,若驗證不通過,則用戶無法訪問系統(tǒng),若驗證成功,則允許訪問系統(tǒng)。使用類似方法還可以限制訪問用戶的權(quán)限,如某些資料可以讓所有的合法訪問者訪問,而某些檔案則只可以讓有權(quán)限的用戶訪問。這樣便可以提升檔案的保密性,對某些機密文件起到極好的保護作用。另外,電子檔案管理人員還需要對訪問者對電子檔案的使用權(quán)限進(jìn)行限制,如某些文件某些用戶只能讀取,不能進(jìn)行修改和拷貝,而只有管理員才能對其進(jìn)行修改、刪除和拷貝操作,這樣便可以保護檔案的真實性,避免其他用戶對檔案的誤刪和誤改,確保其不被篡改和偷竊。
3.4 能為科研成果的轉(zhuǎn)化和推廣做好充分的準(zhǔn)備
科研檔案資料真實可靠,可以為科研成果的轉(zhuǎn)化和推廣打下堅實的基礎(chǔ)。例如,筆者所在的農(nóng)科所在進(jìn)行某一項研究或者培育新產(chǎn)品時,檔案部門都要根據(jù)工作規(guī)范的要求全面收集實驗過程中形成的第一手資料,并立即立卷歸檔,確保原始資料及時可信,以供后續(xù)科研工作使用。在后續(xù)科研出現(xiàn)問題時,便可以根據(jù)前面的檔案發(fā)現(xiàn)問題所在,以便成功解決問題,較好的完成科研工作。在推廣和轉(zhuǎn)化科研成果時,這些原始檔案資料都可以成為推動該成果發(fā)展的強大助力器。
4 結(jié)語
當(dāng)前的國際競爭中,科技競爭已成為綜合國際競爭的焦點,科技創(chuàng)新決定了一個國家的綜合國力和未來發(fā)展?jié)摿?,其中科研院所的研究成果在其中發(fā)揮著巨大的作用。針對當(dāng)前我國信息服務(wù)體系不完善,無法完全滿足科研院所檔案管理需求的現(xiàn)狀,必須實現(xiàn)更加廣泛的信息交流,完善電子檔案在科研院所檔案管理中的使用效果,擴充其使用范圍。不斷提升科研院所檔案管理的效率和質(zhì)量,以便科研成果能夠更好、更及時的為民服務(wù),提升我國的科研水平。
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