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        淺談檔案數(shù)字化管理

        2016-08-02 02:50:18李丹辰
        卷宗 2016年5期
        關(guān)鍵詞:檔案管理管理

        李丹辰

        摘 要:長(zhǎng)期以來,檔案資料一般用紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)在檔案室里面,查找檢索費(fèi)時(shí),存儲(chǔ)空間又大,維護(hù)不方便,備份需要大量的人力物力,而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤,這對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展不利,隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展,檔案的數(shù)字化已成為必然的趨勢(shì)。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;數(shù)字化

        檔案是指對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料,為了充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值,必須要解決好檔案的收集、保存和利用的問題,但長(zhǎng)期以來,我們的檔案資料固守傳統(tǒng)的模式,一般用紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)在檔案室里面,查找檢索起來非常費(fèi)時(shí),存儲(chǔ)檔案空間又大,維護(hù)起來也不方便,對(duì)檔案的備份也需要大量的人力物力,而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤,這對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展不利,隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展,檔案的數(shù)字化已成為必然的趨勢(shì)。

        1 檔案數(shù)字化管理定義

        檔案數(shù)字化管理就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中,以實(shí)現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡(jiǎn)單、存儲(chǔ)空間小、維護(hù)方便、安全等功效。 檔案管理數(shù)字化是信息時(shí)代的必然要求,建設(shè)數(shù)字化的檔案管理應(yīng)注重對(duì)檔案管理軟件的選擇,一款好的檔案管理軟件,往往對(duì)檔案管理工作者完成各項(xiàng)檔案管理工作起到事半功倍的效果,它不僅可以提高經(jīng)濟(jì)效益,而且還可以大大提高辦公效率。

        2 實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理措施

        要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理,最關(guān)鍵的動(dòng)作就在于需要將紙質(zhì)的檔案,例如各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中,而要實(shí)現(xiàn)這個(gè)動(dòng)作,一是需要有關(guān)硬件,有關(guān)硬件即電腦設(shè)備、掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等;二是需要電腦軟件,電腦軟件即專門針對(duì)檔案管理進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)的檔案管理軟件;三是檔案實(shí)體和信息化成果和設(shè)備的安全;四是加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的培養(yǎng)與培訓(xùn)。首先,徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面,使檔案人員在工作中充分調(diào)動(dòng)和運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源實(shí)施科學(xué),有效地開發(fā)利用。其次,加強(qiáng)檔案工作者對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)。學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理、外語知識(shí)等,提高檔案工作者掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能,以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。最后,強(qiáng)化檔案工作者訓(xùn)練,加強(qiáng)培訓(xùn)。對(duì)檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育,同時(shí)突出時(shí)代應(yīng)用知識(shí)教育,對(duì)檔案工作者進(jìn)行市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)理論、法律等知識(shí)系統(tǒng)的教育培訓(xùn),培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍,使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì),而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。

        3 對(duì)檔案管理數(shù)字化軟件要求

        檔案管理數(shù)字化軟件必須是以公文處理一條龍、各類檔案的規(guī)范化管理為一體的檔案管理軟件,該軟件可采用Access、Sql sever數(shù)據(jù)庫,分為單機(jī)版、C/S網(wǎng)絡(luò)版兩個(gè)版本,可穩(wěn)定運(yùn)行于主流操作系統(tǒng),軟件應(yīng)嚴(yán)格參照國(guó)家檔案管理局《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì),軟件界面友好、功能全面、操作方便,主要包括收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統(tǒng)維護(hù)、操作幫助等模塊,涵蓋日常工作的方方面面,并且應(yīng)有檔案自動(dòng)采集、登記簿連續(xù)打印等功能。

        筆者認(rèn)為檔案管理軟件應(yīng)具有8大特點(diǎn):

        1、以國(guó)家檔案局最新發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》為標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì),專業(yè)性強(qiáng),權(quán)威性高,操作方便易上手,成功應(yīng)用于很多行業(yè)。

        2、主要包括收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統(tǒng)維護(hù)、操作幫助模塊,涵蓋資料登記、立卷歸檔、檢索借閱、檔案移交等各項(xiàng)日常工作,并使工作處理流程規(guī)范化,從而大大提高工作效率。

        3、支持保存各種格式的電子文件,如word、excel、掃描文件等,同時(shí)也支持保存電子路徑,可直接打開目標(biāo)文件夾、文件或網(wǎng)頁。

        4、根據(jù)錄入檔案資料的不同,可自定義檔案模板。

        5、可利用日常錄入的數(shù)據(jù)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)采集,方便省心。

        6、內(nèi)置完備的打印格式并可對(duì)打印格式自定義,支持連續(xù)打印登記簿,類似銀行打印存折,使每頁最終打印為滿頁。

        7、可以設(shè)置多個(gè)用戶,并且根據(jù)工作需要為每個(gè)用戶設(shè)置不同權(quán)限,提高了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密性和安全性,滿足了各類檔案的管理和控制需求。

        8、可以通過局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上的其它計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的登記、檢索,并可授權(quán)相關(guān)用戶直接打開登記的電子文檔。

        4 檔案實(shí)體的安全管理

        1、檔案部門要對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除,檔案實(shí)體破損、殘缺的要進(jìn)行登記與處理,檔案實(shí)體與文件目錄不對(duì)應(yīng)的要進(jìn)行必要的記錄或標(biāo)示。

        2、檔案部門人員應(yīng)按照工作計(jì)劃分批調(diào)檔,并與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案接收人員進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì),雙方確認(rèn)準(zhǔn)確無誤后填寫檔案交接清單一式兩份,注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時(shí)間和經(jīng)辦人等。

        3、檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案,出現(xiàn)檔案損毀的,需按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰,并進(jìn)行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時(shí),應(yīng)盡可能地保持檔案原貌。

        4、檔案數(shù)字化過程中要建立檔案流程單,流程單包括檔號(hào)、加工工序、設(shè)備編號(hào)、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時(shí)間等,數(shù)字化加工過程中檔案流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)。

        5、檔案數(shù)字化過程中發(fā)現(xiàn)有涉密標(biāo)識(shí)且無解密標(biāo)識(shí)的檔案,數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)停止該檔案的數(shù)字化加工,在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。

        6、正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫(柜),不得在加工工位上留存過夜。

        7、數(shù)字化檔案要專人專柜保管,數(shù)字化加工完畢的檔案要及時(shí)歸還入庫。對(duì)于離庫時(shí)間較長(zhǎng)或有蟲霉隱患的檔案,應(yīng)進(jìn)行消毒殺蟲處理。

        5 檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理

        1、檔案數(shù)字化任務(wù)完成后,檔案部門應(yīng)組織專業(yè)人員按照本《規(guī)范》的要求,對(duì)向檔案部門移交的數(shù)字化加工介質(zhì)(如存儲(chǔ)介質(zhì)、移動(dòng)介質(zhì)、備份介質(zhì)等)、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實(shí)體出入庫交接記錄、加工人員變更記錄等進(jìn)行安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收;凡未開展安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的,不得對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總體驗(yàn)收。

        2、檔案數(shù)字化成果必須通過完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性檢測(cè),檢測(cè)合格后雙方辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。

        3、檔案數(shù)字化任務(wù)完成后,數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)會(huì)同檔案部門拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì),并將其與數(shù)字化過程中使用過的其他移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)一起移交給檔案部門,并辦理相關(guān)移交手續(xù)。

        4、檔案數(shù)字化任務(wù)完成后,檔案部門必須組織專業(yè)人員對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)所用的設(shè)備進(jìn)行檢查,以確保其設(shè)備中無信息留存。凡存有信息的,必須作清除信息的安全處理。

        5、數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案數(shù)字化過程中形成的日志、記錄等原始記錄材料移交檔案部門,作為項(xiàng)目檔案內(nèi)容進(jìn)行管理。

        目前我國(guó)正處于信息時(shí)代,如何提高信息檔案部門信息管理和使用的自動(dòng)化水平,提高辦公效率,更好地發(fā)揮檔案資料的作用已成為檔案部門實(shí)現(xiàn)信息現(xiàn)代化管理的主要問題。隨著數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用,隨著電腦網(wǎng)絡(luò)及其他數(shù)字平臺(tái)的應(yīng)用,數(shù)字化管理已經(jīng)成為可能。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出了更新更高的要求,這就需要檔案管理逐漸完成由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變,由傳統(tǒng)的管理理念向現(xiàn)代管理理念的轉(zhuǎn)變,同時(shí)貫穿于管理實(shí)踐之中。檔案管理人員更要努力學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù),不斷積累工作經(jīng)驗(yàn),使檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代要求,適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和自動(dòng)化的需要,為企事業(yè)發(fā)展提供良好的服務(wù)。

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