摘 要：目前，信息技術(shù)正以高速發(fā)展的趨勢影響著人們生活的方方面面，而人們也享受著信息技術(shù)帶來的全新信息服務(wù)環(huán)境。信息技術(shù)的廣泛使用，逐漸成為當(dāng)今社會科技發(fā)展的核心。信息技術(shù)核心化的發(fā)展為政府采購檔案管理的現(xiàn)代化提供了保障和資源。本文將針對新時期政府采購檔案的信息化管理進行闡述，希望對政府部位工作的開展提供一定的理論基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：新時期政府；采購檔案；信息化管理

信息技術(shù)的發(fā)展為新時期政府采購檔案的創(chuàng)新管理提供了可能，本文我們將結(jié)合政府檔案采購工作現(xiàn)狀、政府采購檔案信息化管理優(yōu)勢以及實現(xiàn)檔案采購的創(chuàng)新化管理等問題展開闡述，以供參考。

1 新時期的政府采購檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.1 管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

新時期政府采購檔案的管理人員如何適應(yīng)信息時代的發(fā)展？這是管理人員首要考慮的問題，解決這個問題還是要從管理員本身出發(fā)，提高自身的專業(yè)技術(shù)與素質(zhì)才能從根本上解決這個問題！提高檔案建立意識，如果管理員不能樹立一個良好的檔案建立意識，將很難意識到檔案收集的重要性，最終導(dǎo)致管理員對檔案出現(xiàn)的情況不能進行及時有效的掌握與處理。另外，管理員一定要進行專業(yè)的管理知識培訓(xùn)，掌握檔案管理專業(yè)知識，懂得控制與維護檔案信息資源的有效性、可靠性與實時性，根據(jù)電子檔案的特性進行信息的有效收集管理，提高檔案管理工作的整體水平。隨著計算機的不斷發(fā)展，檔案管理員的計算機錄入知識已經(jīng)得到普及，但是這并不意味著每個人都能很好的操作，相反，管理員對于相關(guān)軟件及數(shù)據(jù)庫的掌握還有待提高，除此之外，知識結(jié)構(gòu)老化與服務(wù)技能單一的情況依舊存在，政府一定要對這些問題進行改進，因為這種落后的技能已經(jīng)不再適用信息技術(shù)應(yīng)用的新要求。

1.2 檔案信息化建設(shè)的不規(guī)范性

縱觀大局，我國政府采購檔案的信息化建設(shè)其實還處于起步期，這就導(dǎo)致了管理員在對檔案的管理上具體操作不規(guī)范的現(xiàn)象，說到底還是因為政府統(tǒng)一管理機制的缺乏，最終造成了各個集中采購機構(gòu)采購檔案的規(guī)范性差、開發(fā)性差、服務(wù)性差、共享性差的局面，而這種情況下的信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形勢并不能與采購檔案信息資源共享的要求相適應(yīng)。再具體的操作過程中，有的機構(gòu)甚至?xí)霈F(xiàn)將信息化僅用于采購檔案的錄入，這樣無疑造成了人力、財力、物力的浪費，極大的降低了利用率。

1.3 安全保障的缺乏

這種安全保障的缺乏主要體現(xiàn)在兩方面，一方面來源于檔案管理安全意識的缺乏，另一方面來源于管理方法的缺乏。管理員對檔案管理認識的模糊性，往往造成采購檔案信息丟失泄密的情況發(fā)生，給政府部門甚至國家?guī)韲乐氐膿p失。信息技術(shù)在檔案管理中的運用為新時期政府采購檔案管理提供了高效、快捷的管理方法，從而大大提高了檔案采購的工作效率，但是需要特別注意的是，一方面信息化的應(yīng)用提高了采購工作的地位與作用，另一方面它也帶來了一定的安全隱患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，這些事件的發(fā)生都極易影響檔案的準(zhǔn)確性與安全性。

2 新時期的政府采購檔案信息化管理的優(yōu)勢和重要性

2.1傳統(tǒng)的檔案管理具有數(shù)據(jù)大、分類復(fù)雜等缺點，造成了查詢時間的耗損，另外，傳統(tǒng)檔案的紙制性，十分容易受到潮氣與蟲害的侵擾，從而導(dǎo)致了檔案資料存放的不長久性，傳統(tǒng)檔案這種費時費力的管理已經(jīng)相當(dāng)落后，不能適應(yīng)社會發(fā)展的需求。

2.2新時期的政府采購檔案信息化管理在中學(xué)美術(shù)檔案管理上的運用，將在很大程度上彌補傳統(tǒng)檔案的弊端。

（1）便于查閱：新時期的政府采購檔案信息化管理使得檔案進行統(tǒng)一的信息化管理，其完整性便于查閱；

（2）節(jié)省空間：這種信息化的管理節(jié)省了資料儲備空間，不用再大費周章的進行大空間的歸納，，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料分類相比有明顯的優(yōu)勢；

（3）利于維護：信息化管理的有條不紊性，更加方便了管理員對相關(guān)檔案的維護，提高了管理效率；

（4）節(jié)省勞力：傳統(tǒng)管理的復(fù)雜性往往需要在對檔案的管理上花費相當(dāng)多的精力，投入一定的勞力，但是信息化管理運用的簡單化與精細化具有方便快捷，效率高的特點，節(jié)省了勞力；

（5）方便檢索：信息化管理的另一大優(yōu)勢體現(xiàn)在使用上，傳統(tǒng)的資料查閱需要自己深入到各大查閱室，然而進行一一勘察，而信息化管理則可以直接通過編制檢索工具，進行關(guān)鍵詞的直接查閱，大大提高了工作效率。

（6）通過政府采購檔案的信息化管理，對于教育培訓(xùn)機構(gòu)而言，將會實現(xiàn)全國性教育平臺的構(gòu)建，同時實現(xiàn)學(xué)校與圖書館在線統(tǒng)一的局面，最終得以接入互聯(lián)網(wǎng)和政府教育平臺；最重要的是，政府通過自己出資的方式對教育資源進行購買，然后提供給學(xué)校和學(xué)生；針對性的加強信息技術(shù)能力的教育和培訓(xùn)，以適應(yīng)信息時代的挑戰(zhàn)。

2.3政府采購信息化與傳統(tǒng)最大的不同就是，它是依據(jù)計算機為基礎(chǔ)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式，其將快捷性與有效性集于一體，利用網(wǎng)絡(luò)平臺提高了辦事效率，節(jié)省了辦事時間，真正的造福于人民。此外，隨著信息化的日益發(fā)展，政府也日漸重視采購檔案信息化作，并逐漸形成了跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門的聯(lián)合采購，形成了規(guī)模的集中采購。檔案信息化管理的運用服務(wù)了大眾，這是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求，也是社會信息化的重要要求。

3 新時期政府采購檔案信息化管理的創(chuàng)新對策

3.1 加強管理意識

提高管理員的檔案管理意識是整個檔案完善工作的第一步，也是關(guān)鍵一步，因為只有扭轉(zhuǎn)管理員的思想意識才能為信息化檔案采購工作的積極進行打好基礎(chǔ)。這種管理意識包括管理員的現(xiàn)代化意識、信息化意識、計算機管理意識等等。另外，政府應(yīng)該對以往的檔案進行科學(xué)系統(tǒng)的完善，以網(wǎng)絡(luò)計算為依托，實現(xiàn)信息化的檔案管理系統(tǒng)，政府管理員要充分發(fā)揮自身的主動性，積極利用信息化成果進行檔案信息資源的開發(fā)，把不同層次、不同部門的辦公都實現(xiàn)自動化，將其納入統(tǒng)一的檔案信息化系統(tǒng)管理之中，促進管理工作水平的提高。

3.2 提高檔案信息化安全保障

政府一定要對檔案做好針對性的安全保密規(guī)定，以防檔案信息的流失，充分確保檔案的安全性與完整性。對網(wǎng)絡(luò)進行必要的防火墻、防毒軟件、入侵檢測系統(tǒng)的安裝，從根本上保障系統(tǒng)的安全。

3.3 提高管理員技術(shù)水平

管理員技術(shù)水平的高低直接影響著政府采購檔案的信息化建設(shè)，因此，提高管理員技術(shù)水平是實現(xiàn)采購檔案工作創(chuàng)新的關(guān)鍵所在。新時期政府采購檔案管理的信息化創(chuàng)新要求管理員必須具備堅實的理論知識、專業(yè)素養(yǎng)以及現(xiàn)代信息技術(shù)，這種復(fù)合型人才的打造才是當(dāng)前政府部門提高檔案管理水平的必勝法門。在職學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn)、外出進修等等都是提高管理員水平的方式，只有不斷的更新專業(yè)知識，才能適應(yīng)新時代提出的新要求，從而推進政府采購檔案信息化管理工作的開展。

3.4 檔案管理規(guī)范化

加強檔案工作的規(guī)范化管理，實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化，提高工作效率。同時，政府部門一定要解決好電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存的問題，實現(xiàn)兩者之間的“通道”建設(shè)，針對兩者之間的特點，制定符合現(xiàn)實的管理規(guī)章制度。

4 結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟的日益發(fā)展，政府采購檔案信息化管理也要必須符合新時期的發(fā)展要求，在充分利用信息化成果的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)政府檔案采購管理工作的創(chuàng)新，最大程度的保障檔案的安全性與完整性。本文對新時期政府采購檔案信息化管理方法的研究與闡述，希望對相關(guān)部位工作的開展起到一定的借鑒作用。

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作者簡介

邱靜，女，漢族，四川省資陽市，檔案館員，涼山州政府采購中心，研究方向：政府采購檔案。