陳曉鋆
摘 要:隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革不斷深化,醫(yī)院的科學化管理水平不斷提高,同時對醫(yī)院人事檔案管理水平提出更高的要求,人事檔案實現(xiàn)信息化管理已成為大勢所趨。為此,本文在明確人事檔案信息化管理重要性的基礎上,提出醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的問題,并提出切實可行的解決策略,以期加快醫(yī)院改革的步伐,促進醫(yī)院持續(xù)健康快速發(fā)展。
關鍵詞:人事檔案;信息化管理;問題;對策
隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革不斷深化,醫(yī)院的信息化管理水平不斷提高,傳統(tǒng)的博物館式的檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)代檔案管理需要?,F(xiàn)階段,要積極運用信息技術實現(xiàn)人事檔案信息化管理建設,以提高人事檔案資料的利用率,實現(xiàn)醫(yī)院人力資源的優(yōu)化配置。但是,由于部分醫(yī)院領導對于檔案管理的重視程度不夠,導致醫(yī)院人事檔案信息化管理建設資金投入不足,信息化管理水平不高。為此,充分認識醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性,加強醫(yī)院人事檔案信息化管理建設十分必要。
1 醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性
(一)有利于人事檔案資料的充分利用
人事檔案完整的記錄了個人的學歷、工作經歷、職稱等相關信息,是人事部門決定是否聘用、職稱評審、人員調動的重要依據(jù)。傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式,注重檔案的收藏保管,檔案的管理、查詢極為不方便。加強醫(yī)院人事檔案信息化管理建設,有利于醫(yī)院領導迅速查閱員工相關信息,為醫(yī)院制定人才規(guī)劃、實施績效管理、組織員工培訓等提供科學依據(jù),最大限度的實現(xiàn)人事檔案資料價值。
(二)有利于提高檔案管理工作的效率
醫(yī)院人事檔案數(shù)量多,信息量大。通過引進專門的醫(yī)院人事檔案管理軟件,建立完善的數(shù)據(jù)庫,不僅有利于醫(yī)院人事檔案的信息化管理,而且有利于醫(yī)院檔案管理人員以最快捷的方式查找所需要的人事信息,并且可以在不同的數(shù)據(jù)庫對信息進行交叉查詢、統(tǒng)計和分析,節(jié)省翻閱紙質檔案的時間,提高檔案管理人員的工作效率。
(三)有利于對原始檔案資料的保護
傳統(tǒng)的博物館式的紙質檔案的管理方式,在人員檔案資料查詢時,需要翻閱原始的紙質檔案,不僅工作量大、查詢時間長,而且不利于原始檔案的保管,加快醫(yī)院人事檔案的信息化管理,可以減少對紙質檔案的翻閱,降低因人為操作不當對紙質檔案原件損害的幾率,延長紙質檔案的使用壽命。
2 醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的問題
醫(yī)院的信息化管理水平不斷提高,但由于醫(yī)院領導對檔案管理的不重視,致使醫(yī)院檔案管理信息化建設步履維艱,暴露出一些問題亟待解決。
(一)人事檔案信息化管理意識有待提高
美國著名檔案學者謝倫伯格曾經說過:“對檔案的重視程度是衡量一個國家文明水平的最好尺度?!笨梢?,檔案管理的重要性。但是,檔案管理部門非醫(yī)院一線科室,醫(yī)院領導往往將更多的精力和資金放在醫(yī)護人員培養(yǎng)及醫(yī)療設備更新上,而忽視人事檔案工作,導致部分醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式,檔案資料更新不及時,檔案利用率極低。另外,部分醫(yī)院尚未配置專門的檔案資料管理室,檔案室的溫度、濕度、防蛀、防霉、防水、防盜功能不達標,導致部分原始檔案資料破損或丟失,給醫(yī)院人事檔案的信息化管理帶來一定難度。為此,現(xiàn)階段,加強對人事檔案信息化管理的重視十分必要。
(二)人事檔案信息化管理水平不高
人事檔案的信息化管理不是單純的將紙質檔案資料進行電子化,而是要根據(jù)醫(yī)院人事檔案的特點,引入專門的檔案管理軟件,對檔案信息進行分類別處理,以便于檔案資料的篩選、查詢與對比?,F(xiàn)階段,醫(yī)院人事檔案管理部門計算機設備比較陳舊,而且尚未引進專門的醫(yī)院人事檔案管理軟件,導致部分醫(yī)院人事信息找不到相應的子數(shù)據(jù)庫,而只能將人事檔案資料部分電子化。而且,人事檔案涉及個人隱私,對于保密性要求較高,但絕大多數(shù)檔案管理軟件尚未采用“三網隔離”等技術,檔案信息被網絡病毒感染、失竊的可能性還非常大。所以,提高人事檔案信息化管理水平迫在眉睫。
(三)人事檔案管理人員素質有待提高
由于檔案管理部門非一線科室,加上醫(yī)院領導的不重視,致使檔案管理部門在人才引進時條件比較寬松,甚至部分檔案管理工作人員非專業(yè)出身或由其他科室人員兼職檔案管理,由于對檔案管理、保養(yǎng)等知識不了解,致使其在檔案資料更新、歸檔等方面經常出現(xiàn)問題,嚴重影響了檔案管理效率及信息化進程。
3 加快實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化管理的有效措施
針對醫(yī)院人事檔案信息化管理中存在的問題,現(xiàn)提出如下解決對策。
(一)進一步加強對人事檔案信息化管理的重視
人事檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院管理信息化普及和管理水平的全面提升,首先需加強對人事檔案信息化管理水平的重視,加大人事檔案管理的資金投入,引進專門的醫(yī)院人事檔案管理軟件,以加快人事檔案信息化管理建設的進程;其次,醫(yī)院檔案管理的硬件設備更新要及時,并且配備專門的、現(xiàn)代化的檔案室,以方便紙質檔案資料的保管與保存;最后,要成立檔案管理巡視組,定期檢查檔案管理及信息化進程,做到問題早發(fā)現(xiàn)早處理。
(二)不斷提高人事檔案信息化管理水平
為進一步提高人事檔案信息化管理水平,一方面需根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理特點,專門定制人事檔案管理軟件,配備專業(yè)的電子存儲設備,方便人事檔案信息資料的全面錄入及存儲;另一方面,需加強網絡信息安全建設。人事檔案涉及個人隱私,要保證這些數(shù)據(jù)在網絡上的安全性,需要設置訪問身份驗證,采用“三網隔離”技術,減少檔案信息失竊的風險。
(三)加強培訓,提高人事檔案管理人員的業(yè)務水平
許多檔案管理人員由于知識、能力、精力等方面欠缺,對于檔案信息化管理工作方式還不適應,還存有較大的排斥心理,現(xiàn)階段,首先要采用定期培訓的方式,及時更新檔案管理人員知識,提高其業(yè)務能力;其次,采用引進高素質檔案管理業(yè)務骨干的方式,推動檔案管理信息化進程。
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