楊海兵 蔡寧波

摘 要：疾病預(yù)防控制中心（以下簡(jiǎn)稱疾控中心），在其履行預(yù)防和控制各種傳染病和慢性非傳染性疾病的各項(xiàng)具體工作職責(zé)中，一項(xiàng)比較重要的基礎(chǔ)性工作就是對(duì)于各種疾病監(jiān)測(cè)信息的收集、整理、分析、報(bào)告等資料檔案管理。檔案管理部門分為不同的級(jí)別，下面著重說(shuō)下縣級(jí)疾病預(yù)防控制中心檔案管理的規(guī)范化管理?？h級(jí)檔案管理工作是否可以做到位，是否可以規(guī)范化地操作直接影響到疾控中心其他各項(xiàng)工作展開的質(zhì)量和效果。疾控中心檔案管理是否能夠做到科學(xué)規(guī)范化管理，可以作為衡量其工作業(yè)績(jī)的一個(gè)重要工作指標(biāo)。下面，本文將從疾控中心檔案管理的重要性角度出發(fā)，提出了一些如何提高檔案管理的科學(xué)性的改進(jìn)措施，希望可以給予縣級(jí)檔案管理人員一些借鑒，促進(jìn)縣級(jí)疾控中心事業(yè)健康穩(wěn)步有序發(fā)展。

關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案管理；規(guī)范化管理；具體措施

縣級(jí)疾控中心的檔案記載著一個(gè)地區(qū)疾病控制機(jī)構(gòu)的具體的歷史信息和現(xiàn)狀的具體信息的，是作為研究疾病，進(jìn)而控制其再次發(fā)生的參考資料的，尤其是一些還沒(méi)有徹底根除或者研究出對(duì)策的一些疾病，因此檔案的管理就顯得尤為的重要，其價(jià)值是不可言喻的。另外縣級(jí)疾病控制中心的檔案也是關(guān)系到民生的大事，是民生檔案的一個(gè)重要組成部分，與人民群眾的身體健康息息相關(guān)，還會(huì)對(duì)一個(gè)縣、一個(gè)地區(qū)的和諧穩(wěn)定具有重大的影響作用。因此說(shuō)，疾病控制中心檔案的科學(xué)化管理是十分有助于推進(jìn)疾控事業(yè)發(fā)展的。因此，非常有必要加強(qiáng)和推進(jìn)疾控機(jī)構(gòu)檔案的規(guī)范化的管理。

1 對(duì)于縣級(jí)疾控中心檔案規(guī)范化管理的意義

（一）縣級(jí)檔案的規(guī)范化管理可以提升疾控系統(tǒng)對(duì)檔案法律化的意識(shí)。

當(dāng)疾控中心重視和加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理的時(shí)候，就會(huì)聯(lián)系到我國(guó)法律中關(guān)于《檔案法》的法律內(nèi)容了，就會(huì)自主地進(jìn)行學(xué)習(xí)和落實(shí)，會(huì)從法律的層面上來(lái)認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，其檔案意識(shí)勢(shì)必會(huì)有很大的提高，這就糾正了以前的對(duì)檔案不夠重視的局面。

（二）檔案的規(guī)范化管理可以使機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層面加強(qiáng)檔案室的重視程度。

當(dāng)疾控中心把檔案管理規(guī)范化建設(shè)作為一個(gè)年度的工作目標(biāo)時(shí)，會(huì)從組織機(jī)構(gòu)等方面進(jìn)行系統(tǒng)化推進(jìn)。如成立專門機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，這樣疾控領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)從人力、財(cái)力、物力等方面給予更多的投入和支持，使檔案管理的規(guī)范化建設(shè)具備了必要的物質(zhì)條件。

（三）檔案的規(guī)范化管理有助于檔案的收集、整理、保管和有效利用。

檔案室對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理，具體體現(xiàn)在檔案管理工作的專職人員更加完備，管理制度更加完善，硬件配備更加齊全、標(biāo)準(zhǔn)。尤其是在對(duì)于資料進(jìn)行分門別類歸檔，使檔案資料得到好好保管。檔案分類以及檔案日期的設(shè)定將更加明確，這樣有利于將之前比較分散的檔案做出更加規(guī)范的管理，確保檔案保管和查找更加方便。

（四）檔案管理的規(guī)范化管理有利于推動(dòng)檔案的數(shù)字化建設(shè)。

檔案管理的規(guī)范化管理可促進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)信息化管理。檔案實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化管理，則有助于檔案工作人員將檔案輸入到電腦當(dāng)中，再運(yùn)用專門的管理軟件對(duì)檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了管理的電子化存檔。當(dāng)電腦上擁有了檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)之后，就可以在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行分享了，這就提高了檔案的利用率，可以更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，促進(jìn)疾病預(yù)防事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

（五）檔案規(guī)范化管理有利于改善目前檔案管理工作中的短板問(wèn)題。

檔案進(jìn)行規(guī)范化管理有著重要的作用和意義。但是，現(xiàn)在縣級(jí)疾病機(jī)構(gòu)的檔案管理存在許多不健全不完善的方面。首先疾控中心的檔案管理制度不健全，或留于形式，而且各種硬件設(shè)備配備很不全，管理方式落后，有的無(wú)專職檔案工作人員，即使有檔案專職工作人員絕大多數(shù)非檔案管理專業(yè)，對(duì)檔案管理缺乏較高的綜合素質(zhì)。因此，在這種狀況下，檔案管理工作不到位，檔案信息不健全，利用率較低。

2 提高縣級(jí)疾病控制中心關(guān)于檔案管理的方法措施

2.1 完善縣級(jí)疾控中心檔案的管理體系

1、建立綜合檔案資料管理機(jī)構(gòu)，進(jìn)行統(tǒng)一的集中管理?？h級(jí)疾病控制機(jī)構(gòu)想要對(duì)檔案資料進(jìn)行規(guī)范的管理模式，首先需要設(shè)置專門的一個(gè)管理部門，集中起來(lái)對(duì)資料進(jìn)行管理，專門負(fù)責(zé)搜集、整理和保管疾控中心的所有部門的檔案。與此同時(shí)，還要對(duì)其進(jìn)行一定的監(jiān)管，它的作用是從宏觀上指導(dǎo)檢查檔案資料管理機(jī)構(gòu)的工作，以此來(lái)執(zhí)行國(guó)家、省市管理部門對(duì)這項(xiàng)業(yè)務(wù)的規(guī)范要求。

2、重視檔案管理工作，將其納入到領(lǐng)導(dǎo)議程，將其作為疾控機(jī)構(gòu)的一個(gè)中心目標(biāo)。

重視檔案的規(guī)范化管理，就需要設(shè)立專職部門和專職人員，同時(shí)還應(yīng)該明確一名具體分管領(lǐng)導(dǎo)，專門負(fù)責(zé)檔案的管理工作。這樣可以協(xié)助解決以前檔案管理存在的諸多問(wèn)題，比如硬件設(shè)備差、經(jīng)費(fèi)不充足等問(wèn)題，檔案的工作納入到責(zé)任制中來(lái)進(jìn)行考察和核實(shí)。

3、對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理工作人員的業(yè)務(wù)。

檔案管理人員需要多參加一些省市和縣里面對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)互動(dòng)，進(jìn)而使他們接受最新的思想和技術(shù)知識(shí)，提高自己的管理水平。同時(shí)還能夠提高他們的職業(yè)精神，使得他們更加具備責(zé)任心，把檔案的管理工作做大非常細(xì)心，以保證檔案的完整性，敢于同一些違反《檔案法》的行為做出堅(jiān)決斗爭(zhēng)，以確保檔案管理工作有序地展開。

2.2 加強(qiáng)縣級(jí)疾病控制中心對(duì)疾控檔案的基礎(chǔ)性建設(shè)

1、要明確檔案管理人員的職責(zé)分工，以及采取一些制度，并且要將制落實(shí)，這樣制度才能夠起到其應(yīng)有的作用，這些制度包括檔案的接受、整理、保管、統(tǒng)計(jì)制度以及檔案的保密、借閱、鑒定和銷毀等多種制度。對(duì)疾控中心的檔案要按照類目進(jìn)行分們別類地地進(jìn)行保存，這樣有利于對(duì)檔案的保存和方便查閱等。

2、檔案的保存要做到系統(tǒng)完整，所用的紙張是要達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的。文檔的采集編纂到規(guī)整是需要各個(gè)環(huán)節(jié)都到位的，當(dāng)以上的任務(wù)都做好以后，還需要領(lǐng)導(dǎo)的簽字后再送到疾控中心的檔案管理室內(nèi)進(jìn)行保存，這樣有利于保證檔案管理的質(zhì)量以及監(jiān)督的有效性，使得其他的科室對(duì)檔案資料也有所了解，以后在移交工作也會(huì)方便很多的。

3、做好疾控中心檔案管理的關(guān)于社會(huì)服務(wù)的工作，方便有相關(guān)知識(shí)需要的學(xué)生專家等的查閱。在以前的疾控中心的檔案管理工作中，管理工作做起來(lái)是比較被動(dòng)的，有關(guān)疾控的信息的被利用率是比較低的。而隨著現(xiàn)在公共衛(wèi)生環(huán)境的逐步變化，之前的被動(dòng)性的服務(wù)是要變成更加主動(dòng)的，對(duì)于大規(guī)模的傳染病性疾病比的一些相關(guān)信息和預(yù)防的措施等是要向向公眾公布的，還可以在縣醫(yī)院、小區(qū)衛(wèi)生室門口設(shè)置一些貼士，使得檔案成為大家可以在日常中可以看得到的衛(wèi)生知識(shí)，服務(wù)于大眾。

3 總結(jié)

從上文可以看出，縣級(jí)疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)，有著重要的意義。既可以促進(jìn)檔案事業(yè)更加健康、有序地發(fā)展，又可以推進(jìn)疾病預(yù)防控制專業(yè)的進(jìn)步。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的日益發(fā)展進(jìn)步，再加上各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案事業(yè)的重視，相信疾控中心的管理工作會(huì)不斷地完善，做到與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮出檔案管理的重要作用，促進(jìn)社會(huì)事業(yè)的科學(xué)穩(wěn)定有序的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

楊海兵（1974-），男（漢族），山東濰坊人，公共管理碩士，主要研究方向：公共管理。