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        淺談縣級(jí)疾病預(yù)防控制中心檔案的規(guī)范化管理

        2016-08-02 02:50:18楊海兵蔡寧波
        卷宗 2016年5期
        關(guān)鍵詞:具體措施檔案管理

        楊海兵 蔡寧波

        摘 要:疾病預(yù)防控制中心(以下簡(jiǎn)稱疾控中心),在其履行預(yù)防和控制各種傳染病和慢性非傳染性疾病的各項(xiàng)具體工作職責(zé)中,一項(xiàng)比較重要的基礎(chǔ)性工作就是對(duì)于各種疾病監(jiān)測(cè)信息的收集、整理、分析、報(bào)告等資料檔案管理。檔案管理部門分為不同的級(jí)別,下面著重說(shuō)下縣級(jí)疾病預(yù)防控制中心檔案管理的規(guī)范化管理??h級(jí)檔案管理工作是否可以做到位,是否可以規(guī)范化地操作直接影響到疾控中心其他各項(xiàng)工作展開的質(zhì)量和效果。疾控中心檔案管理是否能夠做到科學(xué)規(guī)范化管理,可以作為衡量其工作業(yè)績(jī)的一個(gè)重要工作指標(biāo)。下面,本文將從疾控中心檔案管理的重要性角度出發(fā),提出了一些如何提高檔案管理的科學(xué)性的改進(jìn)措施,希望可以給予縣級(jí)檔案管理人員一些借鑒,促進(jìn)縣級(jí)疾控中心事業(yè)健康穩(wěn)步有序發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:疾控中心;檔案管理;規(guī)范化管理;具體措施

        縣級(jí)疾控中心的檔案記載著一個(gè)地區(qū)疾病控制機(jī)構(gòu)的具體的歷史信息和現(xiàn)狀的具體信息的,是作為研究疾病,進(jìn)而控制其再次發(fā)生的參考資料的,尤其是一些還沒(méi)有徹底根除或者研究出對(duì)策的一些疾病,因此檔案的管理就顯得尤為的重要,其價(jià)值是不可言喻的。另外縣級(jí)疾病控制中心的檔案也是關(guān)系到民生的大事,是民生檔案的一個(gè)重要組成部分,與人民群眾的身體健康息息相關(guān),還會(huì)對(duì)一個(gè)縣、一個(gè)地區(qū)的和諧穩(wěn)定具有重大的影響作用。因此說(shuō),疾病控制中心檔案的科學(xué)化管理是十分有助于推進(jìn)疾控事業(yè)發(fā)展的。因此,非常有必要加強(qiáng)和推進(jìn)疾控機(jī)構(gòu)檔案的規(guī)范化的管理。

        1 對(duì)于縣級(jí)疾控中心檔案規(guī)范化管理的意義

        (一)縣級(jí)檔案的規(guī)范化管理可以提升疾控系統(tǒng)對(duì)檔案法律化的意識(shí)。

        當(dāng)疾控中心重視和加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理的時(shí)候,就會(huì)聯(lián)系到我國(guó)法律中關(guān)于《檔案法》的法律內(nèi)容了,就會(huì)自主地進(jìn)行學(xué)習(xí)和落實(shí),會(huì)從法律的層面上來(lái)認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性,其檔案意識(shí)勢(shì)必會(huì)有很大的提高,這就糾正了以前的對(duì)檔案不夠重視的局面。

        (二)檔案的規(guī)范化管理可以使機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層面加強(qiáng)檔案室的重視程度。

        當(dāng)疾控中心把檔案管理規(guī)范化建設(shè)作為一個(gè)年度的工作目標(biāo)時(shí),會(huì)從組織機(jī)構(gòu)等方面進(jìn)行系統(tǒng)化推進(jìn)。如成立專門機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組,這樣疾控領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)從人力、財(cái)力、物力等方面給予更多的投入和支持,使檔案管理的規(guī)范化建設(shè)具備了必要的物質(zhì)條件。

        (三)檔案的規(guī)范化管理有助于檔案的收集、整理、保管和有效利用。

        檔案室對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理,具體體現(xiàn)在檔案管理工作的專職人員更加完備,管理制度更加完善,硬件配備更加齊全、標(biāo)準(zhǔn)。尤其是在對(duì)于資料進(jìn)行分門別類歸檔,使檔案資料得到好好保管。檔案分類以及檔案日期的設(shè)定將更加明確,這樣有利于將之前比較分散的檔案做出更加規(guī)范的管理,確保檔案保管和查找更加方便。

        (四)檔案管理的規(guī)范化管理有利于推動(dòng)檔案的數(shù)字化建設(shè)。

        檔案管理的規(guī)范化管理可促進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)信息化管理。檔案實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化管理,則有助于檔案工作人員將檔案輸入到電腦當(dāng)中,再運(yùn)用專門的管理軟件對(duì)檔案進(jìn)行管理,實(shí)現(xiàn)了管理的電子化存檔。當(dāng)電腦上擁有了檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)之后,就可以在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行分享了,這就提高了檔案的利用率,可以更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享,促進(jìn)疾病預(yù)防事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

        (五)檔案規(guī)范化管理有利于改善目前檔案管理工作中的短板問(wèn)題。

        檔案進(jìn)行規(guī)范化管理有著重要的作用和意義。但是,現(xiàn)在縣級(jí)疾病機(jī)構(gòu)的檔案管理存在許多不健全不完善的方面。首先疾控中心的檔案管理制度不健全,或留于形式,而且各種硬件設(shè)備配備很不全,管理方式落后,有的無(wú)專職檔案工作人員,即使有檔案專職工作人員絕大多數(shù)非檔案管理專業(yè),對(duì)檔案管理缺乏較高的綜合素質(zhì)。因此,在這種狀況下,檔案管理工作不到位,檔案信息不健全,利用率較低。

        2 提高縣級(jí)疾病控制中心關(guān)于檔案管理的方法措施

        2.1 完善縣級(jí)疾控中心檔案的管理體系

        1、建立綜合檔案資料管理機(jī)構(gòu),進(jìn)行統(tǒng)一的集中管理??h級(jí)疾病控制機(jī)構(gòu)想要對(duì)檔案資料進(jìn)行規(guī)范的管理模式,首先需要設(shè)置專門的一個(gè)管理部門,集中起來(lái)對(duì)資料進(jìn)行管理,專門負(fù)責(zé)搜集、整理和保管疾控中心的所有部門的檔案。與此同時(shí),還要對(duì)其進(jìn)行一定的監(jiān)管,它的作用是從宏觀上指導(dǎo)檢查檔案資料管理機(jī)構(gòu)的工作,以此來(lái)執(zhí)行國(guó)家、省市管理部門對(duì)這項(xiàng)業(yè)務(wù)的規(guī)范要求。

        2、重視檔案管理工作,將其納入到領(lǐng)導(dǎo)議程,將其作為疾控機(jī)構(gòu)的一個(gè)中心目標(biāo)。

        重視檔案的規(guī)范化管理,就需要設(shè)立專職部門和專職人員,同時(shí)還應(yīng)該明確一名具體分管領(lǐng)導(dǎo),專門負(fù)責(zé)檔案的管理工作。這樣可以協(xié)助解決以前檔案管理存在的諸多問(wèn)題,比如硬件設(shè)備差、經(jīng)費(fèi)不充足等問(wèn)題,檔案的工作納入到責(zé)任制中來(lái)進(jìn)行考察和核實(shí)。

        3、對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),提高管理工作人員的業(yè)務(wù)。

        檔案管理人員需要多參加一些省市和縣里面對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)互動(dòng),進(jìn)而使他們接受最新的思想和技術(shù)知識(shí),提高自己的管理水平。同時(shí)還能夠提高他們的職業(yè)精神,使得他們更加具備責(zé)任心,把檔案的管理工作做大非常細(xì)心,以保證檔案的完整性,敢于同一些違反《檔案法》的行為做出堅(jiān)決斗爭(zhēng),以確保檔案管理工作有序地展開。

        2.2 加強(qiáng)縣級(jí)疾病控制中心對(duì)疾控檔案的基礎(chǔ)性建設(shè)

        1、要明確檔案管理人員的職責(zé)分工,以及采取一些制度,并且要將制落實(shí),這樣制度才能夠起到其應(yīng)有的作用,這些制度包括檔案的接受、整理、保管、統(tǒng)計(jì)制度以及檔案的保密、借閱、鑒定和銷毀等多種制度。對(duì)疾控中心的檔案要按照類目進(jìn)行分們別類地地進(jìn)行保存,這樣有利于對(duì)檔案的保存和方便查閱等。

        2、檔案的保存要做到系統(tǒng)完整,所用的紙張是要達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的。文檔的采集編纂到規(guī)整是需要各個(gè)環(huán)節(jié)都到位的,當(dāng)以上的任務(wù)都做好以后,還需要領(lǐng)導(dǎo)的簽字后再送到疾控中心的檔案管理室內(nèi)進(jìn)行保存,這樣有利于保證檔案管理的質(zhì)量以及監(jiān)督的有效性,使得其他的科室對(duì)檔案資料也有所了解,以后在移交工作也會(huì)方便很多的。

        3、做好疾控中心檔案管理的關(guān)于社會(huì)服務(wù)的工作,方便有相關(guān)知識(shí)需要的學(xué)生專家等的查閱。在以前的疾控中心的檔案管理工作中,管理工作做起來(lái)是比較被動(dòng)的,有關(guān)疾控的信息的被利用率是比較低的。而隨著現(xiàn)在公共衛(wèi)生環(huán)境的逐步變化,之前的被動(dòng)性的服務(wù)是要變成更加主動(dòng)的,對(duì)于大規(guī)模的傳染病性疾病比的一些相關(guān)信息和預(yù)防的措施等是要向向公眾公布的,還可以在縣醫(yī)院、小區(qū)衛(wèi)生室門口設(shè)置一些貼士,使得檔案成為大家可以在日常中可以看得到的衛(wèi)生知識(shí),服務(wù)于大眾。

        3 總結(jié)

        從上文可以看出,縣級(jí)疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè),有著重要的意義。既可以促進(jìn)檔案事業(yè)更加健康、有序地發(fā)展,又可以推進(jìn)疾病預(yù)防控制專業(yè)的進(jìn)步。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的日益發(fā)展進(jìn)步,再加上各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案事業(yè)的重視,相信疾控中心的管理工作會(huì)不斷地完善,做到與時(shí)俱進(jìn),充分發(fā)揮出檔案管理的重要作用,促進(jìn)社會(huì)事業(yè)的科學(xué)穩(wěn)定有序的發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]馮學(xué)強(qiáng). 疾病預(yù)防控制中心檔案的規(guī)范化管理[J]. 健康之路, 2015(7).

        [2]尹福順. 淺議基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理與建設(shè)[J]. 華章, 2013(22):327-327.

        [3]徐少瓊. 淺談疾病預(yù)防控制中心檔案管理與檔案利用[J]. 世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘:連續(xù)型電子期刊, 2015, 15(56):238-239.

        作者簡(jiǎn)介

        楊海兵(1974-),男(漢族),山東濰坊人,公共管理碩士,主要研究方向:公共管理。

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