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        論高校檔案數(shù)字化建設(shè)

        2016-08-02 02:50:18鄧德成
        卷宗 2016年5期
        關(guān)鍵詞:信息建設(shè)

        鄧德成

        摘 要:檔案信息數(shù)學(xué)化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢,也是評價一所大學(xué)檔案部門發(fā)展水平的重要標(biāo)準(zhǔn),但國內(nèi)大多數(shù)高校檔案部門總體來講檔案信息化建設(shè)相對滯后,其工作仍舊停留在傳統(tǒng)的手工及計算機(jī)輔助管理階段,極大地阻礙了高校信息資源的開發(fā)和利用,本文將就高校檔案數(shù)字化的必要性和數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)采取的對策進(jìn)行初步的探討。

        隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展,檔案信息數(shù)學(xué)化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢,也是評價一所大學(xué)檔案部門發(fā)展水平的重要標(biāo)準(zhǔn),但國內(nèi)大多數(shù)高校檔案部門總體來講檔案信息化建設(shè)相對滯后,其工作仍舊停留在傳統(tǒng)的手工及計算機(jī)輔助管理階段,極大地阻礙了高校檔案信息資源的開發(fā)和利用,與傳統(tǒng)載體檔案相比,數(shù)字化檔案是最大特點是沖破了傳統(tǒng)載體檔案的管理和利用方式,打破了檔案利用的時間和空間限制,促使檔案管理從傳統(tǒng)的收集,整理,管理、利用的職能向信息采集,信息管理和信息開發(fā)的職能轉(zhuǎn)變。

        1 紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的必要性

        (一)有利于檔案信息資源的開發(fā)利用

        由于紙質(zhì)檔案資料較多,占用庫房空間大,查找比較繁瑣,檔案在使用時受時間和空間的限制,大大降低了檔案的使用效率。而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案,可以使檔案信息分別分類的存儲在數(shù)據(jù)庫中。當(dāng)使用者需要使用檔案信息時,可以不受時間和空間的限制,在任何時間跨區(qū)域利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速的、準(zhǔn)確的檢索所需的檔案信息,進(jìn)而有效使用檔案信息,這將大大提高檔案信息的使用效率。

        (二)有利于強(qiáng)化檔案信息資源的保護(hù)

        檔案館保存的紙質(zhì)檔案受外界環(huán)境影響較大,防火,防潮,防蟲的安全系數(shù)不高。在檔案的利用過程中會被使用者直接翻閱,容易造成紙質(zhì)檔案磨損和損壞;而庫房管理人員如不能認(rèn)真和科學(xué)的管理紙質(zhì)檔案,也可能會造成紙質(zhì)檔案丟失或損壞。以上情況的發(fā)生,都會使檔案信息得不到有效的保護(hù)。而數(shù)字化檔案可以使檔案信息分類存儲在數(shù)據(jù)庫中,當(dāng)使用者需要利用檔案信息時,只需要通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞絹磉M(jìn)行檔案信息的檢索和利用,以電子閱讀的方式來查看檔案信息,這將有效避免紙質(zhì)檔案因外部因素導(dǎo)致?lián)p壞的情況發(fā)生。

        2 高校檔案數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)采取的策略

        (一)加強(qiáng)檔案宣傳,爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持。

        學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度直接關(guān)系到檔案數(shù)字化工作的經(jīng)費投入,因此必須要加強(qiáng)檔案工作宣傳,不斷增強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案保護(hù)意識,讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一定要認(rèn)識到檔案數(shù)字化工作的重要性,促其加強(qiáng)對檔案數(shù)字化工作的支持,并把檔案數(shù)字化工作列入學(xué)校工作的重要議事日程,納入學(xué)校發(fā)展的總體規(guī)劃,將檔案數(shù)字化建設(shè)與學(xué)校的“數(shù)字化”校園建設(shè)有機(jī)結(jié)合,做到把檔案工作的發(fā)展與學(xué)校教學(xué)、科研等工作的發(fā)展同步推進(jìn),統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。加大對檔案部門的人力、財力、物力支持,為檔案數(shù)字化建設(shè)提供強(qiáng)有力的保障,有利于切實解決檔案數(shù)字化工作中存在的各種問題。

        (二)建立健全檔案數(shù)字化工作的各項標(biāo)準(zhǔn)和管理制度。

        為了使高校數(shù)字化檔案工作趨于規(guī)范化和科學(xué)化。要科學(xué)制定、修訂、貫徹各項檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn),使數(shù)字化檔案工作逐步走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。首先各單位應(yīng)根據(jù)自身條件和檔案管理的特點設(shè)計檔案數(shù)字化工作流程,建立和逐步完善各個工作崗位的工作制度,細(xì)化檔案數(shù)字工作中的各項標(biāo)準(zhǔn)和工序之間的交接程序,并把工作職責(zé)落實到每一個人,做到分工明確,責(zé)任到人。根據(jù)紙質(zhì)檔案的類型、介質(zhì)種類、年代等不同因素,對工作流程、工作崗位、技術(shù)指標(biāo)都要有針對性的進(jìn)行調(diào)整和設(shè)置,并安排專人負(fù)責(zé)指導(dǎo)和質(zhì)量檢查。對每個工序的交接環(huán)節(jié)要做好交接登記等等,比如檔案出庫領(lǐng)用、預(yù)處理、數(shù)字化處理、質(zhì)量檢查、裝卷歸還、數(shù)字檔案信息備份移交都要做好相應(yīng)的交接登記手續(xù),要制定嚴(yán)格的工作制度和管理辦法,只有采取強(qiáng)有力措施,才能確保檔案原件安全和數(shù)字化檔案的質(zhì)量。

        (三)加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全管理。

        為有效保護(hù)數(shù)字化檔案的安全,應(yīng)采取定期備份、信息加密、訪問控制等技術(shù)措施。首先每份數(shù)學(xué)化檔案應(yīng)備份不少于兩份完全相同的不同存儲介質(zhì)拷貝。數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)應(yīng)按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè),并按要求配備經(jīng)國家有關(guān)部門認(rèn)證的防火墻和殺毒軟件。對不同密級的數(shù)字化檔案應(yīng)該區(qū)別在不同的網(wǎng)絡(luò)中使用,有保密要求的數(shù)字化檔案必須在與外網(wǎng)隔斷的專網(wǎng)內(nèi)使用,每份數(shù)字化檔案要根據(jù)保密級別設(shè)置相應(yīng)的密級標(biāo)識,同時進(jìn)行技術(shù)認(rèn)證和授權(quán)訪問,嚴(yán)格控制數(shù)字化檔案信息下載。而對完全開放的數(shù)字化檔案可以接入校園網(wǎng),為檔案信息資源的開發(fā)和利用提供便利。檔案數(shù)字化的使用要建立實名注冊制度,設(shè)立查詢管理系統(tǒng),做到一切有據(jù)可查,可追根溯源。

        總之高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息后,必將有利于高校檔案信息資源的進(jìn)一步開發(fā)利用,打破了紙質(zhì)檔案使用上的時間和空間概念。最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源的共享,提高檔案資源的利用效率,加快檔案工作發(fā)展的步伐,促使檔案工作能更好地為學(xué)校教學(xué)和科研工作服務(wù)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]肖蘭芳.淺談高校檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策.湖北檔案,2014(4)

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