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        試論如何發(fā)揮檔案管理的服務(wù)效能

        2016-08-02 02:50:18高美玲
        卷宗 2016年5期
        關(guān)鍵詞:制度化檔案管理信息化

        高美玲

        摘 要:一個(gè)單位的檔案館里可以看到一個(gè)單位的發(fā)展歷程,它裝載著一個(gè)單位的文化底蘊(yùn)和無數(shù)個(gè)里程碑。檔案館對于一個(gè)單位的重要性也就不言而喻了。本文從檔案管理制度化的重要性與檔案管理與各個(gè)部門之間協(xié)作發(fā)揮效能出發(fā),認(rèn)真探討了如何能夠發(fā)揮檔案管理的服務(wù)效能。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;制度化;互動化;信息化

        檔案是人類對于自身的活動和文明成果有意識的進(jìn)行記錄和保存,對于人類的文明發(fā)展鋪設(shè)了一個(gè)文化的長廊。檔案對于一個(gè)單位來說是非常的寶貴的財(cái)富,它承載著一個(gè)單位的發(fā)展歷史和光輝的成就,它是能夠真實(shí)的還原歷史,對于一個(gè)單位的進(jìn)步和發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。因此檔案的管理工作對于一個(gè)單位來說就不單單只是個(gè)保管員的工作,而是對于單位工作提升起到重要作用的工作,那么怎樣能夠讓檔案管理工作發(fā)揮最大的能量呢?

        1 加強(qiáng)檔案管理的制度化

        制度對于任何單位,任何部門都是必須的。沒有規(guī)矩不成方圓的這句古話是一個(gè)千古不變的道理。

        1.1 歸檔制度要健全

        首先我們就來說說各類檔案的歸檔問題,檔案的前身是文件,檔案是由文件引申而來的。但是隨著社會的進(jìn)步和文明的發(fā)展,檔案變得更加的多種多樣,除了書面形式上的文件之外,還包括許多的圖片、音頻和視頻檔案等。對于這些表現(xiàn)形式不同的檔案就要進(jìn)行分類的收納和管理。文件中也會包括人事檔案、會議檔案、上級領(lǐng)導(dǎo)的文件檔案等,對于這些都要做出細(xì)致的管理。以便以后需要時(shí)能夠更快速查找。減輕今后的工作負(fù)擔(dān),從而更好的為其他部門服務(wù)。

        1.2 整理制度要健全

        我們的檔案在收集和收納的過程中,也需要有嚴(yán)格的制度來約束,不能夠盲目的進(jìn)行歸檔工作。對于一個(gè)檔案,我們首先要細(xì)致的檢查其完整性、真實(shí)性,要做到去冗取精,保證檔案的質(zhì)量。對于不完整的檔案我們要立即和有關(guān)部門聯(lián)系,共同解決和跟進(jìn),做到不漏收一個(gè)有用的檔案。對于有悖于事實(shí)的文件等我們也要堅(jiān)決的進(jìn)行退回并且與相關(guān)部門共同來查出事情的緣由,吸取教訓(xùn),杜絕此類事情的再次發(fā)生。只有嚴(yán)格的把好第一關(guān)才能夠更好的發(fā)揮檔案管理的效能。

        1.3 日常制度要健全

        除了整理和歸檔工作之外,檔案管理的日常工作也是非常重要的,也要制定健全的相關(guān)制度。檔案管理的日常工作主要包括檔案的借閱、檔案的調(diào)出、檔案的保密、工作人員的職責(zé)等。檔案的借閱是指其他部門的借看,檔案都是非常珍貴的資料,所以在借閱的過程中一定要有詳細(xì)的登記,不同等級的機(jī)密文件要設(shè)定不同等級人員的借閱限制,檔案不能夠長時(shí)間的外借等。檔案的調(diào)出也要有相關(guān)的詳細(xì)的一個(gè)流程,一定要按程序辦事,不能隨意調(diào)出和調(diào)入。檔案的保密顧名思義就是要做好保密工作,不能隨便泄露檔案的內(nèi)容。對于在檔案館工作的館員也要制定規(guī)章制度來約束工作人員的日常工作,按章管理人員,按章管理檔案。

        2 廣泛應(yīng)用信息化的管理技術(shù)

        在二十一世紀(jì)的今天,計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)涉及到了很多的領(lǐng)域,而且在眾多的領(lǐng)域中都發(fā)揮出了很大的作用,如今已經(jīng)成為了人們工作中必不可少的一部分了。我們的檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn),積極的引進(jìn)信息化的技術(shù)。信息化的技術(shù)可以更加有效的幫助我們進(jìn)行分類管理工作。對于檔案的查詢更加的便利了,不用在復(fù)雜的繁多的檔案中翻找需要的檔案,信息技術(shù)可以快速的幫助我們找到我們想找的檔案,并鎖定其位置。對于我們檔案館里沒有的信息也可以通過互聯(lián)網(wǎng)來向其他的檔案館來尋求幫助。計(jì)算機(jī)也可以把我們現(xiàn)有的資料和人事資源等通過形象的圖表來表現(xiàn)出來,使得數(shù)據(jù)信息看起來更加的直觀,可以更加有效的幫助對于單位的現(xiàn)狀進(jìn)行分析,有利于幫助單位制定下一步的工作計(jì)劃。

        檔案形成者要具有檔案整理意識,應(yīng)該按照歸檔制度想檔案室移交具有保存價(jià)值的文件材料,力求做到準(zhǔn)確、完備、齊全。檔案形成者要認(rèn)識到檔案材料的查考憑證作用,這是對檔案形成的起碼要求。檔案形成者要具有較強(qiáng)的歸檔意識,在工作中隨時(shí)注意歸檔材料的積累。對于有多人共同參與完成的工作,尤其應(yīng)收集散存于每個(gè)人手中的文件材料?!稒n案法》規(guī)定,檔案形成者應(yīng)確保歸檔材料的質(zhì)量,鑒定歸檔的文件材料,并分類、整理立卷。檔案形成者應(yīng)該清楚整理立卷并不是檔案管理者的事,為此絕不能把零散材料分類、不裝訂就交給檔案管理者。

        3 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

        人事檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作,應(yīng)按程序辦理。檔案管理人員大多不是專職的,所以在離崗或調(diào)動工作時(shí),移交檔案、手續(xù)不按程序辦理,該檢查的不檢查,該清理的不清理,該簽字的不簽字,導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。

        3.1 檔案交接手續(xù)

        一是對所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理,做到賬務(wù)相符;二是對借出的檔案要及時(shí)催還,整理好借據(jù),并在借據(jù)上注明原因及催還情況;三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時(shí)歸檔;四是按檔案移交要求進(jìn)行移交,并在交接手續(xù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等,還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章,要做到對交接工作負(fù)責(zé)。

        3.2 檔案信息資源的有效共享

        利用信息系統(tǒng)進(jìn)行加工和通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行保存?zhèn)鬏?,將原有的不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息,并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與社會共享。隨著信息化的發(fā)展,辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn),文件從起草、修改到印發(fā)都通過計(jì)算機(jī)運(yùn)行,它具有便于復(fù)制的特性,使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在,使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同,當(dāng)前檔案傳統(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。因此需要盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫,使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案部門要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲量大,檢索速度快等優(yōu)勢,大力開發(fā)適用于計(jì)算機(jī)完成的檔案檢索方法和存儲模式。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對人事檔案進(jìn)行信息存儲、檢索,從技術(shù)與管理兩方面,確保檔案實(shí)體與載體的安全,確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全,將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心,向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

        3.3 檔案工作科學(xué)化的要求

        提升檔案管理工作人員的現(xiàn)代化素質(zhì)對于提高檔案管理的科學(xué)化水平十分重要。只有擁有一批專業(yè)技能過硬、現(xiàn)代管理意識較強(qiáng)的檔案管理人員,檔案管理事業(yè)才能夠不斷的進(jìn)步,不斷的提高檔案管理的科學(xué)化水平,要根據(jù)檔案工作者所負(fù)責(zé)的具體工作及實(shí)際的能力開展突出重點(diǎn)、抓好典范,的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與管理意識培訓(xùn),通過相關(guān)的知識學(xué)習(xí)、技能培養(yǎng),讓檔案工作人員能夠熟練的掌握最新的檔案法規(guī)制度,熟練的掌握最新的檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),通過培訓(xùn)讓檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案工作科學(xué)化的要求。

        總之,檔案管理工作是一個(gè)看似輕松,實(shí)則非常繁復(fù)的工作。檔案的管理工作是與一個(gè)單位的各個(gè)部門都相同的一個(gè)部門,檔案館可以說是一個(gè)單位的核心部門,是一個(gè)單位中至關(guān)重要的部門。所以我們在日常的工作中一定要堅(jiān)守自己的職責(zé),加強(qiáng)與各個(gè)部門之間的溝通和合作,不斷的自我發(fā)展,從而更好的發(fā)揮檔案管理的服務(wù)效能。

        參考文獻(xiàn)

        [1]徐義全;談檔案現(xiàn)代化管理的建設(shè)[N];中國檔案報(bào);2000年

        [2]支宗玉;做好民生檔案工作的幾點(diǎn)思考[J];蘭臺世界;2008年15期

        [3]周兆霞;加強(qiáng)民生檔案建設(shè)之管見[J];檔案與建設(shè);2010年04期

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