摘 要：我國的社會經(jīng)濟、文化、科技不斷的發(fā)展，城市規(guī)模不斷擴大，人口數(shù)量不斷增加。社會的科技不斷發(fā)展，給我們生活、學習、工作都帶來了非常多的便利，但是城市的規(guī)模擴大和人口的增加都使得檔案管理的難度不斷增大，人工進行檔案管理已經(jīng)無法滿足數(shù)量龐大的檔案管理需求，信息化管理檔案成為了未來的檔案管理的主流趨勢，本文對檔案館信息化發(fā)展進行了分析，根據(jù)現(xiàn)狀分析信息化管理的必然性和局限性，并提出一些建議，望與業(yè)內(nèi)同仁交流學習。

關鍵詞：檔案管理；信息化；專業(yè)設備；統(tǒng)一標準

人類的各項領域發(fā)展都離不開檔案，各個單位組織都需要做檔案記錄保存的工作，這是為未來進行調查、研究的信息憑證，在人事領域、科學領域和歷史領域上都有舉足輕重的地位。檔案工作的效率與質量就顯得非常的重要。時代、科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的人工檔案處理方式已經(jīng)遠遠滿足不了當今社會數(shù)量龐大、內(nèi)容復雜的檔案處理需求，全球都在信息化發(fā)展，信息處理技術在各個領域不斷深入，計算機信息處理技術能滿足當今社會數(shù)量龐大、內(nèi)容復雜的檔案處理需求，未來檔案信息化處理必然成為檔案處理的主流方式與發(fā)展方向。

1 檔案管理的信息化概念

檔案管理的信息化就是指檔案信息不再以紙張為載體，檔案信息內(nèi)容轉化為計算機信息，這就需要引用的現(xiàn)代的信息技術，比如說文本數(shù)據(jù)化技術、網(wǎng)絡通信技術、網(wǎng)盤技術等，這些技術將檔案信息轉化保存為計算機數(shù)據(jù)信息，利用計算進行保存、處理，通過網(wǎng)絡通訊技術實現(xiàn)檔案共享，這便于檔案信息的管理、分類、保存、配置并能高效的實現(xiàn)遠程檔案共享，這是傳統(tǒng)檔案管理的一次革新，并不是說紙質檔案就將會被淘汰，計算機檔案信息管理成為檔案保存、管理、分享一個新渠道，互存互利，也能不斷提高檔案保存的安全性，提升檔案共享的便利性，也能減少檔案管理的人力支出，并提高管理的工作效率，更好的為廣大人民群眾服務，這也是時代、科技發(fā)展的必然趨勢。

2 檔案管理信息化發(fā)展的必然性

（一）檔案管理信息化具有軟硬件基礎

檔案管理需要硬件為計算機、打印機、掃描儀、復印機、數(shù)碼相機等，這些硬件設施在各行各業(yè)都較為普及，檔案部門也具備的這些硬件。檔案工作人員的文化水平有很大的提高，對于電腦操作有了深入的了解，office word、excel等辦公軟件的熟練運用。軟件方面，目前各個單位已經(jīng)配有了相應的檔案管理軟件，這為檔案的收集、錄入、保管、分享等都提供了很大的方便。在此基礎上，檔案管理向信息化發(fā)展就有了充足的且完善的條件。

（二）檔案管理信息化是保管保護傳統(tǒng)檔案的必然要求

我國各單位已經(jīng)逐漸進入人員的更替階段，而老一輩的檔案保存工作人員的檔案記錄、保存方式的弊端也逐漸顯現(xiàn)出來，紙質檔案的老化損壞，檔案分類保存方法不科學都使得檔案的原件破壞嚴重，檔案丟失率增加，年久檔案查詢不便。檔案信息化改革能更好的保存、備份檔案信息，延長檔案的保存壽命，降低檔案丟失率，查詢方便。

（三）檔案管理信息化的優(yōu)勢

傳統(tǒng)紙質檔案儲存空間消耗大、整理與保存維護工作量大，不便于查找和共享。而檔案管理信息化在這幾方面有明顯的優(yōu)勢。數(shù)字信息技術可以優(yōu)化館藏檔案結構，節(jié)約出可觀的檔存空間，一個硬盤就可以收納整個單位組織的所有檔案，現(xiàn)在城市發(fā)展寸土寸金，信息化節(jié)約的辦公空間可以節(jié)約很多的場地支出。數(shù)字檔案可以同時準備幾個備份，這對于保存檔案有著非常的優(yōu)勢，能降低檔案損壞丟失的概率。信息化檔案管理可以大大的降低工作人員的工作量，維護工作也變的簡單、便捷。網(wǎng)絡信息技術，使得各相關部門或單位在調動、查閱檔案時，更加簡單快速。

3 推動檔案管理信息化的措施

（一）增強檔案管理人員素質建設

這要從心理素質和思想素質入手，提高工作人員的責任心，立足本職工作，加強工作人員學習新技術的自我提升意識，提高專業(yè)能力，可以邀請檔案分類、管理專業(yè)人員、計算機技術專業(yè)人員來給工作人員上課，提高業(yè)務能力，增加知識儲備。

（二）配備統(tǒng)一、專業(yè)的軟硬件設備

現(xiàn)在一些單位內(nèi)部各自為政，使用的計算機系統(tǒng)、設備、軟件五花八門。這也導致很多檔案數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)不兼容。這就需要統(tǒng)一配置設備，利用這些設備可實現(xiàn)字符識別，自動編目、自動化、檢索、自動全文存儲和自動上載，計算機輔助立卷，檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，統(tǒng)一設備的類型與型號，統(tǒng)一計算機硬件設備與系統(tǒng)軟件，就能為檔案管理信息化改革提供保障。

（三）進一步規(guī)范管理機制，統(tǒng)一管理標準

在檔案信息化管理改革中，具備的了軟硬件基礎后，就需要制定統(tǒng)一的管理機制和管理標準。在信息化檔案結構中，存在一定的邏輯關系，這些邏輯關系是維系數(shù)據(jù)與程序、數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)庫之間聯(lián)系。這需要統(tǒng)一制定邏輯標準，才能統(tǒng)一管理標準，這才能保證數(shù)據(jù)庫的安全性和完整性，因此，規(guī)范的制定管理機制和統(tǒng)一制定管理標準就成檔案信息化管理中為必不可少的條件。這樣進行信息化檔案信息處理能為未來其信息內(nèi)容利用、服務提供很大的方便。否則就會造成一些不良后果，如果說單位的檔案部門不進行規(guī)范的制度制定，沒有按照統(tǒng)一的標準來處理檔案數(shù)據(jù)，反而各自為政，自成體系，各搞一套，那么單位之間的檔案信息就通過網(wǎng)絡進行傳輸，那么資源共享就更不可能實現(xiàn)。

4 結語

時代、技術的發(fā)展，檔案管理信息化發(fā)展是未來的必然趨勢，這也就要求檔案管理人員需要與時俱進，提高自身的素質和技能。這不僅需要責任心也需要技術支持，我們檔案管理隊伍，也要提高自身的網(wǎng)絡安全維護技能。在享受的網(wǎng)絡、計算技術帶來便利的同時，也做好檔案安全維護工作，保證檔案信息不會被惡意修改、盜取。掌握必要計算機系統(tǒng)操作和網(wǎng)絡安全防護知識是必須的，這才能確保管整理檔案的各項操作與活動能完整的記錄下來，不斷提高檔案數(shù)字信息的安全性能。

參考文獻

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作者簡介

高照麗（1963-），女，四川成都，成都建筑工程集團總公司，館員。