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        探究檔案管理的發(fā)展趨勢

        2016-08-02 02:50:18高照麗
        卷宗 2016年5期
        關鍵詞:檔案管理信息化

        摘 要:我國的社會經(jīng)濟、文化、科技不斷的發(fā)展,城市規(guī)模不斷擴大,人口數(shù)量不斷增加。社會的科技不斷發(fā)展,給我們生活、學習、工作都帶來了非常多的便利,但是城市的規(guī)模擴大和人口的增加都使得檔案管理的難度不斷增大,人工進行檔案管理已經(jīng)無法滿足數(shù)量龐大的檔案管理需求,信息化管理檔案成為了未來的檔案管理的主流趨勢,本文對檔案館信息化發(fā)展進行了分析,根據(jù)現(xiàn)狀分析信息化管理的必然性和局限性,并提出一些建議,望與業(yè)內(nèi)同仁交流學習。

        關鍵詞:檔案管理;信息化;專業(yè)設備;統(tǒng)一標準

        人類的各項領域發(fā)展都離不開檔案,各個單位組織都需要做檔案記錄保存的工作,這是為未來進行調查、研究的信息憑證,在人事領域、科學領域和歷史領域上都有舉足輕重的地位。檔案工作的效率與質量就顯得非常的重要。時代、科技的發(fā)展,傳統(tǒng)的人工檔案處理方式已經(jīng)遠遠滿足不了當今社會數(shù)量龐大、內(nèi)容復雜的檔案處理需求,全球都在信息化發(fā)展,信息處理技術在各個領域不斷深入,計算機信息處理技術能滿足當今社會數(shù)量龐大、內(nèi)容復雜的檔案處理需求,未來檔案信息化處理必然成為檔案處理的主流方式與發(fā)展方向。

        1 檔案管理的信息化概念

        檔案管理的信息化就是指檔案信息不再以紙張為載體,檔案信息內(nèi)容轉化為計算機信息,這就需要引用的現(xiàn)代的信息技術,比如說文本數(shù)據(jù)化技術、網(wǎng)絡通信技術、網(wǎng)盤技術等,這些技術將檔案信息轉化保存為計算機數(shù)據(jù)信息,利用計算進行保存、處理,通過網(wǎng)絡通訊技術實現(xiàn)檔案共享,這便于檔案信息的管理、分類、保存、配置并能高效的實現(xiàn)遠程檔案共享,這是傳統(tǒng)檔案管理的一次革新,并不是說紙質檔案就將會被淘汰,計算機檔案信息管理成為檔案保存、管理、分享一個新渠道,互存互利,也能不斷提高檔案保存的安全性,提升檔案共享的便利性,也能減少檔案管理的人力支出,并提高管理的工作效率,更好的為廣大人民群眾服務,這也是時代、科技發(fā)展的必然趨勢。

        2 檔案管理信息化發(fā)展的必然性

        (一)檔案管理信息化具有軟硬件基礎

        檔案管理需要硬件為計算機、打印機、掃描儀、復印機、數(shù)碼相機等,這些硬件設施在各行各業(yè)都較為普及,檔案部門也具備的這些硬件。檔案工作人員的文化水平有很大的提高,對于電腦操作有了深入的了解,office word、excel等辦公軟件的熟練運用。軟件方面,目前各個單位已經(jīng)配有了相應的檔案管理軟件,這為檔案的收集、錄入、保管、分享等都提供了很大的方便。在此基礎上,檔案管理向信息化發(fā)展就有了充足的且完善的條件。

        (二)檔案管理信息化是保管保護傳統(tǒng)檔案的必然要求

        我國各單位已經(jīng)逐漸進入人員的更替階段,而老一輩的檔案保存工作人員的檔案記錄、保存方式的弊端也逐漸顯現(xiàn)出來,紙質檔案的老化損壞,檔案分類保存方法不科學都使得檔案的原件破壞嚴重,檔案丟失率增加,年久檔案查詢不便。檔案信息化改革能更好的保存、備份檔案信息,延長檔案的保存壽命,降低檔案丟失率,查詢方便。

        (三)檔案管理信息化的優(yōu)勢

        傳統(tǒng)紙質檔案儲存空間消耗大、整理與保存維護工作量大,不便于查找和共享。而檔案管理信息化在這幾方面有明顯的優(yōu)勢。數(shù)字信息技術可以優(yōu)化館藏檔案結構,節(jié)約出可觀的檔存空間,一個硬盤就可以收納整個單位組織的所有檔案,現(xiàn)在城市發(fā)展寸土寸金,信息化節(jié)約的辦公空間可以節(jié)約很多的場地支出。數(shù)字檔案可以同時準備幾個備份,這對于保存檔案有著非常的優(yōu)勢,能降低檔案損壞丟失的概率。信息化檔案管理可以大大的降低工作人員的工作量,維護工作也變的簡單、便捷。網(wǎng)絡信息技術,使得各相關部門或單位在調動、查閱檔案時,更加簡單快速。

        3 推動檔案管理信息化的措施

        (一)增強檔案管理人員素質建設

        這要從心理素質和思想素質入手,提高工作人員的責任心,立足本職工作,加強工作人員學習新技術的自我提升意識,提高專業(yè)能力,可以邀請檔案分類、管理專業(yè)人員、計算機技術專業(yè)人員來給工作人員上課,提高業(yè)務能力,增加知識儲備。

        (二)配備統(tǒng)一、專業(yè)的軟硬件設備

        現(xiàn)在一些單位內(nèi)部各自為政,使用的計算機系統(tǒng)、設備、軟件五花八門。這也導致很多檔案數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)不兼容。這就需要統(tǒng)一配置設備,利用這些設備可實現(xiàn)字符識別,自動編目、自動化、檢索、自動全文存儲和自動上載,計算機輔助立卷,檔案自動標引,以及文檔一體化管理等。因此,統(tǒng)一設備的類型與型號,統(tǒng)一計算機硬件設備與系統(tǒng)軟件,就能為檔案管理信息化改革提供保障。

        (三)進一步規(guī)范管理機制,統(tǒng)一管理標準

        在檔案信息化管理改革中,具備的了軟硬件基礎后,就需要制定統(tǒng)一的管理機制和管理標準。在信息化檔案結構中,存在一定的邏輯關系,這些邏輯關系是維系數(shù)據(jù)與程序、數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)庫之間聯(lián)系。這需要統(tǒng)一制定邏輯標準,才能統(tǒng)一管理標準,這才能保證數(shù)據(jù)庫的安全性和完整性,因此,規(guī)范的制定管理機制和統(tǒng)一制定管理標準就成檔案信息化管理中為必不可少的條件。這樣進行信息化檔案信息處理能為未來其信息內(nèi)容利用、服務提供很大的方便。否則就會造成一些不良后果,如果說單位的檔案部門不進行規(guī)范的制度制定,沒有按照統(tǒng)一的標準來處理檔案數(shù)據(jù),反而各自為政,自成體系,各搞一套,那么單位之間的檔案信息就通過網(wǎng)絡進行傳輸,那么資源共享就更不可能實現(xiàn)。

        4 結語

        時代、技術的發(fā)展,檔案管理信息化發(fā)展是未來的必然趨勢,這也就要求檔案管理人員需要與時俱進,提高自身的素質和技能。這不僅需要責任心也需要技術支持,我們檔案管理隊伍,也要提高自身的網(wǎng)絡安全維護技能。在享受的網(wǎng)絡、計算技術帶來便利的同時,也做好檔案安全維護工作,保證檔案信息不會被惡意修改、盜取。掌握必要計算機系統(tǒng)操作和網(wǎng)絡安全防護知識是必須的,這才能確保管整理檔案的各項操作與活動能完整的記錄下來,不斷提高檔案數(shù)字信息的安全性能。

        參考文獻

        [1]汪東.當前檔案管理的發(fā)展及信息化建設[J].科技資訊,2014,v.12;No.38831:231.

        [2]趙辛.淺談檔案管理的信息化發(fā)展趨勢[J].計算機光盤軟件與應用,2014,v.17;No.25221:158-159.

        [3]劉海濤.淺談檔案管理的信息化發(fā)展趨勢[J].科技創(chuàng)新與應用,2014,No.10731:260.

        作者簡介

        高照麗(1963-),女,四川成都,成都建筑工程集團總公司,館員。

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