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        人事檔案工作重要性認(rèn)識(shí)

        2016-08-02 02:50:18翟長(zhǎng)軍
        卷宗 2016年5期
        關(guān)鍵詞:檔案重要性

        翟長(zhǎng)軍

        摘 要:文章認(rèn)為隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步,檔案的社會(huì)價(jià)值進(jìn)一步顯現(xiàn)和提升,為此,要提升對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí),正確認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值,改進(jìn)檔案管理,從而發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展中的作用。

        關(guān)鍵詞:檔案;重要性;認(rèn)識(shí)

        隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度的確立,我國(guó)加快了政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的進(jìn)程,人事管理及其人事檔案工作面臨著新形勢(shì),檔案的社會(huì)價(jià)值進(jìn)一步顯現(xiàn)和提升。為此,各級(jí)政府檔案管理部門(mén)要順應(yīng)時(shí)代潮流,正視人事檔案工作中存在的問(wèn)題,抓住機(jī)遇,勇于改革,提升對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí),正確認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值,改進(jìn)檔案管理,從而發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展中的

        作用。

        1 科學(xué)認(rèn)識(shí)檔案的社會(huì)價(jià)值

        人事檔案是各級(jí)各類(lèi)人事管理部門(mén)在人事管理活動(dòng)中形成的經(jīng)過(guò)認(rèn)可的記錄與反映個(gè)體經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)及人事獎(jiǎng)懲、變化情況的資料。人事檔案以個(gè)體為單位,集中保存和備查,具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。因此,人事檔案的社會(huì)價(jià)值,是由自身的社會(huì)屬性所決定的。無(wú)論在何種的情況下,只要有人事管理活動(dòng),就會(huì)形成相關(guān)的人事資料,就需要開(kāi)展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用諸多方面的人事檔案工作,人事檔案就具有存在和利用的社會(huì)價(jià)值。

        隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和廣泛運(yùn)用,人事檔案進(jìn)入數(shù)字信息化時(shí)代,人事信息成為重要的社會(huì)資源,以人員信息為主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價(jià)值空間。因此,人事信息的收集和利用成為具有戰(zhàn)略意義的社會(huì)工程。市場(chǎng)人力資源的合理配置、各單位間和從業(yè)者之間的溝通和聯(lián)系、單位自身的人事管理和人才培養(yǎng),以及愈加社會(huì)化的人事管理和社會(huì)保障工作等都需要真實(shí)、科學(xué)的人員信息為依據(jù)、支撐和連接,上述諸多信息的獲取和利用,離不開(kāi)人事檔案工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。因此,必須正確認(rèn)識(shí)人事檔案的社會(huì)價(jià)值,充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用,在服務(wù)于組織人事工作的基礎(chǔ)上,為相關(guān)單位和從業(yè)者提供良好的信息服務(wù),優(yōu)化市場(chǎng)人員資源配置,促進(jìn)經(jīng)濟(jì)繁榮和發(fā)展,從而強(qiáng)化從業(yè)人員的社會(huì)化管理,推動(dòng)國(guó)家社會(huì)保障體系的建立和完善,維護(hù)社會(huì)的長(zhǎng)期穩(wěn)定。

        2 現(xiàn)階段人事檔案管理現(xiàn)狀

        基于以上所述,各級(jí)各類(lèi)檔案管理部門(mén)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)人事檔案的社會(huì)價(jià)值,提升社會(huì)公眾檔案意識(shí),加快人事檔案工作運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制,然而事實(shí)上,人事檔案管理現(xiàn)狀并不盡如人意,主要表現(xiàn)為:

        1、社會(huì)化程度不夠 現(xiàn)行檔案管理以單位為管理主體,因此管理主體之間缺乏有機(jī)聯(lián)系,與日益社會(huì)化的人員流動(dòng)性不適應(yīng),形成不了社會(huì)化的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。分散管理不便于統(tǒng)一規(guī)范檔案操作程序和社會(huì)人事檔案資源的整合、 利用;多頭管理和繁瑣的流程影響了檔案隨人員的自由流動(dòng),造成棄檔、丟檔的現(xiàn)象。

        2、檔案參考價(jià)值不大 受傳統(tǒng)工作方式影響,人事檔案內(nèi)容陳舊、雷同、空洞、失真,檔案的形成和收集缺乏針對(duì)性和規(guī)范性,不能反映個(gè)人的最新動(dòng)態(tài),內(nèi)容雷同不能反映個(gè)人的獨(dú)特才能,失去檔案的參考價(jià)值,難以有針對(duì)性的提供權(quán)威的證明材料;內(nèi)容的空洞,無(wú)法滿足社會(huì)對(duì)人事檔案信息的新要求;內(nèi)容的失真,違背了人事檔案真實(shí)性的特征,失去了檔案的憑證價(jià)值,造成負(fù)面的社會(huì)影響。

        3、服務(wù)水平不高 檔案管理人員“重藏輕用”,觀念陳舊, 缺乏服務(wù)的積極性和主動(dòng)性。人事檔案從屬于組織人 事工作,服務(wù)職能被管理職能所掩蓋,造成服務(wù)方向不清晰、服務(wù)職能不明確;加之部分單位檔案的數(shù)字信息化水平不高,以至于工作效率不高。

        4、約束機(jī)制缺位 應(yīng)當(dāng)看到,不少企事業(yè)單位用工不需要政府部門(mén)審批,因而忽略用工建檔, 致使依靠行政手段維系運(yùn)轉(zhuǎn)的人事檔案工作陷入尷尬境地。 缺乏相應(yīng)約束機(jī)制使用工單位為了擺脫舊的人事制度束縛,缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)戰(zhàn)略, 或逃避社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用降低運(yùn)行成本,不重視人事檔案,不接收和建立人事檔案。上述情況致使人事檔案工作運(yùn)轉(zhuǎn)不暢,無(wú)法運(yùn)轉(zhuǎn)。

        3 強(qiáng)化檔案管理的舉措

        基于以上所述,各級(jí)檔案管理部門(mén)要正視工作中存在的問(wèn)題,采取科學(xué)舉措,保證工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn),從而發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。

        1、提升社會(huì)化水平 檔案管理部門(mén)要打破壁壘,實(shí)行社會(huì)化管理,整合社會(huì)檔案資源,打破現(xiàn)行的以企事業(yè)單位或社團(tuán)組織為管理主體的管理體系,對(duì)社會(huì)的檔案實(shí)行統(tǒng)一的管理,形成社會(huì)化的工作網(wǎng)絡(luò),從而整合社會(huì)檔案資源,便于統(tǒng)一和規(guī)范操作程序;實(shí)施人事代理制度,落實(shí)人員社會(huì)化檔案代理。

        2、納入社會(huì)保障體系 社會(huì)上發(fā)生的勞資糾紛和社會(huì)保障費(fèi)用征繳方面的問(wèn)題,其根源是缺乏相應(yīng)的人事檔案資料。人事檔案資料的缺失,影響勞動(dòng)者自身維權(quán)行為,給國(guó)家社保經(jīng)費(fèi)的征繳帶來(lái)困難。因此,實(shí)行社會(huì)化人事檔案代理制度,把人事檔案納入社會(huì)保障體系,作為用人和勞動(dòng)保障的必備條件,通過(guò)立法建立健全新型的社會(huì)化的人事檔案制度,維護(hù)勞動(dòng)者的正當(dāng)權(quán)益。

        3、規(guī)范操作程序 檔案管理要面向現(xiàn)代社會(huì)需要的,因此要公開(kāi)、公正、透明。工作中要科學(xué)規(guī)范地形成和收集人事檔案資料,在保證檔案資料真實(shí)可靠的前提下,提升檔案資料的科學(xué)價(jià)值。檔案管理部門(mén)在嚴(yán)格人事檔案基本規(guī)范,從檔案資料的形成、收集、整理、歸檔各個(gè)環(huán)節(jié),制定出規(guī)范性的操作章程,嚴(yán)格操作,保證檔案資料的真實(shí)、可靠和鮮活,全面提高檔案質(zhì)量。

        4、加強(qiáng)服務(wù) 檔案管理要轉(zhuǎn)變工作理念和工作方式,倡導(dǎo)服務(wù)至上的理念,由管理者變?yōu)榉?wù)者;在實(shí)行社會(huì)化管理方式的基礎(chǔ)上,明確檔案社會(huì)化管理部門(mén)的職務(wù)職能,建立健全相關(guān)的配套服務(wù)措施,通過(guò)服務(wù)體現(xiàn)檔案社會(huì)價(jià)值;利用科技手段,建立方便、快捷和自動(dòng)化程序較高的檔案管理服務(wù)系統(tǒng),提高服務(wù)效率。

        總之,檔案管理部門(mén)要順應(yīng)時(shí)代潮流,正視人事檔案工作中存在的問(wèn)題,抓住機(jī)遇,勇于改革,提升對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí),正確認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值,改進(jìn)檔案管理,從而發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展中的作用。

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