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        淺談不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的有效管理

        2016-08-02 11:56:52孫文偉瀘縣不動(dòng)產(chǎn)登記中心四川瀘州646100
        中國(guó)房地產(chǎn)業(yè) 2016年11期
        關(guān)鍵詞:權(quán)屬定期抵押

        文/孫文偉 瀘縣不動(dòng)產(chǎn)登記中心 四川瀘州 646100

        淺談不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的有效管理

        文/孫文偉 瀘縣不動(dòng)產(chǎn)登記中心 四川瀘州 646100

        隨著《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》的出臺(tái)和實(shí)施,不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記工作在我國(guó)示范點(diǎn)已率先啟動(dòng),將原來(lái)分散在國(guó)土、住建、農(nóng)林等部門(mén)的登記職能整合到不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu),作為不動(dòng)產(chǎn)登記重要基礎(chǔ)性工作的不動(dòng)產(chǎn)檔案工作也面臨新的抉擇,管理模式也在不斷的探索過(guò)程中。筆者就當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)登記檔案如何有效實(shí)施管理談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

        不動(dòng)產(chǎn);管理方式

        1 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的形成

        不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是不動(dòng)產(chǎn)登記簿記載相關(guān)信息后,各類不動(dòng)產(chǎn)申請(qǐng)登記的原始憑證,以及登記機(jī)構(gòu)的內(nèi)部調(diào)查審核文件收集、整理、歸檔而形成,不動(dòng)產(chǎn)原始登記憑證包括不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利登記申請(qǐng)審批表;申請(qǐng)人、代理人身份證明材料、授權(quán)委托書(shū);相關(guān)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬來(lái)源證明材料、登記原因證明材料、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證書(shū);不動(dòng)產(chǎn)界址、空間界限、面積等不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)移、消滅或限制的具體依據(jù),以及申請(qǐng)人提交的其他資料。

        2 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的分類和管理方式

        2.1 檔案分類

        整個(gè)不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)以不動(dòng)產(chǎn)登記工作為中心編制分類方案,明確文書(shū)、不動(dòng)產(chǎn)登記登記、照片、光盤(pán)、實(shí)物五個(gè)類別,按保管期限的不同分別給予1-9的目錄號(hào)。為方便不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整理、保管、利用,將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案按保存期限的不同劃分為3類,永久、定期、短期。涉及權(quán)屬類登記的(所有權(quán)預(yù)告檔案視為不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬檔案)為永久,抵押檔案(抵押權(quán)預(yù)告檔案視為抵押檔案)為定期,地役權(quán)檔案、查封檔案、異議檔案、查詢檔案為短期。

        2.2 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理方式

        不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理應(yīng)建立在以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)為基礎(chǔ)的數(shù)字化管理,實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化。檔案信息管理系統(tǒng)中采用目錄進(jìn)行管理,把全文信息、圖像信息集成于目錄數(shù)據(jù)中進(jìn)行管理,以目錄數(shù)據(jù)為檢索入口,從而實(shí)現(xiàn)檔案圖文信息的全文檢索。

        3 不動(dòng)產(chǎn)數(shù)字化登記檔案的內(nèi)容

        3.1 目錄管理

        對(duì)歸檔的不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬文件材料進(jìn)行分類編目,編制檢索工具。因?yàn)椴捎糜?jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行登記發(fā)證,目錄管理就實(shí)現(xiàn)了從簿式目錄、卡片式目錄向電子目錄的轉(zhuǎn)變,只要定義好電子目錄與圖像庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)記錄的連接條件,便可根據(jù)需要檢索到要求的資料。

        3.2 檔案數(shù)字化

        是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲(chǔ)介質(zhì)的各種原始檔案資料,通過(guò)掃描(數(shù)碼攝像)、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件,再運(yùn)用分級(jí)存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片、聲音、錄像等文件和索引字段存儲(chǔ)于磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等大容量的存儲(chǔ)介質(zhì)上,并可通過(guò)各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案。掃描建檔過(guò)程與目錄管理實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接,掃描圖像的存儲(chǔ)宜選擇數(shù)據(jù)庫(kù)方式的高性能、大容量的存儲(chǔ)系統(tǒng)。

        3.3 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

        網(wǎng)絡(luò)化(包括局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng))應(yīng)用是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用的主要形式,只有實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化,才能真正體現(xiàn)檔案數(shù)字化的真正優(yōu)勢(shì)。及時(shí)為公安、民政、財(cái)政、稅務(wù)、工商、金融、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作提供服務(wù),加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記有關(guān)信息互通共享。

        4 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整理

        4.1 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的裝訂方式

        不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中的永久檔案以卷為保管單位,編寫(xiě)頁(yè)號(hào),編制目錄,按封面、目錄、一個(gè)不動(dòng)產(chǎn)單元權(quán)屬登記內(nèi)容、封底的順序裝訂;不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中的定期和短期檔案則以袋為保管單位,將一個(gè)不動(dòng)產(chǎn)單元抵押、查封、異議、地役權(quán)、查詢登記的內(nèi)容按順序裝入定制的檔案袋中,由于保管時(shí)間相對(duì)較短,不再編寫(xiě)頁(yè)號(hào)、編制目錄。照片、光盤(pán)、實(shí)物檔案按相應(yīng)的專門(mén)檔案整理方法整理。

        4.2 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案號(hào)的編制及歸檔

        4.2.1 永久檔案

        4.2.1.1 檔案號(hào)的編制。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案結(jié)合登記信息平臺(tái),權(quán)屬類的永久性不動(dòng)產(chǎn)權(quán)登記檔案采用9位數(shù)字(如000000123),不按定作物類型進(jìn)行區(qū)分,即房、地、農(nóng)、林等的不動(dòng)產(chǎn)權(quán)登記檔案統(tǒng)一存儲(chǔ),如下圖所示:

        注:

        ①檔案采用統(tǒng)一存儲(chǔ)管理,如上表,1柜1 格1盒存放了4個(gè)檔案,分別有土地、房屋、林地和承包經(jīng)營(yíng)權(quán)。

        ②每個(gè)檔案號(hào)內(nèi)按業(yè)務(wù)鏈關(guān)系合并存放,比如房屋檔案000000002包含該套房屋產(chǎn)權(quán)鏈上對(duì)應(yīng)3手業(yè)務(wù)(首次登記、變更登記、轉(zhuǎn)移登記)的檔案資料,其他定作物的檔案合并方式與房屋類似。

        4.2.1.2 永久性不動(dòng)產(chǎn)權(quán)登記檔案采用合檔模式,即同一個(gè)不動(dòng)產(chǎn)單元的不動(dòng)產(chǎn)權(quán)登記鏈上的多手業(yè)務(wù)應(yīng)存放在一個(gè)檔案保管號(hào)中。

        4.2.2 定期檔案

        4.2.2.1 檔案號(hào)的編制。抵押檔案、(抵押權(quán)預(yù)告檔案視為抵押檔案)為定期,采用8位數(shù)字(如00000123) ,不動(dòng)產(chǎn)抵押業(yè)務(wù)的檔案,包括土地抵押、房產(chǎn)抵押、林權(quán)抵押、在建建筑物抵押等。

        4.2.2.2 定期檔案采用合檔模式,不同類型的定期檔案均采用合檔模式,比如抵押設(shè)定登記產(chǎn)生新檔案號(hào)后,該抵押的轉(zhuǎn)移、變更、更正業(yè)務(wù)件均歸入抵押設(shè)定業(yè)務(wù)件所在的檔案號(hào)內(nèi)。

        4.2.3 短期檔案

        檔案號(hào)的編制。查封檔案、異議檔案、地役權(quán)檔案、查詢檔案為短期,采用7位數(shù)字(如0000123)。查封檔案:預(yù)查封和查封登記的檔案,包括土地查封、房產(chǎn)查封、林權(quán)查封等。異議檔案:異議登記的檔案。 地役權(quán)檔案:地役權(quán)登記的檔案。查詢登記檔案:查詢登記的檔案(由于資料少,一般沒(méi)有歸檔)。按辦理生存時(shí)間的順序,一直使用大流水號(hào),不倒號(hào)。

        [1]孫軍,姬廣鵬.房產(chǎn)登記檔案查詢制度在法治社會(huì)中的承載——從“房妹”、“房叔”、“房姐”到“限制以人查房”的思考[J].檔案學(xué)通訊,2013,(03).

        [2]郭慧敏.關(guān)于如何規(guī)范房產(chǎn)信息查詢的法律探索[J].法制與經(jīng)濟(jì)(中旬),2013,(03).

        [3]劉紅梅.對(duì)房產(chǎn)管理信息化建設(shè)的研究和探索[J].黑龍江科技信息,2012,(31).

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