劉建菲

【摘要】隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案對(duì)傳統(tǒng)檔案的沖擊日漸加劇，人們對(duì)檔案管理學(xué)的重視不夠，檔案管理學(xué)人才的流失，企業(yè)對(duì)檔案科室的投入不夠等直接導(dǎo)致了檔案管理的沒(méi)落，但是，其實(shí)檔案管理學(xué)的重要性確實(shí)凌駕于許多學(xué)科的領(lǐng)域，人們身份信息等重要機(jī)密文件都與檔案管理學(xué)的完善分不開，本文介紹了檔案管理學(xué)中存在的問(wèn)題并提出了解決措施，以此來(lái)說(shuō)明檔案管理的重要性。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；機(jī)密文件；身份信息

我們想要了解一個(gè)領(lǐng)域它所存在的問(wèn)題，就要首先分析這個(gè)領(lǐng)域它存在的背景與意義。一門學(xué)科存在就有其存在的價(jià)值，所謂檔案，它的歷史可以追溯到文字開始出現(xiàn)的時(shí)期，只不過(guò)開始記載文明并編撰成書的時(shí)候我們管它叫各類史書典籍，其實(shí)從夏商周開始古人們就已經(jīng)對(duì)史書進(jìn)行過(guò)歸類整理，這也是"檔案”管理的前身.到了清康熙年間，檔案開始作為一個(gè)獨(dú)立名詞而登上歷史舞臺(tái).隨著文明的進(jìn)步歷史的演變，檔案管理制度日趨完善，如今加上互聯(lián)網(wǎng)大力發(fā)展的支持，檔案管理也更加的現(xiàn)代化.不論是上到國(guó)家建設(shè)或是中承國(guó)企私企的人事管理再或者下至每個(gè)人的人生發(fā)展軌跡，檔案的發(fā)展都與之關(guān)系緊密.檔案涉及到非常多的不同級(jí)別的機(jī)密，一旦泄露不僅給了犯罪分子可乘之機(jī)而且對(duì)檔案管理者及檔案所有人都是財(cái)產(chǎn)及名譽(yù)的嚴(yán)重?fù)p失，所以我在下面介紹了幾點(diǎn)目前檔案管理中面臨的問(wèn)題，以及我對(duì)這些問(wèn)題提供的解決措施：

一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案之間的"對(duì)決"問(wèn)題及解決措施

可以說(shuō)計(jì)算機(jī)的發(fā)展速度已經(jīng)達(dá)到了登峰造極的地步，最明顯的是它變得越來(lái)越薄，輔助軟件越來(lái)越豐富，在人事歸檔的角度來(lái)說(shuō)，電子檔案的確提供了十分便利的程度，僅在刑事偵查方面，到案率就在急劇攀升，這是造福人類的一大幸事.再者說(shuō)現(xiàn)在指紋技術(shù)發(fā)展也迅速，將指紋歸檔在學(xué)生考試方面來(lái)說(shuō)，就減少了很多的舞弊案，這是提高社會(huì)公平一大幸事. 在計(jì)算機(jī)技術(shù)不發(fā)達(dá)的年代想要調(diào)檔或者更改檔案，那是相當(dāng)?shù)膹?fù)雜，中間要浪費(fèi)太多的人力物力，還不一定達(dá)到我們想要的結(jié)果.相比之下，傳統(tǒng)檔案越來(lái)越不被人接受，甚至有些公司已經(jīng)實(shí)行全電子檔案制.就像在英語(yǔ)的大力宣傳下大家已經(jīng)越來(lái)越摒棄語(yǔ)言文字的積累一樣，那么傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就沒(méi)有必要存在了嗎，答案當(dāng)然是否定的.首先計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展也帶動(dòng)了黑客事業(yè)的興起，現(xiàn)實(shí)生活中我們的QQ號(hào)就經(jīng)常被盜，導(dǎo)致個(gè)人隱私泄露。電子檔案也存在著這種漏洞。相比于個(gè)人的信息遺失事件國(guó)家的機(jī)密就顯得太大了，大到?jīng)]有人能冷靜的應(yīng)對(duì)，所以健全網(wǎng)絡(luò)安全就迫在眉睫。一旦遭遇這樣的事，要重建網(wǎng)絡(luò)檔案就要依賴于紙質(zhì)檔案的存檔了?，F(xiàn)在電子檔案已經(jīng)相當(dāng)普及，但是傳統(tǒng)檔案也一直沿用。協(xié)調(diào)好兩者之間的關(guān)系，給與同樣的重視是十分必要的。

二、后備人才不足問(wèn)題及解決措施

后備人才不足說(shuō)到底就是重視程度不夠。檔案管理學(xué)在許多高校中并不作為必修科目而設(shè)立。而許多學(xué)生及家長(zhǎng)都是以今后發(fā)展為名選擇金融財(cái)經(jīng)類的科目就讀。認(rèn)為檔案管理沒(méi)前途是目前認(rèn)知上的弊病。許多家長(zhǎng)并不了解檔案管理學(xué)是什么就來(lái)盲目的下定義，從而這種口碑就流傳開來(lái)。就像我們?nèi)ピu(píng)價(jià)一個(gè)人，你不去收集資料不去親身接觸只是從身邊人的只字片語(yǔ)中就去說(shuō)這個(gè)人這不好那不行，這是相當(dāng)狹隘的，也是對(duì)當(dāng)事人極度的不公平，真的需要拋開有色眼鏡用平和的心態(tài)的逐步了解。那么對(duì)檔案管理學(xué)的普及也是十分必要的，從家長(zhǎng)到學(xué)生，我想我們應(yīng)該去各大高中及高校去宣傳各個(gè)專業(yè)，每個(gè)專業(yè)的存在都不是可有可無(wú)，都有其實(shí)用的意義。有些我們看似并不起眼的專業(yè)將來(lái)也能在社會(huì)中應(yīng)用的十分廣泛，用自身所學(xué)能夠造福社會(huì)，是中國(guó)青年之幸是中國(guó)社會(huì)之幸。要知道現(xiàn)在許多部門的人事檔案管理人員其實(shí)并不專業(yè)，但是他們從事的卻是重大機(jī)密的行業(yè)，不允許有絲毫的紕漏。檔案管理需要更多的有相關(guān)知識(shí)的人才來(lái)共同建設(shè)。

三、檔案管理室的條件問(wèn)題及相關(guān)解決措施

目前國(guó)內(nèi)許多小企業(yè)還無(wú)法達(dá)到<<國(guó)家檔案管理?xiàng)l例>>中明文規(guī)定的整齊規(guī)范分類嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，反而雜物堆積更有甚者成了公司的倉(cāng)庫(kù)，管理設(shè)備也出現(xiàn)老化過(guò)時(shí)，種類不齊全，公司上級(jí)對(duì)檔案管理?xiàng)l例規(guī)定的不健全，下級(jí)執(zhí)行人員操作的不規(guī)范不重視，直接導(dǎo)致檔案的損壞甚至遺失，許多企業(yè)對(duì)這類問(wèn)題的答復(fù)是“公司資金緊張沒(méi)有多余的錢去購(gòu)置單獨(dú)的檔案室”而有些有資金的公司也是找各種理由去回避這類問(wèn)題，還有一些企業(yè)有資金也有獨(dú)立檔案室，但是對(duì)檔案管理人員的要求不到位，沒(méi)有提前進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，這就好比有資源亂揮霍，諾大的森林也會(huì)有消失的一天。所以對(duì)待企業(yè)檔案管理室的條件問(wèn)題必須有一個(gè)重視，有一個(gè)舒心的環(huán)境員工工作起來(lái)也會(huì)更加努力。這類問(wèn)題最好的解決方式就是從上而下逐級(jí)進(jìn)行審查，將檔案管理問(wèn)題提到上層領(lǐng)導(dǎo)的議事日程里，與其他部門共同評(píng)比，優(yōu)秀的檔案管理人員可進(jìn)行各類獎(jiǎng)勵(lì)，并積極聘請(qǐng)相關(guān)的優(yōu)秀人員加入進(jìn)來(lái)，以此等辦法共同努力。

四、檔案室工作人員流動(dòng)性大問(wèn)題及相關(guān)解決措施

俗話說(shuō)一個(gè)人藏的東西十個(gè)人也不一定能找到，我認(rèn)為這話說(shuō)在檔案管理過(guò)程中再合適不過(guò)了。因?yàn)闄n案室辦公人員普遍工資不高，企業(yè)重視程度又不夠，在沒(méi)有大力投入資金之前，檔案管理人員的流動(dòng)性很大，交接過(guò)程往往容易出現(xiàn)差錯(cuò)，每個(gè)人對(duì)新環(huán)境的熟悉都是要一定的時(shí)間，他們?nèi)绮皇菄?yán)格受過(guò)檔案管理培訓(xùn)那么他們每個(gè)人對(duì)檔案分類的理解也會(huì)不同，當(dāng)需要調(diào)檔的時(shí)候就會(huì)耗費(fèi)許多時(shí)間，檔案數(shù)量之大，類別之多，有經(jīng)驗(yàn)的管理者已經(jīng)游刃有余。對(duì)于人員流動(dòng)性大必要的措施就是給與相對(duì)應(yīng)的薪資以及優(yōu)厚的福利待遇，相應(yīng)的回饋是適應(yīng)人心得必要方式，當(dāng)然也是在經(jīng)過(guò)檔案培訓(xùn)的專業(yè)人才。

檔案管理是一項(xiàng)集技術(shù)性責(zé)任性機(jī)密性的一項(xiàng)工作，我在上文中介紹了4種常見的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施，但也只是冰山一角。要改變強(qiáng)檔案管理工作者的社會(huì)地位，就要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的社會(huì)認(rèn)知，大力發(fā)展相關(guān)的正式人才，要做到嚴(yán)謹(jǐn)高效秩序穩(wěn)定的檔案管理工作在科技迅速發(fā)展的今天是十分必要的。

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