趙媛媛

摘 要：文章從藍(lán)圖歸檔、檔案管理人員體系建設(shè)、藍(lán)圖檔案庫(kù)房管理及利用方法等幾方面對(duì)藍(lán)圖檔案管理的方法進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：藍(lán)圖；檔案；管理；利用

藍(lán)圖檔案是設(shè)計(jì)人員的勞動(dòng)成果的直接表現(xiàn)形式，一本藍(lán)圖檔案蘊(yùn)含著多個(gè)人的智慧結(jié)晶，屬于企業(yè)核心機(jī)密。在油田開(kāi)發(fā)建設(shè)的過(guò)程中，只有管理好藍(lán)圖檔案，才能使之更好地被利用，更好地服務(wù)于油田的發(fā)展。我公司現(xiàn)有藍(lán)圖檔案21萬(wàn)余冊(cè)，在保證信息共享、運(yùn)行穩(wěn)定的同時(shí)，還要考慮信息的保護(hù)與隔離，嚴(yán)格防止非授權(quán)用戶的侵入和信息的泄漏。怎樣管理好，利用好這些檔案，是本文將要探討的問(wèn)題。

我公司檔案管理中心藍(lán)圖組承擔(dān)著公司的施工圖藍(lán)圖、初設(shè)圖紙、地質(zhì)資料、可研報(bào)告及預(yù)算資料的存檔，同時(shí)也負(fù)責(zé)藍(lán)圖的借閱工作。有5名同志分專業(yè)和類別共同進(jìn)行這些工作。藍(lán)圖庫(kù)房占地面積約900平米，庫(kù)內(nèi)安裝密集架，藍(lán)圖檔案按項(xiàng)目號(hào)順序及專業(yè)順序豎直擺放于密集架上。庫(kù)內(nèi)安裝有空調(diào)，加濕器，除濕機(jī)，溫濕度記錄儀，消防報(bào)警系統(tǒng)等。

一、藍(lán)圖檔案一體化平臺(tái)管理

嚴(yán)格執(zhí)行公司項(xiàng)目一體化平臺(tái)應(yīng)用，設(shè)計(jì)文件的校審、存檔、出版均通過(guò)一體化平臺(tái)運(yùn)行。藍(lán)圖組的藍(lán)圖檔案歸檔在一體化平臺(tái)應(yīng)用時(shí)，必須注意以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

（一）紙質(zhì)藍(lán)圖驗(yàn)收，確定項(xiàng)目號(hào)、文件號(hào)、版次是否正確，簽署是否齊全，圖面有無(wú)掉字、掉頁(yè)現(xiàn)象，文件號(hào)與目錄內(nèi)容是否相符等，并確定文件與底圖的文件號(hào)、內(nèi)容一致。

（二）對(duì)歸檔藍(lán)圖實(shí)物相對(duì)應(yīng)的平臺(tái)電子文件進(jìn)行核對(duì)并歸檔。

（三）對(duì)歸檔藍(lán)圖打印條形碼，并粘貼在相應(yīng)紙質(zhì)藍(lán)圖左上角，不串不漏。

（四）按項(xiàng)目號(hào)編寫(xiě)歸檔藍(lán)圖目錄，目錄按文件號(hào)排序，內(nèi)容與實(shí)物內(nèi)容相符，不串不漏。

（五）按照項(xiàng)目號(hào)、專業(yè)、文件號(hào)的排序方式，將藍(lán)圖檔案入庫(kù)。

藍(lán)圖檔案電子文件與紙質(zhì)文件必須共同存檔，兩者缺一不可。紙質(zhì)藍(lán)圖檔案為設(shè)計(jì)人員利用藍(lán)圖查詢資料提供了便利，而歸檔電子文件可以方便設(shè)計(jì)人員在一體化平臺(tái)上查詢檢索，也可以制成光盤(pán)進(jìn)行長(zhǎng)久保存。

二、加強(qiáng)藍(lán)圖檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)

藍(lán)圖檔案管理是一項(xiàng)科學(xué)而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，檔案管理人員負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用，不僅需要定期進(jìn)行工作職責(zé)和體系培訓(xùn)，也需要加強(qiáng)檔案管理基本素質(zhì)教育：

（一）耐心檢驗(yàn)

紙質(zhì)藍(lán)圖往往成批的送來(lái)，聞著刺鼻的氨水味，對(duì)紙質(zhì)藍(lán)圖一頁(yè)一頁(yè)的檢驗(yàn)，變成一個(gè)巨大的工作量，看似簡(jiǎn)單，卻要具有極大的耐心。耐心是做好藍(lán)圖歸檔工作的保障。

（二）細(xì)心把關(guān)

紙質(zhì)藍(lán)圖有時(shí)會(huì)出現(xiàn)串頁(yè)，缺頁(yè)等裝訂問(wèn)題，也有時(shí)會(huì)出現(xiàn)文件號(hào)或版次有誤等問(wèn)題，把問(wèn)題斬?cái)嘣诖鏅n之前，確保藍(lán)圖檔案的準(zhǔn)確性，這需要工作人員眼明心細(xì)。細(xì)心是做好藍(lán)圖歸檔工作的基礎(chǔ)。

（三）落實(shí)責(zé)任

當(dāng)遇到紙質(zhì)藍(lán)圖有問(wèn)題，或紙質(zhì)藍(lán)圖與平臺(tái)電子文件不一致時(shí)，需要工作人員及時(shí)地與出版人員或設(shè)計(jì)人員聯(lián)系溝通，解決問(wèn)題，這需要工作人員具有高度的責(zé)任心。責(zé)任心是做好藍(lán)圖歸檔工作的前提。

三、藍(lán)圖檔案庫(kù)房管理方法

設(shè)計(jì)圖紙的參考套用頻繁，這需要我們檔案工作者根據(jù)本單位的實(shí)際情況和庫(kù)房管理?xiàng)l件分析研究，采取相應(yīng)的保護(hù)措施進(jìn)行科學(xué)的管理。檔案庫(kù)房技術(shù)管理應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，達(dá)到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防有害生物及氣體、防塵、防污染、防磁等目的，確保檔案安全存放。

（一）防光、防塵

每周對(duì)藍(lán)圖庫(kù)房進(jìn)行一次大掃除，清理地面臺(tái)面灰塵；密集架盡量靠攏；窗簾拉緊，防止陽(yáng)光直射；對(duì)新來(lái)的藍(lán)圖盡快整編入庫(kù)，盡量減少藍(lán)圖檔案在庫(kù)外堆積的時(shí)間，柜內(nèi)要放置防蟲(chóng)劑。

（二）防潮、防高溫

加強(qiáng)庫(kù)內(nèi)溫、濕度監(jiān)控，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，達(dá)到適宜的溫、濕度。利用庫(kù)房?jī)?nèi)空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等設(shè)備，將庫(kù)房的溫度控制在14℃-24℃；濕度控制在45%-60%；根據(jù)天氣情況，定期對(duì)藍(lán)圖庫(kù)房進(jìn)行通風(fēng)；每周更換溫度濕度記錄儀紙，記錄每天的溫度濕度情況。

（三）防火

藍(lán)圖庫(kù)房?jī)?nèi)安裝有七氟丙烷滅火系統(tǒng)，定期對(duì)七氟丙烷滅火系統(tǒng)探頭進(jìn)行檢測(cè)，每天對(duì)七氟丙烷控制系統(tǒng)進(jìn)行檢查記錄。

四、藍(lán)圖檔案利用方法及現(xiàn)狀

（一）藍(lán)圖檔案檢索方法

對(duì)于一體化平臺(tái)應(yīng)用之后的藍(lán)圖檔案，可直接進(jìn)入平臺(tái)的“圖檔管理”里面的“藍(lán)圖檔案”進(jìn)行檢索，可對(duì)項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱、專業(yè)等進(jìn)行組合檢索；對(duì)于一體化平臺(tái)應(yīng)用之前的藍(lán)圖檔案，我公司有專門的藍(lán)圖檔案管理系統(tǒng)，利用其中的網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)，設(shè)計(jì)人員可利用網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索藍(lán)圖信息，可對(duì)檔案號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、項(xiàng)目名稱、類別、存檔日期等多字段進(jìn)行組合檢索，也可對(duì)單個(gè)字段進(jìn)行多關(guān)鍵詞檢索。

（二）藍(lán)圖檔案利用方法

設(shè)計(jì)人員根據(jù)自己需要的藍(lán)圖檔案，填寫(xiě)藍(lán)圖借閱審批單，相關(guān)人員簽署后，在檔案管理中心藍(lán)圖組進(jìn)行藍(lán)圖借閱，工作人員對(duì)借閱的藍(lán)圖檔案進(jìn)行借閱錄入，藍(lán)圖檔案編號(hào)采用條形碼掃描錄入，提高準(zhǔn)確性和操作效率。電子文件由其他班組負(fù)責(zé)，并對(duì)檔案管理權(quán)限嚴(yán)格要求，分角色設(shè)定權(quán)限。

（三）藍(lán)圖檔案利用現(xiàn)狀

目前，藍(lán)圖檔案主要是用于設(shè)計(jì)人員項(xiàng)目運(yùn)行時(shí)的參考用圖，同時(shí)，也用于公司每年項(xiàng)目審查時(shí)的用圖，以及公司壓力容器設(shè)計(jì)資質(zhì)換證及壓力管道資質(zhì)換證審查時(shí)的用圖。2015年全年藍(lán)圖檔案利用量約6000冊(cè)。

保存檔案的目的是為了滿足現(xiàn)實(shí)利用需求和社會(huì)長(zhǎng)遠(yuǎn)利用需要，因此檔案利用服務(wù)工作體現(xiàn)著檔案工作的根本目的。檔案部門只有首先管理好檔案，才能更好地做好檔案利用工作，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。