文/郎繼榮

關(guān)于企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的思考

文/郎繼榮

信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，給檔案管理工作帶來了難得的發(fā)展契機。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。但檔案管理的數(shù)字化之路并非一蹦而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎(chǔ)上，才能更好地推進檔案數(shù)字化建設(shè)。為此，本文闡述了企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性，以及企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的對策。

企業(yè)；檔案；管理；數(shù)字化；建設(shè)

隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略資源。信息技術(shù)的高速發(fā)展和推廣應(yīng)用使信息產(chǎn)業(yè)成為國民經(jīng)濟中最具有增長活力的部門和重要的支柱產(chǎn)業(yè)之一，與此同時，信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使檔案管理的數(shù)字化建設(shè)提上了日程，給我們企業(yè)檔案工作帶來了新的契機，信息技術(shù)的日新月異也給檔案工作帶來了新的研究課題——這就是檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

1 檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.1 檔案管理的數(shù)字化是改善檔案管理工作的需要

只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.2 檔案管理的數(shù)字化是實現(xiàn)辦公自動化的需要

檔案數(shù)字化可以提高單位的辦公效率，可以使文件材料得到及時有效地歸檔，辦公人員足不出戶便可查詢想要的檔案資料。總而言之，這種無墻界檔案管理模式適應(yīng)了辦公自動化的需求。

1.3 檔案管理的數(shù)字化是檔案載體更新?lián)Q代的需要

傳統(tǒng)意義上的檔案管理以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等為載體，其容易損壞或是丟失，近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案部門提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案如何更好地收集、保管、保護和利用，而這個問題只能通過檔案的數(shù)字化來解決。

1.4 檔案數(shù)字化是深化檔案利用的需要

當今，人們的時間觀念越來越強，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策要求迅速準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾利用要求方便快捷，這都迫切需要檔案信息資源保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)舉措，使館（室）藏檔案信息資源能及時、方便地提供給各方面的利用者。

2 加強企業(yè)檔案信息數(shù)字化的有效途徑

2.1 提高認識，科學規(guī)劃

首先，必須在思想上充分認識企業(yè)檔案信息資源的重要意義，它是國家檔案信息的一個重要組成部分。在當今信息公開程度越來越高的形勢下，企業(yè)檔案的文化性質(zhì)和社會性質(zhì)逐步強化，利用的范圍和對象將逐步擴大。在這個信息時代，只有當檔案信息資源在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用時，企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作的意義和價值才能充分地展現(xiàn)出來。因此，我們要按照國家有關(guān)規(guī)定千方百計將呆滯在庫房中的檔案歷史信息變成現(xiàn)實有用信息。其次，要作好科學規(guī)劃。將大量的企業(yè)檔案數(shù)字化。首先要做好館（室）藏情況的調(diào)查，包括企業(yè)檔案的類型，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，載體形態(tài)與狀態(tài)、館（室）藏檔案數(shù)量、檔案信息利用等基本情況。根據(jù)館（室）藏情況制定檔案數(shù)字化的科學規(guī)劃，包括硬件的購置計劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。企業(yè)檔案數(shù)字化要經(jīng)過一個較長的過程，硬件購置要根據(jù)企業(yè)的經(jīng)濟效益逐步解決，應(yīng)從實際和長遠打算，保證所購買的掃描儀等硬件設(shè)施的配套性，使其具有較強的支撐能力和擴展能力。企業(yè)檔案數(shù)字化實施處理規(guī)劃應(yīng)貫徹“突出重點，分步進行”的原則，對館（室）藏重點檔案和利用率高的檔案先行數(shù)字化，盡快滿足企業(yè)生產(chǎn)和利用者的需求。

2.2 強化企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作，為檔案數(shù)字化作好準備

首先，檔案數(shù)字化必須有所選擇，針對館（室）藏的檔案資源，不加選擇地全部數(shù)字化那是不可能的、也是不必要的。在實際工作中，我們要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的具體情況確定那些館（室）藏檔案原件應(yīng)該數(shù)字化，那些不需要數(shù)字化以及那些優(yōu)先數(shù)字化。也就是將企業(yè)珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化。其次，要做好企業(yè)檔案數(shù)字化時掃描儀掃描參數(shù)的選擇。掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和確定對掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。掃描分辨率越高得到的掃描文件就越清晰，其相應(yīng)的掃描時間和存儲空間就要增加，否則掃描文件的質(zhì)量就要降低。我們在選擇分辨率時應(yīng)根據(jù)實際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質(zhì)量等。第三，做好企業(yè)檔案數(shù)字化的全程控制。在檔案數(shù)字化過程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查重點要檢查數(shù)字化前的檔案整理檢查，要進行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排列正確，對影響掃描質(zhì)量的原件要預(yù)先進行修復(fù)；數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查，掃描后的文件圖像應(yīng)保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，幅面擺放正確，亮度適當，對文件圖像質(zhì)量有問題的應(yīng)重新掃描；數(shù)據(jù)連接檢查，通過機讀目錄數(shù)據(jù)庫與已掃描的檔案掃描圖像文件進行連接，形成一一對應(yīng)。

2.3 加強企業(yè)檔案信息數(shù)字化人才培養(yǎng)

檔案信息數(shù)字化涉及到計算機軟件、硬件與掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、存儲技術(shù)和檔案管理的基礎(chǔ)知識，決不是只懂得某方面知識就能勝任的，所以應(yīng)加強這方面技術(shù)人員的培養(yǎng)。由于企業(yè)檔案人員身兼多職，要想脫產(chǎn)學習不大可能。所以就必須采取適合企業(yè)需要的學習方式，一是加強在職人員的教育培訓(xùn)，通過繼續(xù)教育、專題培訓(xùn)、專題講座、專題研討形式等提高信息化管理知識，培養(yǎng)一批檔案信息化管理型人才，充分發(fā)揮檔案信息化管理型人員的紐帶輻射作用。二是加強檔案人員的上崗培訓(xùn)，通過崗位培訓(xùn)，技能訓(xùn)練，使他們了解和掌握現(xiàn)代化管理的基本知識，熟練操作、靈活使用檔案管理軟件。三是建立檔案工作目標激勵機制，激勵每一個人認真鉆研，刻苦學習檔案業(yè)務(wù)知識和信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識，不斷追求新目標，成為檔案信息化建設(shè)的行家里手。

3 結(jié)語

總之，企業(yè)數(shù)字檔案信息資源的獲取和管理是一項長期的工作，這項工作的開展情況直接影響著企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量，它是企業(yè)檔案信息化建設(shè)成敗的關(guān)鍵，也是衡量企業(yè)檔案信息化水平的一個重要標志。因此，我們的檔案管理人員必須重視數(shù)字檔案信息資源的獲取和管理，要認真研究、解決工作中遇到的問題，勇于面對新的機遇和挑戰(zhàn)，不斷完善我們的工作制度、工作方法，把這項工作開展好、發(fā)展好。

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（作者單位：山東壽光港投集團）