梁碧霞

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淺談檔案信息化建設的問題與建議

梁碧霞

莆田市秀嶼區(qū)科學技術局

檔案行業(yè)搭上了信息化時代這趟快車，相較于以往的紙質(zhì)檔案形式，電子化使檔案的管理、查閱、共享、使用效率都發(fā)生了質(zhì)的變化。然而，檔案行業(yè)的快速發(fā)展也催生出信息安全、軟硬件滯后、新形勢下電子化檔案標準缺失等問題。該文對檔案信息化建設存在的諸多問題進行了探討，從優(yōu)化電子化管理系統(tǒng)、設立檔案電子化標準規(guī)范、培養(yǎng)檔案電子化人才隊伍、構建檔案電子化安全體系四個方面提出了改進建議。

檔案 信息化建設 檔案電子化

當前，數(shù)字化運用水平的大幅提高，為檔案的信息化建設提供了良好的基礎。基于此，檔案電子化管理將擁有更廣的覆蓋面；信息化檔案的高效性和完整性使得檔案管理和使用效率大幅提高；其還具有不受時間、地域限制的實時更新優(yōu)勢，這些都使得檔案信息的價值得到更大程度的發(fā)揮。因而，檔案信息化建設的重要意義被提到了空前的高度，檔案信息化建設擁有良好的綜合環(huán)境。

1 檔案信息化建設過程中存在的問題分析

事物的高速發(fā)展通常都隨之產(chǎn)生一些弊病，檔案信息化建設也無法幸免。在實際運用中發(fā)現(xiàn)，相應的標準規(guī)范相當匱乏，軟硬件設施條件上呈現(xiàn)出滯后性，網(wǎng)絡信息安全問題不夠重視，資源的開發(fā)和共享率低。這些都是眼前需要攻克的難點。

1.1 缺乏相應的標準規(guī)范

雖然我們國家已經(jīng)制定了很多檔案信息相關的規(guī)范制度，但是截至2007年，我國已經(jīng)頒布的與檔案信息化相關的標準共45個，涉及檔案信息化內(nèi)容的僅7個，其中國家標準2個，行業(yè)標準5個，而真正具有現(xiàn)代信息化意義的則只有5個，占所有標準的11%，對于檔案管理這個龐大而系統(tǒng)的行業(yè)自身需求，顯然相去甚遠[1]。

1.2 硬件條件投入滯后

檔案信息化建設需要硬件的強力配合，例如配備安全性能高、穩(wěn)定性能強大的存儲設備儲存檔案數(shù)據(jù)；架設方便快捷的局域絡網(wǎng)等[2]，然而在實際的檔案信息化建設中，硬件條件投入滯后、設施不完善等原因都延緩了檔案信息化建設進程。

1.3 信息安全問題

檔案信息的安全是檔案信息電子化過程中至關重要的環(huán)節(jié)。病毒、木馬程序、黑客、垃圾郵件等是網(wǎng)絡信息安全的主要隱患，不斷產(chǎn)生并時刻變化的病毒直接影響到檔案信息化的實現(xiàn)[3]。若忽視網(wǎng)絡信息安全問題，則會造成信息泄露及信息損毀等不可預估的后果。

1.4 資源的開發(fā)和共享程度低

現(xiàn)如今，社會的檔案利用意識已得到很大提高，檔案的使用率和價值都獲得一定程度的實現(xiàn)。但人們對網(wǎng)絡檔案使用的低熟悉度和對網(wǎng)絡安全的不信任阻礙了電子化檔案資源的共享，以至于其共享程度遠未滿足社會需求。另外，目前檔案管理從業(yè)人員的素質(zhì)離檔案信息數(shù)字化管理建設的要求還有很大差距，相關專業(yè)人員較低的業(yè)務素質(zhì)水平，直接制約了檔案信息資源開發(fā)的深度和廣度。

2 完善檔案信息化建設的建議

2.1 優(yōu)化檔案電子化管理系統(tǒng)

2.1.1 提升軟硬件設施

軟硬件基礎設施建設是檔案信息化建設的重要前提。提升軟硬件設施，將先進技術應用在檔案信息化中，將會很大程度上提高檔案管理的技術含量，實現(xiàn)檔案信息化管理技術的先進性，提高檔案信息化管理的運作效率。所以，有關部門應加大資金投入，規(guī)劃相關軟硬件設施，配備必要的主要服務器核心交換機、網(wǎng)絡存儲系統(tǒng)、備份系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等軟件，實現(xiàn)軟硬件的全新升級，確保應用系統(tǒng)穩(wěn)定、安全、高效地運行。另外，在購置設備上應著重從安全性、性價比、適用性因素幾個方面考慮，以選擇最優(yōu)的硬件設施。

2.1.2 建立并靈活運用檔案數(shù)據(jù)庫

靈活運用檔案數(shù)據(jù)庫可以使操作更加便捷，檔案數(shù)據(jù)庫對檔案信息的高度整合和其強大的數(shù)據(jù)處理能力也將會在很大程度上提高辦事效率，節(jié)約人力資源成本。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。所以，一方面，要提高重視程度，統(tǒng)一認識，堅持計算機人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；另一方面，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展，提高綜合檔案庫的完善度，將各檔案目錄庫通過網(wǎng)絡連接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，便于提高檔案信息系統(tǒng)的自動化效率，提高運用靈活性。

2.2 設立檔案電子化標準規(guī)范

要建立健全切合實際的檔案管理制度，實行規(guī)范化管理，設立一套檔案電子化標準規(guī)范是必不可少的。檔案信息化的標準規(guī)范設立可以從管理性、業(yè)務性和技術性規(guī)范三個方面來看待。其中，管理性標準規(guī)范包括計算機安全法規(guī)與標準、數(shù)字檔案信息資源合法性的確認等，這需要國家檔案行政管理部門統(tǒng)一制定并推廣實施，以保證電子檔案信息的統(tǒng)一規(guī)范和資源共享。業(yè)務性規(guī)范是對電子檔案業(yè)務處理的規(guī)范，其范圍包含檔案信息的術語標準及管理規(guī)范。技術性規(guī)范則更為專業(yè)，包括檔案數(shù)據(jù)存儲規(guī)范、技術標準等[4]。

2.3 培養(yǎng)檔案電子化人才隊伍

檔案信息化建設進度很大程度取決于全體檔案從業(yè)者的信息化素質(zhì)，即信息化意識、信息化知識和信息化技能等[5]。因此，檔案信息化建設需要一支能夠開拓創(chuàng)新并且具有技術的人才隊伍，例如檔案信息化建設中網(wǎng)絡及計算機的硬件維護需要以操作型為主的人才，提高檔案管理與服務質(zhì)量過程中需要以管理型為主的人才，建設信息資源和實現(xiàn)檔案信息標準規(guī)范化過程中需要以研究型為主的人才[6]。

檔案人才隊伍建設，一方面要注重實際工作經(jīng)驗的積累和創(chuàng)新，鼓勵從業(yè)人員改進檔案管理方法，總結(jié)推廣經(jīng)驗，對提出創(chuàng)新思路和先進辦法的個人予以表彰和獎勵，同時劃撥專項業(yè)務經(jīng)費，支持檔案課題研發(fā)和實踐，努力將研究成果推廣到工作實際。另一方面要依托高校，對檔案信息化人才進行多途徑培養(yǎng)，一是加強檔案學科和課程建設，豐富和完善教學體系，促進學生檔案專業(yè)知識結(jié)構的調(diào)整優(yōu)化，為研究型人才的培養(yǎng)創(chuàng)造基礎條件；二是構建優(yōu)秀教師隊伍，聘請檔案行業(yè)一線資深工作人員兼職授課，致力培養(yǎng)學生實踐能力。通過構建優(yōu)質(zhì)學科、提高師資隊伍整體水平，從而提高實用型檔案信息化建設人才的培養(yǎng)質(zhì)量。

在培養(yǎng)人才時，更要注重人才結(jié)構的優(yōu)化。各信息化檔案建設主體要根據(jù)自身需求，有針對性地培養(yǎng)研究型、管理型、操作型三種人才，并根據(jù)實際情況確定培養(yǎng)比例，三種人才缺一不可，只有科學的人才結(jié)構、合理的分工協(xié)作、密切的溝通配合，才能有效推進檔案信息化建設進程。

2.4 構建檔案電子化安全體系

2.4.1 硬件安全

通常,出于保密考慮，各單位均設有專門機房來管理存儲著檔案信息的計算機，由于計算機的機械特性，需要保障其所處環(huán)境的穩(wěn)定，所以，管理者要定期清潔機箱內(nèi)外的灰塵、保持機房干燥的環(huán)境、調(diào)節(jié)室內(nèi)合適的溫度，通常在0～40℃。同時，要定期請專業(yè)人員對硬件健康進行檢測，及時維修或更換潛在的故障設備，并做好數(shù)據(jù)備份，防止檔案意外丟失。此外，確保監(jiān)控設施的正常運作，對機房外部的安全隱患及時排查，也是對硬件安全的重要保障。

2.4.2 網(wǎng)絡安全

網(wǎng)絡安全是檔案信息建設過程中需要優(yōu)先考慮的問題，有關部門應構建一套功能完善的內(nèi)部安全系統(tǒng)，從客戶端資源、應用資源、設備資源和網(wǎng)絡資源等方面對內(nèi)部網(wǎng)絡加以管理和檢測，從而達到最佳的管理效果。一是要加強客戶端安全管理，保證可信設備接入內(nèi)部網(wǎng)絡，做好客戶端定期掃描修補、防病毒軟件的安裝與監(jiān)控工作，對軟件安全情況進行實時監(jiān)控；二是加強應用資源安全管理，規(guī)范軟件操作使用，安裝指定的防毒軟件；三是合理規(guī)劃網(wǎng)絡資源，確保系統(tǒng)運行正規(guī)；四是加強網(wǎng)絡設備管理，做好網(wǎng)絡設備的注冊登記管理，以便于遇到故障能及時準確定位和排查。

2.4.3 系統(tǒng)安全

保障系統(tǒng)安全可以從以下幾方面著手：一是由專業(yè)的團隊建立系統(tǒng)，通常由信息管理專家提出各類要求，從專業(yè)視角進行宏觀指導和監(jiān)督。系統(tǒng)分析員需要對整個系統(tǒng)的技術水平把關，同時親自參與數(shù)據(jù)庫建設。程序員負責將各類要求編寫成腳本，預留出擴展空間。測試人員要實時測試并反饋測試結(jié)論，整個建設團隊要反復溝通、合作，并完善系統(tǒng)。二是及時同用戶溝通，了解其對檔案使用不斷變化的需求和對操作系統(tǒng)的意見，以此豐富并完善操作模式，減少不必要的系統(tǒng)負擔。三是要建立系統(tǒng)日志，對每一份檔案的使用都做詳細的記載，更全面地管理檔案，同時在意外事件突發(fā)時，也能夠為分析原因提供依據(jù)、助益檔案修復。

3 結(jié)論

檔案信息化是當今時代發(fā)展的必然要求，有關部門和單位要加大對檔案信息化建設的關注和重視，檔案信息化建設工程任重而道遠，應從優(yōu)化電子化管理系統(tǒng)、設立檔案電子化標準規(guī)范、培養(yǎng)檔案電子化人才隊伍、構建檔案電子化安全體系四個方面著手，進而完善檔案信息化建設，使其更廣泛、更便捷、更有效地服務于社會。

[1] 曹云秀.淺談檔案信息化建設中的標準規(guī)范體系[J].山西檔案，2008(s1): 65-66.

[2] 赫芳.微探檔案信息化安全體系的策略[J]. 新農(nóng)村：黑龍江，2011(4): 185-186.

[3] 姜春杰.淺析檔案信息化的建設及其安全保密措施[J].黑龍江科技信息，2009(26): 223.

[4] 項玲燕.淺議檔案信息化中的保密安全問題[J]機電兵船檔案，2011(3): 66-67.

[5] 何龍娣.試論檔案信息化建設對檔案人才的培養(yǎng)[J].閩西職業(yè)大學學報，2004,6(4): 94-96 .

[6] 張照余.檔案信息化人才建設現(xiàn)狀與對策[J].浙江檔案，2006(10): 9-11.