孫立言+孔博
【摘 要】在民機(jī)研制項(xiàng)目中,對干系人的信息管理,尚未得到足夠的頂層規(guī)劃,而相關(guān)領(lǐng)域的過程研究,也未經(jīng)過系統(tǒng)的歸納。本文對該領(lǐng)域的管理過程和工具方法,加以整合和提煉,為項(xiàng)目管理者提供了可操作性的指導(dǎo)。
【關(guān)鍵詞】民機(jī)研制項(xiàng)目;干系人;信息管理
0 前言
項(xiàng)目干系人或利益相關(guān)方(Stakeholder,本文統(tǒng)一使用干系人),是能影響項(xiàng)目決策、活動或結(jié)果的個人、群體或組織,以及會受或自認(rèn)為會受項(xiàng)目決策、活動或結(jié)果影響的個人、群體或組織。越來越多的研究顯示,干系人的參與是保證整體項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素之一[1]。美國項(xiàng)目管理協(xié)會(PMI)在對PMBOK指南第5版的修訂中,專門將干系人管理從溝通管理中拆分出來,成為一個獨(dú)立的項(xiàng)目管理知識領(lǐng)域。
在民機(jī)研制項(xiàng)目中,完整地識別干系人,識別、獲得、協(xié)調(diào)和維護(hù)其需要(Needs),是技術(shù)過程中的初始過程,為系統(tǒng)設(shè)計(jì)和產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。而對干系人信息進(jìn)行管理,一方面是讓干系人有效參與項(xiàng)目的決策和執(zhí)行,另一方面則是通過干系人管理來保證其適度參與,對項(xiàng)目施加積極的影響。
1 現(xiàn)狀
在當(dāng)前的民機(jī)研制項(xiàng)目管理活動中,尚未對干系人管理進(jìn)行整體規(guī)劃和控制,主要表現(xiàn)為:
1.1 干系人管理層面
在項(xiàng)目級工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)中,尚無干系人管理內(nèi)容,而已有的溝通管理也往往局限于項(xiàng)目內(nèi)部溝通,與外部干系人的溝通分散于市場與銷售、客戶服務(wù)、商務(wù)、采購與供應(yīng)商管理、適航管理等領(lǐng)域,缺乏頂層規(guī)劃和協(xié)調(diào)整合,無法進(jìn)行系統(tǒng)化的管理策略并開展相應(yīng)工作。
1.2 干系人信息管理層面
由于分散在技術(shù)過程和管理過程的各個領(lǐng)域,更多地依賴于工作所有者的經(jīng)驗(yàn)判斷,因此在過程定義、工具方法、管理策略、影響因素、信息系統(tǒng)等方面均有所欠缺。
另外受限于產(chǎn)品全生命周期管理系統(tǒng)(PLMS)和項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)(PMIS)尚未完成深度融合,各個領(lǐng)域形成的信息孤島進(jìn)一步限制了干系人的信息獲取,從而影響了干系人對項(xiàng)目的信心。
2 干系人信息管理過程
Chris Mills等人給出了基于過程視角的項(xiàng)目利益相關(guān)方管理的過程[2],本文在此基礎(chǔ)上加入了干系人管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)過程,并通過動態(tài)治理方式,形成了改進(jìn)的干系人信息管理過程,主要包括以下5個方面:
2.1 識別干系人及優(yōu)先級確定
識別干系人是為了明確管理對象。在民機(jī)研制項(xiàng)目中,可以使用頭腦風(fēng)暴、半結(jié)構(gòu)化訪談、滾雪球等方法、或采用企業(yè)已有的干系人模型來完成干系人識別過程,一個典型的以項(xiàng)目為核心的模型包含了從上游的“投資方”一直到“客戶”的11個1級利益攸關(guān)方(干系人)類別[3]。當(dāng)然,考慮到空客公司(Airbus)的組織模式特點(diǎn),民機(jī)研制項(xiàng)目主制造商內(nèi)部干系人,也有必要進(jìn)一步進(jìn)行識別。
劃分項(xiàng)目干系人優(yōu)先級的重要性在于,在項(xiàng)目全生命周期中,干系人的影響并不是一成不變的,項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)既無法顧全所有干系人也不能忽略其中任何一方。張巖在《工程項(xiàng)目的關(guān)鍵干系人博弈研究》一文中給出了利用伯恩和沃克模型進(jìn)行優(yōu)先級評分的矩陣[4]。
2.2 進(jìn)行干系人分析
干系人的角色特性決定了其不同的行為傾向,為了更好地進(jìn)行干系人管理,客觀準(zhǔn)確的角色劃分不可避免地成為項(xiàng)目干系人分析的首要前提,區(qū)別于傳統(tǒng)的主觀定性分析方法,孫華給出了基于網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)位置劃分項(xiàng)目利益相關(guān)方(干系人)角色的思路和定量分類方法,提高了分析準(zhǔn)確性[5]。
2.3 制定對干系人的管理策略
每一個干系人在項(xiàng)目中都有其自己的利益目標(biāo),因此在這一多目標(biāo)優(yōu)化決策過程中,應(yīng)針對不同的干系人制定不同的管理策略。杜春榮等人通過在航空、建筑等幾大領(lǐng)域的研究,建議分別以確定參與型、防御型、協(xié)作型和控制型等四種管理策略,分別應(yīng)對支持型、非支持型、混合型和邊緣型項(xiàng)目干系人[6]。
2.4 干系人管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
管理信息系統(tǒng)的搭建,是干系人管理與信息管理的融合點(diǎn),黃國青等人提出的面向工程項(xiàng)目的干系人信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì),其對功能模塊結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)功能需求的設(shè)計(jì),為我們提供了其他項(xiàng)目管理領(lǐng)域相當(dāng)有益的參考[7]。
2.5 監(jiān)控干系人的滿意度
監(jiān)控干系人的滿意度,與不斷完善對干系人的管理策略的循環(huán)迭代,共同構(gòu)成了對干系人的動態(tài)治理過程。劉芳提出的基于三角測量方法建立的利益相關(guān)方(干系人)動態(tài)治理關(guān)系仿真分析,給出了每一個個體度量指標(biāo)的意義[8]。如果將該社會網(wǎng)絡(luò)模型及其動態(tài)指標(biāo)評價體系融入干系人管理信息系統(tǒng),應(yīng)能對項(xiàng)目的干系人動態(tài)監(jiān)控提供更加有力的支撐。
3 結(jié)論
隨著民機(jī)研制項(xiàng)目復(fù)雜程度的日益提高,對項(xiàng)目干系人進(jìn)行信息管理的需要變得更加迫切。通過本文對項(xiàng)目干系人信息管理過程的整合梳理,可以看出當(dāng)前項(xiàng)目的該項(xiàng)業(yè)務(wù)流程亟待建立。
只有先建立起有效的干系人信息管理過程,才能進(jìn)一步在項(xiàng)目層面上進(jìn)行組織融合和知識融合,來推動項(xiàng)目成功。
【參考文獻(xiàn)】
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[4]張巖.工程項(xiàng)目的關(guān)鍵干系人博弈研究[D].天津:河北工業(yè)大學(xué),2010:12-14.
[5]孫華.基于網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的項(xiàng)目利益相關(guān)方角色劃分[J].東岳論叢,2011,32(8):164-168.
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[7]黃國青,石晨立.面向工程項(xiàng)目的干系人管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].機(jī)械制造,2010,48(555):63-65.
[8]劉芳.項(xiàng)目利益相關(guān)方的動態(tài)治理關(guān)系研究[D].山東:山東大學(xué),2012:131-133.
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