馬鴻健+張?jiān)欧?王關(guān)祥+車路+王嬌

【摘 要】隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校會(huì)議室預(yù)約正逐步走向信息化，并得到越來(lái)越多的應(yīng)用。本文依據(jù)我校會(huì)議室調(diào)度及使用管理制度，結(jié)合具體使用過(guò)程，采用S2SH、jQuery、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)，設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了高校會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)。不僅簡(jiǎn)化了會(huì)議室申請(qǐng)及審批流程，而且規(guī)范了會(huì)議室資源調(diào)度過(guò)程，有效提高了會(huì)議室的使用效率。

【關(guān)鍵詞】會(huì)議預(yù)約；會(huì)議室管理；S2SH

【Abstract】The reservation of University meeting rooms is realizing informatization gradually， and be applied widely in many ways， with the development of information technology. This paper design and implement the University meeting rooms reservation system， based on our school meeting rooms dispatchment and management， combined with the actual process， using S2SH， jQuery， database technology. This system simplified the meeting rooms application and approval process， standardized the meeting rooms resource scheduling process， and improved the useing of the meeting room effectively.

【Key words】Meeting reservation； Meeting room management； S2SH

0 引言

會(huì)議室是高校進(jìn)行日常管理決策的重要場(chǎng)所，是一種共享資源，通常，校內(nèi)的各個(gè)部門包括學(xué)院都可以申請(qǐng)使用會(huì)議室。同時(shí)，高校會(huì)議室也具有種類多、數(shù)量多、軟硬件條件參差不齊等特點(diǎn)，給會(huì)議室的共享造成不便。高校會(huì)議室在用途上包括會(huì)議室、學(xué)術(shù)報(bào)告廳、多媒體報(bào)告廳、禮堂、排練廳等；在數(shù)量上，各個(gè)學(xué)院和部門擁有會(huì)議室的個(gè)數(shù)不盡相同；在軟硬件條件上，會(huì)議室的座位數(shù)、空調(diào)、投影、網(wǎng)絡(luò)等條件參差不齊。

在傳統(tǒng)的會(huì)議室管理模式中，通常采用紙質(zhì)記錄的方式來(lái)預(yù)約會(huì)議室，程序繁瑣且容易產(chǎn)生沖突。用戶申請(qǐng)會(huì)議室時(shí)，無(wú)法了解當(dāng)前會(huì)議室的預(yù)定情況，往往要經(jīng)歷預(yù)約咨詢、填送報(bào)表、簽字蓋章等過(guò)程，用戶體驗(yàn)不佳。同時(shí)，管理員面對(duì)大量的會(huì)議室資源和會(huì)議預(yù)約申請(qǐng)，依靠人力往往很難做出清晰的決策，因此導(dǎo)致了會(huì)議室資源利用不充分的問(wèn)題[1]。

為了進(jìn)一步規(guī)范會(huì)議室的使用和預(yù)約管理，提高預(yù)約效率，避免資源沖突，亟需建立會(huì)議室預(yù)約管理系統(tǒng)。用戶只需要通過(guò)登錄系統(tǒng)即可方便、快捷的了解每個(gè)會(huì)議室的當(dāng)前狀態(tài)和預(yù)定情況，進(jìn)而提高申請(qǐng)被審核通過(guò)的可能性，最終提高會(huì)議室的使用率，同時(shí)節(jié)省會(huì)議室申請(qǐng)人及管理人的時(shí)間及精力。

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.1 會(huì)議室申請(qǐng)流程

會(huì)議室申請(qǐng)流程包括提前申請(qǐng)、沖突情況、變更情況三部分。高校各職能部門、各學(xué)院使用會(huì)議室須向有關(guān)管理部門提交會(huì)議室使用申請(qǐng)（大型會(huì)議提前三天，一般會(huì)議提前一天），并在申請(qǐng)表上注明要求，包括要使用的多媒體設(shè)備、茶水等，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用；如遇多個(gè)單位同時(shí)申請(qǐng)使用同一個(gè)會(huì)議室，管理部門有權(quán)要求申請(qǐng)部門變更使用時(shí)間或地點(diǎn)，一般優(yōu)先安排學(xué)校的重要學(xué)術(shù)報(bào)告或重要行政會(huì)議；若申請(qǐng)部門使用會(huì)議室，遇到時(shí)間變更或需延長(zhǎng)使用時(shí)間等情況，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)管理部門，以便進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和安排，保障會(huì)議的順利進(jìn)行[2]。

1.2 需求分析

系統(tǒng)的目的是為了方便會(huì)議組織者和會(huì)議室管理人員的使用，使其能夠準(zhǔn)確的查看當(dāng)前會(huì)議室使用狀態(tài)，并根據(jù)會(huì)議人數(shù)與內(nèi)容快速選擇會(huì)議室，提高會(huì)議室的使用效率。

經(jīng)過(guò)分析，將會(huì)議室預(yù)定流程劃分為查看會(huì)議室預(yù)約情況、填寫(xiě)預(yù)約信息、管理員審核預(yù)約信息、查看審核結(jié)果四個(gè)階段。系統(tǒng)共包含兩類角色，普通用戶和管理員用戶，不同角色擁有不同的功能模塊。普通用戶包含會(huì)議室查詢、會(huì)議室預(yù)定、賬號(hào)管理三個(gè)功能模塊；管理用戶包含會(huì)議室管理、會(huì)議管理、申請(qǐng)管理、賬號(hào)管理、報(bào)表管理五個(gè)功能模塊，如圖1所示。

會(huì)議室管理主要實(shí)現(xiàn)管理員對(duì)會(huì)議室的增刪改查操作，具體包括會(huì)議室名稱、所屬部門、用途、座位數(shù)、設(shè)施情況、位置等信息，普通用戶可根據(jù)會(huì)議人數(shù)與內(nèi)容快速查找會(huì)議室；會(huì)議室狀態(tài)針對(duì)普通用戶、管理員用戶實(shí)現(xiàn)不同，普通用戶會(huì)議室狀態(tài)顯示主要包括當(dāng)天及以后的會(huì)議室預(yù)定的摘要信息（主要包括會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)間等），管理員用戶則在此基礎(chǔ)上，提供詳細(xì)信息查看功能。為方便用戶使用，會(huì)議預(yù)定狀態(tài)圖采用日程表的方式展現(xiàn)當(dāng)前的會(huì)議預(yù)約狀態(tài)，使用戶查看更加直觀；會(huì)議室預(yù)定主要實(shí)現(xiàn)普通用戶填寫(xiě)預(yù)定信息并提交。預(yù)約信息包括（會(huì)議室選擇、會(huì)議名稱、會(huì)議內(nèi)容、使用的起止時(shí)間、話筒數(shù)量、茶杯數(shù)量、參會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)、申請(qǐng)人姓名、聯(lián)系方式等），提交時(shí)間自動(dòng)記錄；審核狀態(tài)查詢實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)申請(qǐng)審核狀態(tài)的查詢，可查看返回意見(jiàn)并重新預(yù)約；申請(qǐng)管理是由管理員對(duì)用戶的申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，審核處理時(shí)自動(dòng)記錄下審核時(shí)間，還可以進(jìn)行撤銷會(huì)議、標(biāo)記付款、查詢審批記錄等操作；賬號(hào)管理實(shí)現(xiàn)管理員對(duì)普通用戶的增刪改查操作，以及管理員密碼修改；報(bào)表管理實(shí)現(xiàn)管理員通過(guò)指定的條件進(jìn)行查詢，支持多條件組合查詢，查詢的結(jié)果可直接導(dǎo)出excel報(bào)表或在當(dāng)前頁(yè)面直接打印，打印申請(qǐng)表根據(jù)原有申請(qǐng)表制作，重要會(huì)議可以打印會(huì)議申請(qǐng)表簽字留存。

2 關(guān)鍵技術(shù)實(shí)現(xiàn)

2.1 技術(shù)架構(gòu)

系統(tǒng)架構(gòu)如圖所示，采用Struts2、Spring、Hibernate三大框整合架搭建而成。前臺(tái)采用jQuery技術(shù)完成對(duì)界面的設(shè)計(jì)，采用JSON格式與后臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。Web端由Ajax訪問(wèn)服務(wù)器端組件，服務(wù)器端由Struts2以JSON格式統(tǒng)一處理和發(fā)送數(shù)據(jù)，各組件都由SpringloC容器負(fù)責(zé)生成并管理，整個(gè)服務(wù)器端數(shù)據(jù)處理的過(guò)程全部在Spring的生命周期管理和事務(wù)管理的范圍內(nèi)，極大的確保了數(shù)據(jù)的安全性、一致性。

2.2 fullcalendar日歷插件

fullcalendar是jQuery的日程管理控件，能夠用日歷的形式直觀的展示日程安排，具有豐富的屬性設(shè)置和方法調(diào)用，同時(shí)也具有良好的用戶體驗(yàn)。系統(tǒng)會(huì)議預(yù)定狀態(tài)圖頁(yè)面，采用fullcalendar日歷插件開(kāi)發(fā)，部分代碼如下。在調(diào)用action返回json格式的會(huì)議預(yù)定信息applies時(shí)，只需將title、start、end做相應(yīng)的賦值，即可顯示會(huì)議預(yù)定日程。

2.3 My97DatePicker日歷控件

My97DatePicker是常用的日期控件，支持靜態(tài)限制，動(dòng)態(tài)限制，腳本自定義限制，適用于不同時(shí)間范圍設(shè)置的需求。系統(tǒng)在用戶提交申請(qǐng)界面，需要實(shí)現(xiàn)無(wú)論先填寫(xiě)哪個(gè)時(shí)間，會(huì)議開(kāi)始時(shí)間都只能小于會(huì)議結(jié)束時(shí)間，因此，將會(huì)議開(kāi)始時(shí)間和會(huì)議結(jié)束時(shí)間兩個(gè)字段用My97DatePicker中的WdatePicker進(jìn)行約束，主要代碼如下。其中minDate和maxDate分別為最小日期和最大日期，用于限定日期的范圍，$dp.$D函數(shù)用于進(jìn)行日期運(yùn)算。

3 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)采用MyElipce10進(jìn)行軟件開(kāi)發(fā)，數(shù)據(jù)庫(kù)采用MySQL5.5，部署環(huán)節(jié)服務(wù)器采用Tomcat8.0，保證了系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行。

用戶在選擇會(huì)議室時(shí)可直接查看會(huì)議預(yù)定狀態(tài)圖，頁(yè)面如圖3所示。并可按照日、周、月進(jìn)行會(huì)議室預(yù)定狀態(tài)的顯示，在日、周顯示界面可以準(zhǔn)確看到會(huì)議的開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、會(huì)議室名稱，方便用戶快速定位，提升用戶體驗(yàn)。

用戶提交申請(qǐng)界面如圖4所示，會(huì)議室通過(guò)下拉菜單進(jìn)行選擇，參會(huì)人數(shù)、話筒數(shù)量、茶杯數(shù)量、桌子擺放形式等信息的填寫(xiě)，可以方便會(huì)議室管理人員布置會(huì)議場(chǎng)所。此外，管理員在審批申請(qǐng)時(shí)可以指派此次會(huì)議的負(fù)責(zé)人，用戶申請(qǐng)?jiān)趯徍送ㄟ^(guò)后，能夠直接查看到該負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式，方便溝通。

4 結(jié)論

經(jīng)過(guò)實(shí)際的部署和運(yùn)行，會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)解決了之前會(huì)議室管理中存在的問(wèn)題，完成了會(huì)議室的共享及預(yù)約任務(wù)，為教學(xué)、科研、管理人員提供了便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使會(huì)議室資源得到了有效利用，證明了本文方案的正確性。

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[責(zé)任編輯：楊玉潔]