解云霞

基于大數(shù)據(jù)背景下財務(wù)共享模式的電子會計檔案管理研究

解云霞

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在不斷的發(fā)展，人們已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)的時代中。本文將從大數(shù)據(jù)時代中電子會計檔案管理的獨特性出發(fā)，簡要敘述電子會計檔案檔案管理方法，大數(shù)據(jù)時代中如何做好電子會計檔案管理工作進行合理思考，為在大數(shù)據(jù)時代中使得電子會計檔案管理符合財務(wù)共享提供實踐思路，提升企業(yè)價值管理。

大數(shù)據(jù)；財務(wù)共享；電子會計檔案管理

前言

計算機網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)在不斷應(yīng)用發(fā)展，將其應(yīng)用到各個領(lǐng)域，對經(jīng)濟模式的轉(zhuǎn)變發(fā)展起到了有力的推進作用。在去年年末，財政部和檔案局發(fā)布了《會計檔案管理辦法》，其中確認(rèn)了電子會計檔案的法律地位和效力。對于財務(wù)信息化工作來說，會計檔案管理實現(xiàn)了從以紙質(zhì)為媒介向數(shù)字化管理的重要轉(zhuǎn)變，更是加速了電子會計檔案管理和應(yīng)用的進程。會計各環(huán)節(jié)的信息可以在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)不同地域之間共享，這種共享的模式便于準(zhǔn)確和快速把握企業(yè)運營的實際情況，便于分析，給企業(yè)帶來價值。

一、大數(shù)據(jù)背景下電子會計檔案管理工作的獨特性

電子會計檔案管理是在網(wǎng)絡(luò)相應(yīng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)不斷發(fā)展的過程中，將紙質(zhì)的會計檔案包括原始憑證、記賬憑證、財務(wù)報表等各種資料通過網(wǎng)絡(luò)共享方式實現(xiàn)會計檔案采集存儲、分析應(yīng)用，通過采集搜索挖掘相關(guān)信息實現(xiàn)不同地域信息共享、降低成本、實現(xiàn)企業(yè)價值管理的目標(biāo)。傳統(tǒng)會計檔案管理是會計工作的一個重要環(huán)節(jié)，只能依靠人來進行，可能出現(xiàn)差錯、紕漏情況。電子會計檔案管理的初期是將紙制信息通過會計應(yīng)用軟件保存起來存儲在電腦等設(shè)備中，實現(xiàn)調(diào)取提升工作的效率，這是電子會計檔案管理發(fā)展的初期模型。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及大數(shù)據(jù)等環(huán)境的變化，電子會計檔案管理工作的內(nèi)容、方式等也在不斷的變化，由初期的存儲逐漸發(fā)展為檔案的采集存儲、分析處理和應(yīng)用。在大數(shù)據(jù)時代電子會計檔案管理優(yōu)勢主要概括為以下四方面：一是表現(xiàn)在工作地點上，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下可以在任何地方工作，隨時查看、錄入、整理檔案，不需要使用紙制媒介來記載，在網(wǎng)絡(luò)中設(shè)置密碼，不會泄露信息，同時也可以同時將好多個不同時期的會計檔案進行比較；二是表現(xiàn)在工作內(nèi)容方面，利用大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)電子會計檔案管理方法可以將自身和其他相關(guān)信息全部顯示出來，如不需要工作人員花費過多的時間查閱和整理，工作效率會大大提升；三是表現(xiàn)在成本費用方面，運用電子會計檔案管理可以減少使用紙記載信息的數(shù)量，從而節(jié)約資源，而且因為電子會計檔案管理大部分環(huán)節(jié)依靠電腦自動完成，工作人員的數(shù)量也可以減少；四是利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，從大量數(shù)據(jù)中對關(guān)鍵詞進行層層挖掘篩選，發(fā)掘出與關(guān)鍵詞關(guān)聯(lián)的并與企業(yè)決策有關(guān)的信息，滿足企業(yè)價值管理的需要，實現(xiàn)電子會計檔案管理的高級別應(yīng)用分析。

二、大數(shù)據(jù)財務(wù)共享模式中電子會計檔案檔案管理的方法

電子會計檔案的管理方法主要包括三方面：第一，電子會計檔案數(shù)據(jù)的讀入儲存數(shù)據(jù)。通過會計信息處理軟件，獲取存儲在網(wǎng)絡(luò)中的會計檔案，比如通過企業(yè)資源計劃系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、核算系統(tǒng)等，安全管理系統(tǒng)等，在這些系統(tǒng)中管理電子會計的檔案，包括錢款憑據(jù)、賬單、報表等，用來計算收入錢款和支出錢款的具體情況，確定信息的精確性，準(zhǔn)確地把握相應(yīng)信息，便于下一個環(huán)節(jié)的整理；第二，分析數(shù)據(jù)。電子會計檔案的分析處理，檔案管理依靠網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)云計算等技術(shù)，可以自動存儲、處理、使用會計檔案的工作，每一個工作環(huán)節(jié)結(jié)束之后馬上開展下一個環(huán)節(jié)，并且儲存到網(wǎng)絡(luò)中，通過大數(shù)據(jù)處理技術(shù)分布并儲存數(shù)據(jù)，快速找尋、分類、匯總所需要的會計檔案，進行分析和更改；第三，使用數(shù)據(jù)。電子會計檔案管理除了上面兩個方面的運用外，還有使用會計檔案，所謂使用會計檔案是指財務(wù)工作信息化程度大大增強，可以按照管理的需要搜索，所以電子會計檔案管理主要的工作內(nèi)容是搜索和使用，通過查詢得到需要的信息后，再加以運用，因為共享的信息數(shù)量多，所以可運用的會計檔案也非常多，電子會計檔案管理的效果會大程度提升，給企業(yè)提供有利決策和價值管理的思路。

三、關(guān)于電子會計檔案管理的幾點思考

（一）按照類別對檔案予以整合，使電子會計檔案管理工作符合精細化的要求

明確上文中電子會計檔案檔案管理主要的模式，我們可以發(fā)現(xiàn)在大數(shù)據(jù)的時代中，實現(xiàn)共享是財務(wù)各個工作環(huán)節(jié)未來主要的方向，想要在這樣的情況下做好電子會計檔案管理工作，必須先對各類別的檔案進行整合。一方面，以往管理會計檔案的方法主要依靠人員來進行，不僅花費過多的時間，也不能保證工作的效果，而電子會計檔案檔案管理方法，運用軟件錄入信息，然后通過系統(tǒng)之中的功能，選擇之后，對檔案進行管理，但是想要提升工作的效果，還需要對檔案予以整合，根據(jù)檔案不同的類別，在系統(tǒng)之中設(shè)置文件夾，每一個類別分別存放，然后對每一個類別的文件，其中的信息要按照錄入的順序自動編碼，隨著技術(shù)不斷地發(fā)展，未來將實現(xiàn)設(shè)備自動錄入，通過映射技術(shù)，自動識別，然后自動分類，最大程度提升效率，但是工作人員仍然要定期檢查，避免系統(tǒng)或者是設(shè)備出現(xiàn)問題；另一方面，財務(wù)共享之后，信息的數(shù)量會非常多，有很多信息是紙質(zhì)記載的，比如合同、訂單等，這就需要相應(yīng)方都提升信息化的水平，在打印紙質(zhì)文件的時候，自動將信息同步到共享系統(tǒng)，然后電子會計檔案管理工作人員將其整理導(dǎo)入。

（二）及時錄入新信息，通過擴展共享的內(nèi)容保證電子會計檔案管理的效果

做好上一點內(nèi)容的同時，工作人員要及時檢查共享的內(nèi)容是否全面，一方面，每一個公司的財務(wù)人員根據(jù)新情況，及時將新信息錄入到共享軟件中，對電子會計檔案管理工作的內(nèi)容予以擴展，這樣負(fù)責(zé)人員就可以根據(jù)這些新信息，進行電子會計檔案管理工作；另一方面，將紙質(zhì)資料和電子原文件也進行共享，可以通過網(wǎng)絡(luò)及時查看，擴展電子會計檔案檔案管理的內(nèi)容之后，保證電子會計檔案管理的實際效果，這里需要強調(diào)一點，各個公司要建立專門負(fù)責(zé)電子會計檔案檔案管理的隊伍，提升他們的能力和品質(zhì)，便于對電子會計檔案檔案管理工作進行管理，及時發(fā)現(xiàn)問題并予以解決。不僅如此，各個企業(yè)還要做好信息建設(shè)改進工作，提升信息化的水平，為電子會計檔案檔案管理工作平穩(wěn)進行，尤其是云處理相應(yīng)技術(shù)，使得會計檔案可以全部錄入到網(wǎng)絡(luò)之中，不但提升其自動程度保證電子會計檔案檔案管理工作的效率，同時通過電子會計檔案檔案管理還可以減少工作人員的數(shù)量，保證其實的收益。

總之，在大數(shù)據(jù)的時代中，財務(wù)實現(xiàn)共享是財務(wù)工作的主要方向趨勢，國家應(yīng)該繼續(xù)完備相應(yīng)的法律法規(guī)，推動電子會計檔案管理不斷發(fā)展，以促進各個行業(yè)都做好財務(wù)工作，為我國整體的財務(wù)工作日后發(fā)展予以推動。除了文中提到的內(nèi)容外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用、大數(shù)據(jù)分析處理能力、ERP系統(tǒng)的開發(fā)利用等都使得電子會計檔案管理的系統(tǒng)不斷擴展和創(chuàng)新，以期達到企業(yè)價值管理的目的。

[1]張育強,靳敏.論財務(wù)轉(zhuǎn)型過程中會計檔案管理工作的新思路——基于財務(wù)共享模式的探討[J].中國總會計師,2011,04:120 -121.

[2]孔繁杰.創(chuàng)新檔案管理打造綠色賬本——中國電信會計檔案電子化管理試點實踐[J].中國檔案,2015,02:28-29.

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