楊赟

（駐馬店市科技信息研究所 河南駐馬店 463000）

基層單位檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)淺析

楊赟

（駐馬店市科技信息研究所 河南駐馬店 463000）

基層單位檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)指的是由原始紙質(zhì)檔案以及計算機數(shù)據(jù)庫管理軟件所共同組成的一套數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，它是一個可以實際運行的存儲、維護和應(yīng)用系統(tǒng)，主要用于單位檔案的存儲。但是，需要注意檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)與檔案信息化不同，檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)并不是簡單的運用計算機技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方式改變?yōu)殡娮踊?shù)字化儲存的形式。而是借助于強大的計算機技術(shù)，能夠更有效的對檔案信息進行處理。

基層單位；數(shù)據(jù)庫；建設(shè)

檔案信息數(shù)據(jù)庫是在計算機存儲設(shè)備上合理存放的、可以自愿共享的、具有著共同存取方式。將這些相互管理的數(shù)據(jù)進行調(diào)查、試驗、統(tǒng)計、整理和歸納后存放在檔案數(shù)據(jù)庫中，進行合理的分類、歸納、規(guī)范化處理之后進行保存。

1 基層單位建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的作用

基層單位建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)最早是由鄧小平同志于1984年提出的。主張的提出對于我國基層單位檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)起到積極的主導作用，而鄧小平具有著高度預(yù)見性的主張也在今后的工作中得到了驗證，基層黨委檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設(shè)對促進檔案工作的發(fā)展發(fā)揮了極其重要的作用。具體主要體現(xiàn)在以下幾個方面：①檔案數(shù)據(jù)的保存時間邊變長?；鶎訂挝粰n案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)為基層單位在日常工作中數(shù)據(jù)信息的保存提供了一個新的形式，脫離了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存的缺陷，給檔案數(shù)據(jù)的保存提供了海量存儲，又不占用空間，只需要一臺計算機就能夠完成檔案數(shù)據(jù)的保存，方便快捷高效?；鶎訂挝挥捎诠ぷ鞣彪s，檔案數(shù)據(jù)十分復雜，保存難度比較大。而且存儲空間有限，很多檔案資料年代已經(jīng)十分久遠，保存沒有多少用處，但是丟棄又十分可惜[1]。而檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)能夠有效緩解這一難題，海量存儲空間、而且保存時間久，能夠有效保存檔案數(shù)據(jù)；②大大提高了檔案使用的效率。檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的精髓不僅僅只體現(xiàn)在對于檔案更完好、更全面的保存上，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案最大的優(yōu)勢還在于其工作的高效性。之所以進行檔案保存工作，就是為了利用，檔案數(shù)據(jù)庫所帶有的自動篩選、搜索功能，使得檔案的利用更加便捷，因而可以大大提高檔案的使用效率，提高檔案的利用率；③可以大幅度提高整個單位的管理水平和科學決策水平。一個單位的檔案管理水平，某種程度上反映了單位整體管理水平的高低。檔案管理工作的信息化，可以改變整個工作思路、工作流程、工作方法?？傊瑱n案工作以檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的建立為契機，可以大幅度提高整個單位的管理水平和業(yè)務(wù)能力。

2 基層單位檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀分析

2.1 缺少檔案數(shù)據(jù)庫的頂層設(shè)計和統(tǒng)一規(guī)劃

檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是一項長期復雜的系統(tǒng)性工程，系統(tǒng)的建設(shè)需要各個部門相互配合、通力合作。由于單位領(lǐng)導層觀念的差異，未能形成統(tǒng)一的設(shè)計思路，造成單位各部門各行其道，檔案管理數(shù)據(jù)庫多家建立，分別管理，資源共享不足。有的基層單位對于檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)有著不同的看法，不同的聲音存在，沒有做到很好的統(tǒng)一思想，各部門對數(shù)據(jù)庫建設(shè)支持不夠，造成進展緩慢，最后只能草草建立，效果不理想。

2.2 技術(shù)水平不高

很多基層單位的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是用OFFICE辦公軟件中的ACCESS或者FOXBASE、FOXTABLE軟件開發(fā)的單機應(yīng)用的桌面型簡易數(shù)據(jù)庫，有些甚至只是用EXCELL軟件建立的表單，查詢功能不強，網(wǎng)絡(luò)共享能力受限。有些單位的數(shù)據(jù)庫開發(fā)技術(shù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，處于邊學習邊操作的階段，數(shù)據(jù)庫冗余信息過多，設(shè)計不合理之處普遍存在，導致數(shù)據(jù)庫運行緩慢，效率低下。

2.3 檔案數(shù)據(jù)庫利用率較低

由于對檔案管理工作重要性的認識不足，缺少有效使用檔案提高決策管理科學性的認識，使得檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)只停留在剛剛建立，未能有效利用的階段。

3 基層單位建立檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對策分析

3.1 加強頂層設(shè)計與規(guī)劃

基層單位檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)是一項系統(tǒng)性的工程，需要投入大量的人力物力財力。因此，有關(guān)單位領(lǐng)導必須統(tǒng)一思想，高度重視單位檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，并制定出一套可行的指導方針。由專門的人進行負責，而且明確責任，責任要落實到個人，確保檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的順利建設(shè)。單位各部門必須統(tǒng)籌規(guī)劃，合理布局，提供本部門數(shù)據(jù)庫建設(shè)的藍圖，并會同有關(guān)部門對數(shù)據(jù)庫規(guī)劃的可行性進行論證，提出檔案數(shù)據(jù)建設(shè)的具體意見[2]。各部門應(yīng)根據(jù)宏觀規(guī)劃的要求進行詳細具體設(shè)計，以實現(xiàn)全局共享為目的，突出數(shù)據(jù)特色。

3.2 加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)技術(shù)能力

當前，計算機技術(shù)迅猛發(fā)展，我國計算機硬件與軟件建設(shè)也取得了長足發(fā)展，但計算機硬件核心技術(shù)，特別是中央處理器（CPU）技術(shù)仍然掌握在美國等少數(shù)發(fā)達國家手中。軟件技術(shù)更是掌握在微軟等少數(shù)跨國公司手中，這對保證基層單位檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全是個很大的威脅。軟件技術(shù)，特別是數(shù)據(jù)庫軟件技術(shù)更新?lián)Q代速度十分快，這給擁護的使用造成了很多麻煩，使用不是特別方便，特別是對于一些年紀稍大的工作者，接受新事物的能力比較弱，對于更新?lián)Q代頻繁的數(shù)據(jù)庫軟件技術(shù)有著無所適從的尷尬。因此，這也給基層單位檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與推廣帶來了一定的難度。比如，ACCESS是微軟公司開發(fā)的OFFICE軟件包中的一部分，這套軟件雖然操作方便、易于上手，即使沒有多少計算機技術(shù)的人也能輕松上手，但是這套軟件有個致命的缺陷，那就是安全性能不夠。這在保密性要求很高的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中是致命的缺陷。令人欣慰的是，近年來國產(chǎn)數(shù)據(jù)庫開發(fā)軟件蓬勃發(fā)展，這極大增強了基層單位檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的可行性。

3.3 提高數(shù)據(jù)庫利用效率

隨著基層單位工作的不斷發(fā)展，對于檔案數(shù)據(jù)的需求也越來越強烈，要求也越來越高。檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)劃、設(shè)計、實施、管理、維護、標準建設(shè)等一系列工作對于基層單位檔案管理人員提出了更高的要求，需要有一定的專業(yè)技能和計算機技能。不僅要掌握檔案理論、檔案管理的基本技能，還要掌握計算機技術(shù)，數(shù)據(jù)庫管理的基本技能。這樣，才能在建設(shè)好數(shù)據(jù)庫的同時也充分的利用好，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)對檔案工作的促進作用[3]。

[1]呂宏志，郭磊.淺談基層單位檔案管理中的問題及對策[J].浙江：浙江財經(jīng)大學報，2012.

[2]楊志剛.談基層單位檔案管理中存在的問題[J].理論觀察，2013.

[3]嚴師.事業(yè)單位檔案管理問題及對策研究[J].理論觀察，2013.

G270.7

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1004-7344（2016）02-0275-01

2015-12-28

楊赟（1983-），女，河南駐馬店人，工程師，本科，工程系列電子專業(yè)。